Взаимосвязь организации и внешней среды

Кроме того, подвижность  внешнего окружения может быть выше для одних подразделений организации  и ниже для других. К примеру, во многих фирмах отдел исследований и  разработок сталкивается с высокой подвижностью среды, поскольку он должен отслеживать все технологические нововведения. С другой стороны, производственный отдел может быть погружен в относительно медленно изменяющуюся среду, характеризующуюся стабильным движением материалов и трудовых ресурсов. В то же время, если производственные мощности разбросаны по разным странам мира или исходные ресурсы поступают из-за границы, то производственный процесс может оказаться в условиях высокоподвижной внешней среды. Учитывая сложность функционирования в условиях высокоподвижной среды, организация или ее подразделения должны опираться на более разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения относительно своих внутренних переменных. Это делает принятие решений более трудным процессом.

Сложность и подвижность являются важными характеристиками  внешней среды.  Если сложность и динамику объединить между собой в соответствующие единицы «простой – сложный» и «статичный – динамичный», то можно выделить четыре основных типа внешней среды:

1. Простая статичная внешняя среда – среда с незначительной потребностью в гармонизации; большей частью приводит к созданию бюрократических организационных структур;
2. Простая динамичная внешняя среда – среда с незначительным числом и разнообразием внешних воздействий, которые должны учитываться при формировании организации. Изменчивость требует более ограниченного и менее децентрализованного руководства;
3. Сложная статичная внешняя среда – среда, имеющая большое количество и разнообразие важных факторов, которые обладают незначительной изменчивостью; приводит к созданию бюрократических структур с децентрализованным руководством;
4. Сложная динамичная внешняя среда – среда, предъявляющая самые строгие требования к форме организации, которые получили название адаптивных и которые сопровождаются децентрализованным руководством [15, 183-184].

3. Неопределенность

Неопределенность внешней  среды является функцией количества информации, которой располагает организация по поводу конкретного фактора, а также функцией уверенности в этой информации. Если информации мало или есть сомнения в ее точности, среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация и есть основания считать ее высоконадежной. Поскольку бизнес все более становится глобальным занятием, требуется больше и больше информации, но уверенность в ее точности снижается. Зависимость от мнений иностранных экспертов или аналитических материалов, изложенных на иностранном языке, усугубляет неопределенность. Чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения.

4. Взаимосвязанность факторов внешней среды

Взаимосвязанность факторов внешней среды –  это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Так же, как изменение любой внутренней переменной может сказываться на других, изменение одного фактора окружения может обусловливать изменение других.

Факт взаимосвязанности  особенно значим для мирового рынка. Как писал Роберт  Б.Рэйч , экономист из Гарвардского университета: «…земной шар быстро превращается в единый рынок. Товары становятся все дешевле, независимо от национальных границ…».

Взаимосвязанность различных  факторов внешней среды, как считают ученые Эмири и Трист, должна была превратить среду современных организаций в бурно изменяющуюся. Руководители больше не могут рассматривать внешние факторы изолированно. Они начинают понимать, что эти факторы взаимосвязаны и изменяются [12, 81].

5. Привычность событий

Привычность событий  – это новизна возникающих изменений. В таблице 1 показано изменение этих показателей во времени.

Табл.1 …

 

Эволюция систем управления показана в таблице 2. Из её видно, что сменявшие друг друга системы рассчитывались на растущий уровень нестабильности и в особенности на все большую непривычность событий и все меньшую предсказуемость будущего.

Табл.2 …

 

Можно выделить четыре этапа  в развитии этих систем:

1. Управление на основе контроля за исполнение;
2. Управление на основе экстраполяции, когда темп измерений ускоряется, но будущее еще можно предсказать путем экстраполяции прошлого;
3. Управление на основе предвидения изменений, когда начали возникать неожиданные явления и темп изменений ускорился, однако не настолько, чтобы нельзя было вовремя предусмотреть будущие тенденции и определить реакцию на них;
4. Управление на основе гибких экстренных решений, которое складывается в настоящее время, в условиях, когда многие важные задачи возникают настолько стремительно, что их невозможно вовремя предусмотреть.[1, с.15-16]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2: Факторы внешней среды

При рассмотрении влияния внешнего окружения на организацию важно понимать, что характеристики среды отличны от её факторов, но в тоже время связаны ними. Характеристики взаимосвязанности, сложности, подвижности, неопределенности и привычности событий описывают: [12, с.83]

• факторы ближнего окружения, которые образуют среду прямого воздействия или микросреду  – это законы и органы государственного управления, поставщики, потребители, конкуренты и т.д.;
• факторы дальнего окружения, которые образуют среду косвенного воздействия или макросреду – это политико-правовые, экономические, социальные, культурные, технологические факторы.

Факторы внешней среды  влияют на деятельность фирмы, и организация  должны быть в состоянии эффективно реагировать и приспосабливаться  к изменениям  среды, чтобы выживать и достигать поставленных целей.

Значение факторов внешней  среды постоянно возрастает в  связи с усложнением всей системы  общественных отношений. Ведь именно внешняя среда зачастую диктует стратегию и тактику организации.[5. С.32]

Игнорирование наиболее значимых факторов внешней среды может привести к серьезным ошибкам, просчетам и низкой эффективности кадровой стратегии. Поэтому нужно иметь четкие представление об источниках изменений в ней, о субъектах, определяющих направление, темп, турбулентность, сложность, частоту и предсказуемость перемен. [6, с.82]

Сегодня принимает все более четкие очертания и расширяется концепция предприятия, не ограниченного только непосредственными связями с учредителями и работниками, оно также развивает отношения и с другими категориями – общественными институтами, профсоюзными организациями, организациями потребителей и всех других субъектов, оказывающих то или иное влияние на деятельность предприятия. Структура и динамика таких связей значительно влияет на работу, заставляя руководство предприятия обращать большее внимание на внешнее окружение. Именно в таком контексте связь «предприятие – внешняя среда» приобретает все большую значимость. [11, с. 115]

 

Итак, как уже было сказано, выделяют среду прямого и косвенного воздействия. Рассмотрим их далее.

1. Среда прямого воздействия

Среда прямого воздействия – факторы, непосредственно влияющие на деятельность организации. Это поставщики, потребители, конкуренты, законы и т.д. Рассмотрим их:

1. Поставщики

Все виды ресурсов организация получает через поставщиков. Работа поставщиков, выполнение ими своих обязательств оказывает прямое воздействие на ритмичность производственного процесса, объема выпуска, прибыль и, следовательно, улучшение позиций в конкурентной борьбе. [7, с.98]

Таким образом, организация всегда зависит от поставщика, который поставляет ей различные ресурсы, такие как: материалы, оборудование, технологии, энергию, капитал,  рабочую силу.

В некоторых случаях  все организации определенного  региона ведут дела с одним или практически с одним поставщиком. Поэтому все они попадают в равную зависимость от действий поставщика. Хорошим примером является обеспечение организации энергией. Все организации получают энергию по ценам, установленным государством, и редко могут найти альтернативного поставщика, даже если организация считает, что текущее энергообеспечение неадекватно или слишком дорого обходится. Такие изменения, как повышение цен поставщиком, подействует на организацию в той мере, в какой она расходует энергию.

Многие организации зависят от непрерывного притока материалов. Например, машиностроительные фирмы, фирмы, распределяющие товары – дистрибьюторы, или магазины розничной торговли. Невозможность обеспечить поставки в нужных объемах может создать большие трудности для таких организаций. Если магазин лишится какого-то популярного продукта, потребители скорее всего уйдут к конкуренту[12, с.83]. Поэтому каждый менеджер должен осознавать необходимость ведения картотеки поставщиков материальных ресурсов. Нужно постоянно анализировать цены, условия поставки, возможности поставщиков и использовать эту информацию при принятии решений о поставщиках материальных ресурсов. [7, с.98]

Для роста и процветания фирме также нужны не только поставщики материалов, но и капитала. Таких потенциальных инвесторов несколько: банки, программы федеральных учреждений по предоставлению займов, акционеры и частные лица. Как правило, чем лучше дела у компании, тем выше ее возможности договориться с поставщиками на благоприятных условиях и получить нужный объем средств. Небольшие предприятия с трудом получают необходимые средства.

Для успешной деятельности и конкурентоспособности организации  необходимы также поставщики техники. В силу постоянного обновления и совершенствования технологий, отсутствия финансовых ресурсов у российских предприятий,  а также неблагоприятного положения в машиностроительном комплексе, российские фирмы вынуждены закупать не самое передовое оборудование, что конечно же снижает их конкурентоспособность.

Фактор «поставщики персонала»  тоже оказывает существенное влияние на деятельность организации. Адекватное обеспечение рабочей силой нужных специальностей и квалификации необходимо для реализации задач, связанных с достижением поставленных целей. Без людей, способных эффективно использовать сложную технологию, капитал и материалы, все выше перечисленные ресурсы не имеют смысла. Развитие ряда отраслей в настоящее время сдерживается нехваткой нужных специалистов. В некоторых отраслях глобальная конкуренция вынудила ряд компаний искать менее дорогую рабочую силу в других странах. [12, с.83]

2. Законы и государственные органы

Сегодня не знать норм государственного регулирования, действующих  и готовящихся законов, системы  налогов, акцизов, пошлин – равносильно  проигрышу, финансовым потерям, потере рынка. [7, с.99]

Органы государственной  власти, непосредственно задают основные правовые, политические и экономические рамки функционирования предприятия, и в нынешних условиях влияют на организацию не меньше, чем объективные реалии рынка труда, например конкуренты, поскольку правовое обеспечение социально-трудовой сферы, ответственность и контроль за соблюдением норм и правил в стране ослаблены.

Деятельность организации  подпадает под множество правовых ограничений, которые устанавливает государство через законы: она должна иметь определенный статус – ОАО, ЗАО, ОДО, ООО, ПК, ЧП и др., она должна действовать в соответствии с налоговым законодательством. Как бы организация не относилась к законодательству, она должна придерживаться законов.

Сегодня законодательство часто имеет такие характеристики, как сложность, подвижность, иногда неопределенность и противоречивость. Существует множество различных регулирующих положений, непосредственно влияющих на деятельность организаций. Среди них своды законов о безопасности и охране здоровья на рабочем месте, о защите окружающей среды, о защите интересов потребителя, о практике найма на работу, о принципах равной оплаты за равный труд, о финансовой защите и т.д..

Помимо прочего, организация должна выполнять не только федеральные законы, но и требования различных государственных органов – Госкомимущества, Госстандарта, Санэпидемнадзора, Пенсионного Фонда и многих других. Эти органы обеспечивают принудительное выполнение законов в соответствующих сферах своей компетенции, а также вводят собственные требования, зачастую также имеющие силу закона.

Дополнительно усложняют деятельность организации постановления местных  органов управления, число которых  непрерывно множится. Они также заметно  влияют на деятельность организации через лицензирование некоторых видов деятельности, давая разрешение на выбор места для офиса, для магазина, для гостиницы, устанавливая тарифы на телефон, на электроэнергию и много другое.

Неопределенность сегодняшнего правового поля проистекает из того факта, что требования одних учреждений вступают в противоречие с требованиями других, и в то же время за каждым стоит авторитет федерального правительства, позволяющий принудительно обеспечивать выполнение таких требований. [12, с.85]

3. Потребители

Потребитель – главный  фактор внешней среды организации. Именно на потребителя организация должна ориентировать свою продукцию, именно его потребности должны определять различные направления деятельности  организации. [10, с.104]

Потребители – фактор наиболее подвижный. В условиях насыщенного рынка вкусы и запросы их стремительно меняются. Фирмы должны хорошо знать своих потребителей, анализировать причины, вызывающие те или иные изменения их поведения (изменения в доходах, семейном положении, численности и т.д.). Сегодня важно формировать, создавать покупателя, управлять его вкусами и потребностями [7, с.99], поэтому исследования потребителей, их предпочтений является одной из наиболее важных составных частей анализа окружения организации, поскольку «потребитель всегда прав» (один из основополагающих принципов стратегического менеджмента и маркетинга)[10, С.105].