Организация разработки и принятия управленческих решений

Отсутствие надежной системы контроля и как следствие эффективной обратной связи может привести организацию к кризисной ситуации. Отсутствие эффективной обратной связи стало причиной краха многих крупных и мелких организаций.

Если принятое ранее решение оказалось недостаточно эффективным или ошибочным, то именно хорошо отлаженная система контроля может позволить своевременно это установить и внести коррективы в действия организации.

Хорошо отлаженная система контроля своевременно выявляет проблемы. Это справедливо и для решений, содержащих элемент риска. Точно так же именно система контроля позволяет выявить те положительные аспекты и сильные стороны, которые определились в организации при осуществлении ее деятельности.

 

1.2  Особенности  организационных систем управления, определяющие процесс разработки  управленческих решений. Законы управления

 

Если в качестве объекта управления рассматривать коллективы людей, то такая система может считаться организацией. Другими словами, организация – группа людей, деятельность которой сознательно координируется для достижения общей цели. Группа людей представляет собой организацию при выполнении ряда условий:

• если состоит, по крайней мере, из двух человек, которые считают себя частью этой группы.
• если имеет одну цель, которую принимают как общую все члены группы.
• если состоит из людей, которые сознательно работают вместе, чтобы достичь желаемой для всех цели.

Организация может быть различной сложности, причем, сложность организации определяется сложностью поставленных перед ней целей.

Организационная система включает в себя:

• орган управления (управляющая подсистема), который осуществляет процесс управления;
• объект управления (управляемая подсистема), который осуществляет реализацию задачи. [5]

Процесс управления организацией представляет собой одноразовый/многоразовый/непрерывный процесс выработки управленческих воздействий и передачи их подчиненным объектам управления для исполнения и достижения целей организации.

организационные системы управления являются наиболее сложными для исследования системами и имеют следующие особенности:

• возможность самостоятельного формирования целей и способность к самоорганизации;
• необходимость учета в процессе управления многочисленных политических, социальных и экономических факторов.;
• высокая неопределенность входных данных, невозможность прогнозирования всех факторов, влияющих на процесс управления и низкая эффективность применения математических моделей для принятия управленческих решений;
• объективный характер процесса управления, и связанные с этим ошибки при формировании целей и расходования ресурсов на их достижения, поскольку основную роль при принятии решений и организации их управления принадлежит человеку;
• большое число и разнообразие связей и отношений между органами управления и отдельными руководителями, отсутствие четких границ между управляющей системой и объектом управления, имеющими огромную иерархическую структуру;
• ориентация на определенной социальной потребности [5].

Всякая система функционирует на основании определённых взаимодействий законов управления.  

Рисунок 1 Структура элементов системы управления [14]

 

Законы управления.

Всеобщий закон управления гласит, что все системы управляемы.

 

Рисунок 2 Потоки управления [19]

 

Общие законы управления:

• закон сохранение и превращение энергии - Управленческое воздействие всегда ведет к результату;
• закон адекватности воздействия в природе системы - чем точнее стимул соответствует сущности системы, ее свойствам тем с большей вероятностью воздействие приведет к ожидаемым результатам;
• закон жизненного цикла - любая система проходит этапы зарождения, бурного роста, постепенного роста, стабильности, кризиса, упадка, спада;
• закон объективности субъективизма - субъект пытается быть объектом по отношения к объекту, но ему не всегда это удается;
• закон субъективности восприятия эффективности управления - сколько субъектов столько и мнений об объекте;
• закон эффективного управления - эффективность управленческого воздействия, качества результата, зависит от качества управления, а качество управления от компетентности управленца;
• закон компетентности управленца - требует непрерывных усилий обучения и накопления опыта;
• закон актуальности или совершенности применения методов управления (и использование методов);
• закон ошибочной вариации;
• закон экономичности управления - чем точнее выбран метод, тем достижение ожидаемого результата не только более вероятно, но и обходится дешевле, это означает, что система легче реагирует на воздействие и менее инертна по отношении к нему.

Частные законы управления:

• свойства системы нельзя познать, основываясь только на знаниях свойств ее элементов. У любой имеется обще системные свойства;
• от перестановки элементов системы ее свойства изменяются;
• действие закона перехода количества в качество - ограничивается неопределенностью необходимого для перехода количества и слабой предсказуемостью момента перехода;
• поведение системы нельзя прогнозировать на основе знания только ее свойств без учета факторов внутри среды;
• каждая система уникальна и нельзя подходить к конкретной системе только с общей меркой или на основе знаний о другой;
• организация способна приспосабливаться изменениям внешней и внутренней среды, но не до бесконечности и не абсолютна;
• для большой сложной живой системы не существует адекватных моделей, которые могли бы полностью описать данную систему и прогнозировать ее поведение;
• любая система всегда находится в состоянии напряженности, но внешний наблюдатель не может со 100% вероятностью знать состояние объекта.

 

 

Специфические законы:

• закон соответствия социального содержания управления, его целей, форм и методов отношениям и формам собственности, свойственных закон единства и целостности систем управления;
• закон сохранения пропорциональности и оптимальной соотносительности всех элементов системы управления;
• закон зависимости, эффективности решения задач управления от объема использования информации;
• закон соответствия потребляемого и располагаемого времени при решении задач управления;
• закон единства и соподчиненности критериев эффективности, используемых в процессе управления;
• закон совместимости технических средств и систем управления соподчиненных и взаимодействующих систем.
• закон соответствия содержания и форм прямой и обратной связи в системе управления организационной системы экономической природе отношений между ее подсистемами и ее элементами;
• закон единства действий законов управления. [9]

Вывод главы 1

Общепринятые и специфические законы менеджмента при организации управленческих решений, представленные выше, дают четкое представление и понимание того, что любая деятельность в фирме, направленная на организацию решения управленческих задач и проблем несут комплексный и обобщенный характер.

 

 

 

 

 

Глава 2 Организация процесса разработки и выполнения управленческих    решений в сфере торговли и услуг

 

2.1  Структуризация функций управления

 

Под управленческой структурой организации понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их развитие и функционирование как единого целого.

В рамках структуры протекает управленческий процесс, между участниками которого распределены функции и задачи управления. Структура управления включает в себя все цели, распределённые между различными звеньями, связи, обеспечивающие координацию по их выполнению. Структура управления оказывает огромное влияние на все стороны управления, т.к. связана с ключевыми понятиями менеджмента - целями, функциями, процессом, механизмом функционирования, полномочиями людей.

Элементами структуры управления являются:

• Звено - должность или подразделение.
• Связи. Структура управления характеризуется наличием связей между её элементами.
• Уровни управления. Обычно существует иерархия (пирамида) управления с дифференциацией по рангу командной власти, компетенции принятия решений, авторитету, положению.

Функции определяют содержание управленческого труда, которые необходимо выполнять менеджерам, чтобы достичь целей организации. Исходя из перечня функций, можно установить виды работ, которые должны выполнять менеджеры в процессе своей деятельности. К ним относятся:

• установление целей для организации в целом, для ее подразделений или отдельных работников;
• разработка и формулирование генеральной линии развития организации;
• создание условий для достижения поставленных целей;
• стимулирование активности работников, координирование их действий и контроль за выполнением заданий. [15]

Разделение управленческого труда можно рассматривать в функциональном, структурном и технологическом аспекте.

С точки зрения структурного разделения труда в процессе управления менеджеров подразделяют по уровням и сферам деятельности - специальным функциям. Вертикальное разделение труда менеджеров (по уровням) позволяет выделить высший, средний и первичный уровни управления.

Руководители высшего уровня управления принимают важнейшие для организации решения, определяют стратегию ее поведения и развития. Главными задачами руководителей высшего уровня являются:

• определение видения, миссии и целей развития организации;
• установление стратегических целей и направлений развития организации;
• разработка и проведение политики развития ключевых подсистем организации: производства продукции (услуги), маркетинга, научных исследований и нововведений и т. д.;
• разработка финансовой и инвестиционной политики;
• вопросы социального развития и управления персоналом;
• управление подсистемами, обеспечивающими координацию, контроль и оценку деятельности подразделений и организации в целом. [7]

Руководители среднего уровня координируют и контролируют работу менеджеров более низких уровней. В больших организациях руководителей среднего уровня бывает достаточно много, поэтому они сами могут подразделяться по уровням. Руководители среднего уровня часто возглавляют крупные подразделения организации. Характер их работы в большей мере определяется содержанием работы подразделения, чем организации в целом.

Руководители первичного уровня (операционные руководители) - это организационный уровень, находящийся непосредственно над исполнителями. Младшие менеджеры обычно непосредственно отвечают за выделенные ресурсы, такие как сырье, материалы, оборудование. Они распределяют производственные задания, организуют их выполнение, осуществляют контроль за работой подчиненных.

Разделение труда по специальным функциям (горизонтальное разделение труда) предполагает выделение функциональных подсистем в управлении. Например, управление финансами, управление сбытом готовой продукции и так далее.

Технологическое разделение труда учитывает виды и сложность выполняемых работ. По этим критериям в аппарате управления выделяют три категории работников: руководители, специалисты и служащие (технические исполнители).

1. Руководители. Их главной функцией и главным отличием от других категорий работников управления является принятие решений по всем вопросам, относящимся к их компетенции.
2. Специалисты различных профессий - инженеры, технологи, экономисты, юристы и т. д. Их главной задачей является квалифицированная проработка конкретных вопросов, решения по которым принимают руководители. При этом они собирают и обрабатывают необходимую информацию, производят различного рода расчеты.
3. Служащие (технические исполнители) осуществляют информационное обслуживание аппарата управления, то есть получают, осуществляют первичную обработку, передают, обеспечивают хранение деловой информации, необходимой для осуществления управления. К техническим исполнителям относятся: секретари, машинистки, работники канцелярии и др.
4. Таким образом, управление представляет собой сложный и многогранный процесс реализации взаимосвязанных функций, которые органически связаны с элементами управленческой структуры. [4]

 

2.2 Централизация и децентрализация процесса разработки решений

 

В некоторых организациях высшие руководители принимают все решения, а управляющие низшего уровня лишь выполняют их директивы. В других организациях процесс принятия решении перемещается вниз к руководителям, наиболее тесно связанным с конкретными проблемами, по которым принимаются решения. Первый случаи известен как централизация, второй - как децентрализация.

Термин «централизация» относится к степени сосредоточения принятия решений в одних руках, что связано только с формальной властью, т. е. с правами, которыми наделено определенное лицо в организации. Чем больше организация, тем более сложные решения она принимает. Многие фирмы сталкиваются с необходимостью принимать оперативные решения в связи с поведением конкурентов, изменением потребностей клиентов, поступающими жалобами потребителей или работников. В случае, когда скорость принятия решений критическая, необходимо прибегнуть к определенной децентрализации. Однако децентрализовать - это не значит отменить контроль. Контроль должен быть настолько эффективен, чтобы децентрализованные действия можно было бы правильно оценить [16].