Взаимодействие участников проекта

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

 

К сожалению, в Российской Федерации нет правильного понимания  предмета управления проектами. Не все  и не всегда до конца понимают. Данная область науки с каждым годом приобретает все большую популярность. Это можно объяснить тем, что управление проектами дает видимые результаты во всех областях приложений.

Цель курсовой работы - разработка рекомендаций, обеспечивающих совершенствование эффективности проектов и развития системы взаимодействия участников.

Актуальность данной темы сегодня не подвергается сомнению. В некоторых случаях именно за счет эффективной системы взаимоотношений в команде, становится возможной реализация перспективных бизнес-идей, усовершенствование производства и его дальнейшее развитие. 

Вопросам связанных со взаимоотношениями участников проекта нужно уделять много времени,  так как это довольно широкая и сложная область. Она требует большой подготовки и практики. При решении подобных проблем нужно учитывать много факторов. Качественно управление и хорошие взаимоотношения в команде на сегодняшний день важная задача для всех специалистов и менеджеров занимающихся в проектной области.

 Объектом исследования являются отношения участников в проекте и как они взаимодействуют друг с другом.

Задача курсовой работы   - подробно рассмотреть понятие, основные характеристики, их классификацию и структуру взаимодействия участников.

 

 

 

 

 

 

1. ОКРУЖЕНИЕ ПРОЕКТА

 

1.1 Окружающая   среда   и   участники   проекта

 

Проект - это  временное предприятие, предназначенное  для создания уникальных продуктов или услуг. Временное означает, что у любого проекта есть начало и непременно наступает завершение, когда достигаются поставленные цели, либо возникает понимание, что эти цели не могут быть достигнуты. Уникальных означает, что создаваемые продукты или услуги существенно отличаются от других аналогичных продуктов и услуг. Уникальность продуктов или услуг проекта обуславливает необходимость последовательного уточнения их характеристик по мере выполнения проекта.

Проект как план деятельности в рамках той или иной предметной области

имеет   определенную   структуру.   Структурироваться   проект   может   по   различным   принципам,   но   в   любом   случае   необходимо   понимать   проект   как открытую   систему,   взаимодействующую   с   окружающей   ее   средой.

Под  окружающей   средой (окружением)   проекта   следует   понимать   совокупность   факторов   и   объектов,   непосредственно   не   принимающих   участия в проекте, но влияющих на проект и осуществляющих взаимодействие с   проектом      и   отдельными        его элементами.

Каждый проект развивается  в определенной среде. Причем независимо от того, какой предметной области  он принадлежит, эта среда напрямую влияет на проект. В окружении проекта можно выделить два круга:

- среда предприятия, в рамках которого осуществляется проект;

- внешняя среда.

Оба круга тесно взаимосвязаны.

К наиболее существенным факторам внешнего окружения относится:

- социально-культурное окружение (нравы и обычаи местности, этические соображения проектной деятельности );

- международно-политическое окружение (политическая ситуация на территории, экономическое влияние, ресурсоемкость местности);

- окружающая среда (экологические параметры, наличие природных ресурсов );

- инфраструктура (комплекс взаимосвязанных обслуживающих структур или объектов, составляющих и обеспечивающих основу функционирования системы);

- потребители (гражданин, имеющий намерение заказать или приобрести, либо заказывающий, приобретающий или использующий товары).

 

Окружение проекта может  изменяться в ходе его выполнения, изменяя свое влияние на него. Такие изменения бывают как позитивными, так и негативными.

В рамках самого проекта, а  также   окружения  проекта    взаимодействует совокупность участников проекта, тоесть субъектов деятельности, протекающей в  рамках    предметной области, подвергаемой проектному управлению. Такие участники могут   быть  активными, т.е. самостоятельно реализующими  деятельность  по  проекту или   деятельность, результаты которой   влияют на проект (взаимодействуют   с   проектом), и  пассивными, т.е.  испытывающими   воздействие   со   стороны   проекта.  

Участниками проекта  являются  различные люди и организации, которые взаимодействуют с проектами на различных стадиях его существования. Все участники подразделяются на внешние и внутренние.

К внешним участникам относятся:

- инициатор (выдвигает  идею, готовит предварительное обоснование   и продолжение по осуществлению  проекта);

- заказчик (физическое  или юридическое лицо , заинтересованное  в выполнении исполнителем работ, оказании им услуг или приобретении у продавца какого-либо продукта);

- инвестор (лицо или  организация, совершающее связанные  с риском вложения капитала, направленные  на последующее получение прибыли);

- будущий владелец (различные  организации  или физические лица);

- спонсор ( компания, которая  управляет финансовыми ресурсами  проекта, отвечает за общий  успех проекта).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1.2 Внешние участники проекта

К внутренним участникам относятся:

- руководитель проекта ( это участник проекта, которому делегированы  полномочия  по  управлению деятельностью, направленной  на  достижение целей  проекта, он несет ответственность перед заказчиком за достижение всех целей проекта);

- администратор;

- инженер;

- менеджер (специалист в области управления проектами, который несет ответственность за планирование, подготовку и исполнение конкретного проекта);

-  функциональные специалисты;

- команда ( совокупность действующих как единое целое участников   проекта,  которая   обеспечивает   под   руководством менеджера достижение  целей проекта. Состав   и   обязанности   команды   проекта   зависят от масштабов, сложности и других характеристик   проекта, однако   во   всех   случаях   состав   команды   должен   обеспечить   высокий   профессиональный  уровень  выполнения  всех возложенных на

команду обязанностей. Команда   формируется   в   зависимости   от   потребностей   проекта, опыта и квалификации персонала, а также от условий и организации  проекта.).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1.3  Внутренние  участники проекта

 

Термин «управление» - это всеобъемлющее понятие, включающее в себя все действия и всех лиц, принимающих решения, в которые  входят процессы планирования, оценки, реализации проекта и контроля. В  некотором смысле плановые и оперативные решения неразличимы, характерным признаком служит лишь порядок их следования. Будучи не в силах справиться со сложными и трудными проблемами, мы склонны заменять их более легкими. Собственно, теория управления как наука (в отличие от его определения) возникла в конце прошлого века и с тех пор претерпела значительные изменения. Причем само понятие «научное управление» впервые ввел в обиход не Фридерик У. Тейлор, по праву считающийся родоначальником теории управления, а представитель американских фрахтовых компаний - Луис Брандейс в 1910 г. впоследствии и сам Тейлор широко пользовался этим понятием подчеркивая, что «управление это подлинная наука, опирающаяся на точно определенные законы, правила и принципы».

Руководитель – это  лидер, лидер во всех его проявлениях. Важно уметь заинтересовать работников, привлечь их к общему делу, как бы вести за собой. Руководитель – это вожак, который обязан защищать своих сотрудников, заботиться о них.  Руководить значит работать с людьми в тесном контакте, это непосредственная работа с человеческими ресурсами. Значит, руководителю необходимо знать психологию людей, психологию общения, при чем не просто знать, а уметь находить подход к каждому индивиду (а коллективы бывают разные…), выявлять особенности, навыки и умения каждого сотрудника. Это поможет при распределении функций между сотрудниками, при решении различных конфликтов, при организации взаимодействия между людьми. Руководитель – человек разносторонний, он должен уметь адаптироваться к различным ситуациям (подчеркиваю: не меняться как хамелеон, а именно адаптироваться), но при этом у него должна быть четко занятая позиция. «Работу в отделе или на предприятии в целом надо планировать, надо четко понимать и доносить до коллектива общие цели – «к чему мы идем и чего хотим добиться». Так вот реальное видение ситуации, постановка целей и задач, планирование деятельности ложиться на плечи нашего эффективного руководителя. Также важно расставлять приоритеты: что первично. Руководителю необходимо разработать план действий, ведущий к достижению поставленной цели. Действия и функции надо грамотно распределять и контролировать. Соответственно руководитель — это постановка конкретных и четко сформулированных задач.

«Чтобы персонал работал  эффективно, нужно дать ему то, чего он хочет, то есть социальную защищенность, достойный заработок, самореализацию, профессиональное развитие». Руководитель должен вовлечь коллектив в общее дело, заинтересовать его и мотивировать. А это значит, что без знаний схем мотивации и факторов, мотивирующих людей, в руководителях нам делать нечего.

Руководитель — основа коллектива, его опора и управляющий, ведущий, поэтому он должен уметь  управлять коллективом, ведь персонал – это не набор отдельных индивидов, это «человеческий механизм», который эффективно работает только в том случае, когда отдельные его элементы скоординированы и грамотно подобраны. Руководитель подбирает себе не подчиненных, он подбирает себе команду, тыл, на который можно опереться. Очень важно доверять своим подчиненным, доверять тем людям, с которыми работаешь, знать, что они не предадут. Это важно не только с профессиональной, но и просто с человеческой точки зрения. Поэтому хорошему руководителю необходимы знания по формированию команды, по развитию персонала, по распределению ролей в команде.

Под формированием и  созданием команды в общем  случае понимается процесс целенаправленного "построения" особого способа  взаимодействия людей в группе (называемой командой), позволяющего эффективно реализовывать  их профессиональный, интеллектуальный и творческий потенциал в соответствии со стратегическими целями данной группы (команды). Команда в этом случае определяется как группа людей, взаимодополняющих и взаимозаменяющих друг друга в ходе достижения поставленных целей.

Условно можно определить четыре вида Команд (групп), классифицированных по содержанию их работы, которые наиболее часто формируются в явном или неявном виде в практической деятельности предприятий .

1. Команды, которые  создают что-нибудь новое для  организации или делают работу, ранее не осуществлявшуюся. Команды проекта (проектные Команды) полностью попадают в эту группу. Они носят временный характер, который определяется сущностью проекта как временной специфической организационной формой достижения целей и решения уникальных задач.

2. Команды (группы), которые  имеют дело с проблемами, целями  и задачами на предприятии  через анализ, контроль и рекомендации.

Команды по аудиту и контроллингу, группы оценки качества.

3. Команды (группы), которые  не являются специальными, а составляют постоянную часть организационного развития и осуществляют процесс производства и выполнения повторяющихся работ.Производственные команды (группы), команды продаж и обслуживающие команды (бригады, группы).

4. Команды многоисполнительской  управленческой природы. Эти команды обычно формируются на высших уровнях управления предприятием и имеют форму исполнительных комитетов, управленческих команд или топ-менеджмента предприятия.

 

1.2 Системы взаимоотношения участников проекта

 

«Выделенная» организационная структура. Если основные механизмы управления и непосредственные источники основных ресурсов проекта находятся в рамках одной организации, то необходимо создавать внутрифирменную организационную структуру управления проектами, каким-либо образом согласуя при этом «материнскую» структуру с новой, проектной структурой. Если планируемый проект представляется разовым для «материнской» организации, возможны варианты «выделенной» проектной структуры при этом степень «выделенности», естественно, может быть разная. Если предприятию приходится регулярно осуществлять различного рода проекты, требуется более глубокая интеграция «материнской» и проектной структур. Последний вариант организации проекта называется «управление проектом».

«Выделенная» организационная структура управления проектом может превратиться во внутреннюю, постоянно действующую структуру «управления по проектам». Для организаций, регулярно реализующих один или несколько проектов, характерна глубокая интеграция проектной и «материнской» структур.

Всеобщее управление проектами. При такой схеме организационная  структура проекта и «материнской»  организации составляют единое целое  и управляются общей системой управления. Границы между проектной  и «материнской» структурами  размыты. Ресурсы для проекта и для прочей деятельности «материнской» организации могут быть общими и использоваться совместно. Если деятельность «материнской» организации полностью состоит из деятельности по управлению проектами, возникает организационная структура «всеобщего управления проектами».

«Двойственная» организационная  структура. Если в проекте участвуют  две равнозначные, с точки зрения управления проектом, организации, возникает  «двойственная» организационная структура  управления проектом. «Двойственная» организационная структура управления проектом характерна тем, что позволяет реализовать равноценное участие в системе управления двух организаций — участников проекта. Это может выражаться в создании объединенного комитета по управлению проектом, в котором представлены обе организации, в равноценном участии обоих участников в органах управления специально учрежденного для реализации проекта юридического лица или в существовании двух руководителей проекта от обеих организаций, имеющих полномочия по совместному принятию решений.