Аудиовизуальные документы в библиотеках

Существует необходимость  в координации действий всех  держателей АВД в целях обеспечения всеохватывающего (или наиболее полного) собирания АВД, их регистрации и обеспечения доступа к ним.

На межведомственном уровне необходимо решить следующие вопросы по совершенствованию системы комплектования фондов библиотек аудиовизуальными документами:

- разработать  управленческие  основы и организационные принципы создания национального фонда АВД;

- организовать правовое  и документальное обеспечение  системы фондов АВД;

- организовать полный,  систематический государственный  библиографический учет АВД;

- организовать  постоянное  хранение АВД в национальном фонде страны (организационные принципы хранения, процедуры передачи на хранение, объем, сроки, полнота, программы обеспечения сохранности фондов АВД, контроль);

- сформировать систему  предоставления АВД пользователям. 

Решение выше перечисленных  задач потребует разработки специальных научных программ,  осуществления комплекса организационных мероприятий, финансового и технического обеспечения. Возможно использовать опыт международного сотрудничества по аудиовизуальным фондам.

Какой бы сложной не была нынешняя политическая и экономическая ситуация в стране,  в наш век телекоммуникаций как  основного средства связи,  необходимость собирания,  хранения и обеспечения доступа к АВД не может подвергаться сомнению.

 

             2.4. Система учета аудиовизуальных документов

 

Учет фонда аудиовизуальных  документов, как и любого библиотечного  фонда, ведется с целью его  сохранности, накопления и обработки  количественных данных. На основе учета  поступающих и выбывающих материалов ведется основная отчетность библиотеки об объеме и движении фонда АВД.

Долгое время библиотеки испытывали трудности в учете  аудиовизуальных документов. На сегодняшний  день он регламентируется государственными стандартами, в которых разработаны  единицы учета различных видов  аудиовизуальных документов.

Фонодокументы.

Единицами учета объема фонда фонодокументов являются экземпляр  и название. Экземпляром фонодокументов являются: диск—для грампластинок, компакт-дисков: катушка, кассета, бобина — для магнитных  фонограмм. Отдельно выпущенная грампластинка, компакт-диск учитываются как один диск и одно название.

Комплект (альбом) грампластинок, компакт-дисков, объединенных общим  названием, учитывается по количеству дисков и одному названию.  Магнитная  фонограмма на одной катушке (кассете) учитывается как одна катушка (кассета) и одно название. Магнитная фонограмма на нескольких катушках (кассетах), объединенных общим названием, учитывается по количеству катушек (кассет) и одному названию. Отдельно выпущенный фотодокумент или комплект фонодокументов, объединенных общим заглавием, учитывается как одно название независимо от числа записанных произведений. Повторно выпущенный фотодокумент учитывается как новое название, если имеет производственный или фирменный номер (номера), отличный от предыдущего издания с аналогичном названием.

Видеодокументы.

Единицами учета фонда  видеодокументов являются экземпляр  и название. Экземпляром видеодокументов  являются кассета или диск. Общий  объем фонда видеодокументов  учитывается по количеству кассет или  дисков. Видеодокументы учитываются по правилам учета фонодокументов.

Кинодокументы

Единицами учета фонда  кинодокументов является бобина. Кинофильм  учитывается как одно название независимо от числа составляющих его частей бобин). Общий объем фонда кинофильмов  учитывается по количеству бобин. Диафильм учитывается как одно название независимо от числа составляющих его частей рулонов. Общий объем фонда диафильмов учитывается по количеству рулонов.

Фотодокументы

Единицами учета фонда  фотодокументов являются экземпляр  и название. Экземпляром фотодокументов является кадр. Комплект диапозитивов учитывается как одно название независимо от числа составляющих его сюжетов (кадров). Общий объем фонда диапозитивов учитывается по количеству кадров.

Документы на микроформах.

Единицами учета фонда документов на микроформах являются экземпляр и название. Экземпляром документов на микроформах являются: фиша - для микрофиш; рулон для микрофильмов. Комплект фиш, объединенных общим названием, учитывается как одно название. Общий объем фонда документов на микрофишах учитывается по количеству фиш.  Аудиовизуальные документы (АВД), являющиеся приложением к другим видам документов, отдельному учету не подлежат²⁰.

Систематизация аудиовизуальных  документов осуществляется сначала  по видам (кинодокументы, фотодокументы, фонодокументы, видеофонограммы), внутри видов по единицам учета и единицам хранения.

Аудиовизуальные документы  и электронные издания, поступающие  в библиотеку, подлежат суммарному и индивидуальному учету.

Формой суммарного учета  является “Книга суммарного учета библиотечного фонда” (КСУБФ). В части 1, 2, 3 КСУБФ выделяются 2 графы для учета АВД и электронных изданий, далее возможна детализация по видам. Дробная детализация учета поможет качественному анализу фонда и планированию комплектования. Дальнейший рост некнижных фондов сомнений не вызывает.

Формой индивидуального  учета АВД и электронных изданий  является инвентарная книга и  учетный каталог. В учетном каталоге эту группу документов нужно выделить в самостоятельные ряды, не смешивая с печатными документами. В инвентаре запись делается в общем порядке с присвоением очередного номера. Так, например, аудиокассеты учитываются по количеству аудиокассет в книге суммарного учета в графе АВД, раздел аудиокассеты (АК). Комплект проходит и индивидуальный учет: каждой кассете присваивается очередной инвентарный номер.

Каталог является приложением  к комплекту, как самостоятельное  издание не рассматривается, учету  и обработке не подлежит. На комплект составляется сводное описание. Источником сведений для описания является каталог.

Поступления аудиовизуальных  документов, электронных изданий  на машиночитаемых носителях (CD-ROM, дискета) отражаются в первой части «Книги суммарного учета». Аналогично фиксируются данные о выбытии во второй части этой же книги.

АВД и электронные  издания, выходящие в качестве приложения к печатным изданиям, самостоятельному учету не подлежат. В графе “примечания” в инвентарной книге делается запись об их наличии. Соответствующая  пометка делается на книжном кармашке; на каталожной карточке эти же сведения размещают в области примечания. АВД и электронные приложения имеют тот же инвентарный номер, что и основное печатное издание. Трудности в определении основного носителя информации и приложения разрешаются в пользу печатного документа (книга, журнал).

На практике бывают случаи, когда АВД и электронные приложения имеют самостоятельное значение и их можно использовать в работе отдельно от основного печатного  документа. Тогда приложение лучше  перевести в разряд самостоятельного носителя и применить к нему схему индивидуального и суммарного учета. Кассеты проходят отдельный суммарный и индивидуальный учет, т.к. носят самостоятельный характер.

АВД и электронные  издания, независимо от того, являются ли они основным носителем информации или приложением, проходят библиотечную обработку. На конверте или коробке, в котором помещен диск, кассета и т.д. ставится штемпель и инвентарный номер.

Учет баз данных, размещенных  на физических носителях (CD-ROM, дискета) или находящиеся в памяти компьютера, производится на регистрационных карточках. Карточка содержит следующие сведения: дата поступления, название базы данных, наименование создателя (юридическое или физическое лицо), дата создания, цена приобретения, носитель информации.

Произведения, записанные на магнитных лентах, и современных видах носителей (CD-ROM, дискета и др.) как единицы хранения фонда не учитываются, поскольку записи могут быть стерты и использованы для записей новой информации.

Для учета грампластинок  также используется суммарный и индивидуальный учет: в книгу суммарного учета, в отдельную графу записывается каждая партия пластинок, поступившая в фонотеку. Индивидуальный учет ведется в отдельной инвентарной книге, в которой вместо года издания указывается индекс пластинки. В том случае, если в библиотеке принята актовая система учета. На каждую партию составляется акт, заменяющий инвентарную книгу.

Выбытие АВД и электронных  изданий оформляется актом с  указанием причины: “механические  повреждения в результате использования”; “размагничивание записи в результате истечения срока хранения”. По каждой из причин списания составляется отдельный акт. АВД и электронные издания разного вида (грампластинки, кассеты и др.) можно списывать одним актом.

Списанные аудиовизуальные  документы подлежат размагничиванию. Для контроля над соответствующим процессом размагничивания записей оформляется акт или делается запись в соответствующем журнале.

Со стремительным  появлением все новых и новых  видов аудиовизуальных документов библиотеки часто испытывают трудности с формами их учета. Многочисленные «круглые столы», семинары, проводимые  для работников библиотек, призваны рассматривать возникающие проблемы; практика же показывает, что они еще далеки от своего окончательного разрешения.

 

2.5. Организационные формы использования аудиовизуальных

документов  в библиотеках

 

В современных условиях возрастающего интереса читателей  к нетрадиционным для библиотек носителям информации особое значение приобретают вопросы, связанные с организацией доступа к АВД.

Выбор оптимальных организационных  форм предоставления читателям новых услуг на основе использования АВД — объективная необходимость и насущная потребность сегодняшнего дня, так как печатные источники информации испытывают в настоящее время, как отмечалось, мощнейшую конкуренцию со стороны средств аудиовизуальной культуры.

Образная, наглядная, звуковая информация эффективнее усваивается, а большинство населения хорошо знакомо с новыми носителями информации и владеет видео- и компьютерной техникой.

Ближайшее будущее высшей и средней школы также связано с развитием аудиотехники и коммуникационной среды; учащаяся молодежь потенциально является активным потребителем аудиоинформации.

Таким образом, традиционная деятельность библиотек в содействии образованию, самообразованию, эстетическому воспитанию может быть дополнена использованием АВД.

Просветительскую, культурную деятельность современной библиотеки трудно представить без использования  АВД; в культурно-творческом и библиотечно-информационных процессах активно используется широкий набор АВ-носителей — от диапозитивов до видеодисков. Подобная практика характерна для библиотек многих стран мира (Франция, Великобритания, США, Австралия и др.). Библиотеки комплектуют, хранят и активно используют некнижные носители информации, в том числе АВД. В структуре этих библиотек предусмотрены подразделения (отделы, залы, студии, кабинеты) для обеспечения доступа к фондам АВД²¹.

Создание подобных структур — технологическая потребность, стратегически точно определенная организационная форма обеспечения читательского интереса к новым носителям информации.

Новые виды библиотечных услуг на основе использования АВД  часто становятся основой для  коммерческой деятельности библиотек. Перечень услуг, объемы комплектования, видовой ассортимент определяются возможностями библиотеки, профессиональной квалификацией и заинтересованностью сотрудников.

Организационные формы  использования АВД различны. В  этом отношении богаче опыт у зарубежных библиотек, где читателям предоставляется  широкий перечень услуг с использованием АВД. В его многообразии просматриваются две тенденции:

1. Традиционная библиотечная  деятельность с обслуживанием  в читальных залах, дополненная  использованием АВД в специально  выделенных помещениях.

2. Создание при библиотеке специализированной структуры, обеспечивающей комплектование, учет, обработку всех видов АВД и организующей широкий читательский доступ к ним.

Подобная структура  может существовать как самостоятельная  и функционально представлять собой  информационно-культурный комплекс (центр) на основе АВ-фонда (или просто аудиовизуальный центр — АВЦ).

Формирование фондов АВД, обеспечение доступа к АВ-информации связано с большими финансовыми  затратами. Эти затраты и значительные организационные усилия будут оправданы  только в том случае, если фонд АВД будет активно использоваться.

Таким образом, определяющим фактором в организации библиотечно-информационного  обслуживания на базе АВД является потребительский (читательский) спрос и широта его диапазона.

Эффективность использования фонда АВД связана непосредственно с организацией доступа к нему. Развитая материальная база, современное техническое оснащение - основа функционирования любой организационной структуры, использующей АВД.

Как отмечалось выше, АВД  могут быть сосредоточены в специализированном отделе, если позволяют условия в библиотеке, поскольку в этом случае необходима дополнительная площадь для размещения оборудования, современная аппаратура, обеспечивающая воспроизведение информации, квалифицированные кадры. Это может быть отдел комплексного обслуживания читателей всеми видами АВД, оборудованный необходимой техникой, а могут быть специальные сектора (группы) по обслуживанию разными видами АВД. В этом случае следует предусмотреть обслуживание индивидуальных абонентов, читателей и групп читателей.