Основные характеристики выставочно-ярмарочной деятельности

Иными словами, целесообразно  построить сетевой график, моделирующий процесс подготовки к участию  в каждой конкретной ярмарке или  выставке, и на его основе рассчитать сроки начала и окончания отдельных  работ, обеспечивающих своевременную  подготовку к данному мероприятию.  
Одновременно с указанием ответственных исполнителей по отдельным работам необходимо иметь менеджера, ответственного за подготовку фирмы в целом к участию в работе данной ярмарки или выставки.

В результате выполнения всего  комплекса работ, обусловленного подготовкой  к участию в данной ярмарке  или выставке, обеспечивается решение  следующих задач:

1.  определяется способ участия в ярмарке или выставке;

2.  выявляется необходимость участия посредников и их роль в подготовке фирмы к ярмарке или выставке;

3.  определяется перечень экспонатов и необходимая для их представления площадь. Такие экспонаты устанавливаются службой управления маркетингом и их выбор основывается на результатах сегментирования рынка с учетом как места проведения ярмарки, или выставки, так и состава потенциальных посетителей данного мероприятия. Количество выбираемых экспонатов зависит от сформулированных фирмой целей и предполагаемой к использованию ярмарочной и выставочной площади.

4.  обосновываются выбор стенда и его конструкция, позволяющая демонстрировать соответствующие экспонаты;

5.  подбирается персонал и проводится обучение его работе на ярмарке или выставке.

6.  составляется план проведения маркетинговых исследований, реализация которых призвана обеспечить решение маркетинговых проблем;

7.  подготавливаются необходимые материалы для каталога ярмарки или выставки. Как правило, такой каталог создается организациями данного мероприятия за несколько месяцев до его начала и содержит краткую информацию об участниках данной ярмарки или выставки;

8.  составляется план и в соответствии с ним организуются транспортировка, складирование, хранение и страхование экспонатов, а также различных материалов, требующихся как для изготовления и оформления стенда, так и для других целей, обусловленных участием фирмы в работе данной ярмарки или выставки;

9.  организуется рекламная кампания, призванная привлечь внимание потенциальных посетителей ярмарки или выставки к факту участия фирмы в ее работе;

10.  создаются и изготавливаются соответствующие информационные материалы;

11.  согласовываются все организационные вопросы с оргкомитетом ярмарки или выставки;

12.  печатаются и рассылаются приглашения потенциальным посетителям ярмарки или выставки, в которых заинтересована фирма.

Решение перечисленных выше задач призвано обеспечить подготовку фирмы к участию в работе конкретной ярмарки или выставки. И уже  за день до открытия или непосредственно  в день начала работы ярмарки или  выставки сотрудники фирмы должны быть готовы принять у фирменной экспозиции представителей средств массовой информации. Фирма так же может распространить соответствующие пресс-релизы через  пресс-центр, который, как правило, работает на ярмарке или выставке (рис. 2).

Рис. 2 Основные этапы подготовки фирмы в работе выставок и ярмарок 

 

3.2 Процесс организации крупнейшей туристической выставки MITT

Процесс организации выставки представляет собой сложный комплекс организационных, договорных, дипломатических  мероприятий. Иногда организация крупной  международной выставки занимает более  одного года. За последнее десятилетие  резко возросло количество выставок, следовательно, возросло количество фирм, специализирующихся на услугах данного рода, а конкуренция между ними способствует росту уровня профессионализма.

В данной главе мною будет  рассмотрен процесс организации  крупной международной выставки, в качестве которой выбрана MITT –  безусловный лидер среди международных  туристических выставок, проводимых в России.

Подготовка и проведение подобной выставки включает следующие  основные этапы:

1.  Принятие решения о проведении выставки.

2.  Официальное объявление о проведении выставки с указанием целей, основной тематики, сроков представления заявок и работы выставки.

3.  Формирование структуры управления подготовкой и проведением выставки.

4.  Прием заявок на участие в выставке.

5.  Комплекс подготовительных организационно-технических мероприятий, среди которых:

•  Распределение выставочных площадей между участниками.

•  Фирмам-участницам направляются копии из планов выставочных помещений с четким нанесением плана стенда экспонента.

•  Производятся расчеты за выделяемые площади и материальные ресурсы, оговариваются размеры авансовых платежей.

•  Разрабатываются транспортные инструкции (определяются станции назначения с указанием их кодов для различных типов грузов и т.п.).

6. Монтаж экспозиции.

7. Торжественное открытие выставки и официальный осмотр.

8. Открытие выставки для посетителей. Обычно это следующий день после официального открытия. Многие выставки первую половину дня открыты для специалистов и представителей деловых кругов, а вторую – для широкой публики.

9. Обеспечение рабочей программы выставки.

10. Официальное закрытие выставки.

11. Демонтаж выставочной экспозиции. Распределение или продажа, безвозмездная передача экспонатов и оборудования, или их обратная транспортировка.

12. Подведение оргкомитетом итогов выставки с точки зрения достижения поставленных целей (количества посетителей, объема заключенных).

Организатором MITT¹ выступает компания ITE LLC, входящая в состав International Trade & Exhibitions (ITE) Group Plc, основанной в 1993 году с головным офисом в Лондоне. ITE Group Plc – общепризнанный лидер международного выставочного бизнеса, ежегодно организует 325 торговых выставок и конференций в 32 странах мира.

ITE Group Plc является членом Союза Международных Выставок и Ярмарок, Международной Ассоциации Организаторов Выставок и Московской

С момента своего существования  на Российском рынке ITE организовывает ряд крупнейших в России международных  выставок, среди которых «Путешествие и Туризм» (MITT).

Выставки ITE отличает высочайший международный уровень организации. Мероприятия, проводимые ITE в России, охватывают широкий спектр тематик, среди которых:

v  Гостиничное и ресторанное дело;

v  Путешествия и туризм;

v  Спорт и отдых, катера и яхты.

Работа осуществляется на самых лучших выставочных площадках  России – Выставочный Комплекс «Экспоцентр» на Красной Пресне и Спорткомплекс  «Олимпийский». Ежегодно мероприятия  на этих площадках собирают около 1000000 посетителей и более чем 6000 участников со всех стран мира.

ITE постоянно проводит  исследования и анализ проводимых  выставок, повышает их уровень  и предоставляет большой спектр  дополнительных услуг, делая работу  своих клиентов на выставках  более эффективной. К каждой  выставке выпускается официальный  каталог, путеводитель, организовывается  массовая компания по привлечению  посетителей, проводятся пресс-конференции  и семинары. Все выставки освещаются  специализированными изданиями  и центральными СМИ.

В рамках выставок проводятся специализированные отраслевые конференции, которые позволяют более 250 ведущим  специалистам отрасли, инвесторам и  представителям правительственных  кругов обсудить проблемные вопросы  индустрии и перспективы ее развития на будущее.

Успех компании во многом зависит от ее сотрудников. ITE – это команда высококлассных профессионалов, имеющих огромный опыт в выставочном бизнесе, знающих и любящих свое дело.

Первая выставка «Путешествия и туризм» была проведена в 1994 году в период резкой активизации  рынка туруслуг. За 1994 год сектор туризма и путешествий вырос в России на 300%. Выставка, организованная в нужное время и в нужном месте была обречена на успех. Уже вторая выставка была признана лучшей профессиональной выставкой года.

За последующие пять лет  выставка стала одной из крупнейших, профессиональных и посещаемых в  мире, вошла в пятерку мировых  лидеров, вошла в состав Европейской  ассоциации туристических выставок.

Что касается цен на выставочную  площадь, то они довольно велики. В  среднем, стоимость 1 кв. метра составляет $ 200–300.

Кроме того, существует целая  серия дополнительных услуг, предоставляемых  за дополнительную плату. Весь этот спектр услуг отражается в специальном  прайс-листе весьма внушительного  объема.

Выставка Mitt – уникальная возможность всесторонне оценить Российский туристский рынок, откорректировать ценовую политику, заключить деловые контакты с участниками выставки из более чем 90 стран мира. Участие в Mitt – вопрос престижа и деловой репутации компании.

3.3 Проведение  международной выставки MITT -2008

Юбилейная, 15-я, Международная  выставка «MITT – 2008» прошла с 19 по 22 марта 2008 года в «Экспоцентре» на Красной  Пресне. На сегодняшний день «MITT – 2008» является главной туристической выставкой страны и третьей по значимости в мире. Традиционно «MITT – 2008» открыла весенне-летний туристический сезон.

Организатором выставки является лидер выставочного бизнеса в  России – компания ITE (АйТиИ), которая также выступает организатором выставки «Отдых»/Leisure осенью. Генеральным спонсором 15-й, юбилейной, выставки «MITT – 2008» выступила компания «Tursal Travel», вышедшая на российский рынок в 2007 году.

В официальной церемонии  открытия приняли участие представители  органов власти, отраслевых ассоциаций, посольств и организаторов выставки. Первой поприветствовала участников мероприятия Елена Драпеко, первый заместитель Председателя Комитета Госдумы РФ по культуре. Ее утверждение о том, что «Россия постепенно становится не только «поставщиком» путешественников, но и страной с развитым внутренним туризмом, предлагающим гостям массу интересных и увлекательных туров» стало лейтмотивом многих проводимых в рамках выставки мероприятий.

Продолжил тему значимости «MITT» для развития внутреннего  туризма Председатель комитета по туризму  Правительства Москвы, Председатель Координационного совета по туризму  «Регионы России – Московское соглашение»  Григорий Антюфеев. По его словам, развитие туризма – одно из приоритетных направлений развития Москвы, в котором город достигает все новых успехов. Последние 8–10 лет столица России переживает период особенно бурного роста: строятся новые отели, улучшается инфраструктура. «Мы всегда поддерживали и будем поддерживать «MITT» ради общего результата», – заявил г-н Антюфеев.

К своему 15-летнему юбилею выставка претерпела значительные количественные и качественные изменения. Впервые  проведенная в 1994 году выставка «MITT»  представила 800 компаний из 50 стран. Уже  вторая выставка была признана лучшим профессиональным форумом года. За последующие пять лет выставка стала  одной из крупнейших и посещаемых в мире.

В 2008 году в выставке приняли  участие около 3000 компаний из 118 стран и регионов мира. Ее площадь составила 55000 кв. м. По сравнению с прошлым 2007 годом, выставка выросла на 11%.

Традиционно в «MITT – 2008»  приняли участие ведущие игроки туристической отрасли: «Тез Тур», «Корал Тревел», «Мострэвел», «Интурист», «BSI Group», «ArtTour», «Инна Тур», «Норд», «Капитал Тур», «Русский Экспресс», «Ланта-Тур», «Южный Крест», «Астравел», «Асент Трэвел», «ВКО Тревел», «Детур», «Трек Травел», «Макситурс», «Водоход СПб», «Инфофлот», «Турфлот» и многие другие.

«MITT – 2008» заняла практически  все павильоны «Экспоцентра». Впервые  на выставке был задействован новый  павильон №8. Многие участники выставки значительно увеличили экспозиционную площадь. Впервые страной-партнером  выставки стала Турция, на стенде которой  было представлено Министерство культуры и туризма этого государства  и более 500 компаний. Площадь турецкой экспозиции превысила 1250 кв. м. 20 марта  на выставке «MITT – 2008» было объявлено  Днем Турции. Стенд Греции занял 1500 кв. м. Национальный павильон Италии составил 1000 кв. м. Увеличили свои экспозиции Болгария, Франция, Бельгия, Индонезия, Чехия.

Ряд стран мира, подтверждая  свой интерес к приему российских туристов и перспективность российского  туристического рынка для себя, впервые  принял участие в выставке. Это, в частности, Монголия, Эфиопия, Гватемала, Коста-Рика, США, Фиджи, Доминиканская Республика, Казахстан.

В 2008 году и Россия была представлена на выставке гораздо полнее, чем  прежде: Нижегородская, Ленинградская, Калужская, Новгородская, Ярославская области, Карелия, Смоленск и другие регионы. Операторам по внутреннему туризму и российским объектам размещения были предоставлены специальные условия участия как часть новой политики компании ITE по привлечению большего количества экспонентов, занимающихся внутренним туризмом. На выставке также был представлен объединенный стенд санаториев и баз отдыха Подмосковья, экспозиция Ассоциации содействия туристским технологиям, «Речные круизы».

19 марта на вечернем  приеме в честь 15-летия выставки  состоялась ежегодная церемония  вручения премий «MITT Annual Awards». Лауреатами в номинации «Лучший стенд» стали:

·  «Инна Тур»