Проектное управление в организации

Проект возникает, существует и развивается в определенном окружении, которое называется внешней  средой (рисунок 1).

 

Внешняя среда

 

 

 

Рисунок 1 – Окружение проекта.

 

Между проектом и внешней  средой показана переходящая зона, через которую осуществляется связь  и перемещение элементов, участвующих  в работе по его реализации.

Внешняя среда  формируется факторами:

• политическими;
• экономическими;
• социальными;
• научно-техническими.

В структуре непосредственного  окружения проекта действуют  поставщики продукции, работ и услуг, а также потребители прямых или побочных результатов проекта. Если проект реализуется в рамках устойчивого организационно-структурного образования (например, предприятия), то его подразделения, непосредственно не участвующие в проекте, следует рассматривать как объекты непосредственного окружения проекта.

В рамках самого проекта, а также  его окружения следует выделять участников проекта, которые обеспечивают реализацию его целей.

Состав участников проекта, их роли, распределение обязанностей, прав и ответственности зависят  от типа, вида, масштаба, сложности, а  также жизненного цикла проекта. Структура участников проекта не является стабильным во времени состоянием. Между проектом и окружающей его средой происходит постоянное взаимодействие и обмен материальными, финансовыми, энергетическими и информационными ресурсами с изменением состава участников, их ролей, системы взаимодействия между ними. Ниже перечислены основные участники проекта и их функции.

Инициатор -  сторона,  являющаяся автором главной идеи проекта,  его предварительного обоснования и предложений по осуществлению проекта. В качестве инициатора может выступать практически любой из будущих участников проекта,  но в конечном счете деловая инициатива по осуществлению проекта должна исходить от обретенного проектом заказчика.

Заказчик -  главная сторона,  заинтересованная в осуществлении проекта и достижении его результатов.  Будущий владелец и пользователь результатов проекта.  Заказчик определяет основные требования и масштабы проекта, обеспечивает финансирование проекта за счет своих средств или средств привлекаемых инвесторов,  заключает контракты с основными исполнителями проекта,  несет ответственность по этим контрактам,  управляет процессом взаимодействия между всеми участниками проекта.  Несет ответственность за проект в целом перед обществом и законом.

Инвестор -  сторона,  вкладывающая инвестиции в проект,  например, посредством кредитов.  Цель инвесторов -  максимизация прибыли на свои инвестиции от реализации проекта. Если инвестор и заказчик не являются одним и тем же лицом, то в качестве инвесторов обычно выступают банки, инвестиционные фонды и другие организации.  Инвесторы вступают в контактные отношения с заказчиком,  контролируют выполнение контрактов и осуществляют расчеты с другими сторонами по мере выполнения проекта. 

Руководитель  проекта -  юридическое лицо,  которому заказчик и инвестор делегируют полномочия по руководству работами по осуществлению проекта: планированию,  контролю и координации работ всех    участников проекта. Состав функций и полномочий руководителя проекта определяется контрактом с заказчиком.

Команда проекта - специфическая организационная структура, возглавляемая руководителем проекта и создаваемая на период осуществления проекта.  Задача команды проекта - осуществление функций управления проектом до эффективного достижения целей проекта.  Состав команды должен обеспечить высокий профессиональный уровень всех возложенных на нее обязанностей.

Контрактор  (генеральный контрактор) -  сторона или участник проекта, вступающий в отношения с заказчиком и берущий на себя ответственность за выполнение работ по контракту - это может быть весь проект или его часть. Цель контрактора -  получение максимально возможной прибыли.   

В функции генконтрактора входит заключение контракта с заказчиком  (инвестором), отбор и заключение договоров с субконтракторами,  обеспечение координации их работ, принятие и оплата работ соисполнителей. В качестве контрактора может выступать руководитель проекта или другие активные участники проекта.

Субконтрактор -  вступает в договорные отношения с контрактором или субконтрактором более высокого уровня.  Несет ответственность за выполнение работ или услуг в соответствии с контрактом.

Проектировщик -  юридическое лицо,  выполняющее по контракту проектно-изыскательские работы в рамках проекта.  Вступает в договорные отношения с генконтрактором проекта или непосредственно с заказчиком.

Генеральный подрядчик -  юридическое лицо,  чье предложение принято заказчиком.  Несет ответственность за выполнение работ в соответствии сконтрактом.  Подбирает и заключает договоры с субподрядчиками на выполнение отдельных работ и услуг.

Поставщики -  субконтракторы,  осуществляющие разные виды поставок на контрактной основе - материалы, оборудование, транспортные средства и др.

Лицензоры -  организации,  выделяющие лицензии на право владения

земельным участком,  ведения торгов,  выполнения определенных видов работ и услуг и т.п.

Производитель конечной продукции  проекта -  осуществляет эксплуатацию созданных основных фондов и производит конечную продукцию. Главная цель - получение прибыли от продажи готовой продукции потребителям.

Потребители конечной продукции - юридические и физические лица, являющиеся покупателями и пользователями конечной продукции, определяющие требования к производимой продукции и услугам, формирующие спрос на них.

Другие участники проекта. На осуществление проекта оказывают влияние и другие стороны из окружения проекта,  которые по существу также могут быть отнесены к участникам проекта,  это:  конкуренты основных участников проектов; общественные группы и население,  чьи экономические и внеэкономические интересы затрагивает осуществление проекта;  спонсоры проекта;  различные консалтинговые,  инжиниринговые,  юридические организации,  вовлеченные в процесс осуществления проекта и др.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2 Жизненный цикл проекта.

2.1 Жизненный цикл проекта.

 

Каков бы ни был замысел проекта, его нужно  реализовать. Важен результат выполнения проекта, работа по его осуществлению. Каждый проект независимо от его сложности и объема проходит несколько состояний: от состояния «когда проекта еще нет», до состояния, «когда проекта уже нет».

Жизненный цикл проекта – это промежуток времени между моментом появления, зарождения проекта и моментом его ликвидации, завершения [6].

Состояния, которые проходит проект во время  всего жизненного цикла, принято называть фазами, которые разделяют на стадии, а стадии в свою очередь делят на этапы.

Нет универсального подхода к разделению жизненного цикла на фазы. Каждый руководитель разбивает цикл жизни проекта  различными способами. Но наиболее традиционным является разделение жизненного цикла  на 4 фазы: формулирование, планирование,  осуществление, завершение.

Формулирование проекта подразумевает под собой функцию выбора проекта. Проекты появляются в силу возникновения потребностей, которые нужно удовлетворить. Чтобы выбрать наиболее удачный проект, нужно собрать исходные данные и проанализировать текущее состояние. Решения принимаются исходя из имеющихся ресурсов, в первую очередь финансовых.  Чем масштабнее проект, тем важнее отбор проектов к реализации.

Эта фаза включает в себя:

• сбор исходных данных и анализ существующего состояния;
• выявление потребности в изменениях;
• определение проекта;
• определение целей, задач, результатов;
• ограничения проекта (временные, бюджетные);
• основные требование, ограничительные условия критерии;
• уровень риска;
• окружение проекта, потенциальные участники;
• требуемое время, ресурсы, средства и др;
• определение и сравнительная оценка альтернатив;
• представление предложений, их апробация и экспертиза;
• утверждение концепции и получение одобрения для следующей фазы [14].

 

Планирование.  Планирование в том или ином виде осуществляется на протяжении всей жизни проекта. В начале жизненного цикла разрабатывается предварительный план – широкое представление о том, что должно будет выполнено в будущем, в случае реализации проекта. После принятия решения о реализации проекта начинается его формальное и детальное планирование. Определяются основные задачи, работы по выполнению проекта:

• смета и бюджет проекта;
• потребность в ресурсах;
• процедуры УП и техника контроля;
• определение и распределение рисков.

Осуществление. После утверждения формального плана начинается его реализация, выполняются основные работы, необходимые для достижения проекта. Данная фаза включает в себя:

• организация и проведение торгов, заключение контрактов;
• полный ввод в действие разработанной системы УП;
• организация выполнения работ;
• ввод в действие средств и способов коммуникации и связи участников проекта;
• ввод в действие системы стимулирования (участников) проекта;
• детальное проектирование и технические спецификации;
• оперативное планирование работ;
• установление системы информационного контроля за ходом работ;
• организация и управление материально-техническим обеспечением работ;
• выполнение работ, предусмотренных проектом;
• руководство, координация работ, согласование темпов, мониторинг процесса, прогноз состояния, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта:
• ход работы, их темпы;
• качество работ и проекта;
• продолжительность и сроки;
• стоимость и другие показатели.
• Решение возникающих проблем и задач.

Завершение. Проект заканчивается, когда достигнуты поставленные перед ним цели. Иногда окончание проекта бывает внезапным и преждевременным, когда он заканчивается раньше установленного срока. Когда проект заканчивается, его руководитель должен выполнить ряд мероприятий, завершающих проект. Основные работы этой фазы:

• планирование процесса завершения;
• эксплутационные испытания окончательного продукта проекта;
• подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта;
• подготовка документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию;
• оценка результатов проекта и подведение итогов;
• подготовка итоговых документов;
• закрытие работ и проекта;
• разрешение конфликтных ситуаций;
• реализация оставшихся ресурсов;
• накопление фактических и опытных данных для последующих проектов;
• расформирование команды проекта.

Общепринятого подхода к определению жизненного цикла проекта, его фаз, стадий и  этапов не существует, поскольку они  зависят от специфики конкретного  проекта, условий его реализации, опыта его участников.

 

2.2 Модели жизненного цикла проекта.

 

Модель  жизненного цикла проекта выделяет конкретные наборы видов деятельности, ролей, артефактов и их взаимосвязи. Она определяет, какие артефакты являются входными данными, а какие появляются в качестве результатов, какие роли вовлечены в различные работы, как работы соотносятся друг с другом по времени, каковы критерии качества получаемых результатов, как оценить степень соответствия различных артефактов общим задачам проекта и когда можно переходить от одной деятельности к другой.

Моделирование жизненного цикла проекта  по принципу «водопада». Предполагает последовательное выполнение различных этапов деятельности, при этом предполагается четкое разграничение этапов. Водопадная модель - это последовательный метод разработки с четко определенными выходными продуктами на каждом этапе. Таким образом, каждый вид деятельности выполняется на какой-то одной фазе жизненного цикла, движение в обратную сторону по этой цепочке невозможно.

При моделировании по принципу «водопада» работа над проектом движется линейно через ряд фаз, таких как:

• анализ требований (исследование среды);
• проектирование;
• разработка и реализация подпроектов;
• проверка подпроектов;
• проверка проекта в целом.