Взаимосвязь организации и внешней среды

Министерство образования  и науки РФ

Федеральное агентство по образованию

Пензенский государственный университет

Кафедра «ГУ и СР»

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа на тему

«Взаимосвязь организации и  внешней среды»

 

 

Дисциплина теория организации

 

 

 

 

 

                                                           Выполнила: студентка гр.08бх3

                                                                                             Цырулёва Ольга

                                              Проверила: профессор

                                                                         Воробьев В.П.

 

 

 

 

Пенза 2009

Оглавление

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Внешняя среда – это динамичное и неопределенное окружение организации, которое оказывает на неё сильное воздействие. Окружение предприятия  играет немаловажную роль в его деятельности, более того оно является неотъемлемой частью организации, так как определяет различные направления её деятельности. В современном мире при стремительном насыщении рынков, быстром развертывании НТР, предъявлении различных требований со стороны общества и много другого, все более и более усиливается давление на организацию со стороны внешней среды. Поэтому менеджеры организаций должны осознавать всю важность внешнего окружения. Высокий уровень воздействия внешней среды на организацию обуславливает повышенный интерес к её изучению. Знание внешнего окружения позволит предприятию разработать дальнейшую стратегию его развития, увеличить эффективность работы, адекватно реагировать на все происходящие изменения, принимать правильные решения, а также понять все возможности и угрозы извне и в следствии занять лидирующую позицию на рынке товаров и услуг.

Понимание важности внешней  среды при управлении деятельностью  предприятия окончательно сформировалось в конце 50-х гг., так как внешнее  окружение организации все больше становилось источником многих проблем  руководителей. Внешняя среда начинает приобретать большое значение, появляется необходимость рассматривать организацию как целостность, состоящую из взаимосвязанных и взаимозависимых частей, которые в свою очередь связаны с внешним миром.

Сегодняшние изменения  во внешнем мире заставили обратить на внешнюю среду еще большее внимание, чем когда-либо. Как пишет Элвар Элбинп: «Внешнее окружение организации все больше становится источником проблем для современных руководителей. По сути дела, руководители самых важных для общества организаций – деловых, образовательных, государственных – под влиянием недавних событий в мире были вынуждены сосредоточить внимание на быстро изменяющейся среде и ее воздействиях на внутреннее строение организации» [12, 78]

Актуальность данной темы определяется динамизмом внешней среды, влияющего на эффективное развитие организации и качественную разработку и принятие управленческих решений. Переход России к рыночным отношениям повлек за собой образование большого количества предприятий, основной задачей которых стало выживание во внешней среде. Чтобы остаться на плаву организации должны учитывать все факторы внешнего окружения, уметь их анализировать. Изучение внешней среды необходимо организации, если руководители хотят избежать внезапных проблем и не пропустить благоприятных моментов. По мере увеличение динамизма внешнего окружения более актуальной будет становиться и данная тема.

Цель данной курсовой работы – выявить взаимосвязь организации и внешней среды, а также определить какую роль играет внешняя среда в деятельности предприятия.

Поставленная цель определила следующие задачи:

– рассмотреть сущность внешней среды, её основные понятия  и характеристики;

– подробно рассмотреть  составляющие внешнего окружения, а  именно факторы прямого и косвенного воздействия;

– исследовать различные методы анализа внешней среды.

Таким образом, объектом данной курсовой работы является теория организации, а предметом – непосредственно внешняя среда организации, её тесная взаимосвязь с организацией.

 

 

 

 

1. Понятие внешней среды, её основные характеристики

1. Понятие внешней среды

Под внешней средой организации  понимаются все условия и факторы, возникающие в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной фирмы, но оказывающие воздействие  на её функционирование и поэтому  требующие принятия управленческих решений.

Внешняя среда представляет для менеджера стихию, которая  пытается поглотить его организацию  и с которой он борется исключительно  посредством решения внутренних проблем. Внешняя среда для любой  организации – это постоянный источник проблем, способность приспосабливаться к ней – одно из первых условий выживания и развития организации.

Различные ученые дают множество  определений внутренней среды, так  как это понятие широкое, вбирающее  в себя множество различных факторов.

Впервые понятие “внешней среды” было дано в тектологии – всеобщей организационной науке А.А. Богданова. В этой работе среда рассматривается как сумма внешних отношений,  разделяется она на консервативную и изменчивую. В 40-х годах появляется много работ, в которых рассматривается общая теория систем, даются понятия открытой системы и внешняя среда рассматривается как часть пространства, находящаяся за границами внутренней среды. [17]

М. Портер в работе “Международная конкуренция” в качестве внешней среды выделяет так называемые “конкурентные силы”, в состав которых он

включает непосредственных конкурентов, покупателей, поставщиков, фирмы, предлагающие товары – заменители. Он считает, что задача управленца – не оставлять попыток воздействия на эти силы.

Ф.Котлер в работе “Основы маркетинга” внешнюю среду рассматривает как двухуровневую, состоящую из макросреды и микросреды. Внешняя микросреда организации – это среда, которая представлена силами, имеющими непосредственное отношение к самой фирме и ее возможностям по обслуживанию клиентуры, т.е. поставщиками, маркетинговыми посредниками, клиентами, конкурентами и контактными аудиториями. Внешняя макросреда организации – это среда, которая представлена силами более широкого социального плана, которые оказывают влияние на микросреду, такими, как факторы демографического, экономического, природного, политического и культурного характера [9, 147].

Л.Д.Гительман рассматривает внешнюю среду как часть окружающего предприятие мира, с которой оно взаимодействует как открытая система и адаптируется к её требованиям [2, 33].

Б.З.Мильнер внешнюю среду организации представил в виде схемы

(рис.1):

 

Рис.1: Внешняя среда организации

Мильнер считает, что организация должна отражать состояние внешней среды. В основе ее построения лежат предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или этического характера. Организация должна создаваться так, чтобы она нормально функционировала. Должен обеспечиваться вклад каждого ее члена в общую работу и эффективная помощь работникам в достижении поставленных целей. В этом смысле действенная организация не может быть статичной. Она должна оперативно отслеживать все изменения внешней среды, оценивать их и выбирать наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению ее целей. Она должна эффективно реагировать на воздействия внешней среды [13, 71].

Мильнер представляет внешнюю среду в виде взаимосвязи различных факторов, а именно:

1. экономических, которые отражают общее состояние экономики, покупательную способность населения, занятость, инфляционные процессы;
2. политических, которые характеризуют состояние политической обстановки, то есть ее стабильность, отношение органов власти к бизнесу, вопросы государственного регулирования экономики и т.д.;
3. технологических, которые характеризуют научно-технический прогресс, возможности обновления техники и технологии;
4. социокультурных,  характеризующих влияние образования, культурных обычаев, социального настроя общества;
5. ресурсных, которые  обеспечивают предприятия четырьмя видами ресурсов: материальными, трудовыми, финансовыми и информационными.

Внешняя среда организации  прежде всего образуется ее окружением. Оно бывает деловым, на которое можно  оказывать влияние, и фоновым  – к которому организации приходится приспосабливаться. Организация должна быстро улавливать изменения во внешней среде, прогнозировать их значение в настоящем и будущем и выбирать наилучший вариант реакции на них в пределах  существующих ограничений и поставленной цели. От этого зависит будущее организации [5, 111].

Итак, внешняя среда – это окружение, которое охватывает большое количество различных факторов, которые могут различным образом, воздействовать на функционирование, как в текущем периоде, так и в перспективном.

Говоря о взаимосвязи  внешней среды и организации, то можно отметить, что внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания её жизнедеятельности и внутреннего потенциала на должном уровне. При этом организация, в свою очередь, в качестве компенсации за это должна отдавать результаты своей деятельности во внешнюю среду. Таким образом, организация находится в состоянии постоянного взаимообмена с внешней средой. Как только рвутся связи с ней, организация погибает. Взаимосвязь организации с внешней средой обеспечивает возможность её существования, внутренний потенциал, а также устойчивость, т.е. способность устранять возникающие отклонения и достигать поставленных целей после оказываемых на неё воздействий.

Организация должна получать из внешней среды необходимое  оптимальное количество качественной информации. Стремление не тратить много сил и средств на сбор и обработку информации таит в себе опасность неполного учета важных индикаторов развития, а это в свою очередь, ограничивает возможности своевременного решения проблем в области политики организации. Чрезмерное же количество информации вызывает увеличение затрат на получение информации, создает трудности в её обработке [15, 183].

Внешняя среда непосредственно  влияет на цели фирмы, а также её политику. По отношению к предприятию среда может быть:

• пассивной, не оказывающей существенного влияния на работу фирмы;
• активной, которая в свою очередь делится еще на 2 вида:

– позитивную, способствующую достижению целей;

– негативную, противодействующую реализации стратегии фирмы.

Пассивная среда не требует дополнительных усилий. Активную же обстановку нужно умело использовать, а при противодействующих факторах нужно принимать меры по их компенсации [4, 43-45].

2. Основные характеристики внешней среды

Для характеристики внешней среды используются такие показатели как:

1. Сложность
2. Подвижность
3. Неопределенность
4. Взаимосвязанность факторов внешней среды
5. Привычность событий

1. Сложность

Сложность внешней среды  – число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариантности каждого из них. Предприятие, имеющее более сложное производство, выпускающее большее количество товаров, использующее больше различных технологий, будет ощущать на себе влияние и большего числа факторов [8, 58].

Например, организация, использующая всего несколько исходных материалов и ведущая дела всего с несколькими фирмами своей страны, находится в мене сложных условиях, чем та, у которой технологии требуют множества самых разнообразных ресурсов, получаемых от многочисленных поставщиков, а сама фирма имеет филиалы за границей [7, 97].

Организации, работающие в несложной среде, обладают одним  преимуществом: им приходится иметь  дело всего с несколькими категориями  данных, необходимых для принятия решений. В менее сложном окружении нужна и менее сложная организационная структура. Поскольку разные организации функционируют в разных средах, ситуационный подход подсказывает, что не существует и наилучшей организационной структуры [12, 81].

2. Подвижность (динамичность)

Подвижность внешней среды – это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации.

Динамику внешней среды  можно выражать изменчивостью её характеристик. Основными характеристиками, с помощью которых можно оценить  изменчивость внешней среды, являются: частота, величина и регулярность изменений её факторов [15, 184].

Многие исследователи  указывали, что окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью. Однако при том, что эта тенденция является общей, есть организации, вокруг которых внешняя среда особенно подвижна. Например, по проведенным исследованиям, было обнаружено, что скорость изменения технологии и параметров конкурентной борьбы в фармацевтической, химической и электронной промышленности выше, чем в машиностроении, производстве запасных частей к автомобилям и кондитерской промышленности. Быстрые изменения внешней среды происходят в авиационно-космической промышленности, производстве компьютеров, биотехнологии и сфере телекоммуникаций. Менее заметные относительные изменения затрагивают мебельную промышленность, производство тары и упаковочных материалов, а также пищевых консервов.