Организация приемки, хранения и отпуска материальных ресурсов на базах и складах и ее совершенствование

Хранение товаров  на складе подразумевает следующие технологические операции:

• отправка в помещения кладовых (охлаждаемых камер) и укладка их на хранение;
• текущее наблюдение за состоянием хранящихся товаров;
• обеспечение бесперебойной и качественной работы холодильных установок;
• поддержание необходимых санитарно-гигиенических условий в помещениях, предназначенных для хранения (температурный режим и влажность воздуха, соответствующие специфике отдельных видов продукции).

Скоропортящиеся продукты должны храниться в охлажденных  камерах и шкафах с соответствующей температурой воздуха и влажностью. Очень важно обеспечить надлежащее "товарное соседство". Так, раздельно друг от друга должны находиться товары легко воспринимающие запахи (кондитерские изделия, сливочное масло и др.) и с острым запахом (копчености, сельдь, сыры и т.п.), легко впитывающие влагу (сахар, мука и т.п.) и с высоким содержанием влаги. Для этого на складах, реализующих продовольственные товары, проводится их группировка по режиму и условиям хранения, распределение в складских помещениях с учетом среднего срока хранения.

Большинство продовольственных  товаров в процессе хранения несут  потери в количестве и качестве по естественным причинам (усушка, распыление, вытекание и т.п.). Эти потери регламентируются соответствующими нормами естественной убыли. Должно быть обеспечено строгое соблюдение установленных для отдельных товаров предельных и гарантийных сроков их хранения, определенных соответствующими нормативно-техническими документами.

 Подготовка товаров  к продаже включает проверку  целостности упаковки, распаковку  товаров из внешней тары, установление  наличия маркировочных данных  и определение качества после  хранения.

Быстрая разгрузка транспорта и приемка поступившего товара является одной из первых задач, стоящих перед работниками склада. Скорость выполнения разгрузочных операций зависит от наличия и применения необходимого оборудования (авто - и электропогрузчиков, грузовых тележек и т.п.) и четкой организации работ.

Ключевым понятием, которое нужно использовать при организации разгрузочных и других складских операций, является грузовая единица. Она представляет собой некоторое количество товаров, которые погружают, транспортируют, выгружают и хранят как единую массу, и которая своими параметрами связывает технологические процессы на различных участках логистической цепи в единое целое.

Существенными характеристиками грузовой единицы являются соответствие ее размеров транспортному средству и способность к сохранению целостности и первоначальной геометрической формы в процессе осуществления транспортировки и последующих операций. Согласованные размеры грузовых единиц и оборудования для их обработки позволяют эффективно использовать материально-техническую базу различных участников логистического процесса на всех этапах движения материального потока. Если зарубежный поставщик отправляет фуру, загруженную стандартными коробками на деревянных поддонах, склад должен быть оборудован погрузчиками, чтобы быстро разгрузить товар и правильно его разложить.

Таким образом, внутрискладской технологический процесс составляет совокупность технологических операций по разгрузке, перемещению, распаковке, приемке, размещению, укладке, хранению и отпуску товаров. Количество и характер складских операций зависит от ассортимента, физико-химических свойств, условий приемки и отпуска товаров, степени механизации и автоматизации операций и других факторов.

1.3. Укладка товаров на хранение

Итак, товар  выгружен и доставлен к месту  приемки. Ошибочно полагать, что процесс  приемки заключается в пересчитывании грузовых единиц и сверке с накладной. Прежде всего, для приемки существуют определенные сроки, которые зависят от условий договора, от упаковки товара, от его свойств и особенностей и даже от способов доставки.

Правильно приемка должна осуществляться следующим образом. Товары, поступившие в поврежденной упаковке или без нее, принимаются в момент получения от поставщика или в момент вскрытия опломбированных (разгрузки неопломбированных) транспортных средств. Товары, с упаковкой которых все в порядке, по весу и количеству мест принимаются в те же сроки, а товары при вскрытии упаковки - по количеству товарных единиц в каждом грузовом месте, (но не позднее 10 дней с момента получения товара.)

При приемке грузов от транспортных фирм в соответствии с действующими правилами перевозок грузов следует убедиться в наличии на транспортных средствах или контейнерах пломб отправителя или пункта отправления, их исправности, оттисках на них, состояния транспортных средств или контейнеров. Снятые пломбы необходимо сохранить до момента окончания приемки и оприходования товаров. Кроме того, нужно проверить, соблюдались ли правила перевозки, обеспечивающие предохранение груза от порчи и повреждения (укладка груза, вентилирование, температурный режим и т.п.).

В процессе приемки сверяются  фактические параметры поступившего груза с данными товарно-сопроводительных документов (товарно-транспортных накладных, счетов-фактур, инвойсов и т.п.). Товар идентифицируется либо по этикеткам, расположенным на упаковке, либо путем считывания штрих-кода с помощью переносных сканеров (или другим способом).

Полученный  товар по "правильной" технологии необходимо не просто свалить в ближайшем  углу склада, а правильно разместить. При большом ассортименте складируемого товара необходимо создать надлежащие условия и режим хранения, сократить потери, повысить эффективность использования складских площадей. Нужно помнить, что впоследствии придется быстро отыскивать нужный товар для отгрузки его покупателю.

Существуют  два вида укладки: штабельная и стеллажная. Штабельная укладка целесообразна  для хранения больших партий однородных товаров (например, мониторов и т.п.). Для обеспечения свободной циркуляции воздуха штабель укладывают на поддоне. Между штабелями и потолком оставляют свободное пространство. Высота штабеля определяется характером товара, видом тары, высотой складского помещения, предельной нагрузкой на 1 кв. м площади пола и поддона, степенью механизации труда на складе.

Штабель должен быть устойчивым, иначе он может  разрушиться, испортить тару, вызвать рассыпание, повреждение товара и даже послужить причиной несчастного случая. Устойчивость штабеля достигается способами его укладки: прямая укладка, в перекрестную клетку, в обратную клетку.

Прямая укладка  применяется для грузов, упакованных  в ящики одинакового размера. Каждый верхний предмет кладется на нижележащий и в плане их расположение совпадает. Укладка в перекрестную клетку применяется для ящиков различных размеров: грузы верхнего ряда укладывают поперек грузов нижнего ряда. В обратную клетку, как правило, укладывают товары, упакованные в мешки: каждый следующий ряд мешков кладут на предыдущий в обратном порядке. Ряд штабеля может состоять из трех, пяти или восьми мешков.

Самый удобный  и прогрессивный способ укладки  грузов - стеллажный. Такой способ создает  хорошие условия для повседневного  оперативного учета товаров и наиболее рационального использования емкости склада. Возможность повреждения тары и потери товаров от давления верхних рядов на нижние исключается, каждое тарное место или поддон с грузом равномерно омывается циркулирующим воздухом. Следует помнить, что размещать быстро обращающиеся товары лучше на нижнем уровне стеллажей, принцип "подальше положишь - поближе возьмешь" здесь не работает.

После того как  товар занял надлежащие места  на полочках или на свободном пространстве, его маркируют. Коды мест хранения товаров - необходимые элементы автоматизированной системы поиска, перемещения и укладки грузов - заносят в базу данных.

Коды эти  вводятся при поступлении товара и указываются при распечатке листа комплектации (маршрутной карты). Затем шаблон приходного ордера с обозначением кодов ячеек (местоположения), в которых размещен товар, передается для ввода информации о размещении товаров в базу данных, заполняются карточки складского учета и окончательно оформляются приходные документы.

Заключительная стадия складского технологического процесса - отпуск товара. Этот процесс включает операции:

• отбор товаров с мест хранения (комплектация);
• подготовку к отпуску (упаковку, окантовку, маркировку и т.п.);
• оформление документов на отпуск;
• отправку по назначению (доставку) либо отгрузку.

При оформлении маршрутной карты (комплектации заказа) нужно иметь в виду, что товары для комплектации всегда должны быть указаны в последовательности местоположения, а не в последовательности их нумерации. Однородные товары лучше отбирать вместе, в одной распечатке.

Работники склада, получив лист комплектации (маршрутную карту), производят отборку товаров  с мест хранения. По окончании процесса комплектования партии и урегулирования возможных несоответствий, упаковки, заполнения упаковочных листов, лист комплектации передается для завершения стадии подготовки к отгрузке, маркировки отгружаемых грузовых мест и ввода соответствующей информации в базу данных. После оформления документов товар отгружается со склада.

Главное правило любого заведующего складом: ничто не может покинуть помещения склада, если не остается документов, подтверждающих это и подписанных лицом, забирающим товар.

Научно-техническая  революция не обошла стороной и сферу  информационных систем, предназначенных для автоматизации процессов и управления такими комплексами. Эти системы называются WMS (Warehouse Management System). В зависимости от сложности процессов и оборота на складах используются те или иные WMS, отличающиеся гибкостью, полнотой функционала и, конечно, ценой. Большим спросом на рынке пользуются продукты компаний SAP, Infor и многих других. За весьма короткий срок при грамотном менеджменте и верно настроенной WMS, собственные затраты можно сократить в разы, повысить качество поставляемого сервиса и выйти на новый более высокий уровень продаж.

Сегодня существует масса компьютерных программ, автоматизирующих оформление документов и вообще все  складские операции. Обычно эти программы  являются частью комплексов по управлению предприятием. Автоматизация обеспечивает единство товаропотоков, то есть создает сквозные логистические цепочки. Ведь для организации важно не просто "забить склад", а сделать это наиболее рационально: оптимизировать поступление и отгрузку товара, поддерживать достаточные складские запасы, рассчитывать финансовые возможности и факторы колебания спроса. Хорошие программы позволяют анализировать статистические данные и делать на их основе прогнозы.

Компьютерные  программы позволяют, зная параметры и физические характеристики подлежащего упаковке товара, определить размеры потребительской упаковки, размеры транспортной тары и рекомендуемые варианты установки груза на поддон. Транспортнику или экспедитору программы помогают, зная типоразмеры отгружаемого товара или количество грузовых единиц, осуществить оптимальную загрузку конкретного транспортного средства или оптимальное размещение на складском пространстве. Все это снижает затраты на обработку груза.

Кладовщицы, роющиеся в бумажках и по полчаса заполняющие  накладные, - это уже анахронизм. Современные системы управления позволяют руководителю фирмы в реальном времени видеть всю картину движения товара на своем предприятии. В некоторых областях бизнеса (например, в службах курьерской доставки) весь процесс товародвижения вообще "вынесен" в Интернет. Каждый отправитель груза со своего компьютера может при помощи Интернета увидеть, где в данный момент груз находится: на каком континенте, в каком сортировочном узле, какие стадии оформления он прошел.

1.4. Сроки хранения товаров

Сроки приемки товаров по качеству могут быть предусмотрены договором поставки либо установлены стандартами или техническими условиями для отдельных видов товаров. Во всех остальных случаях приемка товаров по качеству и комплектности проводится в следующие сроки:

• при иногородней поставке - не позднее 20 дней, а скоропортящихся товаров - не позднее 24часов после выдачи товаров органом транспорта или поступления их на склад получателя при доставке поставщиком или при вывозе получателем;
• при поставке в пределах одного населенного пункта - не позднее 10 дней, а скоропортящихся товаров - 24часов после поступления их на склад получателя.

Приемка считается  произведенной своевременно, если проверка качества и комплектности товаров  окончена в установленные сроки.

1.5. Режим хранения товаров

На складе необходимо создать такие условия для  правильной и своевременной приемки  товаров по качеству, при которых  обеспечивалась бы сохранность товаров  и предотвращалась их порча. Следует  своевременно проверять средства испытания  и измерения, которыми определяется качество товаров, и следить за их исправностью.

Помимо рационального  размещения товаров на складе, необходимо создать оптимальные условия для их хранения. С этой целью следует постоянно следить за температурой и влажностью воздуха внутри помещений склада и поддерживать их на уровне, установленном стандартами и санитарными правилами для отдельных групп товаров. Причем, нельзя допускать их резких перепадов. Контроль за температурой воздуха осуществляют при помощи термометров или универсальных блочных систем дистанционного контроля, представляющих переносные приборы, при помощи которых в течение 3-4 минут можно определить температуру в 12 точках хранилища.