Проектирование информационной технологии работы склада организации

 

 

                                 1.4. Основные бизнес-процессы склада

 

 

Бизнес-процесс это цепочка действий, которые приводят к какому-либо результату. Термин «бизнес-процесс» используют в отношении процессов, которые осуществляются на предприятии. Например, производство - это бизнес-процесс, результатом которого является товар.

Согласно концепции логистики: между производством и транспортом, транспортом и потребителями всегда должны быть складские объекты, предназначенные для сглаживания неравномерных циклов производства, потребления и функционирования различных видов транспорта. Исходя из этого определения, можно выявить определенные бизнес-процессы характерные для складского хозяйства.

Склад выполняет функции по хранению, учету и контролю движения материально-технических ресурсов, поступающих на предприятие, и готовой продукции. Эти функции складское хозяйство должно выполнять качественно, в установленные сроки и с минимальными затратами. Эти три показателя и являются собственно критериями функционирования складского хозяйства.

• создание запасов сырья, полуфабрикатов или готовой продукции;
• преобразование материальных потоков;
• упорядоченное хранение и подготовка к использованию в процессе продвижения потоков от производителя к потребителю;
• обеспечение логистического сервиса в системе делового обслуживания, который складывается из: повышения ритмичности и синхронности производства и работы транспорта; улучшения использования территорий предприятий; снижения простоев транспортных средств и совокупных логистических расходов; высвобождения работников от непроизводительных погрузочно-разгрузочных и складских работ и т. д. Сохранение качества продукции для дальнейшего ее использования по назначению.

Эффективное управление операциями складирования  может осуществляться только при  соответствующем уровне информационного  обеспечения на всех стадиях операций.

В складской информационной системе  могут учитываться следующие основные операции, связанные с товародвижением:

• отслеживание этапов транспортировки груза,
• приход товара на склад;
• автоматическая приемка товара по количеству, весу и другим параметрам с использованием технологии штрихового кодирования;
• маркировка товара этикетками;
• оптимизация размещения товара внутри склада с использованием различных алгоритмов;
• учет хранения товара для различных систем складирования;
• внутрискладские перемещения;
• прием заказа от клиента и подборка заказа и подготовка отгрузочного листа;
• отслеживание возвратов и рекламаций; 
  

Следует вывод, что ключевыми свойствами бизнес-процесса являются взаимосвязанная  совокупность действий, определяемая отношениями, мотивами и ресурсами внутри объекта, ради общих интересов с целью получения конкретного результата.

Существуют два основных подхода  к проектированию систем управления предприятием и информационных систем их поддержки, а именно структурный и процессный. 
Первый подход основан на использовании организационной структуры компании, когда проектирование системы идет по структурным подразделениям. Технология деятельности в этом случае описывается через технологию работы структурных подразделений, а взаимодействие структурных подразделений через модель верхнего уровня. 
Главным недостатком структурного подхода является привязка к организационной структуре, которая очень быстро меняется, поэтому приходится часто вносить изменения в проект информационной системы. 
Процессный подход ориентирован на сам процесс. Как правило, основных процессов на предприятии немного, и они, в отличие от организационной структуры, меняются реже.

 

2. Характеристика  обеспечивающих элементов объекта  проектирования

 

                                  2.1. Информационное обеспечение предприятия

 

Эффективное управление операциями складирования может осуществляться только при соответствующем уровне информационного обеспечения на всех стадиях операций. Информационное обеспечение может выполняться традиционными методами с использованием различных структур и форм документооборота, ведущегося в той или иной степени вручную.

Программный продукт «1С: Предприятие 8». Технологическая платформа 1С: Предприятие 8 является прикладной проблемно-ориентированной средой разработки приложений. Состав прикладных механизмов 1С: Предприятия ориентирован на решение задач автоматизации учета и управления предприятием. Использование проблемно-ориентированных объектов позволяет разработчику решать самый широкий круг задач складского, бухгалтерского, управленческого учета, расчета зарплаты, анализа данных и управления на уровне бизнес-процессов.

Прикладное решение создает  единое информационное пространство для  отображения финансово-хозяйственной  деятельности предприятия. Четко разграничивается доступ к хранимым сведениям, а также возможности тех или иных действий в зависимости от статуса работников.

Для эффективного управления всеми  складскими операциями, персоналом и  оборудованием предполагается использовать подсистему «Логистика». Эта подсистема позволяет оптимизировать все выше перечисленные бизнес-процессы данного  предприятия. А именно:

• оптимизировать использование складских площадей;
• сократить затраты на складское хранение;
• уменьшить время, затрачиваемое на проведение всех складских операций;
• уменьшить количество ошибочных складских операций;
• повысить точность и оперативность учета товаров;
• избежать потерь, связанных с критичностью сроков реализации продукции и сырья;
• уменьшить затраты на заработную плату складских работников.

 

При разработке решения «1С: Предприятие 8» учитывались современные международные методики управления предприятием MRP II, CRM, SCM, ERP, ERP II и другие. Обеспечена высокая надежность и производительность прикладного решения, масштабируемость, построение территориально распределенных систем, интеграция с другими информационными системами. Продукт поддерживает работу с различными типами оборудования: принтерами, сканерами штрих-кода, радио-терминалами сбора данных.

Ниже приведу будущие основные функции системы.                                                                        Это топология склада и учет товаров. Программа позволяет вести учет по произвольному количеству зон в нутрии склада. Учитывая, что каждая зона склада состоит из ячеек. Каждая ячейка имеет свой адрес, габариты и максимальный вес. Учет товаров производится по ячейкам, паллет и дополнительным характеристикам. В системе реализован учет товара в разрезе единиц.

Для каждой единицы хранения задаются габариты, вес и объем. Кроме этого предусмотрена возможность учета товара в разрезе партий, сроков годности, сертификатов и серийных номеров. Учет конечных дат реализации продукта есть одна из важных проблем складского хозяйства предприятия.

При проведении складских операций контролируется вместимость ячеек и паллет по объему, количеству и весу.

Важной особенностью системы можно  выделить подготовку склада к приемке и размещению товара. Планирование позволяет:

• ввести в систему информацию о товаре или штрих-код;
• распечатать этикетки на товар и паллеты;
• подготовить складские площади для приема товара;
• подготовить паллеты;
• привлечь дополнительных сотрудников.

 

После завершения процесса приемки система дает заключение о планируемом и фактически принятым. Автоматически формируются задания на размещение товара в зоне хранения. Задаются индивидуальные правила размещения. Это еще один плюс в работе пищевого предприятия. Входящее сырье должно пройти ветконтроль.

Операция отбор и отгрузка товара схожа с операцией прима. Информация о планируемой отгрузке заносится в базу данных и хранится в системе. На основании этой информации может быть инициирован отбор продукции со склада. Можно задать различные правила отбора:

• отбор по партиям;
• отбор по срокам годности;
• отбор при максимизации складского места и минимизации времени отбора;
• отбор с учетом рейтинга ячейки;
• штучный или паллетный отбор;
• отбор с подпиткой активной зоны отбора.

 

Сборка. Операция сборки предполагает сбор заказа из комплектующих и упаковка товара.

Инвентаризация. Очень важный фактор работы склада. Возможность проведения инвентаризации без остановки технологического процесса, возможно только благодаря системе. Постоянный пересчет товара во время рабочего цикла позволяет полностью избежать остановки работ. Предусмотренны следующие типы инвентаризации:

• определенной товарной позиции на складе;
• инвентаризация всех товаров;
• пустых ячеек.

 

Управление ресурсами. Задача любого склада рациональное управление людьми и техникой. Для каждого работника можно установить его статус. В зависимости от статуса работник получает или теряет возможность те или иные операции. Очень легко отследить время затрачиваемое на проведение назначаемых операций. Следовательно, управлять мотивацией труда. 

 

 

                    2.2. Документационное и методическое обеспечение склада

 

 

Основные нормативные документы, регламентирующие порядок приемки, размещения на хранение и отпуск продукции:

• договор поставки;
• счет – фактура;
• товарная книга;
• инструкция о приемке продукции по количеству и качеству;
• заказ - заявка;
• товарно – транспортная накладная;
• упаковочный ярлык;
• пропуск на въезд и выезд с предприятия;

Накладные от внешних поставщиков  являются основанием для оприходования продукции на складе, то есть основой для создания приходных накладных.

Приходная накладная предназначена  для учета поступающей на склад  продукции.                      В случае получения продукции ненадлежащего качества изготовителю направляется уведомление о вызове. В уведомлении о вызове, направляемом изготовителю, указывается: наименование продукции, дата и номер счета-фактуры или номер транспортного документа, если к моменту вызова счет не получен; основные недостатки, обнаруженные в продукции; количество продукции ненадлежащего качества или некомплектной продукции.

Унифицированные формы первичной  документации по учету продукции  включают:

Доверенность: применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении продукции. Например, водитель – экспедитор выступает в качестве такового лица, при погрузке товарно-материальных ценностей.

Приходный ордер – документ, служащий для приемки и оприходования продукции, поступающей от поставщиков. Оформляется сотрудниками склада, выписывается на основании расчетных и других сопроводительных товарно-транспортных документов поставщиков.

Акт о приемке материалов – применяется  для оформления приемки продукции, имеющей расхождения по количеству и качеству, а также расхождения по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика. Данный акт составляется также при приемке продукции, поступившей без документов. Акт служит юридическим основанием для предъявления претензии поставщику.

Требование-накладная применяется для учета движения продукции внутри организации между материально ответственными лицами различных структурных подразделений.

Ведомости использования лимитов применяются при оформлении отпуска материалов на производство требованиями, а также возврата из производства. Данные ведомости составляются для контроля над отпуском материалов в пределах лимита.

Карточка учета материалов:

• применяется для учета движения продукции на складе по каждому сорту, виду и размеру продукции;
• заполняется на каждый номенклатурный номер продукции;
• ведется материально ответственным лицом.

Карточки учета материалов выпускаются  бухгалтерией по мере поступления приходных  документов и в соответствии с  номенклатурой материалов и передаются материально ответственным лицам  под расписку в реестре вместе с приходными документами для осуществления сортового учета.

Реквизиты Акта о несоответствии продукции:

• наименование получателя, составившего акт, и его адрес;
• дата и номер акта, место приемки продукции и составления акта, время начала и окончания приемки продукции. В случаях, когда приемка продукции произведена с нарушением установленного срока;
• фамилия, имя и отчество лиц, принимавших участие в приемке продукции по количеству и в составлении акта, занимаемые должности, дата и номер документа о полномочиях представителя на участие в приемке продукции, а также указание о том, что эти лица ознакомлены с правилами приемки продукции по количеству;
• наименования и адреса отправителя и поставщика;
• дата и номер телефонограммы или телеграммы о вызове представителя отправителя;
• дата и номер счета-фактуры и транспортной накладной;
• реквизиты отправителя или перевозчика, за чьим весом или пломбами отгружена продукция, отметка об исправности пломб и содержание оттисков в соответствии с действующими на транспорте правилами; общий вес продукции – фактический и по документам; вес каждого места, в котором обнаружена недостача, фактический и по трафарету на таре;
• способ определения количества недостающей продукции;
• другие данные, которые, по мнению лиц, участвующих в приемке, должны быть указаны в акте для подтверждения недостачи;
• точное количество и стоимость недостающей продукции;
• заключение о причинах и месте образования недостачи.