Документационное обеспечение управления кадрами

Типовая должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов:

I. Общие положения, где обычно указывают:

1. название должности  в строгом соответствии со  штатным расписанием;

2. требования, предъявляемые  к уровню образования и стажу  работы сотрудника (квалификационные  требования);

3. непосредственная подчиненность;

4. порядок назначения  и освобождения от должности;

5. наличие и состав  подчиненных;

6. порядок замещения (кто  замещает сотрудника во время  его отсутствия и кого он  может замещать);

7. перечень документов, которыми  сотрудник обязан руководствоваться  в своей деятельности.

II. Права. Раздел содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает сотрудник при исполнении должностных обязанностей;

III. Должностные обязанности. Здесь приводятся все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в структурном подразделении;

IV. Ответственность. В данном разделе принято конкретизировать случаи дисциплинарной ответственности в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.

Должностные инструкции составляются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998г. №37, последняя редакция приказом Минздравсоцразвития РФ от 14.03.2011 №194). [14]

Инструкция оформляется на общем бланке и должна содержать реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, заголовок, дату, место издания, гриф утверждения, текст, подпись.

Инструкцию подписывает руководитель разработавшего ее подразделения. Инструкция может быть введена в действие после издания специального распорядительного документа либо после ее утверждения руководителем организации. И в том, и в другом случае на ее первой странице оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или со ссылкой на распорядительный документ, его номер и дату. [11, 37-38]

Положением об отделе (службе) предприятия (организации) является документ, регламентирующий деятельность каждого отдела, в котором отражается его внутренняя организация (структура) и место одела (службы), его роль в системе (организационной структуре предприятия) работы предприятия. На основании Положения об отделе (службе) предприятия организуется его деятельность, оцениваются результаты деятельности, а также составляется штатное расписание данного отдела (службы), должностные инструкции и др.

Положение об отделе (службе) разрабатывается руководителем отдела (службы). При этом учитывается специфика данного предприятия, особенности организации труда и управления на данном предприятии, содержание и функции, выполняемые отделом (службой).

Положение о любом отделе (службе) должно состоять из следующих разделов:

- общие положения, в котором  указывается точное название  отдела (службы), его место в организационной  структуре предприятия, в чьем  непосредственном подчинении находится  данный отдел (служба), кто руководит  отделом (службой), а также перечень  основных нормативных и инструктивных  материалов, которыми отдел (служба) должен руководствоваться в своей  деятельности;

- основные задачи –  данный раздел должен содержать  формулировку основных задач (направления  деятельности) отдела (службы);

- структура и штат, в  котором излагается внутренняя  структура отдела (службы), перечень  внутренних подразделений, входящих  в отдел (службу), и порядок распределения  обязанностей между подразделениями, работниками отдела (службы);

- функции – должен содержать всестороннюю характеристику деятельности данного отдела (службы) и степень самостоятельности отдела (службы) в решении тех или иных вопросов;

- взаимоотношения с другими  подразделениями, в котором определяются  взаимоотношения отделов (служб) предприятия  в ходе осуществления деятельности, взаимные обязанности, отражается характеристика входящей и исходящей документации (плановой, отчетной, аналитической и др.), сроки и порядок представления и оформления такой документации;

- обязанности – указывается  перечень обязанностей отдела (службы), его работников, которые они должны  исполнять для достижения задач, определенных для данной структуры;

- права – должен содержать  перечень прав, предоставляемых  руководителю и работникам отдела (службы), которые необходимы им для реализации возложенных на отдел (службу) функций;

- ответственность – в  данном разделе отражается характеристика основных позиций, по которым руководитель отдела (службы) и работники несут ответственность за выполнение возложенных на отдел (службу) задач, за достоверность данных, указанных в документации, подготавливаемой отделом (службой), за состояние трудовой дисциплины и др.

Положение об отделе (службе) предприятия должно согласовываться с руководителями тех отделов (служб), с которыми взаимодействует данный отдел (служба), юридической службой (юрисконсультом), после чего передается на утверждение руководителю предприятия. Основанием внесения изменений в положение об отделе (службе) предприятия является приказ руководителя предприятия.

После утверждения один экземпляр Положения об отделе (службе) хранится у руководителя отдела (службы), а второй – в отделе кадров (службе управления персоналом). [11, 40-42]

3. Документирование трудовой деятельности сотрудников организации (предприятия).

Документирование трудовой деятельности сотрудников организации включает документирование приема на работу, предоставления отпуска, направления в командировку, увольнения.

Документирование факта приема на работу граждан, с которыми организация (в лице уполномоченного должностного лица) заключила трудовые договоры, производится посредством издания соответствующего приказа (распоряжения). К числу документов, сопровождающих издание приказа (распоряжения) о приеме на работу, относятся: резюме, заявление о приеме на работу, трудовой договор (контракт), личный листок по учету кадров и дополнение к нему, автобиография. [7, 86]

Резюме является предельно краткой и вместе с тем достаточно полной справкой о том, что представляет собой кандидат на должность в профессиональном отношении и социальном аспекте. Заполняется лично кандидатом на должность и содержит следующие данные: Ф.И.О., домашний адрес и телефон, должность, на которую претендует кандидат, образование (указываются наименования всех учебных заведений, даты поступления и окончания), список предыдущих мест работы, включая работы временного характера, список публикаций (если есть), патенты (если есть), квалификация по должности, на которую претендует, военная служба, общественная деятельность, личные данные (дата рождения, семейное положение, число детей, состояние здоровья, гражданство, возможность или желание совершать поездки в рамках служебных обязанностей). Резюме имеет необязательный характер и обычно не является документом, несущим правовую нагрузку. [8, 50-51]

Заявление о приеме на работу – это документ, содержащий просьбу гражданина о заключении с ним трудового договора. Функциональное назначение данного документа состоит в инициации процедуры документального оформления приема на работу. Подготовка заявления производится гражданином, поступающим на работу, лично в соответствии с установленной предприятием формой (образцом). [7, 90]

Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную за этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Согласно статье 57 ТК РФ в трудовом договоре указываются следующие сведения: фамилия, имя, отчество работника (в точном соответствии с документом, удостоверяющим личность работника); наименование работодателя (в соответствии с учредительными документами); документ, удостоверяющий личность работника (наименование документа, серия, номер, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ); ИНН работодателя; сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор (фамилия, имя, отчество, должность); основание, в силу которого представитель работодателя наделен соответствующими полномочиями (учредительные документы, например: устав или положение; приказ вышестоящего органа о временном переводе исполнения обязанностей временно отсутствующего работника с указанием номера приказа и даты издания; доверенность с указанием ее реквизитов и др.); место заключения трудового договора (как правило, населенный пункт); дата заключения трудового договора.

Трудовой договор составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. [10, 35]

Основная масса необходимых сведений о кандидате на должность концентрируется в личном листке по учету кадров, который имеет широко распространенную типовую анкетную форму. Личный листок с фотокарточкой (размером не менее 5x6 см) включает 19 основных анкетно-биографических показателей (пунктов) – фамилию, имя, отчество, год и место рождения, образование, выполняемую работу с начала трудовой деятельности, участие в выборных органах, отношение к воинской обязанности и др. Все пункты заполняются четко и разборчиво, сокращения и подчеркивания не допускаются.

Автобиография пишется поступающим на работу в произвольной форме с обязательным изложением основных этапов жизни и трудовой деятельности. В автобиографии должны быть отражены: фамилия, имя, отчество, причины изменения фамилии, год и место рождения, социальное положение, образование, какие учебные заведения заканчивал и по какой специальности, трудовая деятельность с указанием в прямом хронологическом порядке времени, должности и места работы, причин перехода с одной работы на другую и перерывов в работе более одного месяца, служба в Российской армии, награды, поощрения, взыскания, судимость, семейное положение, основные сведения о ближайших родственниках, иные сведения, которые желает сообщить гражданин о себе.

Используется повествовательная форма изложения. Автобиография подписывается и датируется составившим ее лицом. [8, 51]

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу в трудовую книжку работника вносится запись о приеме на работу. После этого на работника заполняется и в дальнейшем ведется личная карточка по форме Т-2, а на отдельные категории работников заводятся личные дела. [7, 87]

Документирование факта предоставления работникам предприятия отпусков производится посредством издания соответствующего приказа (распоряжения). В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации и Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2002 г.) к числу документов, сопровождающих издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска, относятся: график отпусков, заявление о предоставлении отпуска, записка-расчет о предоставлении отпуска работнику. [7, 185]

В соответствии со ст.123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии). График отпусков составляется по унифицированной форме №Т-7 (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 №1) и утверждается руководителем организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года, т.е. не позднее 16 декабря. Форма №Т-7 является сводной, что не исключает составления графика отпусков в структурных подразделениях, однако утверждению подлежит сводный документ. При составлении графика отпусков учитывается трудовое законодательство, специфика деятельности организации, а также пожелания работников.

При составлении графика сначала заполняется реквизитная часть: наименование организации, код ОКПО, номер документа, дата составления, календарный год, на который составляется график отпусков. Затем заполняются графы 1-6 табличной формы: структурное подразделение, должность (специальность, профессия) по штатному расписанию, Ф.И.О., отпуск – количество календарных дней, запланированная дата. [10, 69]

Заявление о предоставлении отпуска – это документ, содержащий просьбу работника о предоставлении ему отпуска определенного вида и продолжительности. Функциональное назначение рассматриваемого документа состоит в инициации процедуры предоставления работнику отпуска. Подготовка заявления производится лично работником в соответствии с установленной предприятием формой (образцом). В заявлении о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска – в качестве основания – указывается график отпусков. [7, 191]

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска производится оформление записки-расчета о предоставлении отпуска работнику с применением унифицированной формы №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» (утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1). Указанный документ предназначен для подтверждения факта предоставления работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и подготовки расчета выплат, причитающихся ему за период отпуска. [7, 192]