Основные характеристики выставочно-ярмарочной деятельности

В принципе нет и не может быть каких-либо стандартных рекомендаций по оформлению стенда. В то же время в любом случае фирма должна чётко определить тематический план своей экспозиции. Оформление стенда должно быть выдержано в едином стиле. Как показывает опыт, привлекательность стенда всегда достигается броской или, как говорят, “ударной частью экспозиции, которая обращала бы на себя внимание посетителей выставки ещё на дальних подступах к стенду. Для этого в оформлении стенда помогут плакаты, диаграммы, фотографии. Их количество, однако, не должно быть чрезмерным. Большое количество текстовой информации, рисунков, размещенное по всему выставочному стенду, перестаёт восприниматься и не усваивается посетителями.

Большое значение при оформлении выставочного стенда имеют композиции из зелени и цветов. Вся выставочная  экспозиция условно разбивается  на несколько зон:

-           публичная (самая большая по площади, на которой находятся экспонаты, обеспечиваются контакты с посетителями, работают стендисты);

-           рабочая (место для проведения переговоров представителей фирмы с потенциальными партнёрами и клиентами);

-           служебная (вспомогательные помещения и площадки для хранения экспонатов, рекламной литературы отдыха сотрудников, одежды, для приготовления напитков). /2/

На большинстве выставок принято часть рекламных материалов раскладывать на виду для того, чтобы  посетители брали их с собой. Реклама  для раздачи посетителям может  состоять из рекламных листовок, буклетов, проспектов, каталогов, сувенирных изделий. Её цель – оставить у посетителей  материал для последующего более  детального ознакомления. Это и наиболее удачный вариант передачи адреса и телефона фирмы потенциальным  клиентам. Помимо общедоступных материалов на стенде, обычно, находятся рекламные  или информационные материалы для  постоянных или солидных клиентов, руководителей других фирм, посещающих стенд. Стенд оформляется с помощью  отдельных рекламных элементов:

-           надписи на фризе стенда (название фирмы, товарный знак) в некоторых случаях и телефон;

-           плакатов, для оформления стен стендов;

-           экранов с бегущей строкой или изображением, размещённых непосредственно над или около выставочного стенда;

-           мониторов для демонстрации рекламных роликов. /5/

Основная цель данного  вида рекламы: привлечь посетителей, заинтересовать их направлениями деятельности, заставить  проявить интерес к более детальному знакомству с предлагаемыми продуктами, услугами. Никогда не следует считать работу по оформлению выставочного стенда законченной после открытия выставки. Опыт первых дней, а иногда и часов работы может показать, что какие-то решения были не совсем правильными. Никогда не поздно переставить экспонаты, дополнить надписи или внести другие изменения. Если же это невозможно, то необходимо учесть ошибки на будущее, чтобы не повторить их на следующих выставочных мероприятиях. Следует помнить, что любая выставка – это одновременно и процесс учёбы. Учатся сотрудники фирмы, учатся их конкуренты и деловые партнёры. С каждым разом меняются методы оформления и дизайн выставок. Появляются электронные новинки в оформлении, привлекающие внимание посетителей. Самое существенное для предприятия состоит в том, чтобы уловить новые тенденции быть если не первым, то оригинальным.

2.2       Работа персонала фирмы во время выставки

Особая роль в обеспечении  успеха в выставочной деятельности фирмы принадлежит стендистам –  сотрудникам фирмы, работающим в  публичной зоне экспозиции, стенда фирмы./6/ Помимо высоких требований к индивидуальным качествам стендиста (умения и желания общаться с людьми, выносливость, привлекательная внешность) при отборе кандидатов на эту работу необходимо уделить самое серьёзное внимание их профессиональной компетентности, психологическим навыкам, хорошему знанию одного или двух иностранных языков (как обязательное условие - языка страны проведения выставки).

Помимо основного, намечают запасный состав стендистов, где рассматриваются  такие вопросы, как:

-           тематика выставки;

-           цели участия в выставке;

-           перечень услуг, представляемых на выставке;

-           основные новинки;

-           задачи, стоящие перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров и т. д.);

-           план стенда и распорядок работы;

-           закрепление мест на стенде за каждым стендистом;

-           в какие дни и часы, кто из руководства фирмы будет находиться на стенде;

-           основные категории предполагаемых посетителей;

-           модели поведения с каждой категорией посетителей;

-           формы регистрации посетителей;

-           формы регистрации изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки./6/

До начала выставки каждый стендист должен получить необходимые  для его работы на стенде документы  и информацию. Как правило, это  размещают в одной или двух папках. Одна может содержать сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные  для показа посетителям (адрес, расчётный  счёт фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, коммерческие прайс-листы и т. п.) В другой папке могут быть собраны все рекламные материалы.    Во время выставки желательно, чтобы каждый стендист находился на отведённом ему по расписанию месте (при необходимости в первые дни работы выставки расписание мест можно изменить для наибольшего удобства работы стендистов). Основные функции стендистов сводятся к установлению первичных контактов с посетителями выставки, выявлению среди них потенциальных клиентов или деловых партнёров и обеспечению дальнейших их контактов с коммерческими представителями фирмы уже в зоне переговоров. Успех работы стендиста во многом зависит от его поведения и внешнего вида.

Желательно, чтобы:

-           стендист стоя, с улыбкой, приветствовал посетителя;

-           лицо стендиста выражало постоянную заинтересованность и готовность вступить в разговор;

-           он умел помочь посетителю начать разговор фразами типа: “Я могу вам помочь ознакомиться с нашей фирмой”, “Что вас заинтересовало на нашем стенде? ”, “Какой аспект деятельности вас интересует? ” и т. д.;

-           он мог дать пояснения об услугах фирмы, исходя из степени подготовленности посетителя: профессионалу в данной области специальные термины помогут разобраться в проблеме, а, допустим, обычному клиенту они, скорее всего, не понадобятся;

-           стендист был одет не только строго и красиво, но и удобно./1/

Нежелательны:

-           общение со своими коллегами по стенду или другими стендистами в присутствии посетителей;

-           назначение встречи на стенде со своими друзьями и родственниками;

-           употребление пищи, жевательной резинки, напитков на глазах у посетителей;

-           развязное поведение;

-           употребление алкогольных напитков ни до, ни во время работы на стенде, даже если они предлагаются стендистом посетителю./1/         

 С самого начала  работы выставки у стендиста  фирмы возникает необходимость  контактов с работниками других  стендов. Эти контакты позволяют  обмениваться опытом работы, оказывать  в необходимых случаях взаимопомощь, устанавливать и развивать необходимые  контакты на будущее./7/

 

3. Выставка и  ярмарки как способ продвижения  товара

3.1 Анализ выставочно-ярмарочной  деятельности в г. Хабаровске

Анализ современных тенденций  развития выставочного бизнеса показывает, что функции выставок существенно  расширились. Кроме традиционных: рекламных, информационных, коммуникативных, выставки могут стать полигоном аттестации качества товаров и услуг, исследования рынков, формирования взаимоотношений между разработчиками и потребителями, продавцами и покупателями. ОАО "Хабаровская международная ярмарка" - лидирующая выставочно-ярмарочная компания дальневосточного региона России, созданная Комитетом государственного имущества Хабаровского края в 1994 году.

В настоящее время проводятся ежегодно 10 календарных (20 специализированных) выставок-ярмарок, на каждой из которых  участвуют от 150 до 250 предприятий  из городов Дальнего Востока, Сибири, Забайкалья, Урала, центральных регионов России и из-за рубежа (Китая, Кореи, Японии). До 50-70% экспонентов являются постоянными участниками выставок и ярмарок. Количество посетителей  на каждой выставке составляет от 3 до 5 тысяч человек в день. С 2000 года в рамках всех выставок проводится конкурс "Золотая медаль Хабаровской  международной ярмарки", который  становится все более престижным. В июне 2006 года Хабаровская международная  ярмарка награждена Национальной премией  ТПП РФ "Золотой Меркурий" за "вклад в развитие российского  предпринимательства. Информационной поддержкой выставок занимаются от 30 до 50 различных средств массовой информации. Рекламно-информационная компания начинается обычно за 6-8 месяцев до начала каждой выставки и поглощает до 15% бюджета  предприятия.

Подводя итоги выставочно-ярмарочной деятельности 2007 года, можно сказать, что год был успешным. ОАО «Хабаровская международная ярмарка» продолжает свое динамичное развитие, сохраняя лидирующие позиции в выставочном бизнесе  российского Дальнего Востока.

В уходящем году проведено 10 календарных или 20 тематических выставок-ярмарок. Более 1600 экспонентов стали участниками  выставок, общая суммарная экспозиционная площадь составила более 20 тыс. кв. м.

Проводимые выставки являются эффективным инструментом поддержки  отечественных производителей: каждый третий участник – производитель, более 80% участников – представители малого и среднего бизнеса. Выставки «Энергетика  Дальневосточного региона», «Лес и  деревообработка», «ДальЭкспоМебель», «Мир медицины. Здоровье и красота», «ДальПищеПром» в 2007 году стали еще более значимыми и эффективными для своих отраслей, запоминающимися и полезными для участников и посетителей. Лидирующее положение по традиции у выставки «Архитектура, стройиндустрия Дальневосточного региона», комплектующейся участниками за год вперед. В 2007 году в ней участвовали 242 экспонента из 20 городов России и стран АТР.

Особое место занимает Межрегиональная Приамурская торгово-промышленная ярмарка. Два последних года она  проходила в рамках Международного Экономического Форума и Дальневосточного Международного Экономического Конгресса, благодаря поддержке администраций  краев и областей Дальневосточного Федерального округа, Правительства  Хабаровского края, Министерства экономики  и внешне-экономических связей Хабаровского края, эта выставка тоже имеет очень высокий рейтинг. Являясь выставкой достижений ведущих отраслей экономики Дальнего Востока и Сибири, она наиболее ярко демонстрирует, что выставки-ярмарки являются эффективным инструментом развития и интеграции территорий. Каждая выставка, проводимая Хабаровской международной ярмаркой, – это еще и яркая содержательная программа. За этот год проведено 10 «круглых столов», 30 отраслевых семинаров, 50 мастер-классов, 8 профессиональных конкурсов, 2 фестиваля и многое другое. В рамках отраслевых выставок проходил конкурс «Золотая медаль Хабаровской международной ярмарки», количество участников этого конкурса из года в год растет. В 2007 году было подано 290 заявок, 172 экспоната были награждены «Большой золотой медалью», 86 – «Золотой медалью».

Вся выставочно-ярмарочная деятельность имеет годичную периодичность. В  настоящее время готовится распоряжение губернатора по утверждению календарного плана на 2008 год. Конечно, основные проекты  и темы повторяются, но Хабаровская  международная ярмарка стремится  совершенствовать свою политику. В 2006 году появились новые темы «ДальХимПласт», «Туризм, спорт, развлечения», в сентябре 2007 году новая выставка «Мир детства».

Намечается и качественно  новое направление деятельности – это расширение сотрудничества и совместные проекты с другими  выставочными центрами России. Сегодня  в России активно развивается  рынок технологий и оборудования для деревообрабатывающей и мебельной  промышленности, что обусловлено  постоянно растущим потребительским  спросом со стороны мебельного производства, деревянного домостроения. На основе складывающейся конъюнктуры рынка  активно развивается и соответствующий  отраслевой выставочный сегмент. Как  и во многих регионах проводится региональная выставка «Лес и деревообработка  ДВ региона», вместе с тем зарубежные и крупные российские компании проявляют  большую заинтересованность в расширении своего бизнеса, стремятся расширить  свое присутствие в различных  регионах России.

В настоящее время прорабатывается  возможное участие Хабаровской  международной ярмарки совместно  с выставочными центрами Москвы, Санкт-Петербурга, Перми, Красноярска, Ростова-на-Дону в  общероссийской программе и проведение выставки «Технодрев» в г. Хабаровске с 2007 года.

В 2007 году у Хабаровской  международной ярмарки сложились  деловые и конструктивные отношения  с Правительством Хабаровского края, в частности Министерством экономики  и внешне-экономических связей, с отраслевыми министерствами, с администрацией г. Хабаровска и администрациями других субъектов Дальневосточного Федерального округа, с общественными организациями и союзами, со средствами массовой информации

3.2 Рекомендации участникам выставок г. Хабаровска

Сегодня серьезную проблему вызывает тот факт, что многие руководители имеют устаревшие понятия о том, что составляет предмет выставки. Для многих выставка по-прежнему подразумевает  пустую трату денег, бессонных ночей  и бесцельно потраченного времени. Имеющаяся литература и публикации в области выставочного дела дают основания утверждать, что по рассматриваемой  проблеме ощущается недостаток исследований и рекомендаций, позволяющих опровергнуть устоявшуюся точку зрения. Существует также устойчивое мнение о том, что  выставки - это аналог выездной продажи, кратковременная торговая точка. Выставка – самый уникальный и эффективный маркетинговый механизм, объединяющий все инструменты продвижения и сбыта продукции. Статистика утверждает, что у большинства компаний 40% продаж происходит как раз за счет выставок, которые являются прекрасной возможностью заявить о себе, как о серьезном деловом партнере, оценить конкурентоспособность своей продукции и ознакомиться с перспективными разработками в данной отрасли. Выставка является самой короткой дорогой от производителя к рынку, она дает возможность живого общения с потребителем или потенциальным заказчиком. Контакты с клиентами позволяют получить довольно точные сведения о покупательской структуре, объемах производства данной продукции в различных регионах, потенциальном спросе, реальном максимальном уровне цен. Итак, выставка позволит оценить конкурентоспособность вашего товара, состояние рынка сбыта, подскажет, что в связи с этим нужно выпускать, по какой цене, кто может оказать помощь в реализации, поможет изучить продукцию конкурентов, систему предоставляемых ими скидок, условий поставок, сервиса и т.д.