Шпаргалка по "Литературе Украины"

 
19.Види документів та їх класифікація 
 
Документ - матеріальний об'єкт, що містить інформацію у зафіксованому вигляді. документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної діяльності і продукти розумової діяльності людини. Документи створюються для реалізації тієї чи іншої функції. В документі, як правило, переплітається велика кількість функцій - інформаційна, соціальна, комунікативна, управлінська, правова, облікова. Документи діляться на: За найменуванням: акт, протокол, інструкція, лист  тощо. .За змістом і спеціалізацією: загальні;з адміністративних питань; з питань планування оперативної діяльності; з питань підготовки та розподілу кадрів; спеціалізовані з фінансово-розрахункових і комерційних питань, — постачально-збутові, зовнішньоторговельні тощо..За призначенням: щодо особового складу;організаційно-розпорядчі; кадрово-контрактові;довідково-інформаційні;господарсько-договірні; обліково-фінансові.4.За походженням: службові (офіційні) — укладаються працівниками, які офіційно уповноважені це робити від імені установи, організації для вирішення службових питань;особисті (приватні) — укладаються будь-якою особою для вирішення індивідуальних, власних питань. За місцем укладення:внутрішні — мають чинність у межах установи, де їх укладено; зовнішні — виступають чинником або результатом спілкування з іншими установами, організаціями, особами. За напрямком (спрямуванням): вхідні (надходять до установи, організації, підприємства, фірми);— вихідні (адресовані за межі установ ).7. За способом створення, структурними ознаками (формою) і ступенем стандартизації та регламентації:;— стандартні, типові — укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо регламентованій послідовності (паспорт, свідоцтво, атестат, диплом, військовий квиток тощо); нестандартні, нерегламентовані — в яких певна частина даних готується заздалегідь (типовий лист, довідка, перепустка, положення, інструкція тощо);— індивідуальні — укладаються за загальними принципами й формою, але автор довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації (автобіографія, звіт, протокол, оголошення, запрошення тощо). За ступенем складності:прості (односкладові) — відображають одне питання, факт;складні — відображають два й більше питань, фактів.. За стадіями відтворення: оригінали;копії, витяги, дублікати.. За терміном виконання:звичайні безстрокові (нетермінові) — виконуються (опрацьовуються) в порядку загальної черги;термінові — укладаються за завчасно визначеним терміном виконання, а також телеграми, телефонограми тощо;дуже термінові — зі спеціальною позначкою терміну виконання. За ступенем секретності (гласності):звичайні (несекретні) — для загального користування; для службового користування (ДСК); таємні (Т);цілком таємні (ЦТ).. За юридичною силою:справжні — чинні, нечинні;підробні — фальсифікати.За технікою відтворення: рукописні;відтворені за допомогою технічних засобів.. За терміном зберігання: тимчасового зберігання (до 10 років);тривалого зберігання (понад 10 років); постійного зберігання. Документи поділяються за призначенням та найменуванням. Деякі документи мають однакову назву, але виконують різні функції.

 
 
 
 
 
 
 
20.Реквізити документів та вимоги  до їх написання. 
 
При оформлянні організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів: Державний герб;емблема організації; зображення нагород;код організації;код документа; назва міністерства чи відомства; назва підприємства (установи, організації, фірми); назва структурного підрозділу;,індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер Телефону, номер рахунку в банку; назва виду документа; дата; індекс (вихідний номер документа);13 - посилання на індекс та дату вхідного документа; місце складання чи видання;гриф обмеження доступу до документа; адресат;гриф затвердження; резолюція; заголовок до тексту; позначка про контроль; текст; позначка про наявність додатка; підпис;гриф погодження; візи; відбиток печатки;- позначка про завірення копії; прізвище виконавця та номер його телефону; позначка про виконання документа та направлення його до справи; позначка про перенесення даних на машинний носій; позначка про надходження. Реквізити бувають:постійні;змінні.Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні - під час його складання.

21.Документи щодо особового  складу: автобіографія, характеристика, накази щодо особового складу, резюме, заява.

 
Заява — це офіційне повідомлення в  усній або письмовій формі, в  якому викладається певне прохання.Характеристика — це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника за підписами представників адміністрації. Це офіційний документ, який видає адміністрація на прохання працівника.Назва документа й прізвище, ім'я, по батькові того, кому видається характеристика.Рік народження, освіта.текст.Автобіографія — це опис свого життя. Цей документ характеризується незначним рівнем стандартизації. Головні вимоги під час його написання — вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.Особовий листок з обліку кадрів — це обов'язковий документ особовоїсправи працівників установ, організацій, в якому фіксуються автобіографічні відомості.Його заповнюють під час оформлення на роботу, для участі в певному конкурсі.Резюме – це документ, в якому подаються короткі відомості про навчання,трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає.Наказ - це розпорядчий документ, що видається керівником установи. Накази щодо особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення. У заголовку такого наказу зазначають: "Щодо особового складу".

 
22.Довідково-інформаційні документи. 
Довідково-інформаційна документація носить допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації. Інформація, що міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома. Документи цієї системи відіграють службову роль по відношенню до організаційно-правових та розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи не містять доручень, не зобов'язують їх виконувати, як розпорядчі документи, а повідомляють дані, на підставі яких приймаються відповідне рішення, тобто ініціюють управлінське рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу Особливість цих документів полягає в тому, що вони направляються знизу вверх по системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника структурного підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищої. До довідково-інформаційної документації відносяться такі види документів: акти; протоколи; довідки; службові листи; пояснювальні та доповідні записки; плани і графіки; відгуки та рецензії.       

 
23.Види службових листів Ділове листування. Вимоги до офіційного листування. Етикет ділового листування. 
 
Лист (офіційний) — узагальнена назва різних за змістом офіційних та ділових документів, що надсилаються поштою; предмет вивчення діловодства.Види офіційного листування:Дипломатичне — офіційне листування міждержавних установ чи іноземних представництв у дипломатичній практиці.Адміністративне — офіційне листування між органами управління (органи влади, керівні органи) та виконавцями (установи, підприємства, організації), а також їхніми структурними підрозділами.Ділове (комерційне) — листування напівофіційного характеру між фірмами, установами тощо.Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі:1. Державний Герб. Має бути розташований у центрі верхнього берега або над серединою рядка з назвою організації.2. Емблема організації, установи чи підприємства (не відтворюють, якщо на бланку розміщено зображення Державного Герба України).3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку на рівні реквізитів 07,08.4. Код організації установи чи підприємства. Зазначається за ЄД-РПОУ після реквізиту "Довідкові відомості про організацію" (09).5. Повна назва установи, організації чи підприємства - автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомоги штампа або друкарським способом.6. Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку.7. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу. Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів указують номер розрахункового рахунка у відділенні банку.8. Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно-цифровим способом (24 серпня 2009 р.). На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.9. Адресат. Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище - у давальному.

 
24. Телеграма. Факс. 
 
Це службовий документ, одержаний за допомогою телефакса телефонними каналами зв'язку. Факс становить ксерокопію переданого документа. Факс оформляють так само, як і службовий лист.  Телеграма — це службовий документ, що становить буквенно-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом).Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони повинні бути стислими і недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім частки «не»). Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення. У разі потреби замість розділових та інших знаків використовують умовні позначення: КРПК, КМ, ЛПК, НР (номер), ДВК (двокрапка). Знаки «-» (мінус), «+» (плюс), % (процент) пишуть словами; однозначні числа — переважно словами, багатозначні — цифрами.Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу (формат А5) у двох примірниках (перший передають до відділення зв'язку, другий підшивають у справу.Розрізняють ініціативні телеграми і телеграми-відповіді.У телеграмах відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці — вихідний номер, після чого зазначають назву підприємства (скорочено), посаду (в разі потреби), прізвище особи, яка підписала телеграму.Оформляючи службову телеграму, зазначають: назва виду документа, категорія телеграми, вид телеграми, телеграфна адреса одержувача, номер документа, на який дають відповідь, текст, вихідний номер телеграми, скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму, посада особи, яка підписала телеграму; поштова адреса та назва підприємства — відправника телеграми, підпис, дата підписання телеграми, відбиток печатки підприємства — відправника.

25.Оформлення довідково-інформаційних  документів: оголошення, запрошення, доповідні  і пояснювальні записки, виробничі  звіти. Виробничі протоколи. Витяг  з протоколу 
 
.Записки поділяються на доповідні (службові) і пояснювальні.Доповідні записки (внутрішні й зовнішні) укладаються з ініціативи автора або керівника. У них описується певний факт, певна подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень, пропонуються заходи, які, на думку автора, слід проводити для кращого виконання завдань. Внутрішні записки оформляються на звичайному папері, а зовнішні - на бланку, при цьому такі записки зазвичай реєструють.Пояснювальні записки складаються на вимогу керівника для письмового пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників (порушення трудової дисципліни, невиконання обов'язків тощо). Пояснювальною запискою називають також вступ до якогось документа (плану, звіту, проекту тощо). запрошення, повідомлення Це різновиди службового листа, у яких викладено запрошення взяти участь у певному заході. Воно вимагає лаконічності при вичерпній і зрозумілій інформації, елементів службового мовного етикету (звертань, ввічливих конструкцій), великої кількості числівників і назв громадських організацій, установ тощо. Оголошення Це повідомлення про час і зміст нарад, засідань; про необхідність виконати якусь роботу; потребу в заміщенні вакантної посади тощо.При лаконічності викладу в оголошенні обов'язково має бути інформація про те, хто й про що повідомляє, і дата, яка виділяється іншим шрифтом.В оголошенні велике значення має оформлення: чіткість і оригінальність викладення тексту, а при усному оголошенні - чіткість вимови. Оголошення можуть бути приватні і службові.протокол, витяг з протоколу Це один з найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксується хід і результати проведення зборів, конференцій, нарад, засідань. У протоколах відбиваються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення, а у витягу з протоколу тільки рішення з питань, що цікавлять. В останньому випадку в протоколі робиться помітка про зроблений витяг і зазначається, кому його вручено чи надіслано.Протокол веде секретар або спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій - усі члени президії (чи всі члени виборчої комісії).Протоколи бувають:стислі, де записуються лише ухвали;повні, в яких записуються виступи доповідачів, а також конспективний виклад промов виступаючих;стенографічні, де все записується дослівно.віт – це документ про стан (хід) виконання доручень, завдань, планів.Він може бути табличної або текстової форми (залежно від тематики звіту).Звіти можуть бути зовнішніми (для ОДПС вищого рівня) і внутрішніми.Оформлятися звіти можуть на трафаретних бланках або звичайних аркушах паперу. Реквізитами звіту, як правило, є: назва документа (Звіт) і його тематичне спрямування; звітний період; назва органу, що звітує; підпис; дата.Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках, текстові — на звичайному папері. Матеріал звіту охоплює точно визначений період часу. Звіт допомагає вивчити, перевірити й узагальнити чиюсь роботу, знайти в ній позитивне та негативне, зробити висновки, намітити перспективи.

 
26. Особливості складання розпорядчих  та організаційних документів

 
Наказ – це правовий акт, що видається  на підставі й і на виконання діючих законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищестоящих  органів. Це означає, що директор може видати наказ з усіх питань з своєї  компентенції. Указаний документ є  актом внутрішнього управління дія  якого не виходить за межі конкретного  підприємства, об за межі конкретного  підприємства, обладнання, установи.Накази бувають кадрові та з основної діяльності.Накази по кадрах оформляють прийом на роботу, переміщення і переведення трудящих, увільнення робітників та службовців, заохочення, притягнення працівників до дисциплінарної і матеріальної відповідальності. На підприємствах з великою кількістю робітників та службовців накази подібного роду уніфікуються.Формуляр наказу має такі основні реквізити: назва виду документа, місце видання, номер, індекс за класифікатором та номенклатурою справ, дату підписання, заголовок, текст і підпис керівника.  Текст наказу з основної діяльності складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. У першій називаються причини, мета видання документа і наводяться для цього відповідні підстави, у другій – містяться приписи з указанням виконавців та терміну виконання. Розпорядча частина починається словом НАКАЗУЮ і викладається у наказовій формі Накази розподіляються на:1) по основній діяльності;2) по особовому складу. По основній діяльності - оформляються рішення керівника, пов'язані з організацією роботи, порядком діяльності підприємства.Можуть бути нормативними (про затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку) та індивідуальними. 
Складання і оформлення наказу регламентуються інструкціями щодо роботи з документами, правилами про порядок підготування проекту наказу та іншими правовими актами.  Реквізити наказу:• Герб, емблема, нагороди.• Міністерство. Установа.Підрозділ.Код підприємства.Код документа.Назва.Дата, номер.Місце видання.Заголовок до тексту.Текст.Підпис.Візи.Гриф погодження.Відмітка про виконання документа. 
Відмітка про перенесення даних на машинний носій. 
 
27. Мова і культура мовлення в житті професійного комунікатора.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Комунікативні ознаки культури мови. Типологія  мовних норм.

Професійна сфера  як інтеграція офіційно-ділового, наукового  і розмовного стилів.

Текст як форма  реалізації професійної діяльності.

Сутність спілкування. Спілкування і комунікація. Функції  спілкування.

Функціонування  числівника в професійному мовленні.