Управление связи с общественностью в организации

3. По отношению  к процессу деятельности:

• Исследовательские (сбор, обработка, анализ информации).
• Планирующие (определение целей, задач и разработка плана мероприятий по их реализации).
• Организаторские (участие специалиста в реализации намеченных мероприятий).
• Экспертные (оценка эффективности проведенной работы и выявление новых проблем, требующих решения).

В качестве социальных функций связей с общественностью я выделила следующие:

- формирование  публичной среды;

- трансляция  и трансформация культурных ценностей;

- формирование  социальных общностей;

Существуют  также внутренние функции института связи с общественностью (технологические). М. А. Шишкина предлагает внутренние функции разделить на: «технологические (как инструментарий данного вида деятельности) и собственного продвижения (функции, обращенные к целям развития, рыночного роста и укрепления социальных позиций связи с общественностью)»².   Однако, на мой взгляд, все внутренние функции института связей с общественностью представляют собой инструментарий для развития и укрепления данного специфического вида деятельности.

Итак, основными  технологическими или внутренними функциями являются: исследовательская, информационная, аналитическая, прогностическая, планирования, организационная, консультативная, методическая, педагогическая, массовой коммуникации, специализированной коммуникации, создание имиджа.

Институт связей с общественностью способен реализовывать  довольно широкий спектр функций, формируя современное культурно-коммуникативное  пространство.

Структура службы связей с общественностью строится в зависимости от целей и сочетает в себе линейные и функциональные схемы управления. В любой организации служба по связям с общественностью нацелена на обеспечение долговременных внутренних и внешних связей и создание благоприятного образа организации и ее руководителя. В ней работают специалисты, владеющие PR-технологиями и хорошо ориентирующиеся в сфере деятельности организации.

Также структура  связей с общественностью может  быть представлена целым рядом специалистов: начальником отдела; специалистом, занимающимся разработкой организации; имиджмейкером, специалистом по работе со СМИ; менеджером по медиа-планированию, журналистом, специалистом по написанию речей (спичрайтером); менеджером по специальным проектам; продюсером, специалистом по исследованиям (социологическим и маркетинговым); специалистом по Интернет-работе, секретарем и художником-дизайнером.

Таким образом, именно институт связей с общественностью  является по своей сути регулятором  основных социальных, культурных и  психологических процессов, происходящих на предприятии (в организации).  В условиях построения глобального общества необходима выработка нового общественного сознания. Обеспечить это возможно лишь при условии полной реализации всех функций связей с общественностью.

3.Организация  отдела связей с общественностью  на предприятии

( в  организации)

Необходимость существования PR-службы в том или  ином виде сегодня становится все  более очевидной для многих российских организаций. В первую очередь, это  обусловлено пониманием того, что любая компания функционирует не в вакууме, а в рамках сложной и многосоставной окружающей среды, в которую могут быть включены рынок определенных товаров и услуг, конкуренты, партнеры, инвесторы, все общество и определенные целевые аудитории, СМИ, государственные и общественные органы в масштабах конкретной местности, всей страны и даже мира. Кроме названных внешних субъектов, на деятельность организации большое влияние оказывают и внутренние – а именно, ее сотрудники. Таким образом, для того, чтобы извлекать пользу и минимизировать ущерб от всевозможных связей и зависимостей, в условиях которых существует и функционирует компания, необходимо эффективное управление ими. Поскольку управление представляет собой сложный комплекс мер, то им должна заниматься команда специалистов, будь то отдельное подразделение компании, внешнее агентство или комбинация этих вариантов. 

Назначение  отдела по связям с общественностью  должно соответствовать целям деятельности всего предприятия и способствовать их наиболее полной, своевременной и качественной реализации.

Целью деятельности отдела по связям с общественностью  является ведение соответствующей  работы в полном соответствии с планами  деятельности предприятия. Для реализации цели своего предназначения отдел по связям с общественностью решает следующие основные задачи: маркетинговую, организационную, коммуникационную, исследовательскую, творческую, аналитическую и производственную. Перечислю их.

Определение общей PR-политики.

• Подготовка заявлений корпорации.
• Паблисити для корпорации в целом.
• Паблисити продукции корпорации.
• Связи с государственными органами.
• Связи с местным населением.
• Связи с клиентами.
• Институциональная реклама.
• Донорская деятельность корпорации.
• Печатные органы для персонала компании.
• Прием гостей.
• Координация и интегрирование всех направлений PR-работы компании в целом и ее отдельных подразделений.
• Организация и выполнение учебных и специальных образовательных программ.

Как организована текущая работа отдела по связям с  общественностью?

Непосредственное  руководство отделом по связям с общественностью осуществляет его начальник. Он подчиняется  генеральному директору и руководит всеми штатными сотрудниками отдела.

Основным организационным  документом  является  стратегический план работы. В нем описаны цели компании, целевые группы, на которые направлена деятельность, приоритетные каналы распространения информации и инструменты (информационные, аналитические, организационные, коммуникационные и инструменты кризисного реагирования).

Итак, мы имеем  некий образ организации  и PR-отдела в ней. Далее последуют рекомендации для улучшения его работы.

В целях совершенствования  системы Паблик Рилейшнз целесообразно:

1. Разработать  коммуникационную стратегию компании.

2. Разработать  программу Паблик Рилейшнз компании.

Также, исследовав различные источники информации, я могу выделить следующие рекомендации для лучшей работы PR-отделов, управления и хорошего функционирования фирмы.

Задача специалистов PR - лучше информировать работников о делах своей организации  и помогать им доводить свои мнения до руководства. Поэтому PR-специалисты должны выработать плотную сеть контактов и взаимодействий.

Работа со служащими  должна строиться на основе двусторонней партнерской коммуникации. Служащие должны быть хорошо информированы и  иметь возможность высказывать свои мнения по организационным вопросам. У менеджеров среднего и нижнего уровня подчас нет четких критериев коммуникационной политики. Организация должна иметь коммуникационную политику аналогично финансовой, кадровой, рыночной и др. Если ее нет, то в организации будут распространяться слухи и дезинформация.

Сотрудники  должны знать реальную миссию своей  организации, а не то, что так красиво  заявляется с высоких трибун для  акционеров. Это поможет им сформировать понимание их вклада в выполнение организацией своей миссии. Специалисты по связям с общественностью, прежде всего должны понимать основные концепции и миссию. Только в этом случае они смогут донести ее до остальных.

Фирма должна быть заинтересована в том, чтобы сотрудники получали информацию из "первых" рук, т.е. в интерпретации руководства фирмы. И, конечно, для фирмы будет лучше, если эта информация будет исходить от нее самой. Для этого деятельность PR-отдела необходима и специалисты должны проводить активное взаимодействие с каждым элементом организации.

Таким образом, эффективная организация работы отдела по связям с общественностью  позволит наиболее четко и функционально  проводить PR-деятельность по формированию и подержанию имиджа предприятия  в глазах целевой аудитории, а также достигать поставленных целей и задач в более короткие сроки. 

Заключение

В ходе выполнения работы был проведен ряд исследований и сделаны следующие выводы:

Так в процессе данной работы, а именно в первой параграфе, было рассмотрено понятие внутреннего PR  - это целенаправленное или стихийное, явное или скрытое информационное воздействие на сотрудников предприятия, имеющее своей целью:

• сформировать заданный образ компании (подструктур компании, масштабных проектов) в глазах персонала;
• добиться последующей трансляции сформированного образа персоналом во внешнюю среду;
• установить корпоративные стандарты поведения и скорректировать действия сотрудников в желаемом направлении.

Управление  связями с общественностью на предприятии или в организации  всегда должно быть нацелено на конкретные категории общественности, поведение которых имеет важное значение для успешной работы. Инструменты внутреннего PR  можно условно подразделить на информационные, аналитические, коммуникационные и организационные.  

Во втором параграфе стало понятно, что функции и структура управления связей с общественностью  распространяются как на внешнюю деятельность, так и на внутреннюю среду фирмы. Управление репутацией, продвижение продукта компании, осуществление связей со СМИ, формирование позитивного имиджа, и что немаловажно, поддержание положительной, незаменимой для успешной работы всей организации, внутренней корпоративной среды - эти понятия входят в обязанности людей, занимающихся PR. 
В третьем параграфе было выяснено, что PR-отдел должен занимать одно из самых значимых мест в структуре современной организации, иначе эффективное выполнение им своих функций станет невозможным. Также были предложены пути оптимизации по организации работы отдела по связям с общественностью: выделить отдел по связям с общественностью в отдельное структурное подразделение, разграничить направления деятельности подразделений: пресс-служба взаимодействует со СМИ, отдел по связям с общественностью взаимодействует с остальными целевыми аудиториями – инвесторами, гос.органами, персоналом, для чего в штатное расписание PR-отдела необходимо ввести должности сотрудников взаимодействующих с этими группами общественности, а также разработать должностные инструкции. При выведении отдела по связям с общественностью в отдельное подразделение начальник отдела должен непосредственно подчиняться топ-менеджменту предприятия для успешного продвижения внешней и внутренней политики предприятия. 

Я считаю, что  без знания и применения методов PR невозможно эффективное функционирование компаний в рамках современной конкуренции.

Учитывая все  вышеизложенное, с уверенностью можно  сказать, что роль PR в современном  мире становится все более значимой и охватывающей практически все  сферы экономики и жизни общества. Без современных PR-технологий уже не может успешно функционировать ни одна организация или предприятие.

Список  источников и литературы:

1. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ [Электронный ресурс]. -  Режим доступа : http://www.garant.ru/doc/law/
2. О средствах массовой информации: федеральный закон от 27.12.1991 № 2124-1, в ред. от 25.12.2008 (с изм. от 09.02.2009) [Электронный ресурс]. -  Режим доступа : http://www.garant.ru/doc/law/  
3. Акберин, Р.З. Совершенствование структуры, функций и экономических взаимоотношений управленческих подразделений предприятий при разных формах хозяйствования / Акберин, Р.З., Кибанов А.Я.: учебное пособие - М.: ГАУ, 2011. – 98 с. 
4. Берлов, А. PR для маленькой такой компании. / Алексей Берлов. /Советник.-2010.-N 4. - С. 25-26. 
5. Галумов, Э.А. Основы PR / Э.А. Галумов – режим удаленного доступа : http://evartist.narod.ru /text15/033.htm  
6. Гундарин М.В. Книга руководителя отдела PR. Практические рекомендации. СПб.: Питер, 2007. – 368 с.
7. Емельянов С.М. Теория и практика связей с общественностью. Вводный курс. – СПб.: Питер, 2007. – 240 с.
8. Лысикова, О.В. Имиджелогия и паблик рилейшенз в социокультурной сфере: учеб. пособие / О.В. Лысикова, Н.П. Лысикова. – М. : Флинта : МПСИ, 2012. – 168с 
9. Почепцов, Г. Г. Паблик рилейшенз для профессионалов / Г. Г. Почепцов. - М. : Рефл-бук : Киев : Ваклер, 2009. - 624 с. 
10. Синяева, И. М. Паблик рилейшенз в коммерческой деятельности : Учебник/ И. М. Синяева; под. ред.проф. Г.А. Васильева. - М. : Юнити, 2011. - 287 с.
11. Тимофеев, М.И. «Связи с общественностью (Паблик рилейшнз)»: Учебное пособие / М.И. Тимофеев – М.: Издательство РИОР, 2010. – 158 с. 
12. Чумиков А.Н. Связи с общественностью: Учебное пособие. М.: Дело, 2009. – 272 с.

13. Шишкина М.А. Паблик рилейшнз в системе социального управления. – СПб.: Изд-во С.-Петерб. ун-та, 2005. – 444 с.
14. Яковлев И.П. Паблик Рилейшнз в организациях. – СПб.: Петрополис, 2005. – 268 с.