Отчет по преддипломной практике в ОАО «ЦУМ «Минск»

На организационную структуру  управления оказывают существенное влияние следующий ряд факторов: размер организации и разнообразие осуществляемых ею видов деятельности, технология, человеческий фактор, экономические факторы, организационная культура, естественные факторы, характер деятельности.

Размер организации и разнообразие осуществляемых ею видов деятельности. Чем значительнее размеры организации, тем, при прочих равных условиях в ней больше количество подразделений, многочисленнее и разнообразнее связи между ними, которые необходимо контролировать, а поэтому сложнее организационная структура управления.

Технология. Характер технологии непосредственно воздействует на структуру управления организации. От применяемой технологии зависит число уровней в управленческой иерархии, объем полномочий руководителей первого уровня и соответственно других руководителей. Технология не только влияет на структуру, но и эффективность организации зависит от «соответствия» технологии структуре.

Человеческий фактор. Структура управления не может не находиться под влиянием человеческого фактора – социальной структуры и взаимоотношений между людьми. Так, если в организации не достает лиц с необходимым уровнем образования квалификации, попытка создать то или иное подразделение или должность вряд ли может увенчаться успехом, даже если потребность в них несомненна. И наоборот, они могут быть и не нужными, но, тем не менее, создаются, поскольку кого-то нужно пристроить на хорошее место.

Экономические факторы. Данный фактор является достаточно значимым в системе факторов, влияющих на управленческую структуру организации. Например, сгруппировав сходные виды деятельности в единое подразделение, руководимое одним органом вместо нескольких прежних, можно значительно снизить соответствующие затраты.

Организационная культура. Внутренняя культура организации может оказывать существенное влияние, как формирование структуры управления, так и на ее изменения. Этот фактор может повлиять на предпочтения, например централизации или децентрализации.

Естественные факторы. Такие факторы могут оказывать воздействие на структуру управления. К ним относят географические или природно-климатические. Например, их воздействие проявляется в территориальном рассредоточении подразделений и оторванности от центрального руководства, а также в экстремальном характере условий их деятельности.

Характер деятельности. Структура управления во многом определяется характером деятельности входящих в организацию подразделений. Для производственных организаций она будет совсем иной, чем для научных.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Руководитель  от торгового предприятия: Капур Д.Ю.  

15 января.

3.  Информационное обеспечение коммерческой работы

Коммерческая  информация – это сведения о сложившейся ситуации на рынке товаров и услуг. Информация бывает первичная – данные, полученная для решения конкретной исследуемой проблемы. К ней относятся письменные, телефонные запросы, переговоры с постоянными покупателями. Также в ЦУМе к первичной информации относится посещение выставок, товарных бирж, ярмарок, осмотр предприятий поставщиков. Также информация бывает вторичной – это данные, собранные для других целей, существующие независимо от исследуемой проблемы. К ней относятся адресные книги, отраслевые справочники, каталоги, проспекты, рынок товаров и биржевая документация, газеты, зарубежный опыт.

Также коммерческая информация бывает внешней – статистические данные, публикации в СМИ, законы, данные о состоянии рынка; и внутренней – это различные материалы, документы универмага – сведения о товарообороте, затраты на продажу товаров, товарные запасы, прибыль, затраты на рекламу и т.д.

В центральном универмаге коммерческая информация имеет следующую  классификацию:

1. По функциям  управления:

• коммерческая
• планово-экономическая
• бухгалтерская
• кадровая
• статистическая
• плановая

2.  По характеру  поступления:

• систематизированная
• несистематизированная

3. По стабильности:

• условнопостоянные
• переменные

4. По насыщенности

• достаточная
• недостаточная

5. По стадиям образования:

• первичная
• вторичная

6. По способу  получения:

• телефонная
• почтовая
• курьерская
• с помощью телеграфа или факса

 

Требования, предъявляемые к коммерческой информации в универмаге: точность, оперативность, доступность, однозначность, экономичность. Любая коммерческая информация должна быть тщательно отобранной и объективной.

 

Коммерческая  тайна – преднамеренно скрываемая по коммерческим соображениям информация о различных сторонах производственной, хозяйственной, управленческой, научно-технической и другой деятельности предприятия, охрана которой обусловлена интересами конкуренции.

В ЦУМе к коммерческой информации относят: методы и способы  управления предприятием; методы управления финансами предприятия; новые технологии; прогноз доходов и расходов, прибыли; сведения о дебиторах и кредиторах; сведения о конкуренции на рынке; информация о сбыте; рационализаторские предложения; поставщики товаров, сырья; закупочные цены и места закупки; договоры с поставщиками.

Для обеспечения  защиты коммерческой информации в ЦУМе предпринимаются следующие меры:

1. Строгий контроль  за допуском персонала к секретным  документам.

2. Назначение  ответственных лиц и наделение  их должными полномочиями.

3. Инструкции  по работе с секретными документами.

4. Контроль за  письменными обязательствами и неразглашение коммерческой тайны.

5. Ведение системы  морального и материального поощрения  сотрудников, имеющих доступ к  информации.

 

Средства  защиты:

К  документам, содержащим важные сведения, допускаются  только проверенные работники. Количество экземпляров – строго ограничено, число копий – учитывается. Также применяется физическая защита (замки, сейфы), различные административные меры (пропускной режим, служба безопасности).

 

Можно сказать, что в ОАО «ЦУМ-Минск» система  защиты коммерческой тайны была комплексной, гибкой и динамичной. Она соответствовала законодательству страны.

Однако после  введения специального закона небольшая

часть ранее  скрываемой информации стала доступной  потребителю, желающему узнать о  товаре необходимую информацию, например,  поставщики товаров, закупочные цены, места закупки; договоры с поставщиками и покупателями.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Руководитель  от торгового предприятия: Капур Д.Ю.

18 января

4. Организация хозяйственных связей торгового предприятия

Работа товароведа:

1. Определяет  требования к товарам, а также  соответствие их качества стандартам, техническим условиям, заключенным  договорам и другим нормативным  документам.

2. Осуществляет  контроль контроле за выполнением  договорных обязательств, поступлением и реализацией товаров.

3. Принимает  участие в подготовке данных  для составления претензий на  поставки некачественных товаров  и ответов на претензии заказчиков.

4. Контролирует  наличие товаров на складах.

5. Осуществляет  связь с поставщиками и потребителями и оформляет документы на отгрузку и получение товаров в соответствии с утвержденными планами.

6. Участвует  в разработке и внедрении правил  по материально-техническому обеспечению,  сбыту, контролю качества товаров,  организации их транспортировки  и хранения.

7. Ведет оперативный  учет поступления и реализации  товаров.

8. Контролирует  своевременность отгрузки возвратной  тары.

9. В необходимых  случаях ведет розыск непоступивших  грузов.

10. Участвует  в проведении инвентаризаций, изучает  причины образования излишних сверхнормативных материальных ресурсов и "неликвидов", принимает меры по их реализации.

11. Осуществляет  контроль за соблюдением правил  хранения товаров на складах,  подготовкой товаров к продаже.

12. Оформляет  необходимые документы, связанные  с поставкой и реализацией продукции, составляет отчетность по установленным формам.

 

Хозяйственные связи – это совокупность норм и правил, определяющих порядок установления взаимоотношений между предприятиями и организациями в процессе оптовых закупок и продажи товаров.

Хозяйственные отношения между партнерами и  универмагом регулируется по договору на базе следующих правовых норм гражданского законодательства:

1. Гражданский кодекс РБ;
2. Законы РБ о предприятии, о предпринимательстве;
3. Закон об аренде;
4. Хозяйственный процессуальный кодекс РБ;
5. Постановления национального банка РБ;
6. Положение о поставках товаров в РБ.

 

Юристами сведена  к минимуму возможность возникновения конфликтных дел и правонарушений. Это достигнуто путём проводимой правовой экспертизы всех договоров, заключаемых в универмаге. В течение года правовой экспертизе подвергается более 1500 договоров и оформляется свыше 400 протоколов разногласий.

Закупочную деятельность можно разделить на следующие этапы:

1. преддоговорные операции: изучение рынка товаров и услуг, спроса, анализ хозяйственных связей и источников поступления товаров, отбор нужной информации, определение источников финансирования закупок, разработка проектов договоров.
2. закупочные операции: заключение договоров на поставку товаров, согласование ассортимента товаров, своевременные расчеты за купленные товары.

заключительные  операции: учет и контроль договоров  поставки, исковая работа, управление

3. товарными ресурсами.

На предприятии  существует и ярмарочная, и внеярмарочная  формы закупки товаров. Ярмарки  проводятся в среднем 3-4 раза в год.

Все вопросы, касающиеся установления договорных отношений  с поставщиками и обеспечения  бесперебойного снабжения предприятия необходимыми товарами, рассматривает коммерческий отдел. Именно он регулярно учувствует в ежегодно проводимых оптовых ярмарках, где рассматривает и обсуждает условия по закупке товаров (ассортимент, условия оплаты и другие, не менее важные вопросы). На таких ярмарках, в большинстве случаев, заключают договора на поставку товаров с отечественными предприятиями-изготовителями, которые уже приобрели опыт работы, а также с некоторыми российскими  поставщиками. Общая сумма заключенных на оптовых ярмарках сделок составляет около 43,4 млрд. руб.

Хозяйственные связи между предприятиями и  центральным универмагом формируются:

1. На основе  прямых договоров между поставщиками.

2. Через свободную  куплю-продажу.

3. С помощью  оптово-посреднеческих фирм.

4. Через ярмарки.

 

Роль хозяйственных  связей в универмаге:

1. Установление  оптимальных финансовых отношений  с    поставщиками.

2. Правовое регулирование  хозяйственных взаимоотношений.

3. Организация  оптовых закупок товаров, продажа  товаров.

4. Обеспечение  выполнения договорных обязательств и имущественная ответственность за их несоблюдение.

5. Работа по  заключению хозяйственных договоров.

 

 

 

Руководитель  от торгового предприятия: Капур Д.Ю.

        19 февраля

5.  Порядок заключения договоров

Договор – это  документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения. Договоры поставки, купли-продажи, а в некоторых случаях договоры комиссии или поручения являются основными документами, определяющими права и обязанности сторон и полностью, регулирующими отношения, связанные с поступлением товаров в торговые предприятия.

Согласно Гражданскому кодексу республики Беларусь, договор  считается заключенным, если между  сторонами в требуемой форме  достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Существенными являются условия о предмете договора, условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной  из сторон должно быть достигнуто соглашение. К существенным условиям договоров поставки относят условия о цене и качестве товара, цель приобретения товара, определения срока исполнения обязательств по расчетам за поставленные товары по договору.