Особенности официально-делового стиля речи. Составление личной документации

9

Если поверенным является юридическое лицо, указывается его полное наименование.

В доверенностях на имя  адвоката указывает его место работы (адвокатскую фирму, юридическую консультацию).

Правильность изложения  полномочий поверенного крайне важна. Полномочия – это указание на те действия, которые поверенный имеет  право совершать от лица доверителя. Полномочия излагаются  предельно четко, максимально конкретно во избежании в дальнейшем различного рода противоречий.

На доверенности в  обязательном порядке ставится печать юридического лица. В тех организациях, где существует гербовая печать, именно она и проставляется на доверенности. Остальные организации используют обычную круглую печать.

Каждая доверенность должна иметь порядковый номер по форме, которую целесообразно утвердить приказом по организации.

Необходимо иметь соответствующий  журнал учета выданных доверенностей, где должны содержаться следующие сведения: номер доверенности, дата ее выдачи, кому выдана доверенность и на совершения какого действия, срок действия доверенности, подпись лица, получившему доверенность. Целесообразно также делать отметку о возращении доверенностей по истечению срока действия, исполнению полномочий, отмены и т.д.

Для доверенностей на получение товарно-материальных ценностей  и денежных средств существует установленная  форма журнала учета (его обычно ведет бухгалтерия).

 

 

 

10

СОСТАВЛЕНИЕ ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ

Объяснительная записка  – документ, объясняющий причины, какого – либо действия, события, факта  или поясняющий содержание отдельных  положений основного документа (плана, отчёта, проекта постановления, приказа и др.). В последнем случае он может называться пояснительной запиской.

Объяснительные записки являются  справочно - информационными документами и играют важную роль в документировании управленческой деятельности. Они служат не просто для передачи информации с одного уровня управления организацией, предприятием, фирмой на другой, но являются непосредственными основаниями для издания распорядительных документов, в тексте которых иногда предусматривается оформление соответствующей ссылке.

В системе организационно – распорядительной документации объяснительные записки имеют устойчивую сферу применения, и даже получившие в последнее время широкое распространение служебные записки не смогли, вытеснит их из так называемо,  «внутренней переписки», организации.

Объяснительные записки могут составляться как по указанию руководителя предприятия, организации и структурного подразделения или вышестоящего учреждения, так и по инициативе структурного подразделения, конкретного работника или предприятия. Они являются основной для принятия управленческого решения или издания распорядительного документа и могут адресоваться руководителю данного предприятия, организации и структурного подразделения или в вышестоящее министерство, ведомство и организацию.

Оформление объяснительных записок должно соответствовать уставленным требованиям. Однако в зависимости от того, является ли документ внутренним или направляется в вышестоящую организацию, в оформление

 

11

этих документов появляются свои особенности.

Объяснительные записки, направляемые за пределы данного предприятия или организации, называются внешними. Составляются они достаточно редко, но, как правило, по вопросам, имеющие существенное значение для деятельности предприятия. Поэтому оформляются они на общем бланке.

В состав типового формуляра внешней объяснительной записки входят следующие реквизиты:

-наименование автора документа (организации, фирмы, может быть указано наименование вышестоящей организации, в систему которой она входит);

-название вида документа (объяснительная записка);

-дата;

-регистрационный номер;

-адресат;

-место составления;

-заголовок к тексту;

-текст;

-подпись.

При оформлении внешних объяснительных записок угловое расположение реквизитов является предпочтительным.

Название вида документа (объяснительная записка) оформляется ниже наименование предприятия или организации прописными буквами.

Дата оформляется цифровым способом (19.03.04) от границы левого поля ниже названия вида документа или  объяснительной записки является датой  её подписания и отправки. Дата проставляется  лицом, подписывающим документ.

Регистрационный номер  помещается справа от даты на одной  строке с ней и представляет собой  простой порядковый номер (№ 25). Иногда он может включать в себя индекс структурного подразделения, номер  дела по номенклатуре дел и порядковый докладной записки (№ 09-14/25).

12

 Адресат оформляется  в правом верхнем углу на  уровне первой строки в наименовании автора и формулируется в соответствии с установленными требованиями.

Адресование первому  руководителю (иногда и его заместителям) формулируется в дательном падеже (кому?), причём в наименование должности включается полное наименование организации или предприятия-адресата, а перед фамилией может указываться сокращённая форма от принятого, но пока не  ставшего нормой вежливого обращения «господину», «госпоже»:

Структура текста объяснительной записки зависит от цели её создания.

Внешнюю объяснительную записку подписывает, как правило, первый руководитель предприятия или организации, а в некоторых случаях – его заместители в пределах их компетенции.

Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись и расшифровку подписи.

В случае необходимости в формуляр внешней объяснительной записки включается реквизит «отметка о наличии приложений», которая располагается от границы левого поля ниже текста. Если приложения полностью названы в тексте, то форма отметки следующая:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Если документы - приложения не названы в тексте, то в отметке необходимо перечислить их названия с указанием количества экземпляров.

Внутренние объяснительные записки, адресуемые руководителю предприятия, организации или структурного подразделения, составляются значительно чаще и, как правило, являются непосредственными основаниями для издания приказов по основной деятельности, по личному составу и распоряжений.

Внутренняя объяснительная записка оформляется на чистом листе бумаги с угловым расположением реквизитов по образцу общего бланка. Формуляры этих документов совпадают и состоят из следующих реквизитов:

13

Наименование структурного подразделения – автора; название вида документа; дата; регистрационный номер (только в случае необходимости); заголовок к тексту; адресат; текст; подпись.

Наименование структурного подразделения – автора (где непосредственный составитель документа занимает конкретную должность) оформляется в верхнем левом углу листа бумаги от границы левого поля.

Название вида документа (докладная или объяснительная записка) оформляется прописными буквами  на следующей строке также от границы  левого поля.

Дата является датой  составления и подписания документа и оформляется цифровым способом (19.03.04).

Регистрационный номер  на внутренних докладных записках проставляется  только в случае необходимости.

Адресат оформляется  в правом верхнем углу на уровне первой строки в наименовании структурного подразделения и формулируется в дательном падеже. В адресате указывается конкретное наименование должности, фамилия и инициалы руководителя.

При адресовании первому  руководителю название предприятия, входящее в состав наименования его должности, указывается, как правило, сокращённо:

Заголовок к тексту располагается  ниже даты и номера в верхнем левом  углу.

Если текст внутренней объяснительной записки не превышает 6-8 строк, то заголовок к нему допускается не формулировать.

Подпись состоит из наименования должности лица, составившего записку, личной подписи и её расшифровки.

 

 

 

 

14

СОСТАВЛЕНИЕ РАСПИСКИ

Расписка – это официальный документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т.п.), заверенный подписью получателя.

Расписка составляется по следующей форме:

1. Наименование документа.

2. Фамилия, имя, отчество, должность лица, дающего расписку.

3. Наименование учреждения, предприятия или лица, от которого получено что-либо.

4. Точное наименование  полученного с указанием количества  или суммы (количество и сумма  пишутся сначала цифрами, затем  в скобках прописью).

5. Подпись получателя (справа).

6. Дата составления  расписки (слева).

Если расписка имеет особо важное значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или у нотариуса.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

15

РЕЗЮМЕ КАК  ОСОБЫЙ ВИД ДОКУМЕНТА

Стратегическая цель поиска работы - добиться личного интервью c работодателем, так как именно в процессе непосредственного общения с работодателем  может быть принято решение о найме (за редким исключением - Вы выдающийся специалист, имя которого известно всем и Ваша ценность для компании не вызывает сомнения). Однако дело в том, что  общение с работодателем начинается задолго до этой встречи и важнейшая роль в этом принадлежит  резюме. Резюме это -  визитная карточка. Оно первым попадает к работодателю и участвует в формировании впечатления о том, что за человек составляет резюме?

Итак, резюме – это  вид деловой бумаги, в которой кратко излагаются необходимые для нанимателя сведения о том, кто претендует на вакантную должность.

Информация в резюме должна содержать достоверную информацию.

Резюме составляется по следующей форме:

1. Фамилия,  имя, отчество; адрес и телефон (домашний и служебный).

2. Личные данные: гражданство;  дата и место рождения, семейное  положение; если есть дети, указать дату их рождения.

3. Цель написания резюме:  т.е. должность, которую хочет  получить соискатель.

4. Образование (перечень  начинается с указания последнего учебного заведения, которое закончил соискатель, далее перечисление идет в обратном хронологическом порядке).

5. Опыт работы (где и кем работал, также в обратном хронологическом порядке).

6. Профессиональные навыки (знание иностранного языка, владение компьютером и др.).

 

 

16

7. Личные качества (например: ответственна, коммуникабельна, доброжелательна).

8. Ваши увлечения.

9. Дата составления.

Слово «резюме» не является заголовком, его писать не принято; вместо этого указываются фамилия, имя, отчество автора документа, выделенные шрифтом.

Несколько советов. Не следует указывать в цели сразу несколько позиций, по которым можно работать. Это производит негативное впечатление на работодателя. Считается, что настоящим профессионалом можно быть в чём-то одном, а не сразу и в бухгалтерии, и в рекламе, и в логистике. Кроме того, в этом случае иногда кажется, что человек сам не знает чего хочет. Не следует перегружать четвёртый пункт излишней информацией об образовании (например, школа), если только это не сработает в вашу пользу. И последнее, - не нужно стремиться улучшить информацию о себе, как правило, она проверяется.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

17

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 Официально-деловой стиль обслуживает правовую и административную деятельность при общении в государственных учреждениях, в суде, при деловых и дипломатических переговорах: деловая речь обеспечивает сферу официально-деловых отношений и функционирует в области права и политики.

Официально-деловой стиль  реализуется в текстах законов, указов, приказов, инструкций, договоров, соглашений, распоряжений, актов, доверенностей, заявлениях, в деловой переписке учреждений, а также в справках юридического характера и т.п. Несмотря на то, что этот стиль подвергается серьезным изменениям под влиянием социально-исторических сдвигов в обществе, он выделяется среди других функциональных разновидностей языка своей стабильностью, традиционностью, замкнутостью и стандартизованностью.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

18

Ципилев Николай  Николаевич

Адрес: Свердловская область, г. Дегтярск, ул.Чернышевского, 118

Телефон: 8(34397) 3-01-85, 2-41-05

Е-mail: nic@mail.ru

Гражданство: РФ.

Дата и место рождения: 01.05.1984 год, Свердловская обл., г. Дегтярск.

Семейное положение: женат.

Дети: сын 2002 года рождения.

Цель: применение своего профессионального опыта, навыков и знаний на должность менеджера по продажам коммерческой фирмы.