Система управления как объект исследования

Однако  на тех предприятиях, на которых  необходимо производить научные  разработки, готовить производство, производить  продукцию, осуществлять контроль за производимой продукцией и т. д. "уложиться" при создании управленческой системы в небольшое количество звеньев оказывается практически невозможным.

Можно заметить, что упомянутые нами проблемы имеют  как бы противоположно направленное действие. Снижение нормы управляемости  для руководителя предприятия часто может быть обеспечено лишь за счет удлинения управленческой цепочки, а ее укорачивание приводит к увеличению нормы управляемости.

Действительно, если мы хотим снизить число работников, которые подчиняются одному руководителю, мы должны этих работников разбить как минимум на две части, подчинив двум разным руководителям. Но тогда приходится вводить дополнительное управленческое звено общего руководителя для этих двух руководителей. И наоборот, при устранении управленческого звена возрастает число рабочих, управляемых прямо одним руководителем.

Какое сочетание  нормы управляемости и длины  управленческой цепочки установить для организации, является делом  стратегического выбора руководителя организации при формировании ее управленческой структуры[10, c.140].

 

1.3. Субъекты и объекты управления

 

В самом  общем виде управление предстает  как определенный тип взаимодействия, существующий между двумя субъектами, один из которых в этом взаимодействии находится в позиции субъекта управления, а второй в позиции объекта управления.

Субъект управления представляет собой управленческий аппарат, объединяет в себе сотрудников, разрабатывающих планы, вырабатывающих требования к принимаемым решениям, а также контролирующих их выполнение.

Объект  управления представляет собой непосредственно предприятие, которое осуществляет выполнение поставленных перед ним задач. В задачу объекта управления входит выполнение планов, выработанных управленческим аппаратом, т.е. реализация той деятельности, для которой создавалась система управления.

Субъект управления и объект управления связаны  прямой и обратной связями. Прямая связь выражается потоком директивной информации, направляемой от управленческого аппарата к объекту управления, а обратная представляет собой поток отчетной информации о выполнении принятых решений, направляемый в обратном направлении.

Рис. 2. Структурная схема системы управления экономическим объектом [4, c.97]

Директивная информация порождается управленческим аппаратом в соответствии с целями управления и информацией о сложившейся  экономической ситуации, об окружающей среде. Отчетная информация формируется     объектом     управления     и     отражает     внутреннюю экономическую ситуацию, а также степень влияния на неё внешней среды (задержки платежей, нарушения подачи энергии, погодные условия, общественно - политическая ситуация в регионе и т.д.). Таким образом, внешняя среда влияет не только на объект управления: она поставляет информацию и управленческому аппарату, решения которого зависят от внешних факторов (состояние рынка, наличие конкуренции, величина процентных ставок, уровень инфляции, налоговая и таможенная политика).

Взаимосвязь информационных потоков, средств обработки, передачи и хранения данных, а также сотрудников управленческого аппарата, выполняющих операции по переработке данных, и составляет информационную систему экономического объекта.

Потребность в управлении возникает при необходимости  координации деятельности членов трудового  коллектива, объединенных для достижения поставленных перед ними локальных  и глобальных целей. Первоначально  любая цель носит обобщенный характер и лишь в процессе уточнения она  формализуется управленческим аппаратом  в виде целевых функций.

Об управленческом взаимодействии можно говорить как  о реально существующем, только в том случае, если объект управления выполняет команды субъекта управления. Соответственно, только тогда можно говорить о том, что осуществляется управление. Для того чтобы это выполнялось, необходимо, во-первых, наличие у субъекта управления потребности и возможности управлять объектом управления, вырабатывая для этого соответствующие управленческие команды, и, во-вторых, наличие у объекта управления готовности и возможности эти команды выполнять. Данные условия являются необходимыми и достаточными для того, чтобы субъект управления осуществлял управление объектом управления. Часто условия осуществления управления сводятся только к условиям осуществления управленческой деятельности субъектом управления. Такой подход в силу того, что вместо диалектического единства субъекта и объекта управления рассматривается одностороннее воздействие субъекта управления на объект, приводит к неверным выводам по поводу сущности и природы возможности осуществления управления.

Потребность управлять, отражая определенные внутренние потребности субъекта управления, выступает  по отношению к ним средством  их удовлетворения. Поэтому его управленческая деятельность приобретает определенную направленность в зависимости от того, какие мотивы побуждают субъекта управления к руководству, какие  цели он при этом преследует. В том  случае, когда цели управления (желаемое состояние объекта или желаемый результат его функционирования) совпадает с целями, преследуемыми субъектом управления, последний ориентирован на наиболее эффективное управление. Для того чтобы это существовало, необходимо соблюдение двух условий. Первое: субъект управления не должен иметь возможности достижения своих целей за счет управленческой деятельности вне зависимости от достижения целей управления. Второе: степень достижения субъектом управления своих целей за счет управленческой деятельности должна находиться в прямой зависимости от степени достижения целей управления.

Полная  привязка потребности субъекта управления управлять к результатам функционирования объекта управления наблюдается  в том случае, когда субъектом  управления является субъект собственности. Если субъектом управления является не собственник, а исполнитель, призванный реализовывать функцию управления, потребность управлять у субъекта управления, объективно не связана  непосредственно со стремлением  получения наилучшего конечного  результата.

Более того, эта потребность зачастую связана  со стремлением субъекта управления удовлетворять свои исходные потребности, используя управление, но, не ориентируясь при этом на конечные результаты, а  в определенных случаях и во вред конечным результатам. Чтобы предотвратить  данную ситуацию, собственник должен создавать такую систему вознаграждения и стимулирования управления которая, с одной стороны, соответствовала  бы его мотивационной структуре  и с другой – зависела бы от степени  достижения целей управления, т.е. от результатов функционирования объекта  управления[13].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.4. Система управления организацией, ее функции

 

Система управления (СУ) – совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное (целенаправленное) функционирование организации.

Для системы  управления организаций необходимо:

– разработать  миссию организаций;

– распределить функции производства и управления;

– распределить задания между работниками;

– установить порядок взаимодействия работников и последовательность выполняемых  ими функций;

– приобрести или модернизировать технологию производства;

– наладить систему стимулирования, снабжение  и сбыт;

– организовать производство.

Осуществление перечисленных мероприятий требует  создания СУ, которая должна быть согласована  с системой производства организации (рис.3).

 

Рис.3. Система управления организаций

 

СУ состоит  из четырех подсистем: методологии, процесса, структуры и техники  управления (рис. 4).

 

Рис. 4. Структура элементов системы управления организацией

 

Процесс управления – часть управленческой деятельности, включающая формирование системы коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, создание системы информационного обеспечения управления.

Структура управления – совокупность устойчивых связей объектов и субъектов управления организации, реализованных в конкретных организационных формах. Структура управления включает функциональные структуры, схемы организационных отношений, организационные структуры и систему обучения или повышения квалификации персонала. Техника и технология управления включают компьютерную и организационную технику, офисную мебель, сети связи, систему документооборота.

 

 

Основными группами функций системы  управления являются:

1) функции принятия  решений (преобразования содержания  информации)– выражаются в создании  новой информации в ходе анализа,  планирования (прогнозирования) и  оперативного управления (регулирования,  координации действий). Это связано  с преобразованием содержания  информации о состоянии ОУ  и внешней среды в управляющую  информацию при решении логических  задач и выполнении аналитических  расчетов, при порождении и выборе  альтернатив. Эта группа функций  является главной, поскольку обеспечивает  выработку информационных воздействий  по удержанию в существующем  положении или при переводе  системы в новое состояние;

2) рутинные функции  обработки информации охватывают  учет, контроль, хранение, поиск, отображение,  тиражирование, преобразование формы  информации и т.д. Эта группа функций преобразования информации не изменяет ее смысл, т.е. это рутинные функции, не связанные с содержательной обработкой информации;

3) функции обмена  информацией связаны с доведением  выработанных воздействий до  ОУ и обменом информацией (ограничение  доступа, получение (сбор), передача  информации по управлению в  текстовой, графической, табличной  и иных формах по телефону, системам передачи данных и  т.д.).

 

 

1.5. Требования, предъявляемые к системе  управления

 

 

Изучая  систему управления как объект исследования, необходимо выделять требования, предъявляемые  к системам управления, по которым  можно судить о степени организованности систем. К таким требованиям относятся:

• детерминированность  элементов системы;

• динамичность системы;

• наличие  в системе управляющего параметра;

• наличие  в системе контролирующего параметра;

• наличие  в системе каналов (по крайней  мере, одного) обратной связи.

Соблюдение  этих требований должно обеспечивать условия эффективного уровня функционирования органов управления. Рассмотрим подробно эти требования.

В системах управления детерминированность (первый признак организованности системы) проявляется в организации взаимодействия подразделений органов управления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается  на других элементах системы. Если в организационной структуре управления, например, есть отдел, действия которого не влияют на другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и является лишним в системе управления.

Вторым  требованием системы управления является динамичность, т.е. способность  под воздействием внешних и внутренних возмущений оставаться некоторое время  в определенном неизмененном качественном состоянии.

Любые воздействия  среды оказывают возмущающее  действие на систему, стремясь нарушить ее. В самой системе также могут  появиться возмущения, которые стремятся  разрушить ее «изнутри». Например, в  организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствует  по разным причинам ряд ответственных  работников, плохие условия работы и т.д. К внешним возмущениям  следует отнести указы вышестоящих  организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и политические факторы.

Под воздействием таких внешних и внутренних возмущений орган управления любого уровня вынужден перестраиваться, приспосабливаться  к изменившимся условиям.

С целью  обеспечения быстрого перестроения системы в условиях изменения  среды в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт появления  возмущения; система должна обладать минимально допустимой инерционностью, чтобы своевременно принимать управленческие решения, в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочения состояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В  соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования  структуры управления.

Под управляющим  параметром в системе управления следует понимать такой ее параметр (элемент), посредством которого можно  управлять деятельностью всей системы  и ее отдельными элементами. Таким  параметром (элементом) в социально  управляемой системе является руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подразделения, воспринимает управляющие  сигналы руководства организации, организует их выполнение, несет ответственность  за выполнение всех управленческих решений.

При этом руководитель должен обладать необходимой  компетенцией, а условия работы —  позволять выполнить данное поручение. Следовательно, условие наличия  управляющего параметра можно считать  выполненным, если внешнюю информацию воспринимает руководитель организации, который организует работу по выполнению поручения, распределяет задания в  соответствии с должностными инструкциями при наличии условий, необходимых  для выполнения поручений.