Документационное обеспечение управления кадрами

Затем комиссия должна доложить руководителю отдела кадров о проведенной работе и передать документы на уничтожение (методом сжигания или промышленной переработки). Члены комиссии обязаны присутствовать при уничтожении документов и фиксировать уничтожение каждого из них. Уничтожению подлежит не только оригинал кадрового документа, но и все копии, сделанные с него и состоящие на хранении.

По окончании процедуры уничтожения все члены комиссии должны подписать акт об уничтожении, а начальник отдела кадров – утвердить его.  Если уничтожению подлежали особо важные документы, акт утверждает руководитель фирмы. После утверждения акта об уничтожении все уничтоженные документы необходимо списать с книг учета с указанием номера и даты акта. [9, 26-27]

Таким образом, по итогам вышеизложенного можно сделать вывод о том, что работа кадровой службы обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и их хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для кадровой службы любой организационной формы. На каждом предприятии разрабатываются локальные нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы данного предприятия. Ежегодно кадровой службой готовится номенклатура дел, формирование которой также признается обязательным для сотрудников кадровой службы. [12, 3]

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ КАДРАМИ

2.1. Классификация документов.

Документация кадровых служб включает большое количество видов и разновидностей документов, относящихся к различным унифицированным системам управленческой документации. Совокупность этих документов можно разделить на две существенно отличающиеся по назначению группы:

1. Документы, фиксирующие движение кадров (от приема на работу до увольнения) и учитывающие личный состав организации;

2. Документы, связанные с процедурами управления персоналом (планы потребности в кадрах; аналитические справки о кадровом составе и причинах текучести кадров; тесты, анкеты, вопросники для отбора персонала; документация по вопросам мотивации труда, оценке персонала, управления карьерой, повышения квалификации и переподготовки кадров и т.п.).

К обязательным документам кадровой службы относится документация первой группы. В Трудовом кодексе Российской Федерации названы виды документов, которые должны разрабатываться и оформляться организацией в установленном порядке. К таким документам относятся:

- локальные нормативные акты;

- документы, создаваемые  при осуществлении кадровой службой  своих функций. [6, 168]

Исходя из ст.8 ТК РФ, локальным нормативным актом является принимаемый работодателем внутренний документ, содержащий нормы трудового права, распространяющийся на всех работников или на определенные категории работников данной организации независимо от места выполнения ими работы и регулирующий отдельные аспекты трудовых правоотношений работодателя и работников данной организации. [10, 11]

Локальные нормативные акты, конкретизируя нормы трудового законодательства применительно к особенностям данной организации, создают организационно-правовую базу, необходимую для последующей индивидуальной работы с каждым сотрудником организации. [6, 168] Их можно разделить на две подгруппы:

- обязательные, т.е. акты, наличие  которых предусмотрено трудовым  законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями;

- необязательные – акты, принимаемые по усмотрению работодателя (в рамках его компетенции).

Независимо от «обязательности» или «необязательности» локального нормативного акта его создание проходит в организации определенные стадии: составление текста, оформление, согласование, утверждение и введение в  действие. В определенных случаях принятие локального нормативного акта связано с учетом мнения представительного органа работников. Кроме того, необходимо правильно проводить процедуру ознакомления работников с локальным нормативным актом. Порой возникает необходимость внесения в локальный нормативный акт изменений. Не менее важное значение имеет правильное оформление прекращения действия локального нормативного акта.

Источник появления текста локального нормативного акта, т.е. авторство документа, принципиального значения не имеет. В настоящее время существует множество различных вариантов – от «заимствования» текстов из других организаций через Интернет до создания рабочих групп или привлечения сторонних специалистов. Любой из этих вариантов имеет свои слабые и сильные стороны, однако при грамотном проведении стадий согласования и утверждения документа результат всегда будет достигнут. Под результатом необходимо понимать создание единой целостной системы взаимно дополняющих друг друга документов, способной эффективно регулировать трудовые отношения с работниками данной организации.

До прохождения этапа подписания (утверждения), т.е. до приобретения юридической силы, документ представляет собой проект. Юридическая сила документа – это свойство, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. (ГОСТ 51141-98)

Под оформлением документа понимается соблюдение в ходе составления документа установленных норм и требований. Требования к составлению и оформлению документов закрепляются в государственных стандартах, а также в законодательных и иных нормативных актах. [10, 12] Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих требований:

- локальные нормативные  акты, регламентирующие режим и  условия труда, принимаются работодателем  с учетом мнения представительного  органа работников (ст.103, 123, 135, 144, 162, 190 ТК РФ);

- штатное расписание, положения  о структурных подразделениях, должностные  инструкции принимаются работодателем  единолично;

- другие локальные нормативные акты (например, положение о персонале) могут приниматься с учетом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, так как свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией, т.е. о развитии форм социального партнерства (ст. 27 ТК РФ). [6, 169]

Документы, создаваемые кадровой службой при осуществлении функций учета личного состава и документирования движения кадров можно условно разделить на несколько групп:

- документы, на основании которых возникают трудовые отношения между работников и работодателем – трудовые договоры;

- распорядительные документы  руководителя организации или  уполномоченных им лиц по личному составу – приказы и распоряжения;

- организационно-распорядительные  документы, являющиеся основаниями  к приказам и распоряжениям  – заявления, акты, докладные и  объяснительные записки, протоколы, справки и др.;

- первичные учетные документы по учету кадров, рабочего времени и оплаты труда – личные карточки работников, табели учета рабочего времени, записки-расчеты, составляемые при предоставлении отпусков и увольнении работников и др.;

- личные документы работников  – трудовые книжки. [6, 179]

2.2. Документы, необходимые  для организации кадровой работы.

Для правильной организации работы с кадрами на любом предприятии или в организации изначально должны быть составлены и утверждены в установленном порядке: коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положения об отделах и службах предприятия (организации), должностные инструкции.

Согласно ст.9 Трудового кодекса РФ регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений может осуществляться путем заключения, изменения, дополнения работниками и работодателями коллективных договоров, соглашений.

Коллективный договор – правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей (ст.40 ТК РФ).

Коллективный договор может заключаться в организации в целом, в ее филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях.

Содержание и структура коллективного договора определяются сторонами. В коллективный договор могут включаться обязательства работников и работодателя по следующим вопросам: формы, системы и оплаты труда; выплата пособий, компенсаций; механизм регулирования оплаты труда с учетом роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором; сроки выплаты заработной платы; порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками; занятость, переобучение, условия высвобождения работников; рабочее время и время отдыха, включая вопросы предоставления и продолжительности отпусков; улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи; соблюдение интересов работников при приватизации государственного и муниципального имущества; экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве; оздоровление и отдых работников и членов их семей; частичная или полная оплата питания работников; контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон, обеспечение нормальных условий деятельности представителей работников, порядок информирования работников о выполнении коллективного договора; отказ от забастовок при выполнении соответствующих условий коллективного договора; другие вопросы, определенные сторонами. В коллективном договоре может найти отражение любой вопрос, волнующий работников и работодателей, - от размера ежегодного индексирования зарплаты до употребления ненормативной лексики работниками и руководителями.

Изменение и дополнение коллективного договора производятся в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом РФ для его заключения, либо в порядке, установленном коллективным договором.

Согласно ст.43 ТК РФ коллективный договор заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором. Стороны имеют право продлевать действие коллективного договора на срок не более трех лет.

Коллективные договоры, соглашения не могут содержать условий, ограничивающих права или снижающих уровень гарантий работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Если такие условия включены в коллективный договор или соглашение, то они не подлежат применению. [11, 5-6, 16]

Правила внутреннего трудового распорядка предприятия – локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников предприятия в порядке, установленном ст.372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Содержание документа обычно разрабатывается на основе документов, регулирующих деятельность предприятия в области управления кадровыми ресурсами, а также типовых (примерных) правил. Правила внутреннего трудового распорядка могут разрабатываться в качестве приложения к коллективному договору либо в качестве самостоятельного документа. Правила, являющиеся самостоятельным локальным нормативным актом, вступают в силу с даты утверждения на срок, установленный работодателем с учетом мнения представительно органа работников. [7, 78, 86]

Для правильной организации работы каждому предприятию необходимо разработать свои Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны быть утверждены по представлению директора предприятия трудовым коллективом. Каждого вновь принятого работника необходимо ознакомить с этими правилами под роспись в отделе кадров (или службе управления персоналом). [11, 20]

Штатное расписание – это документ, который оформляет структуру предприятия. Он содержит перечень подразделений, названия должностей в каждом подразделении, количество штатных единиц, оклады по каждой должности, надбавки в месячный фонд заработной платы.

Порядок расположения структурных подразделений и должностей в них определяет руководитель предприятия. Обычно штатное расписание разрабатывает кадровая служба совместно с бухгалтерией, а руководитель его утверждает. Штатное расписание составляют и утверждают ежегодно по состоянию на 1 января. Если в него не вносились изменения или они были незначительны, то переутверждать штатное расписание на предстоящий год необязательно. В этом случае достаточно оформить перечень изменений.

Для штатного расписания предусмотрен типовой бланк. Его форма (№ Т-3) утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004г. №1.  [9, 7] Порядок заполнения таблицы штатного расписания в приложении 1.

Должностная инструкция – это организационно правовой документ, в котором определяются трудовая функция сотрудника, его права, обязанности и ответственность.  Она составляется по каждой штатной должности. Должностная инструкция – документ не обязательный, но при этом он не только помогает сотрудникам четко ориентироваться в своих обязанностях, но и позволяет избежать трудовых споров.