Совершенствование закупочной деятельности организации

Брутто-потребность переводится  затем в нетто-потребность, при  этом учитывается:

• наличный запас;
• плюс заказанные материалы и уже запланированное собственное производство;
• минус уже предназначенный для предыдущей серии продукции заказ.

На основе данных расчетов определяю время выполнения заказа. Это время с момента подачи заказа до момента поставки продукции.

Преимущество применения методики планирования потребности  в материалах заключается в том, что закупки и производство планируются, исходя из потребности в конечном продукте.

Если спрос потребителей колеблется, следует пользоваться методом  сглаживания таких колебаний. Применение этого метода целесообразно в  случаях регулярно повторяющихся колебаний спроса на конечный продукт.

Сглаживание достигается  сравнением фактического потребления  в предшествующем периоде и прогнозными значениями, рассчитанными для этого же периода:

Прогноз на новый период = Прогноз на предшествующий период + АХ(фактическое потребление в  предшествующем периоде - прогноз на предшествующий период)

Весомость цифр в отдельные  периоды корректируется с помощью  так называемого фактора «а», значение которого находится в пределах от 0 до 1. Чем больше «а», тем весомее влияние ближайших прошедших периодов и метод более подходит для оценки фактического потребления.

В логистике используются и другие методы определения потребности  в материалах как-то: детерминированный, стохастический и эвристический.

Первый используется, когда  известны определенные период выполнения заказа и потребность в материалах по количеству и срокам. Второй - когда  основой для расчета является математико-статистические методы, дающие ожидаемую потребность. С помощью третьего метода потребность определяется на основе опыта работников.

Все рассмотренные методы имеют свои достоинства и недостатки. Выбор зависит от: профиля фирмы, возможностей заказчика, типа изделий, наличия и вида складов и системы  контроля запасов.

1.2.3 Определение  метода закупок

Выбор метода закупок зависит  от сложности конечного продукта, от состава комплектующих изделий и материалов.

Основными методами закупок  являются:

• оптовой закупки;
• регулярной закупки мелкими партиями;
• закупки по мере необходимости и различные комбинации перечисленных методов.

У каждого метода есть свои преимущества и недостатки, которые  необходимо учитывать, чтобы сберечь время и сократить издержки.

Закупка товара одной партией. Метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки). Его преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки. Недостатки: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

Регулярные закупки мелкими  партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течении определенного периода.

Преимущества таковы: ускоряется оборачиваемость капитала, так как  товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку. Недостатки: вероятность заказа избыточного количества; необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.

Ежедневные (ежемесячные) закупки  по котировочным ведомостям. Такой метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро используемые товары.

Котировочные ведомости  составляются ежедневно (ежемесячно) и  включают следующие сведения:

• полный перечень товаров;
• количество товара, имеющегося на складе;
• требуемое количество товара.

Преимущество: ускорение  оборачиваемости капитала; снижение затрат на складирование и хранение; своевременность поставок.

Получение товара по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:

• количество не устанавливается, а определяется приблизительно;
• поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;
• оплачивается только поставленное количество товара;
• по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

Преимущества: отсутствие твердых  обязательств по покупки определенного количества; ускорение оборота капитала; минимум работы по оформлению документов.

Закупка товара с немедленной  сдачей. Сфера применения этого метода - покупка нечасто используемых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости. Товар заказывается тогда, когда он требуется, и вывозится со складов поставщиков.

Недостаток этого метода - в увеличении издержек, связанных  с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, измельченностью заказов и множеством поставщиков.

 

 

 

 

 

 

 

2 ОФОРМЛЕНИЕ И  ПОЛУЧЕНИЕ ЗАКАЗА

2.1 Выбор поставщика

Процедура получения и  оценки предложений от потенциальных  поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными являются: конкурсные торги и письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

Конкурсные торги (тендеры) - распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводят в случае, если предполагается закупить на большую денежную сумму или предполагается наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем.

Проведение тендера включает следующие этапы:

• реклама.
• разработка тендерной документации.
• публикация тендерной документации.
• приемка и вскрытие тендерных предложений.
• оценка тендерных предложений.
• подтверждение квалификации участников торгов.
• предложение и присуждение контракта.

Организация Конкурсных торгов - сложная и многоплановая работа.

Другим вариантом процедуры  получения предложения от потенциального поставщика могут быть письменные переговоры меду поставщиком и потребителем.

В процессе письменных переговоров  потребитель получает официальное  предложение на поставку товаров  от потенциального поставщика. Это  может быть организовано 2 способами. Первый - когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции свои предложения (оферты). В отличие от конкурсных торгов, где формы предложений строго определены, оферты могут иметь различную форму и содержание. Обычно они включают следующие реквизиты: наименование товара; количество и качества товара; цену; условия и срок поставки; условия платежа; характеристику тары и упаковки; порядок приемки-сдачи.

Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием  срока действия оферты, в течение  которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа равноценно отказу покупателя от поставки.

Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она  может высылаться неограниченному  числу потенциальных покупателей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.

При втором способе организации  письменных переговоров - инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получения оферты. В запросе указывается все необходимые реквизиты, кроме цены, которая появится в ответном предложении.

Оценка предложений, поступивших  к потенциальном потребителю  может вестись разными способами. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурсных торгов, или более свободная процедура.

2.2 Основные требования, предъявляемые к поставщику

Имеется два основных критерия выбора поставщиков:

1) стоимость приобретения продукции или услуги;

2) качество обслуживания.

Стоимость приобретения включает в себя цену продукции или услуг  и не имеющую денежного выражения  прочую стоимость.

Качество обслуживания включает в себя качество продукции или  услуги и надежность обслуживания. Под надежностью обслуживания понимается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами в течение заданного промежутка времени и вне зависимости от могущих возникнуть недопоставок, нарушений сроков поставки и т.д. надежность можно оценить через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя.

Кроме основных критериев  существует еще ряд дополнительных: удаленность поставщиков от потребителей; риск забастовок у поставщика; наличие у поставщика резервных мощностей и др.

Для сбора информации, необходимой  для применения перечисленных критериев, требуется использование разнообразных  источников информации. Ими могут  быть например: собственные расследования; местные источники, такие, как действующие  на данной территории юридические лица или «осведомители» официальных органов; банки и финансовые институты; конкуренты потенциального поставщика; торговые ассоциации; информационные агентства; государственные источники.

В отборе источников информации следует руководствоваться правилами:

Нельзя ограничиваться одним  источником информации, в независимости  от объема и глубины предоставляемой  им информации.

Как минимум один из используемых источников должен быть независимым.

Окончательный выбор поставщиков  производится лицом, принимающим решение, и может быть полностью формализован.

2.3 Документальное оформление заказа

В условиях рыночной экономики  использование большинством фирм сложившихся  ранее документов во многих случаях  уже не удовлетворяет современным требованиям. Относительно ведения документации по закупкам руководителям соответствующих целесообразно разработать стандартные бланки, в которых рекомендуется включить:

• Название документа.

В целях выделения бланка заказа среди других документов необходимо обозначить его словами «Заказ»  или «заказ на поставку».

• Порядковый номер.

Порядковый номер используется в документах, прилагаемых к копии  заказа. Кроме этого, номер поможет быстро отыскать нужный документ.

• Название и адрес компании.

Эти сведение информируют  поставщика о том, с кем ему  предстоит иметь дело, куда поставлять товар и куда посылать счет.

• Ответственность за заказ.

В бланке заказа указывается  должностное лицо, с которым поставщик  может выяснить все вопросы, связанные  с заказом. Желательно, чтобы им был  человек, стоящий у истоков заказа. Это поможет поставщику при необходимости найти конкретного человека для решения своих проблем.

• Дату, наименование и адрес поставщика.
• Сроки поставки и количество поставляемых товаров.
• Описание товаров.
• Адрес поставки.

В случая когда адрес поставки отличается от основного адреса фирмы, названного в бланке заказа.

• Цена.
• Расчетный счет.

Зарубежные фирмы, кроме  самых мелких, используют, как правило, 4 экземпляра заказа. Для облегчения работы они окрашены в разные цвета.

Экземпляр 1 (белый) - отправляется поставщику.

Экземпляр 2 (розовый) - отправляется в финансовый отдел, подтверждает передачу заказа и является основанием для  оплаты счета.

Экземпляр 3 (голубой) - оправляется  в отдел МТС. По нему отдел проверяет соответствие количества и качества товара, означенных в бланке заказов и транспортной накладной, и уведомляет отдел закупок и финансовый отдел о совершившейся поставке.