Внутренняя среда организации и особенности ее управления

    Основные функции управленческой координации: превентивная (предвидение проблем и трудностей); устраняющая (устранение перебоев в работе организации); стимулирующая (улучшение деятельности организации даже при отсутствии проблем); регулирующая (сохранение существующей схемы работы).

 

    При осуществлении корректирующих воздействий важно не только временно устранить сбои в ходе процессов, но и предусмотреть меры, позволяющие избежать повторения подобных отклонений, что достигается устранением вызвавших их причин.

 

     Основным правилом координации является устранение в первую очередь тех отклонений, промедление в устранении которых может привести к непоправимым последствиям и серьезным экономическим потерям.

  «Главная задача координации - достижение согласованности в работе всех звеньев управления путем установления рациональных связей и обмена информацией между ними. Огарков А.А. Управление организацией, - М.: Эксмо, 2006. - 198 с.»

 

   Координационные усилия зависят от стиля руководства: авторитарный - координация на основе Устава и законов, иерархии; либеральный - неформальные методы и т. д. Минцберг выделил пять основных координационных механизмов:

 

- прямой контроль (ответственность за работу других людей возлагается на одного человека, который формулирует задания для подчиненных, определяет способ выполнения заданий и следит за действиями исполнителей);

 

- стандартизация трудовых процессов (задается точное описание содержания труда, инструментами стандартизации труда являются должностные инструкции и общие руководства по поведению (разнообразные правила и директивы), исполнителю надо лишь точно следовать выданной инструкции;

стандартизация знаний и навыков (в процессе труда могут  участвовать лица с точно определенным уровнем подготовки;

 

- стандартизация выпуска (исполнителю заранее определяются результаты труда, а способ их достижения оставляют на его усмотрение;

 

- взаимные согласования (координация осуществляется самими работниками в процессе неформальных коммуникаций в условиях неопределенности внешней среды, плохо поддающейся стандартизации (исследовательские лаборатории, отделы связей с общественностью, редакции ежедневных газет);

    Дж. К. Лафта предложил свое видение природы координационной деятельности. Основные подходы к координации: неформальная непрограммируемая координация, строится на взаимопонимании, общих установках, заинтересованности и психологических стереотипах;

 

- программируемая безличная координация, осуществляемая в сложных организационных структурах, строится на стандартных обезличенных методах и правилах работы, которые закладываются в планы, программы, проекты для часто повторяющихся проблем координации;

 

- программируемая индивидуальная координация, осуществляемая для того, чтобы исполнитель не интерпретировал задачи и направления своей работы самостоятельно;

 

- программируемая групповая координация, осуществляемая в форме коллективного обсуждения на совещаниях, что позволяет учесть личные предпочтения, групповые и общеорганизационные интересы и мнения.

 

      Объектом функции координирования являются как управляемая, так и управляющая подсистемы. Координация деятельности органов управления призвана обеспечить единство действий всех управленческих звеньев, участников процесса управления и специалистов для наиболее эффективного воздействия на управленческую ситуацию.

 

     Функция координации необходима для отслеживания соответствия цикличного режима функционирования, качества товаров и услуг, выполняемых операций и процедур предписанным нормативам. Координация нацелена на обеспечение бесперебойности и непрерывности выполняемых функций управления.

 

    Благодаря функции координации обеспечивается динамизм системы управления, создается гармония взаимосвязей управленческих звеньев и подразделений, осуществляется маневрирование управленческими ресурсами внутри организации и на рынке.

 

1.4 Характеристика  понятий самоорганизация и самоуправление

 

    Прежде чем приступить к изучению этой темы, важно знать, что понятия самоорганизация и самоуправление существенно различаются между собой.

 

  «Самоуправление - это управление в полном объеме, но развернутое не вовне, а на субъекта управления - менеджера. Это многоуровневый процесс самодеятельности, преодоления и возвышения себя, способ организации жизни. Исходя из уникальности индивидуальной жизни, самоуправление своей первоочередной проблемой имеет развитие, преобразование личности менеджера.

 

    Самоуправление - это творчество, импровизация, нестандартный подход, который носит ситуационный характер, разрушает любой стереотип, это искусство открывания себя в окружающей действительности.

«Самоуправление - это  целенаправленное и последовательное применение практических методов менеджмента  в повседневной деятельности для  того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время. Егошин А.П., Зайцев А.К. Организация труда персонала. - М.: ИНФРА-М, 2008 с. - 241 с.»

 

    Система самоуправления включает следующие шесть процедур:

Постановка цели - анализ и формирование личных целей, выбор  количественных критериев их достижения.

Сбор и обработка  информации - сбор первичной информации и ее обработка по выбранному плану  действий.

Планирование - разработка планов и вариантов своей деятельности.

Принятие решений по предстоящим делам для достижения критериев управления.

Реализация решений  и организация их исполнения включают - составление распорядка дня и  организацию личного трудового  процесса в целях реализации поставленных задач.

Контроль (самоконтроль и контроль итогов, в случае необходимости -корректировка целей).

 

    Цели самоуправления: преобразование личности менеджера как основа успеха в жизни и деятельности (первоочередная методологическая проблема); экономия времени; выявление и использование собственных возможностей; проектирование внешней среды; выявление и анализ уроков своего опыта; рациональная организация самодеятельности.

 

   Также следует отметить, что в управлении самим собой нужны те же умения, что и в руководстве другими людьми, т.е. способность планировать, организовывать, делегировать, стимулировать, координировать и контролировать. Без этого невозможно эффективно работать.

 

    Что касается понятия самоорганизации, то в настоящее время общепризнанным можно считать представление о самоорганизации как о спонтанном переходе открытой неравновесной системы от менее сложных и упорядоченных форм организации к более сложным.

  «Различать самоорганизацию и организацию при анализе сложных явлений можно только на основе различий их сущности. Самоорганизация предполагает изменение состояния естественным образом, организация - соответственно, искусственным. Иванова Т.Ю., Приходько В.И. Теория организации. - М.: КноРус, 2007. - 108 с.»

«Организация может  рассматриваться как объект или  самостоятельная цель, а также  как качество или средство, способ внутренней, качественной реорганизации. Иванова Т.Ю., Приходько В.И. Теория организации. - М.: КноРус, 2007. - 132 с.»

 

    Понятие организации в первом-смысле подразумевает существование у нее двух целей: внешней, провозглашаемой цели, которая видится как средство достижения скрытой, и внутренней цели. Эти цели, утверждаемые организацией как неразделимые, не имеют отношения друг к другу. Во втором смысле слова эти цели слиты, их взаимосвязь растет: понятие организации представляет собой некий внутренний процесс реорганизации, когда внешнее преображение - лишь следствие, своего рода побочный эффект накопления внутреннего потенциала, не связанный с какой-либо целью.

 

      В первом случае необходимы усилия для оформления и поддержания организации, во втором - этот процесс происходит автоматически. Влияние организации первого типа направлено на человека, которое он испытывает на себе, а в организации второго типа человек может действовать самостоятельно.

«Таким образом, реализация всех процессов организации основана на общих способах взаимодействия активностей-сопротивлений  и их сочетаниях. Наиболее явно это  проявляется в процессе самоорганизации, в ходе которого организация самообразуется, самовоспроизводится и самосовершенствуется как сложная динамическая система. Иванова Т.Ю., Приходько В.И. Теория организации. - М.: КноРус, 2007. - 134 с.»

 

    Отличительной особенностью процессов самоорганизации является целенаправленный, хотя и естественный характер: процессы, протекающие во взаимодействии с окружающей средой, при этом автономны, что, кстати, не противоречит эволюционной теории.

 

   Можно выделить три типа процессов самоорганизации:

процессы возникновения качественно нового целостного формирования из некой совокупности объектов определенного уровня;

процессы, поддерживающие определенный уровень организации  при учете внешних и внутренних условий ее функционирования;

процессы совершенствования  организаций, которые способны накапливать и использовать прошлый опыт.

 

   Основной характеристикой самоорганизации любой системы, ее эволюции является необратимость, выражающаяся в определенной направленности ее изменений. Действительно, поскольку организация как совокупность активностей не может быть замкнутой, ее развитие направлено не только внутрь системы, но и за пределы системы, где она сталкивается с другими совокупностями активностей, преодолевает их сопротивление и движется дальше.

 

    Иначе говоря, самоорганизация - это процесс развития системы, для которого характерны два принципа:

- принцип отрицательной обратной связи, показывающий, как поддерживается спонтанно возникающий порядок;

- принцип положительной обратной связи, согласно которому прогрессивные изменения, возникающие в системе, не подавляются, а накапливаются и усиливаются.

    «Характерным условием самоорганизации является свойство автономности, означающее, что система реагирует прежде всего на внутренние связи, т.е. ориентируется на личные цели. Внешняя среда в лучшем случае инициирует определенные изменения. При этом итог смены состояний также определяется именно взаимосвязями во внутренней структуре, а не извне. Иванова Т.Ю., Приходько В.И. Теория организации. - М.: КноРус, 2007. - 136 с.»

 

    Процесс самоорганизации системы подтверждает, что с усилением организации эффективность рациональных и целенаправленных действий ослабевает, организация сама создает себя, порой противодействуя сознательному руководству. Исследования процессов самоорганизации дают возможность не только выявлять механизм автономного циклического самоподдержания, но и позволяют найти возможность запускать этот механизм.

 

     Оказалось, что в отношении социальной организации невозможно говорить о ее полной самоорганизации, разум человека позволяет усовершенствовать структуру обратных связей, а значит, осуществлять целенаправленные изменения в интересах общества.

При этом на определенном этапе развития в механизм самоорганизации  вмешивается разум человека, способный  внести в этот процесс качественно новые элементы. Главное свойство разума заключается в способности предвидеть отдельные фрагменты будущего развития, оценить некоторые из последствий отбора и тем самым влиять на его характер.

Признание самоорганизующих свойств в развитии организации позволяет увидеть ее в новом свете, по-новому интерпретировать знакомые явления и, возможно, справиться с отдельными проблемами, которые при традиционном подходе кажутся неразрешимыми.ганизация и самоуправление

 

 

 

Раздел 2. Методы анализа внутренней среды

2.1 SWOT- анализ

    Анализ внешней среды представляет собой оценку состояния и перспектив развития важнейших, с точки зрения организации, субъектов и факторов окружающей среды: отрасли, рынков, поставщиков и совокупности глобальных факторов внешней среды, на которые организация не может оказывать непосредственное влияние.

   Проведя, анализ внешней среды и получив данные о факторах, которые представляют опасность или открывают новые возможности, руководство должно оценить: обладает ли фирма внутренними силами, чтобы воспользоваться возможностями, и какие внутренние слабости могут осложнить будущие проблемы, связанные с внешними опасностями.

  Метод, который используют для диагностики внутренних проблем, называется управленческим обследованием. Управленческое обследование представляет собой методичную оценку функциональных зон организации, предназначенную для выявления ее стратегически сильных и слабых сторон. В управленческое обследование включаются пять функций - маркетинг, финансы, (операции) производство, человеческие ресурсы, а также культура и образ корпораций.

   Существует большое количество методов анализа внутренней и внешней среды организации, рассмотрим некоторые из них: