Организация и технология приемки товаров в магазине по количеству

Приемку товаров по количеству осуществляют, как правило, путем сплошного  подсчета единиц, меры или массы  товара в данной партии (за исключением  товаров в фабричной упаковке). Выборочная проверка количества товаров  с распространением ее результатов на всю партию допускается в случаях, предусмотренных государственными стандартами, техническими условиями или договорами.   

При обнаружении недостачи дальнейшая приемка приостанавливается, составляется односторонний акт о выявленной недостаче товаров. Лица, производившие приемку, должны принять меры к обеспечению сохранности поступившего товара.   

Если  выявлено несоответствие массы брутто отдельных мест массе, которая указана  в транспортном или сопроводительном документе, на трафарете, то покупатель не должен вскрывать тару и упаковку.   

Для продолжения работы по приемке товара и составления двустороннего  акта необходимо вызвать представителя  одногороднего отправителя (изготовителя) или, если это предусмотрено договором или другими обязательными документами, представителя иногороднего отправителя (изготовителя). Представитель одногороднего поставщика должен явиться для участия в приемке товаров не позднее, чем на следующий день после получения вызова (по скоропортящейся продукции — не позднее 4 ч. после получения вызова); представитель иногороднего поставщика — в течение трех дней после получения вызова, не считая времени, необходимого для проезда.   

В случае неявки представителя поставщика или если его вызов не обязателен, приемка товара производится с участием:

• представителя другого предприятия, выделенного руководителем этого предприятия;
• представителя общественности предприятия-получателя, который назначается руководителем предприятия из числа лиц, утвержденных решением профсоюзного комитета.

В обязанности созданной  для проведения двусторонней приемки  комиссии входит достоверное определение того, по чьей вине произошла недостача или образовались излишки, установление их размеров. 
 
Результаты приемки товаров оформляются двусторонним «Актом об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей». Он составляется в четырех экземплярах в день окончания приемки. В случае, когда работа по приемке прерывалась, в акте делается соответствующая запись с указанием вызвавших это причин и условий хранения товаров во время перерыва. 
 
При заполнении акта следует иметь в виду, что в нем перечисляются только товары, по которым установлены расхождения. В конце акта делается отметка следующего содержания: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет». 
 
Акт должен быть подписан всеми лицами, участвовавшими в приемке. При этом они вправе удостоверять своей подписью только те факты, которые были установлены с их участием. 
 
Члены комиссии, не согласные с содержанием акта, обязаны подписать его с оговоркой о несогласии и изложить свое мнение. 
 
За подписание акта, содержащего не соответствующие действительности данные, лица, принимавшие участие в приемке товаров, несут установленную законом ответственность. Запись о предупреждении об этом участвующих в приемке должна быть сделана перед их подписями.

 Составление акта в одностороннем порядке допускается только с   согласия поставщика.

Не позднее чем на следующий день после составления  акта он утверждается руководителем  или заместителем руководителя предприятия-получателя.    

Представитель, выделенный для участия в приемке  товаров, должен иметь удостоверение, которое выдается на каждую приемку  в отдельности.       

 После завершения окончательной  приемки товаров должен быть  составлен акт, в котором указывают:  дату и номер, место приемки  и составления акта; время начала  и окончания приемки; наименование получателя и его адрес; фамилию, имя и отчество лиц, участвующих в приемке, место работы и занимаемые должности; дату и номер доверенности на участие в приемке, а также сведения о том, что эти лица ознакомлены с правилами приемки товаров по количеству. В нем следует указать наименование и адрес отправителя (изготовителя), дату и номер телеграфного вызова, дату и номер транспортного документа, счетов-фактур, время доставки груза на склад. Если при поступлении груза был составлен коммерческий акт, то в акте о недостаче товара указывают дату и его номер. Здесь же должны содержаться сведения о том, какой массой или за чьими пломбами отгружены товары; об общей фактической массе и массе, значащейся по документам; о массе каждого места, в котором обнаружена недостача; каким способом определено количество недостающих товаров; каковы точное количество недостающих товаров и их стоимость. Очень важно дать в акте заключение о причинах и месте образования недостачи.   

Если  в процессе приемки товаров выявлены излишки, то в акте следует отразить точные данные о них. Акт о приемке  товаров по количеству должен быть подписан всеми лицами, принимавшими в ней участие, и утвержден руководителем предприятия-получателя не позднее, чем на следующий день после его составления.    

К акту о недостаче или излишках товаров должны быть приложены копии сопроводительных документов, упаковочные ярлыки, этикетки и пломбы тарных мест, в которых установлена недостача, удостоверение представителя, выделенного для участия в приемке, односторонний и коммерческий акты, а также другие документы, которые могут свидетельствовать о недостаче.  
 

2.1Документальное оформление приемки

Поступление товаров  оформляется первичными документами  в количественном и стоимостном  выражении.

Выбор формы первичных  документов зависит от применяемой  в организации системы учетной  документации для регистрации хозяйственных  операций.

Первичные документы должны оформляться согласно требованиям и содержать следующие обязательные визиты:

• наименование документа (формы);
• код формы;
• дату составления;
• содержание хозяйственной операции;
• количественные и стоимостные измерения;
• должности ответственных лиц, личные подписи и их расшифровки, а также печать и штамп организации.

В необходимых случаях  в первичные документы материальной ответственности включены дополнительные реквизиты.

 
  Ответственность за достоверность  и правильность оформления документов, передачу их в установленные сроки в бухгалтерию несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Согласно правилам, установленным  главным архивным управлением, первичные  бухгалтерские документы после  завершения в организациях торговли хранятся три года.

В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел первичные документы сохраняются до вынесения окончательного решения. К первичным документам относят сопроводительные документы.

Учет первичных документов по приходу товаров материально-ответственные лица ведут в «Журнале поступления товаров», где указываются:

• назначение приходного документа;
• его дата и номер;
• характеристика документа;
• дата регистрации документа;
• сведения о поступивших товарах.

 

   Документы необходимые при приемке товаров:

Накладная – документ, в соответствии с которым происходит передача товаров. Накладная в торговой организации может выступать как приходным, так и расходным товарным документом. Выписывает накладную материально-ответственное лицо, когда отпускает товары со склада или принимает их. В накладной указываются:

• номер и дата выписки;
• наименование поставщика и покупателя;
• наименование и краткое описание товара;
• его количество (в единицах измерения), цена;
• общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость отпущенного товара).

 Подписывают накладную  материально ответственные лица, выдавшие и принявшие товар.  Затем она заверяется круглыми  печатями организации поставщика  и покупателя. Количество экземпляров  офрмляемой накладной зависит  от условий получения товара  покупателем, вида организации поставщика, места передачи товара и т.д.

Расходная накладная  – оформляет отпуск товаров со склада оптовой базы. Также используется в магазине при оформлении внутренней переброски товаров с одного подразделения  в другое. В ней указывается:

• отправитель, его адрес;
• покупатель, его адрес;
• кем выдана доверенность и кто получает товар;
• какой товар;
• основание для отпуска, распоряжение;
• номер, дата накладной;
• единицы измерения товаров;
• количество, цена, сумма;
• наименование, артикул, сорт.

Товарно-транспортная накладная - документ учета движения товарно-материальных ценностей; составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую поставку. Служит для расчета с транспортной конторой. В товарном разделе указывают: через кого отпущен товар; номер и дату доверенности; сведения о товаре и таре.

В транспортном разделе  указывают: сроки доставки груза; наименование автопредприятия; номер автомашины, фамилию водителя, фамилию заказчика; вид перевозки; пункт погрузки и разгрузки; сведения о грузе; погрузочно-разгрузочных работах.

Ее выписывают в 4-х  экземплярах:

1-й – грузоотправителю;

2-й – грузополучателю;

3-й и 4-й – автопредприятию.

Ветеринарное  свидетельство - документ, который выдается компетентным органом страны-экспортера и удостоверяет, что живой скот или птица не заражены паразитами и болезнями, а также содержит сведения относительно их происхождения  и вакцинации и другой обработки, которой они подвергались.

Сертификат  качества - один из наиболее распространенных сопроводительных документов, удостоверяющий качество поставляемого товара. Содержит показатели качества, технические характеристики, предусмотренные договором. Выдается обычно предприятием-изготовителем либо экспортером. По требованию покупателя продавец представляет такой сертификат, выданный нейтральной стороной. С.к. составляется в нескольких экземплярах, из которых обычно один следует с грузом, другой предъявляется вместе со счетом и другими документами для оплаты.

Сертификация  соответствия представляет собой действие, удостоверяющее посредством сертификата  соответствия или знака соответствия, что изделие или услуга соответствует  определенным стандартам или нормативно-техническому документу.

Счет – фактура выписывается в тех случаях, когда перечень отгружаемых магазину товаров велик. Этот документ содержит подробное описание и цену товара, номер транспортного документа, сумму счета и иные реквизиты.

ГОСТ

Порядок приемки товаров  и ее документальное оформление зависят:

• от места приемки (на складе поставщика, получателя);
• характеристики приемки ;
• наличия или отсутствия сопроводительных документов;
• как поставлен товар (в таре, незатаренный);
• способа доставки (автотранспортом, по железной дороге).

При поступлении  товаров которые нельзя перевесить без тары, необходимо в момент получения  принять их по массе брутто, после  продажи товаров проверить массу  тары. В случае расхождения фактической  массы тары с трафаретными данными  результаты проверки оформляются актом. Акт о массе тары из под влажных  товаров должен быть составлен немедленно.  

3. Особенности приемки товаров, доставляемых в таре-оборудовании

Приемка товара, доставляемых в таре-оборудовании регулируется инструкцией  «Инструкция об особенностях приемки  товаров народного потребления, доставляемых в таре-оборудовании».

Настоящая инструкция устанавливает особенности приемки товаров народного потребления, доставляемых в таре-оборудовании, материальную ответственность за несвоевременный возврат, порчу и повреждение ее является обязательной для всех производственных объединений, предприятий, снабженческо–сбытовых, торговых и других организаций, использующих тару-оборудование.

Под тарой-оборудованием, на которую распространяется действие настоящей инструкции, понимается техническое средство, предназначенное для укладывания, транспортирования, временного хранения и продажи из него населению товаров методом самообслуживания и соответствующее стандартам или техническим условиям, утвержденным в установленном порядке.

Тара-оборудование должна обеспечивать целостность потребительской  тары при перевозке, хранении и продажи товаров, а также исключать возможные изъятия (хищения) товаров из опломбированной тары-оборудования.

Каждая единица тары-оборудования должна иметь маркировку с указанием  наименования владельца, грузоподъемности и ее массы.

На чехле тары-оборудования указываются наименование владельца и масса чехла.

Тара-оборудование используется для перевозки продовольственных  и непродовольственных товаров.