Роль коммуникаций в процессе управления и проблемы повышения их качества

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Челябинский  государственный университет»

(ФГБОУ ВПО  «ЧелГУ»)

Факультет управления

Кафедра государственного и муниципального управления

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

по дисциплине «Теория управления»

 

 «Роль коммуникаций в процессе управления и проблемы повышения их качества»

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила : Иванова Я.В.

Группа : УГ 202

Руководитель : Кузнецова Л.А., к.э.н., доцент,

 

 

 

 

 

 

 

 

Челябинск 2012 

Содержание

 

Введение

 

1. Сущность и классификация коммуникаций

1.1 Понятие  эффективных и неэффективных   коммуникаций

1.2 Функции и классификация коммуникаций

1.3 Коммуникационный процесс

 

2. Проблемы  коммуникаций и пути повышения  ее эффективности

 

 

2.1 Коммуникационные  барьеры

2.2 Создание эффективных коммуникаций

 

Заключение 

Список использованной литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Введение

 
Коммуникация - это общение между людьми в процессе совместной деятельности, это обмен , мыслями ,идеями, мнениями, чувствами, информацией. Существование группы людей невозможно без коммуникаций. Коммуникация - это средство, с помощью которого объединяется деятельность людей ,информация становиться эффективной, реализуются цели.

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут быть отдельные личности, группы и целые организации. В первом случае коммуникациям носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жесты, поза, тон голоса, время передачи, недосказанность и т.п.) с целью получения в ответ желаемой реакции.

Я считаю ,что значение информации и коммуникации во всех сферах деятельности людей постоянно возрастает .

Чтобы ярче представить  роль коммуникаций, используем несколько  образов. Коммуникации — это клей, который соединяет микроэлементы компании — отдельные проектные команды или подразделения — и всю компанию на макроуровне . Без него все сооружение рассыплется на кусочки. Коммуникации — это воздух, который приносит свежие идеи, новую информацию и знания. Без воздуха атмосфера застаивается и становится тяжелой и однообразной. Коммуникации — это локомотив, который способен разгонять и тормозить любые инициативы в компании. Неуправляемый локомотив опасен.[19]

Коммуникации играют важную роль для повышения управленческой эффективности. Эффективные коммуникации повышают показатели деятельности организации и уровень удовлетворенности сотрудников, они чувствуют себя сопричастными к работе организации.

Я считаю ,межличностная коммуникация является лучшим способом обсуждения и решения вопросов. Эффективная коммуникация не формируется сама собой , для её создания требуется определенный управленческий навык. Для этого руководителю, во-первых, важно знать механизм развития коммуникационных процессов, характер влияния внешних условий на достигнутые результаты и, во-вторых, иметь навыки, необходимые для эффективного обмена информацией. В некоторых организациях есть такой сотрудник на котором лежат обязанности изучать и совершенствовать системы коммуникаций в организации.

Данная работа посвящена  информации и коммуникациям –  тому, в чем каждый участвует ежедневно, но лишь немногие делают это достаточно согласованно. Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Коммуникации – это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов необходим для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг – это пункт, в котором, если мы будем небрежны, и не будем думать о том, что делаем, – смысл может быть утрачен.

Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что одним из самых важных факторов интеграции управления является коммуникация.

Предметом исследования является теория управления.

Цель курсовой работы — ознакомиться с природой и сложностями коммуникаций, с потенциальными ловушками на пути к пониманию сути сообщений, а также с тем, что можно предпринять, чтобы более эффективно обмениваться информацией как среди менеджеров, так и за пределами их круга.

Для достижения поставленной цели решим ряд задач:

-раскроем сущность  и классификацию коммуникаций  в системе управления;

- исследуем модели коммуникаций

- изучим стадии коммуникационного процесса

- рассмотрим виды коммуникационных барьеров и способы их преодоления

- обратим внимание  на советы по совершенствованию  уровня  коммуникабельности руководителя.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Сущность и классификация коммуникаций

1.1 Понятие эффективных и неэффективных коммуникаций.

В ходе совместной деятельности люди обмениваются различными представлениями, идеями, взглядами, предложениями, знаниями, установками. Все это можно рассматривать  как информацию, а сам процесс  коммуникации представить как процесс обмена информацией.

Я думаю ,информация – это лишь внешнее проявление коммуникации, ее результат. Информация играет центральную роль в коммуникационном существовании человека и выступает как средство коммуникации.

Именно потому, что  обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом. А одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Поэтому многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis» , означающего «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

В настоящее время  он имеет по крайней мере три интерпретации : средство связи любых объектов материального и духовного мира; общение - взаимодействие индивидов  или социальных групп, состоящее  в непосредственном обмене навыками, умением, опытом, информацией, а также результатами деятельности; передача и обмен информацией в обществе с целью воздействия на него.

Мне кажется ,почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако коммуникации – это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать мысли понятными другому лицу.[13]

Согласно исследованиям, руководитель от 50 до 90% всего времени  тратит на коммуникации. Это кажется  невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. [21]

Для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации.

Эффективная коммуникация отвечает следующим требованиям:

·          достоверности,

·          реальности,

·          объективности,

·          своевременности,

·          адресности,

·          обратной связи,

·          дозированности с точки зрения такого критерия как «важное значение           для достижения цели организации»,

·          доступности (прозрачности).

 

Хотя общепризнано, что  коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций, опросы показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Согласно еще одному опросу примерно 250 тыс. работников 2000 самых разных компаний, обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем в организациях. Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации — одна из главных сфер возникновения проблем. [21]

Причины неэффективных  коммуникации :

-некачественное построение  сообщения(неудачный лексический состав)

-недостатки организации  обратной связи(неумение ставить  вопросы и слушать)

-недооценка  способностей  слушателя

-недостаточная убедительность

-погрешности логики  сообщения

-непонимание важности  сообщения

-использование стереотипов

-отсутствие внимание  и интереса

-пренебрежение фактами

-неблагоприятны взаимные  отношения

 

Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту  случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители — это те, которые эффективны в коммуникациях, они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Осуществляются коммуникации путем передачи идей, фактов, мнений, ощущений или восприятии, чувств и  отношений от одного лица другому  в устной или какой-либо другой форме  с целью получения в ответ  желаемой реакции.

Я считаю ,общение нужно рассматривать не только как отправление и прием информации, взаимное информирование двух индивидов, каждый из которых является активным субъектом, предполагает налаживание совместной деятельности. Поэтому в коммуникативном процессе происходит не только движение информации, но и активный обмен ею.

Основная задача менеджмента – получение прибыли, что напрямую зависит от умения менеджера управлять делами. В выше написанном можно увидеть связь между коммуникацией, информацией и умением менеджера работать. Выше показано, как широко обмен информацией охватывает разные части организации и каким образом он соотносится с ее эффективностью. Вы знаете, конечно, что обмен информацией в организациях не всегда так эффективен, как следовало бы. На деле люди общаются между собой менее эффективно, чем им это кажется.

Этот факт был проиллюстрирован Ренсисом Лайкертом при изучении работы мастеров и их подчиненных  на одном из предприятий коммунального  обслуживания.В то время как 85% мастеров считали, что их подчиненные чувствуют себя свободно при обсуждении деловых вопросов, только у 51% подчиненных в действительности присутствовало это чувство свободы. В другом исследовании начальник отдела зарегистрировал инструкции или передаваемые подчиненным решения по 165 специальным поводам. Судя по записям подчиненных, они были осведомлены только о 84 таких сообщениях. [21]

Я думаю , в ходе обмена обе стороны играют активную роль. К примеру, если вы как управляющий описываете одному из подчиненных, как нужно изменить работу, это только начало обмена. Чтобы обмен информацией стал эффективным, ваш подчиненный должен сообщить вам, как он понимает задачу и ваши ожидания в отношении результатов его деятельности. Обмен информацией происходит только в том случае, когда одна сторона “предлагает” информацию, а другая воспринимает ее. Чтобы было именно так, следует уделять пристальное внимание коммуникационному процессу.

Основные характеристики качественного коммуникативного пространства:

-Вовлеченность сотрудников  в процесс коммуникаций, их оперативная реакция на сообщения, инициативность и готовность к сотрудничеству.

- Неформальный, личностный характер коммуникаций, атмосфера доверия.

-Высокое качество  коммуникативных сообщений (это  зависит от компетентности отправителя).

-Открытость, интерактивность, разветвленная сеть коммуникаций.

-Полнота, актуальность  и доступность передаваемой информации.

-Использование эффективных  коммуникационных технологий.

-Оптимальное использование  каналов коммуникаций.

-Способность сотрудников  работать с большим объемом оперативной информации (это обеспечивается компетентностью получателя).