Роль коммуникаций в процессе управления и проблемы повышения их качества

2.2 Создание эффективных коммуникаций

 

В психологии деловых  отношений  существует несколько простых принципов , соблюдение которых поможет стать более коммуникабельным.

-Будьте хорошим слушателем. Эффективное общение невозможно без умения слушать.

- Улыбайтесь.

- Следить за языком жестов, позой и интонацией, чтобы не посылать противоречивых сигналов. Посылая гармоничные знаки, которые не содержат противоречивых сообщений, вы добиваетесь большей ясности и понимания ваших слов.

  -Проявляйте внимание к чувствам людей (эмпатия ). Ставьте себя на их место.   Будьте открытыми. 

-Давайте людям  почувствовать их значимость  и делайте это искренне .

-Установите обратную связь. Обратная связь важна, поскольку дает

возможность установить, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том  смысле, который вы изначально ему  придали. Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них - задавать вопросы. Еще один способ установления обратной связи заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание. Обратную связь можно установить также путем контроля первых результатов работы. Соответствующая информация позволит вам оценить, в какой мере воплощается то, что вы намеревались сообщить.[2]

В организационных  коммуникациях основным является совершенствование

информационного потока. Вот некоторые конкретные способы совершенствования информационного  обмена в организациях, которые должен знать любой менеджер.

  

  -Регулирование информационных потоков

Руководители  на всех уровнях организации должны представлять потребности в

информации  собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации.

  

- Управленческие действия.

Регулирование информационного потока - лишь один пример из числа действий

руководителя  по совершенствованию обмена информацией. Есть и другие.

Например, руководитель может практиковать короткие встречи  с одним или

несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых  приоритетов, распределения работы и т.д. Руководитель может также по своему усмотрению предпочесть вариант периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Планирование, организация и контроль формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена.

  -Системы обратной связи.

В той же мере, в какой обратная связь может  способствовать совершенствованию  межличностного обмена информацией, могут  действовать и системы обратной связи, создаваемые в организации. Такие системы составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников - еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов.

 

   - Системы сбора предложений.

Системы сбора  предложений разработаны с целью  облегчения поступления

информации  наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации.

Цель подобных систем - снижение остроты тенденции  фильтрации или

игнорирования идей на пути снизу вверх. Чаще всего  такая система реализуется

в варианте ящиков для предложений, куда работники  фирмы могут анонимно

подавать свои предложения. Систему сбора предложений  можно организовать по-другому. Организация  может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники  получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Еще один подход основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно собираются для обсуждения предложений по усовершенствованиям.

 

-  Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации.

Относительно  крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые  содержат информацию для всех работников. В подобные ежемесячные бюллетени  могут входить статьи с обзором  предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, ответы руководства  на вопросы рядовых сотрудников.

   

-Современная информационная технология.

Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того в настоящее время огромную роль в распространении информации играет глобальная сеть Интернет.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Я считаю , что значение коммуникации в бизнесе на современном этапе развития постоянно возрастает. Это связано с тем, что предприятиям, организациям, их руководителю и сотрудникам необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы.

Почти невозможно переоценить  важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации  достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Люди не согут работать без обмена информацией ,формулировать цели и достигать их. Коммуникации – это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов.

Я думаю, коммуникации, выступая как процесс обмена информацией, знаниями, интеллектуальной собственностью ценностей, является важным объектом управления.

Коммуникация – это  обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую  для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации.

Неэффективные коммуникации – одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, необходимо научиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами.

Среди функций коммуникаций можно выделить информативную, интерактивную (воздействие), перцептивную (восприятие) и экспрессивную (связана с чувствами).

Выделяют 2 основных вида коммуникаций: организационные и  межличностные. Организационные подразделяются на внешние и внутренние. Последние в свою очередь – на формальные (вертикальные и горизонтальные) и неформальные.

 

Организационные коммуникации – это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного  информацией о самой организации, ее целях и задачах.

Межличностные коммуникации – устное общение людей в одном  из перечисленных видов. Эффективная  межличностная коммуникация очень  важна для успеха в управлении, так как, с одной стороны, решение  многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей.

Коммуникационный процесс  – это обмен информацией между  двумя или более людьми. В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента: отправитель, сообщение, канал и получатель.

Этапы коммуникационного  процесса: зарождение идеи, кодирование и выбор канала, передача, декодирование, обратная связь, «шум».

На каждом этапе процесса коммуникации могут возникать проблемы, что порождает неэффективность  передачи информации.

На этапе зарождения и кодирования возникают проблемы, если отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи и неправильно оформляет сообщение. Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен. На этапе декодирования информация может быть неправильно воспринята получателем по объективным или субъективным причинам. Проблемы может создавать шум. Шум - это любое вмешательство в процесс коммуникации, искажающее смысл сообщения.

Ограничителем эффективности  межличностного обмена информацией может быть отсутствие обратной связи, а следовательно нет возможности установить, действительно ли сообщение правильно истолковано получателем.

Когда информация движется внутри организации вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажается. Такое искажение может быть вызвано рядом причин. Сообщения могут искажаться преднамеренно, в силу затруднений в межличностных контактах.

Преграды на путях  обмена информацией могут также  быть следствием перегрузки каналов  коммуникаций, например вследствие большого потока информации или плохо сформированной структуры.

Проблемы в процессе коммуникаций могут возникать из-за неудовлетворительного состава  и использования комитетов, рабочих  групп, кадров.

В коммуникационных барьерах, помехах, препятствующих контакту между коммутатором и реципиентом, адекватному приему, пониманию, усвоению сообщений можно отметить технические, психофизические, социальные, культурные.

Я уверена ,организация не может функционировать в условиях внутреннего вакуума. Все представители российского бизнеса приходят к единому мнению, что нужно создавать оптимальную систему коммуникаций с целью повышения информированности и сплоченности персонала. Для этого очень эффективным является использование компьютерных технологий. Но, так как многие сотрудники не имеют доступа к компьютеру или не умеют им пользоваться, то активно используются и бумажные носители, такие как доска объявлений, буклеты и т. д.

Поскольку коммуникации являются одной из важнейших составляющих управления, руководителю необходимо стараться следить за коммуникационным процессом, выявлять проблемы на каждом его этапе и стараться устранять их с целью повысить эффективность передачи и восприятия информации.

 Я считаю, что менеджер должен постоянно  совершенствоваться в процессах коммуникации для успешного осуществления своей нелегкой, но интересной профессиональной деятельности.

 

 

 

Список использованной литературы

Один автор	1.Абчук В.А. Лекции по менеджменту. Решение. Предвидение. Риск.-Спб.: Союз, 2004.-369 с.
Один автор	2.Бургвиц С.В. ; Лекция «Дейл Карнеги – Шесть способов расположить к себе людей» и «Принципы управления. Качества необходимые менеджеру»
Один автор	3.Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. — 2-е изд., перераб. и доп. М.:, ЮНИТИ, 2005. - 480 с.
Один автор	4.Граждан В. Д. Теория управления: Учебное пособие /В.Д. Граждан.- М.: Гардараки, 2005. 416 с.
Один автор	5.Гудушаури Г.В. Управление современным предприятием - М.: Тандем, 2003, -332 с.
Один автор	6.Друкер П. Эффективный управляющий/ П. Дукер.- М., 2001, -295 с.
Один автор	7.Жигалов В.Г. Основы менеджмента и управленческой деятельности. Учебное пособие для кооперативных учебных заведений в 2-х частях. – М.: 2003.-397 с.
Один автор	8.Зарецкая Е.Н. Деловое общение: Учебник: в 2 т. – Т II. – М.: Дело, 2002. – 720 с.
Один автор	9.Кабушкин Н.И. Основы менеджмента. Учебник- Минск ЗАО «Эконом-пресс» НПЖ «ФУА», 2001 -457 с.
Один автор	10. Коркина Т.А., к.э.н., доцент; Лекция «Коммуникации в процессе управления»

 

 

 

 

Один автор	11.О.М. Рой Теория управления : Учебное пособие – Спб :Питер ,2008- 256с.
Два автора	12.Албастова Л.М., Игнатов В.Г. Теория управления. Ростов-на-Дону: Изд-во МаРТ, 2006.
Два автора	13.Теория управления: Учебник / Под общ. ред. А.Л. Гапоненко, А. Л. Панкрухина. - М.: Изд-во РАГС, 2010. - 560 с.
Два автора	14.«Управление. Системный и ситуационный анализ управленческих функций» Г.Кунц, С. Одоннел, «Библиотека менеджера»
Три автора	15.Введенская Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура речи: Учебное пособие для вузов. Ростов н/Д: изд-во «Феникс», 2002 – 544 с
Три автора	16.Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений: Учебник/Под ред. А.Я. Кибанова. – М.: ИНФРА-М, 2004. – 328 с. – (Серия «Высшее образования»)
Три автора	17.Мескон М.,Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента, М.: Дело, 2002 -847 с.
Четыре и более авторов	18.Волков Ю.Г., Добреньков В.И., Нечипуренко В.Н., Попов А.В. Социология: Учебник/ Под ред. проф. Ю.Г. Волкова. – Изд. 2-е, испр. и доп. – М.: Гардарики, 2000. – 512 с.: ил.
Электронные ресурсы	19. http://www.hr-journal.ru/articles/oc/kley.html   20. http://www.bibliofond.ru/view.aspx?id=461639   21. http://works.tarefer.ru/55/100646/index.html