Понятие презентации и пресс-тура в связях с общественностью

     - выбор маршрута пресс-тура и определение ответственных за проведение мероприятия на каждой из запланированных остановок;

     - составление списка приглашаемых журналистов, исходя из базы данных СМИ, а также предыдущих контактов с представителями прессы;

     - составление программы пресс-тура с учетом всех предыдущих пунктов;

     - рассылка предварительного пресс-релиза (анонса), а затем более подробного пресс-релиза (новостного) в СМИ;

     - уточнение по телефону окончательного списка участников пресс-тура (отказавшиеся журналисты, тем не менее, могут быть заинтересованы в рассылке подробных материалов о его проведении);

     - подготовка пресс-кита. Пресс-кит – это набор материалов, потенциально полезных для СМИ, включает бэкграунд, пресс-релиз, кейс-стори, обзорные статьи (Филатова О. Социология массовой коммуникации).  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Технология проведения  презентации и  пресс-тура

     Организация презентаций отчасти напоминает организацию пресс-конференций. Презентация  также представляет собой определенную последовательность событий, а именно:

      1) приглашение и встреча;

       2) пресс-конференционная часть;

       3) презентационная часть;

      4) неформальное общение; 

       5) сопровождение общения;

       6) прощание.

     Традиционный  вариант презентации предполагает наличие двух основных частей: информационно-содержательной и развлекательной. Исключением являются презентации, построенные по принципу спектакля или перфоманса. Они требуют отдельной творческой разработки. Остановимся подробно на структуре информационно-содержательной части традиционной презентации. Она может быть построена по следующей схеме.

     1. Открывающая часть, или вступление;

  2. Раздел 1;

  3. Демонстрация (или другая аудиовизуальная вставка);

  4. Раздел 2;

  5. Демонстрация (или другая аудиовизуальная вставка);

  6. Раздел 3;

  7. Демонстрация (или другая аудиовизуальная вставка);

  8. Заключение.

     Как видим, содержание материала разбивается  на несколько разделов, дробится на несколько проблем. Каждая должна быть представлена максимально убедительно и понятно, преподнесение содержания не должно утомлять. После информационно-содержательной части объявляется небольшой перерыв, а затем предлагается развлекательная часть. Это может быть небольшой концерт, сопровождающийся фуршетом. Угощение в виде ужина за столиками может быть перенесено на более позднее время. Важно то, что информационно-содержательная часть не должна совмещаться с фуршетом. С большим вкусом следует подбирать концертную программу. Хорошо, если гости встретятся с исполнителями, которые их действительно порадуют или удивят.

     Сформулируем  несколько ключевых моментов, о которых всегда следует помнить, проводя презентацию.

     1. Обычно люди запоминают не более 10% содержания, излагаемого на презентации. Максимально удается добиться 50% запоминания. Поэтому надо стараться использовать максимум выразительных средств для закрепления предлагаемой информации.

     2. Общая атмосфера презентации – самое главное условие успеха. Особо тщательно нужно подобрать весь обслуживающий персонал, продумать мельчайшие детали сервиса. Самые талантливые усилия ведущих могут быть сведены на нет хамством или неправильным поведением второстепенных участников события.

     3. Презентация – это прежде всего коммуникация. Заботиться об ее эффективности, многообразии – значит обеспечить успех.

     4. Гости презентации – не просто слушатели, а активные участники общения. Они должны почувствовать себя партнерами организации. Необходимо создать перспективу взаимного сотрудничества вокруг презентуемых идей!

     5. После презентации у каждого гостя должна остаться в руках некая памятная вещичка, сувенир, который долгое время будет вызывать приятные ассоциации, связанные с организацией, проводившей презентацию.

     6. Завершением презентации не заканчивается работа ПР-специалиста. Важно собрать информацию о произведенном впечатлении (ненавязчивые опросы, анкеты, звонки в последующие дни), проанализировать появившиеся публикации или сюжеты по ТВ и радио.

     7. Важно сделать выводы на будущее: какие недостатки учесть, как избежать организационных просчетов.

     При организации пресс-тура первым делом  службой связей с общественностью разрабатывается интересный и привлекательный для СМИ информационный повод, если такого не имеется, то он искусственно создается. После повода пресс-служба продумывает сценарий мероприятия, культурную программу и подготавливает материал, который может понадобиться журналистам во время пресс-тура. И, наконец, на пресс-тур приглашают целевые СМИ.

     При приглашении журналистов учитывается  то, что не все редакции способны отправиться в пресс-тур, поэтому  группа набирается небольшая, к тому же при малом количестве человек  легче подготовить материально-техническую базу. Пресс-служба снабжает СМИ до поездки базовой информацией, которую обычно отправляет по электронной почте, сюда включается описание будущего пресс-тура, номера телефонов по которым можно получить дополнительные сведения, чтобы журналисты знали, к чему им готовиться. К тому организация-организатор берет на себя все финансовые затраты, кроме личных затрат участников. Здесь есть маленький нюанс: иногда редакции настаивают на том, что сами оплачивают поездку, ибо их аудитория может подвергнуть сомнению публикуемый в будущем материал, считая, что положительные отзывы «куплены» организаторами мероприятия.

     Недостатком пресс-тура выступают высокие организационные  затраты, включающие оплату транспорта для СМИ, проживание, питание участников, иногда страховку и оформление визы. К тому же необходимо качественное обеспечение технической и коммуникационной поддержки. Поэтому, если компания решила организовать пресс-тур, сначала она должна удостовериться, что, во-первых, повод для пресс-тура серьезный, и, во-вторых, тема вызывает повышенный интерес у СМИ и у общественности.

     Ресурсоемкость проведения пресс-тура вполне компенсируется его PR-эффективностью, поскольку именно в поездках, в процессе совместной трудовой деятельности (здесь используется такой вид воздействия на журналистов, как вовлечение в совместную деятельность), возникает неформальное, доверительное общение, устанавливаются тесные контакты, образуются крепкие межличностные связи с журналистским пулом и отдельными его членами, которые в дальнейшем способны принести реальные дивиденды для PR-специалиста и компании. При организации полномасштабного пресс-тура следует продумать следующие блоки мероприятий:

     - встреча на вокзале или в аэропорту, размещение, инструктивная встреча с изложением деталей пребывания в городе;

     - сопровождение журналистов по всему маршруту пресс-тура;

     - питание, вечерний досуг, культурная программа;

     - встреча с исполнительной и законодательной ветвей власти;

     - посещение профильных для тематики пресс-тура и наиболее интересных объектов города, знакомство с их социально-экономическим развитием;

     - заключительная встреча, подведение итогов поездки, проводы на вокзал или в аэропорт.

     Обязательно созвонитесь с журналистами после  пресс-тура и уточните, возможно им нужна еще какая-то информация, цитата топ-менеджера. Внимание к каждой детали при организации пресс-тура – залог великолепного пиар-эффекта в виде многочисленных публикация и новостных сюжетов. 
 
 

Заключение

     Таким образом, презентация и пресс-тур – это мероприятия, проводимые компаниями в целях привлечения внимания общественности к самой компании, ее деятельности, продуктам и услугам. Центральной темой выступает образ фирмы или организации. От проведения презентации зависит достижение поставленных задач, ее результат. Поэтому важно организовать и провести презентацию и пресс-тур максимально эффективно.

     При осуществлении презентации и пресс тура немаловажную роль играет взаимодействие со средствами массовой информации. Общение с СМИ предполагает регулярную информированность журналистов, т.е. качественная передача информации журналистам с тем, чтобы до потребителя дошел неискаженный, правильный образ организации и адекватное представление её деятельности. Положительное освещение деятельности организации в СМИ дает ей кредит доверия, который очень трудно получить другими способами. Именно поэтому при организации работы по связям с общественностью важно наладить хорошие взаимоотношения с масс-медиа. СМИ являются основным каналом коммуникации, который используется для выхода на целевые группы общественности. Построение правильной медиа-политики следует признать одной из наиболее важных составляющих деятельности по связям с общественностью. При выстраивании отношений со СМИ, важно понимание, что это двусторонний процесс, длительный по времени. 
 
 
 
 
 

     Список  использованной литературы

1. Борисов Б.Л. Технологии рекламы и PR: Учеб. пособие. - М.: ФАИР-ПРЕСС, 2009.
2. Игнатьев Д., Бекетов А. Настольная энциклопедия Public Relations: 2-е издание. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2009.
3. Катлип С. М. Паблик рилейшнз. Теория и практика. - М.: Вершина, 2009.
4. Королько В.Г. Основы паблик рилейшнз. М., «Рефл-бук», 2008.
5. Кочеткова А. В., Филиппов В. Н., Скворцов Я. Л., Тарасов А. С. Теория и практика связей с общественностью. - СПб.: Питер, 2009.
6. Кочеткова А.В., Тарасов А.С. Современная пресс-служба - М.: Эксмо, 2009.
7. Почепцов Г.Г. Имидж-мейкер. Паблик рилейшнз для политиков и бизнесменов. М.: 2009.
8. С. Блэк Паблик рилейшнз. Что это такое? М., 2009.
9. Чумиков А. Н., Бочаров М. П. Связи с общественностью: теория и практика: Учеб. Пособие. - М..: Дело, 2003.
10. Шарков Ф. И. Паблик рилейшнз. – М.: «Дашков и К», 2010.
11. Кушнер М. Презентации для "чайников". - М.: «Диалектика», 2006.