Информационные технологии в современной пресс-службе

       Указанные  достоинства интернет-технологий  не всегда позволяют преодолеть  многочисленные ограничения, складывающиеся  под влиянием целого ряда факторов. Во-первых, в российских условиях  самой серьезной проблемой остается  узость и специфический профиль  аудитории интернет-пользователей.  Во-вторых, нерешенность правовых  аспектов приводит к распространению  интернет-технологий, не соответсвующих  гражданскому, а часто и уголовному  кодексу, что наносит урон общей  практике работы в области сетевых связей с общественностью. В-третьих, очень острой остается проблема внедрения интернет-технологий, которая связана с отсутствием устоявшихся стандартов качества и недостатком квалифицированных специалистов в этой новой и достаточно сложной области.

          Стремительное развитие технологий, обеспечивающих создание так называемой «информационной сети», открывают широкие возможности для активизации организационной политики в области PR и управления коммуникациями. С появлением информационной сети любая организация получает возможность выйти на международный информационный рынок, что наилучшим образом можно проиллюстрировать на  примере использования Интернета.

        Любое мероприятия или событие – это информационный повод, который привлекателен тем, что заставит о себе говорить и писать. В сети Интернет наиболее значимые события попадают в основном с помощью пресс-релизов и новостей на страницы корпоративных сайтов и специальных новостных изданий. Любую информацию, как и в печатных средствах массовой информации, можно подать так, как это будет более всего выгодно и удобно заинтересованному лицу.

       Таким  образом, рассматривая информационные  технологии в сфере связей  с общественностью, внимание стоит уделять не только традиционным методам PR, но и современным ресурсам, таким как технологии сети Интернет. Для формирования полноценноq информации общественности, стоит использовать комплексный подход в работе со средствами массовой информации.

ГЛАВА II. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В СОВРЕМЕННОЙ ПРЕСС-СЛУЖБЕ

1.  Использование информационных технологий в современной пресс-службе

       Организация процесса передачи информации общественности напрямую связана с использованием компьютерных технологий при помощи технических средств или инструментов сети Интернет.

Основная цель ведения  деятельности связей с общественностью  в организации – это создание внешней и внутренней  социально-политической среды, благоприятствующей успеху предприятия, и обеспечение необходимого поведения  этой среды в отношении фирмы. Деятельность коммуникации в организации  может вестись по нескольким направлениям, ориентированным на различные  группы общественности, но в каждом случае при обязательном использовании информационных технологий.

 Ключевыми направлениями  деятельности пресс-службы являются  предоставление материалов, на основе  которых готовятся статьи, репортажи,  коммуникация по запросам прессы  или предложениям информационных  услуг, мониторинг СМИ, распространение  информации о деятельности организации,  рекламные кампании, проведение  социологических исследований, организация  конференций, семинаров и презентаций. 

Большей частью при организации  работы отдела пресс-центра процесс  подготовки связан с формированием  документов или использованием программного обеспечения. Знание компьютерных технологий обработки текстовой и графической информации – это первый из нужных в работе технологических приемов. Работа специалиста пресс-центра бессменно связана с использованием электронных таблиц и графических редакторов.

Создание информационного  банка данных, отражающих деятельность организации, а также многие другие работы требуют знакомства с технологиями создания, информационного наполнения, редактирования баз данных. Все возрастающие возможности компьютера по хранению больших объемов информации требуют  навыков как создания баз данных, так и управления ими.

Связи с общественностью  невозможны без проведения совещаний  и конференций, выставок, брифингов и других массовых мероприятий, которые зачастую объединяют одним понятием – презентация. Элемент презентации есть в любом воздействии на любую аудиторию, и умение использовать компьютер при проведении презентаций также является необходимым элементом профессиональной подготовки специалиста пресс-центра. Специалист должен уметь создавать электронные файлы презентаций, быстро редактировать их при необходимости и грамотно использовать эти технические возможности для воздействия на аудиторию.

При подготовке  презентации, как информационного носителя, для  мероприятия в рамках деятельности пресс-центра используется программное  обеспечение Microsoft PowerPoint. Данная технология позволяет визуально представлять аудитории товар, услугу, новость, отчет в формате информационных слайдов. Презентация используется с разными целями, но всегда с одной задачей – представить аудитории информацию согласно поставленным целям. При подготовке презентации стоит уделить внимание нескольким этапам, которые позволяют представить информацию в полноценном виде. В первую очередь необходимо задать вид презентации, то есть выбрать направление работы, так как отчет о положении организации или материал по продаже товара будут по определению разниться. Далее следует определение стиля презентации, что определяет формат выдачи информации. Завершающим этапом являются параметры презентации, то есть ее название, содержание, необходимость отображение тех или иных графических изображений.

Помимо использования  выше представленного программного обеспечения Microsoft PowerPoint специалистом пресс-центра также используются иные информационные технологии. При подготовке социологических или маркетинговых исследований используется Microsoft Excel, при формировании количественных показателей того или иного исследования. Программа Microsoft Word связана с разработкой всевозможных PR-документов.

Наряду с традиционными методами работы в области связей с общественностью, все большее значение приобретают технологии, основанные на использовании возможностей, предоставленных глобальной сетью Интернет. Интернет с точки зрения специалиста по связям с общественностью в первую очередь следует рассматривать как новый канал коммуникации, при этом Интернет принадлежит к разряду искусственных электронных каналов коммуникации. Появление искусственных каналов коммуникации, постоянное увеличение их количества и усложнение технических способов передачи информации, а также падение роли естественных каналов можно считать зафиксированными историческими тенденциями. Основной причиной появления искусственных каналов коммуникации является растущая потребность людей в общении в условиях дифференцирующегося общества. Простейшая ситуация, требующая использования искусственного коммуникационного канала, связана с территориальной удаленностью участников коммуникационного процесса. В условиях информационного общества наибольшее значение имеют не расстояние, а сложность и объем передаваемой информации. Однако Интернет это не только новый канал коммуникации, но и место хранения информации. Глобальная сеть – это всемирный архив или общедоступная библиотека, выполняющая важнейшую функцию передачи социальной информации от поколения к поколению. Более того, Интернет является первым действительно глобальным каналом коммуникации. Это связано не только с техническими параметрами, но и с феноменом новой социальной организации.

        Использование Интернета в качестве канала массовой коммуникации предполагает учет как положительных, так и отрицательных факторов. Интернет-СМИ на сегодняшний день являются одними из самых дешевых, мобильных и оперативных средств массовой коммуникации. Так, например, затраты на издание обычной газеты на порядок выше, чем на издание виртуальной газеты, а ее оперативность наоборот на порядок ниже электронной версии. Более того, интернет-СМИ являются, возможно, самыми независимыми источниками информации из всех существующих на сегодняшний день. Дело в том, что правовые аспекты их функционирования не урегулированы ни в одной стране мира. Более того, учитывая глобальный характер Интернета, правовая регламентация размещения информации в Сети представляется крайне сложной задачей. Поэтому возможности государственного контроля за деятельностью Интернет-СМИ по сравнению с традиционными сильно ограничены.

     Интернет-технологии в деятельности пресс-служб выполняют ряд важных функций.

Самое большое распространение получила электронная почта. В индустриально развитых странах электронная почта, вытеснив факсы, стала основным каналом передачи деловой информации для организаций различного профиля. В этом нет ничего удивительного, так как преимущества электронной почты очевидны каждому, кто хотя бы раз в жизни ей пользовался. К текстовым сообщениям из основной части электронных писем можно присоединять дополнительные файлы, содержащие различную информацию.

    Очевидно, что  в результате перевода обычной  почтовой переписки, осуществляемой  в целях связей с общественностью,  на электронную основу можно  добиться существенной экономии. В первую очередь это касается  организаций, ведущих широкую  международную переписку или  нуждающихся в распространении  своих фотографий.    Электронная  почта уже сегодня широко используется  специалистами по связям с  общественностью в таких целях,  как предоставление ответов на  запросы заказчиков, распространение  информации внутри организации,  рассылка информационных сообщений  подписчикам, участие в дискуссионных  клубах и осуществление связи  с журналистами.  
      В последнее время в Интернете очень большое распространение получило такое явление как «спам» или распространение рекламных сообщений по электронной почте без согласия получателя. Каждый пользователь Интернета наверняка сталкивался с тем, что на его почтовый адрес приходят самые неожиданные и разнообразные рекламные сообщения, в большинстве случаев ни в коей мере не соответствующие его интересам и ожиданиям. Иногда «спама» становится столько, что приходится отказываться от этого почтового адреса. Авторитетные специалисты в области интернет-рекламы указывают, что самое важное различие между e-mail-маркетингом и собственно спамом, в том, что «настоящий e-mail-маркетинг требует, чтобы вы получили явное разрешение от ваших потенциальных клиентов на рассылку сообщений».

     Корпоративный  интернет-сайт является еще одним  важнейшим инструментом работы  специалиста по связям с общественностью  в глобальной Сети. При этом  очень важно отметить, что, согласно  сложившейся мировой практике, именно  на PR-специалистов возлагаются обязанности  по подготовке и написанию  информационного содержания корпоративных  вэб-сайтов. При работе над содержанием  вэб-сайта нужно всегда помнить,  что самым ценным на сайте  является уникальная информация. Об этом же говорит и статистика  посещений интернет-ресурсов.

     Практика функционирования  корпоративных вэб-сайтов показывает, что наибольшее распространение  получили следующие типовые информационные  блоки или разделы стандартного  вэб-сайта: 

• история организации;
• обращение к посетителям сайта от первого лица организации;
• профиль деятельности, услуги и продукция организации;
• анонсы проводимых организацией мероприятий;
• часто задаваемые вопросы и ответы на них;
• раздел публикаций информации об организации в СМИ;
• обратная связь.

     Различными авторами отмечается, что на вэб-страницах и в других компьютерных сообщениях очень распространены ошибки и неточности. Возможно, этот феномен имеет место в связи со спешкой и кажущейся легкостью написания таких текстов. Поэтому очень важно уделять размещаемой на сайте информации самое пристальное внимание. Потому что ошибки и неточности мгновенно становятся достоянием широкой общественности и зачастую наносят непоправимый урон деловой репутации организации.

Специалистами выделяется три  уровня развития корпоративных вэб-сайтов.

     На начальном уровне вэб-сайты представляет собой виртуальные визитки, содержащие основную информацию о деятельности организаций. Объем информации на сайтах начального уровня ограничивается несколькими страницами, а обновление происходит от случая к случаю. Вэб-сайты в формате виртуальной визитки создаются в основном в рекламных целях и фиксируют присутствие организации в глобальной сети Интернет.

     Второй уровень развития связан с тем, что на корпоративных вэб-сайтах появляются дополнительные элементы портала. На этом уровне объем информации значительно увеличивается, возрастает роль средств обратной связи и межгрупповой коммуникации. Специалисты по связям с общественностью при помощи корпоративных вэб-сайтов с элементами портала стараются создать интернет-сообщество или несколько интернет-сообществ. Корпоративные вэб-сайты с элементами портала, являясь универсальным источником отраслевых знаний, рассчитаны на различные группы заинтересованных пользователей и, таким образом, по преимуществу являются каналами групповой коммуникации.

      Корпоративные вэб-сайты в формате интернет-порталов являются высшей ступенью их развития, поскольку они содержат универсальную информацию самого широкого спектра и включают в себя массу таких дополнительных сервисов как, например, общественно-политические новости, электронную почту, поисковую систему, услуги хостинга, прогноз погоды, курсы валют и т.п. Интернет-порталы нацелены на общение с массовыми аудиториями, и в связи с этим их создание и поддержка требуют от организаций весьма больших финансовых и организационных усилий.