Этапы организации пресс-конференций

Содержание.

Введение

1. Теоретические основы организации и проведения мероприятия

1.1 Основные этапы организации пресс – конференции.

                      1.2 Техническое сопровождение пресс-конференции

2. Сценарий пресс- конференции

Заключение

Список использованной литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

Актуальность  темы обусловлена тем, что в наше время успех любого предприятия не может быть без проведения презентаций, участия в выставках, организации собственных пресс – конференцийU, поэтому сейчас актуальна правильная организация таких мероприятий.

Однако из – за Uотсутствия нужного количества специалистов в этой сфере,  такие мероприятия часто не имеют должного успеха, или вообще считаются провальными. Так же практически отсутствует специальная учебная литература по данной теме, и человеку приходится буквально по крупицам собирать необходимую информацию.

Цель курсовой работы: развить умения организовывать мероприятия интересные для участников и организаторов.

Задачи исследования:U

1. Рассмотреть понятия и сущность организации и проведения мероприятия;
2. Составить программу организации и проведения конференции.

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Теоретические основы организации и проведения мероприятия.
1. Основные этапы организации пресс – конференции.

Пресс-конференция  позволяет  продвинуть сообщение или новость  по многочисленным каналам связи. Современная  пресс конференция сочетает в себе газеты, журналы, телевизионные СМИ и интернет.

 Основная задача пресс-конференции  – это донести своё сообщение  до целевой аудитории под нужным  углом. Для этой цели нужно  выбрать правильные каналы связи.  К примеру, государственные органы  редко приглашают на свои пресс-конференции  представителей оппозиционных СМИ,  потому что те могут интерпретировать  их послание некорректно. Кроме того, представители медиа должны пользоваться уважением и доверием широких масс, иначе доверие к их новостям также будет невысоким.

Основная цель любой пресс-конференции  – это распространение сообщения  на максимальную аудиторию людей. Чем  больше журналистов освещает событие, тем лучше. С другой стороны, некоторые  пресс-конференции проводятся для  ограниченного числа СМИ, чтобы  придать им оттенок элитарности. Процесс организации данного  события очень трудный и предполагает длительную работу со всеми участниками  мероприятия.

1. Выбор места и времени проведения.

Благодаряпресс- конференции, можно заявить о своих бизнес проектах, озвучить новости компании.U Лучшие дни: вторник, среда, четверг. Почему не подходит понедельник - и так понятно. Пятница не подходит потому, что материал уже не попадает в субботний, самый тиражный и читаемый, выпуск газет. Во вторничный выпуск он тоже, скорее всего, не попадет, так как уже не будет новостью. Лучшее время - вторая половина дня. Только не слишком поздно. Ибо пресс-конференция только для компании - событие. Для журналиста – это обычная работа. Никто не хочет работать допоздна, задерживаться на работе или же работать в выходные.

Прежде назначением дня, следует убедиться, что в этот день не будет происходитьболее масштабноесобытие, все журналисты, скорее всего, будут там. Если даже день и время выбраны удачно, на количество журналистов в зале может повлиять выбранное вами место проведения.

1. Приглашение СМИ.

Первое приглашение нужно послать за неделю, второе за 3 дня до пресс-конференции. Не следует экономить: пусть их разнесет курьер и передаст "лично в руки". Не позднее, чем за сутки нужно сделать контрольный обзвон. Во-первых, таким способом можно узнать, получено ли вообще приглашение, во-вторых, напомнить о себе, в конце концов, можно рассчитать, сколько участников следует ждать.

Для начала потребуются имена  людей, с которыми будем общаться при проведении своей кампании паблисити. Если у нет постоянного контакта с прессой, лучше начать с создания базы данных. Нужно составить анкету из следующих вопросов:

- Название издания (канала)

- Адрес (фактический)

- Номер телефона, факса, E-mail

- Дни выхода (для ТВ - время выхода)

- Фамилия, имя, отчество главного редактора (генерального директора)

- Контактные лица

Можно разослать эту анкету по СМИ в виде факса, либо попросить кого-то из сотрудников редакции ответить на них по телефону. Полученные данные заносим в компьютер. Этот список придется постоянно корректировать. Следует стараться контактировать с одними и теми же сотрудниками СМИ. Возможно, со временем, с кем-то из них сложатся дружеские отношения, и он будет проталкивать наши материалы.

На пресс – конференцию Uможно пригласить и нежурналистов, самое главное, что бы они понимали всю специфику деятельности компании.Они могут даже задавать вопросы и направлять ход пресс-конференции в нужное русло.

Пресса нетерпелива. Только самыетерпеливые могут сюрприза, который им приготовили. Остальные же будут пытаться раньше всех получить информацию. Но у этого есть плюс - материал может быть опубликован еще до события. Нужно использовать эту возможность, поэтому фирме должна быть четко отработана процедура ответа на звонки журналистов. Должен быть назначен сотрудник, который может и полномочен на эти вопросы отвечать. Сотрудники с партизанским прошлым, прошедшие допрос, но не выдавшие боевых товарищей, в этом случае, не подходят. На каждый звонок должен следовать немедленный ответ. Трубку "горячего телефона" следует брать, как "Uгорящую путевку": как можно скорее. Если после третьего звонка никто трубку не взял, это считается признаком непрофессионализма. Впрочем, четвертого звонка можно уже и не услышать.

2. Составление пресс - релиза

Имея  пресс-релиз, журналист, лишь добавив от себя немного, имеет готовый к употреблению репортаж. Более того, он сможет опубликовать его, не приходя на пресс-конференцию. Организаторам же своя выгода: у вас есть гарантия, что события, даты и имена не будут искажены, а главная мысль будет передана адекватно.

Первый абзац пресс-релиза называется "лид". Его лучше выделить курсивом. В нем должна быть сразу сообщена вся важнейшая информация. Каждый последующий параграф будет сообщать читателю уже менее важные данные. Редакторы газет тоже люди: если для пресс-релиза в газете будет слишком мало места, они отрежут последние абзацы. Поэтому самое важное изложите вначале. Далее следует писать все в порядке убывания значения. Девять советов при подготовке пресс-релиза:

1. Следует поставить две даты (первая: когда написан текст, вторая: желательная дата выхода «в свет»
2. Нужно указать контакт обратной связи (имя, телефон человека, к которому можно обращаться с вопросами)
3. Придумать заголовок
4. Пресс-релиз лучше напечатать на фирменном бланке
5. Следует печатать на одной стороне листа
6. Оставлять поля
7. Печатать с двойным интервалом

Пресс – релиз должен быть:

1) Кратким и ясным

2) В нем должны использоваться простые слова

3) Убедительным: факты и цифры

4) Естественным в изложении

Для достижения ясности, предложения  не должны содержать более одной  идеи. Средняя длина предложения - не более 20 слов. Оптимальная длина  предложения 12-15 слов.

Удачным ритмом считается  чередование предложений разной длины (длинное - короткое - очень короткое - немного длиннее).

Для оценки ясности и понятности текста используют метод оценки «читабельности»  текста (индекс туманности) Fi:

 

Fi = (Nws + Nwt)*0, 4, где

 

Nws- среднее число слов в предложении

Nwt- среднее число слов длиной три слога и более

Чем меньше значение Fi, тем читабельней текст.

Сейчас мало журналистов, которые сделают бесплатную рекламу. Если пресс-релиз будет похож на рекламный материал, одно из двух: либо над Вами посмеются, либо утром Вы получите по факсу счет за размещение. Пишите о проблемах читателей. Подавайте нужную Вам информацию в таком ключе, чтобы было видно, каким образом эти факты повлияют (лучшим, конечно же, образом) на их жизнь. Будем откровенны: здесь определенных натяжек не избежать. При этом помните, что журналисты тоже читатели.

Заголовок должен привлекать внимание. Его следует писать, когда  материал готов. Скажу больше, он должен быть с материалом связан. Не пожалейте  времени на него. Часто именно интересный заголовок определяет успех всего  материала.

В идеале, текст должен занимать не более одной страницы. Лучше приложить логотип фирмы, или фото. Редакции теперь экономят на штатных фотографах, присланная картинка имеет большие шансы быть опубликованной. Значит, замеченной читателями.

3. Прием гостей

В группу по приему и регистрации  гостей назначаются коммуникабельные и приветливые сотрудники. Группа должна  размещаться за столом с надписью "Регистрация участников" у входа.

 Основные функции группы:

• Приветствие пришедших гостей
• Регистрация гостей
• Выдача комплектов раздаточных материалов и сувениров
• представление (если это необходимо) директору предприятия, или ответственному за проведение пресс-конференции
• указание дороги в конференц-зал

Для журналиста или другого представителя СМИ пресс-конференция начинается тогда, когда он отправляется по указанному в приглашении адресу. Понятно, что место встречи он непременно найдет. Однако от того, как долго он будет искать, зависит настроение журналиста, которое, в свою очередь, может отразиться на характере материала. Исходя из этого следует изготовить указатели: объявления на входе в здание, где будет проходить пресс-конференция с обозначением этажа и комнаты; стрелки с текстом "пресс-конференция" внутри здания, таблички на двери пресс-конференционного помещения и указатели "регистрация" на столе, где фиксируется прибытие журналистов. Так же нужно повесить табличку "гардероб", особенно если он расположен не на виду.

На груди каждого сотрудника должен висеть бейдж, с именем фамилией и указанием должности.

Каждый журналист должен получить максимум информации в письменном виде, для упрощения процесса написания  будущих материалов.

Такой набор может включать в себя:

1. Пресс-релиз
2. Информационный листок об официальных лицах, которые будут выступать
3. Копии речей, произнесенных на пресс-конференции
4. Буклет о компании или о спонсоре события
5. Фотографии

Все это укладывается в  специальную папку с двумя  кармашками. Можно ее напечатать по заказу, можно наклеить на обычную  папку стикер с логотипом компании. В одном из кармашков - визитная карточка. Основной элемент такого комплекта - буклет. Он, обычно, включает короткие сведения об организации (история создания фирмы, главные направления деятельности, будущие планы). Следует положить также, если есть, копии предыдущих статей. Это поможет сделать журналистам расширенный материал.

На стол, за которым будут  сидеть участники, нужно поставить таблички. Фамилия, имя, отчество ньюсмейкеров должны быть указаны полностью, достаточно крупно и повторены на обратной стороне (чтобы он без труда смог найти свое место за столом).

На стене за столом участников следует повесить логотип компании, в этом случае он с наибольшей вероятностью попадет в поле зрения видеокамер. Даже если камер нет - его стоит повесить. Невнятная ксерокопия не годится. Его нужно сделать на заказ и размером не меньше, чем 40х60 см.

Желательно каждого участника  обеспечить:

Микрофоном, бутылкой минеральной воды, стаканом, бумагой и ручкой для записей

4. Встреча ньюсмейкеров

«Ньюсмейкеры» или «хедлайнеры» - это те люди, которые будут отвечать на вопросы журналистов.

Встречать их нужно у входа в здание. Так же нужно предусмотреть помещение, где они могли бы присесть перед началом, выпить чашку кофе, поговорить с организаторами. Необходимо четко прояснить продолжительность вступительной речи (речей), последовательность выступлений, количество времени, отводимого на вопросы-ответы. Такая обстановка поможет снять напряжение, установить первичный контакт между ньюсмейкером и ведущим, настроиться на нужную волну.

В президиуме должно сидеть как можно меньше человек, что бы это не было похоже на торжественную встречу.

Распределение ролей  на пресс-конференции

Ньюсмейкер и ведущий. Рольньюсмейкера предполагает ответственность за информацию, как таковую. Роль ведущего ответственность за процедуру ведения пресс-конференции. Ведущий приветствует собравшихся, представляет участников, регулирует поступление вопросов, следит за регламентом, и, наконец, прерывает деловую часть, чтобы пригласить всех на фуршет. Часто на эту роль приглашают профессиональных актеров или тамаду. Хорошо, если у них уже есть опыт участия в бизнес-акциях, плохо, если нет.

Открытие пресс - конференции

Открытие пресс – конференции  можно задержать на 5 – 10 минут, за это время подтянутся опоздавшие, однако, если задержать на 15 минут  и более аудитория начнет раздражаться.

Планируемая продолжительность - 30-60 минут. К исходу часа внимание журналистов  ослабевает, ощущение солидности постепенно утрачивается. Поэтому, даже если вопросы  не иссякли, имеет смысл прекратить пресс-конференцию искусственно. Но сделать это нужно искусно, без грубостей. Пусть все участники еще раз почувствуют уважение.

По завершении пресс-конференции  или в перерыве, организаторы обычно устраивают для приглашенных журналистов  и репортеров кофе-брэйк (коктейль, фуршет и т. п.). Цель данного мероприятия – вовсе не налаживание дружеских контактов с представителями агрессивно настроенных СМИ, а создание неформальной обстановки для более эффективного общения руководителей и специалистов компании с представителями СМИ и деловых кругов.