Управление связи с общественностью в организации

Введение

Актуальность  темы исследования обусловлена возрастанием роли связей с общественностью в  управлении современным трудовым коллективом.  
В российском обществе происходят сложные преобразования во всех сферах общественной жизни. В связи с этими процессами возникает повышенный интерес социологической науки к таким понятиям, как связи с общественностью, корпоративная культура, имидж, управление кризисными ситуациями, технологии эффективных коммуникаций, управление изменениями. Необходимость существования PR-службы в том или ином виде сегодня становится все более очевидной для многих российских организаций. В первую очередь, это обусловлено пониманием того, что любая компания функционирует не в вакууме, а в рамках сложной и многосоставной окружающей среды, в которую могут быть включены рынок определенных товаров и услуг, конкуренты, партнеры, инвесторы, все общество и определенные целевые аудитории, СМИ, государственные и общественные органы в масштабах конкретной местности, всей страны и даже мира. Кроме названных внешних субъектов, на деятельность организации большое влияние оказывают и внутренние - а именно, ее сотрудники. Таким образом, для того, чтобы извлекать пользу и минимизировать ущерб от всевозможных связей и зависимостей, в условиях которых существует и функционирует организация, необходимо эффективное управление ими.

Объект – процесс управление связей с общественностью в организации (предприятии)

Предмет - формы  и методы деятельности по связям с  общественностью в организациях (предприятиях)

Цель реферата - исследовать управление связи с общественностью в организации ( предприятии)

Для реализации поставленной цели были определены следующие  задачи:

- определить  понятие внутреннего PR и его  инструменты;

- охарактеризовать  функции и структуру управления связями с общественностью;

- выявить место  отдела по связям с общественностью  в PR - деятельности предприятия;

- проанализировать  организацию отдела связей с  общественностью на предприятии  ( в организации) ;

- предложить  пути оптимизации работы отдела по связям с общественностью.

1. Понятие внутреннего PR

 
    Наряду с такими популярными направлениями, как продвижение товаров и брендов, в последнее время все большее значение приобретают РR - проекты, связанные с созданием и управлением репутацией, формированием корпоративной культуры, философии и миссии компании. Направления деятельности внутреннего PR сегодня заметно актуализировались. Однако, на сегодняшний день лишь небольшая часть российских компаний последовательно и успешно занимаются внутренним PR - выстраиванием коммуникаций между сотрудниками, пропагандой ценностей компании. В большинстве средних и крупных компаний внутренний PR сводится к проведению праздничных вечеринок. Главный просчет топ - менеджеров - нежелание поддерживать обратную связь с сотрудниками, неумение использовать выгоды налаженного контакта с ними. Руководители фирм неохотно обращаются к внешнему РR - агентству с предложением разработки РR - стратегии внутренних коммуникаций.

   Итак, внутри фирмы PR выполняет целый ряд жизненно важных для современного бизнеса функций: 
1.помощь работникам и специалистам в ознакомлении с целями, возможностями и традициями фирмы; 
2.разъяснение общей политики руководства и принципов его работы с персоналом; 
3. удовлетворение потребности персонала в информации о событиях в фирме и вокруг ее; 
4.обеспечение и стимулирование двусторонней коммуникации между руководством фирмы и ее работниками; 
5.способствование развитию положительной мотивации у каждого работника по отношению к фирме и к высокому качеству работы; 
6. формирование организационной культуры и фирменного стиля; 
7. воспитание работников как представителей фирмы, носителей ее имиджа и культуры. 
   Главнейшей задачей внутрифирменной PR-работы является обеспечение двух потоков информации: «сверху» и «снизу». В первом случае речь идет об информации, исходящей от первых лиц компании, которая должна систематически доводиться до персонала. У каждого сотрудника есть потребность в «чувстве руководителя», в знании о намерениях руководства, итогах и перспективах деятельности фирмы, состоянии дел, обоснованности слухов. Не менее важен и встречный поток – от персонала к руководителю. Настроения, мнения, решения, оценки, отношения, возможные предложения к улучшению дел - обо всем этом руководитель может узнать только непосредственно от работников. Поэтому руководству фирмы чрезвычайно важно иметь «чувство каждого подчиненного». Если первые лица фирмы не выстраивают этот поток информации, он начинает складываться стихийно и также отнюдь не в пользу делу. Оба этих потока информации, как создающий «чувство руководителя» у подчиненных, так и создающий «чувство подчиненного» у руководства, в конечном счете, направлены на достижение единой цели – формировании «чувства Мы», сопричастности к общему делу. И здесь важную роль в формировании позитивной мотивации играет правильно выстроенные подбор и расстановка кадров, тщательно отлаженной технологии с ориентацией на информацию.  
   На практике существует целый ряд методов для работы с внутренней общественностью. Такие как, коллегиальные встречи между сотрудниками фирмы, желательно, с участием руководства компании, собрания, совещания, семинары, конференции, сбор и анализ предложений, книги пожеланий, бюллетени, ежегодные доклады, оформления стендов, стенгазет, досок объявлений, постоянных и временных выставок, статьи и письма в СМИ, использование фото-, кино- и видеоматериалов, печатных материалов (справочников, памяток для новичков и начинающих), проведение совместных уик-эндов, празднование профессиональных, национальных праздников, а также «святое» – дня рождения фирмы. 
    К основным принципам управления связями с общественностью на предприятии или в организации относятся: научность, планомерность, комплексность, оперативность, непрерывность, объективность, законность, гибкость, конструктивность, эффективность. 
    «Для любой бизнес - структуры, действующей в современных условиях рынка необходимо создание системы внутрифирменных коммуникаций между сотрудниками компании», поскольку эти взаимодействия формируют ее организационную культуру. И если подобный механизм внутреннего общения отлажен, то между участниками коммуникаций возникает симпатия, гармонизируется психологический климат, в работе повышается уровень взаимовыручки и взаимопомощи, повышается ответственность, снижаются уровень и острота конфликтов. Развитие корпоративных отношений способствует улучшению экономических показателей деятельности организации. Контроль за ними помогают осуществлять так называемые «инструменты внутреннего PR».

Эти инструменты  можно условно подразделить на информационные, аналитические, коммуникационные, организационные. 
^ Информационные инструменты – это средства односторонней коммуникации. Они предназначены для информирования работников предприятия о текущих событиях в рамках связей с общественностью. К основным информационным инструментам внутреннего PR относятся:

Внутрикорпоративные издания

   Одна из наиболее популярных технологий — внутрикорпоративное издание, газета или журнал. В таких изданиях можно сообщать о достижениях компании, всякого рода нововведениях и проектах, а время от времени освещать будни того или иного отдела. Полезными бывают рассказы о героях месяца и «передовиках производства». Ряд компаний в корпоративных изданиях освещают не только темы, связанные с бизнесом, но и затрагивают вопросы хобби, семьи, отдыха своих сотрудников, что имеет положительный эффект. Корпоративный сайт

    Корпоративный сайт, являющийся оперативным и интерактивным средством связи и передачи информации, может активно использоваться для ведения диалога с сотрудниками в свободном режиме. И здесь основная задача сделать сайт реально работающим, а не просто номинально существующим. Материалы, размещаемые на нем, должны быть привлекательными и актуальными. 

Доска объявлений 
    Доска объявлений – открытый источник информации, побуждающий к обсуждению, а, следовательно, способствующий общению людей в коллективе. Даже при наличие электронной доски объявлений желательно оставить традиционную доску и разместить ее в месте наибольшего проходного потока.  
Доска почета 
   Доска почета. Не нужно считать эту старую традицию пережитком прошлого. Компания, которая гордится своими сотрудниками, достойна того, чтобы ей гордились сотрудники. А для многих, особенно не молодых коллективов доски почета остались очень сильными мотиватороми. 
^ Аналитические инструменты внутренних связей с общественностью представляют собой средство односторонней (обратной) коммуникации, предназначенное для изучения мнений, настроений и ответной реакции работников предприятия (почтовые ящики, анкетирование, фокус-группы, мониторинг персонала). Основными инструментами внутрикорпоративного PR данного типа являются.  
«Горячая линия» 
    «Горячая линия» для персонала создается сектором «Отношения с персоналом» (Employee relations) корпоративного департамента по связям с общественностью с целью своевременного выявления и решения возникающих внутри коллектива бизнес-структуры проблем или вопросов. Функционирование линии может осуществляться через телефонную сеть, через внутреннюю корпоративную электронную сеть (Intranet) или внешнюю электронную почтовую сеть (Extranet).  
 
Ящики предложений 
   Ящик предложений – один из самых распространенных способов осуществления коммуникаций между работниками и руководством. Но они становятся неэффективными, если предложения, поступающие от работников, не находят ответа. Нередко это происходит в силу того, что сообщений бывает довольно много и ответить на все не представляется возможным. Иногда руководство предприятия относится формально к самой идее ящиков и не утруждает себя ответами. Чтобы названные методы были эффективны, следует инициировать групповые (командные) предложения, что значительно упрощает процедуру ответов.

^ Коммуникационные инструменты внутренних связей с общественностью имеют главное достоинство – непосредственный контакт, личная коммуникация между работниками и руководством. К ним относятся: 
Собрания, совещания, встречи руководства с сотрудниками  
    Не менее важный элемент внутренних коммуникаций — совещания и встречи руководства с сотрудниками. Это очень полезно, особенно когда руководитель — харизматичная личность, лидер. В ходе подобных встреч нужно делать акцент на прорывах, совершенных именно руководством компании. 
Награждения 
    Не менее эффективно поддержание традиций, таких как, например, ежегодный выбор и награждение лучших сотрудников. Если люди видят, что руководство замечает и поощряет хорошую работу и лояльность к компании, они будут с большей готовностью следовать требованиям руководства. Чтобы такие мероприятия были максимально результативны, на них обязательно должен присутствовать кто-то из топ-менеджеров.  
Корпоративный кодекс 
   Жизнь каждой организации подчиняется определенным правилам, которые могут быть отражены в корпоративном кодексе. Корпоративный кодекс - это документ, описывающий правила ведения дел и взаимоотношений в организации. Каждый корпоративный кодекс уникален - он задает ценности и образцы поведения, которым должны следовать все работники организации, включая руководство.  
Традиции, ритуалы, символика 
    Средствами внутреннего PR являются также традиции, ритуалы, символика — словом, все, что относится к мифологии Компании. Все носители символики — логотипы, знаки, фирменные цвета, брэнд-бук, униформа, гимн — суть элементы самоидентификации компании, которые играют важную роль в формировании внутрикорпоративной культуры.

^ Организационные инструменты внутреннего PR представлены набором специальных мероприятий, проводимых для работников предприятия при непосредственном участии руководства. Среди этих мероприятий отметим:  
Корпоративные мероприятия 
    Корпоративные PR-мероприятия представляют собой большой блок различных акций и внутрикорпоративных событий, нацеленных в первую очередь на внутреннюю аудиторию: сотрудники, члены их семей, бывшие работники фирмы. Нередко к корпоративным мероприятиям привлекаются и смежные целевые группы, от которых в значительной степени зависит успешная хозяйственная деятельность, комфортные условия на рынке и финансовое благополучие фирмы: акционеры, инвесторы, поставщики, дистрибуторы, авторизованные дилеры, представители отраслевых ассоциаций и объединений     
   День рождения компании — одно из самых популярных среди персонала коммерческих структур PR-мероприятий. Его формальная цель — торжественно отпраздновать годовщину создания фирмы, а неофициальная — дать возможность сотрудникам компании всех уровней поближе познакомиться и пообщаться друг с другом в неформальной обстановке, что крайне сложно осуществить в условиях жестко регламентированного рабочего ритма.  
   Спортивные состязания, в которых участвуют коллеги, хорошо сплачивают команду.  
   Создание информационных поводов 
   Еще один способ PR — Event management. Можно создавать события, организовывать информационные поводы. Например, ряд компаний, устраивают корпоративные вечеринки, приуроченные к праздникам или важным событиям внутри предприятия.  
Обучающие и адаптационные мероприятия 
    Кроме разнообразных корпоративных мероприятий к коммуникативным инструментам внутреннего PR относятся: корпоративное обучение, адаптационные тренинги, профессиональные соревнования. 
    Тренинги межличностного общения, работы в группах, работы в условиях реструктуризации компании и т.д. помогут сохранить благоприятный климат в коллективе в сложной ситуации. Нужно вовремя рассказать новому сотруднику о том, что касается его будущей работы - от общей информации о компании и подразделении до того, например, когда он сможет пойти в отпуск

    Таким  образом, внутренний PR - целенаправленное и структурированное информационное воздействие на персонал, призванное укрепить в его глазах имидж компании. Внутренний PR - часть политики управления персоналом, которая должна быть построена в рамках единой концепции и отталкиваться от целей, которые стоят перед компанией.  Инструментами внутреннего PR принято считать набор специальных мероприятий, проводимых для работников организации.

2. Функции и структура управления связями с общественностью

Значимость  связей с общественностью растет в наши дни, соответственно увеличивается  и число настоящих профессионалов. Система связей с общественностью, продолжая развиваться в сторону дальнейшей профессионализации, представляет все больше возможностей для активной деятельности тех, кто обладает необходимыми нравственными и моральными качествами. Только специалисты, приверженные высоким стандартам этики и профессионализма, способны поставить практику связей с общественностью на службу интересам общества, повысив политическую культуру его граждан, сформировав их правовое сознание, выдвинув на первое место мыслящего субъекта.

Системная классификация  функций связей с общественностью была предложена И. Яковлевым¹.

По отношению  к двум направлениям PR:

1. Функции сбора и анализа  информации

• Исследование общественного мнения, анализ статистических данных, обобщение результатов социологических, психологических, экономических и других исследований.
• Изучение юридических, экономических, политических документов.
• Сканирование публикаций в прессе по важным для организации вопросам.
• Контакты с журналистами, представителями органов управления, инвесторами, общественными движениями.
• Подготовка аналитических записок и рекомендаций руководству организации.

2. Функции по  распространению информации

• Подготовка информационных материалов для прессы, инвесторов, органов управления.
• Информирование общественности о целях и проблемах организации на пресс - конференциях, в средствах массовой информации, в почтовой корреспонденции.
• Совершенствование отношений с потребителями (участие в создании и размещении рекламы и продвижении товаров на рынок, организация специальных мероприятий).
• Информационное воздействие на депутатов и органы исполнительной власти для принятия более совершенных законов и решений.