Отчет по практике "Гостиница Лира"

3. Отдел закупок

Функция отдела — закупки нужных товаров требуемого качества по разумной цене в нужное время. При этом должен выдерживаться оптимальный размер запасов в гостинице, поскольку хранение стоит денег, к тому же многие закупленные товары при чрезмерно длительном хранении могут испортиться.

Закупки производятся следующим образом. Все службы гостиницы подают в отдел закупок заявки, формы которых могут быть различны, но все они достаточно детальны: оговариваются размер, вес, страна поставки, количество и, что особенно важно, дата поставки. Менеджер отдела закупок, специализирующийся на заявленном товаре, рассматривает предложения поставщиков (цена, возможные скидки, формы оплаты и т.д.), выбирает лучшего и оформляет заказ. При поступлении товара с накладной его проверяют, регистрируют, оформляют возврат негодного товара. При поступлении от поставщика счета-фактуры его проверяют, регистрируют и передают на оплату в финансовую службу.

4. Отдел кадров. Основное содержание работы кадровой службы составляет: формирование кадров организации (планирование, отбор и наем, анализ текучести и так далее), обучение работников (переподготовка, аттестация и оценка персонала, организация продвижения по службе, проведение воспитательной работы), совершенствование организации труда, его стимулирование, создание безопасных условий труда.

5. Служба бронирования

К функциям службы бронирования относят:

1. Прием заявок и их обработка.
2. Составление необходимой документации: графиков заезда на каждый день (неделю, месяц, квартал, год), карты движения номерного фонда.

Прием заявок осуществляется по телефону, факсу, телексу, по почте (письмо или телеграмма), с помощью компьютерных систем бронирования.

После соответствующей  обработки заявки сотрудником службы бронирования гостю направляется подтверждение  или отказ.

6. Отдел рекламы  и развития

Функциями менеджера по развитию являются:

Организация работу и эффективное взаимодействие всех служб гостиницы, координирование их деятельности, контроль качества и своевременности выполнения персоналом этих служб возложенных на них задач.

Так же менеджер принимает участие в разработке маркетинговой политики гостиницы, определяет стандарты обеспечения и дизайнерского оформления гостиницы, стандартов обслуживания гостей, утверждает планы проведения рекламных акций.

Возглавляет работу подразделений  гостиницы по разработке моделей  и способов улучшения качества предоставляемых  услуг, увеличения количества посетителей.

Утверждает перспективные  планы по всем видам деятельности гостиницы, определяет и утверждает ценовую политику гостиницы (цены на стандартный пакет услуг, дополнительные услуги).

Заключает договоры от имени  гостиницы на материально-техническое  обеспечение (оборудованием, мебелью, инвентарем, пр.), проведение ремонтных  работ зданий, сооружений, помещений  гостиничного комплекса, другие хозяйственные и финансовые договоры, договоры с туристическими фирмами и организациями.

    Анализирует  отзывы клиентов об услугах,  оказанных гостиницей; экономические  показатели деятельности гостиницы;  эффективность расходования финансовых средств

Отчитывается перед  учредителями по экономическим показателям  деятельности гостиницы.

7. Служба приема и  размещения

В связи с важностью  первых впечатлений клиентов о гостинице  на персонал службы обслуживания возлагается  особая ответственность.

Сотрудник службы приема (портье) является первым сотрудником  гостиницы, с которым контактирует гость. От того, как примут гостя, как  его поприветствуют, как быстро будут  выполнены необходимые формальности (проверка бронирования, заполнение анкеты, предоплата), во многом зависит первое, часто самое сильное впечатление от гостиницы в целом и её имидж.

С этой службой  гость контактирует больше всего, сюда же он обращается за информацией и  услугами во время своего пребывания в гостинице.

Портье службы приема должен быть хорошим психологом и найти верный путь к общению с любым клиентом, мгновенно оценить, что ценит гость отеля (например, тишину или близость к развлечениям).

Работники службы приема должны досконально владеть  всей информацией об отеле (достоинства и недостатки каждого номера, цены, расположение и часы работы всех служб отеля), достопримечательности города и способы передвижения по нему, расписание работы транспорта, театров, музеев и т.п.

К важнейшим функциям службы приема относится приветствие гостя и выполнение необходимых формальностей при его размещении. При размещении следует еще раз согласовать условия предварительного бронирования (категорию номера, наличие удобств, вид оплаты, цену, срок пребывания, предполагаемую дату отъезда и т.д.). Если гостю необходимо заполнить анкету, следует сделать эту процедуру недолгой.

Также к функциям службы приема относятся распределение  номеров и учет свободных мест в гостинице, выписка счетов и  производство расчетов с клиентами. Учет свободных мест производится автоматически с использованием специальной компьютерной программы.

Работники службы приема и размещения обеспечены формой и бейджиками. На стойке гостям предложены визитки и буклеты гостиницы. Разработкой и контролем стандартов занимается администрация гостиницы и менеджер по развитию.

Для работников отеля разработаны правила внешнего вида, правила поведения и обслуживания гостей, существует стандарт поведения сотрудников, что положительно отражается на имидже гостиницы,. Опорным материалом являются стандарты гостиниц аналогичного уровня сервиса (3*).

7. Хозяйственный отдел

Важнейшей функцией этого отдела является поддержание  необходимого уровня комфорта и санитарно-гигиенического состояния гостиничных номеров, а также общественных помещений (холлов, фойе, переходов, коридоров). Руководитель этого подразделения несет ответственность за чистоту всего отеля и его номеров.

Основной обязанностью горничных является уборка номеров, независимо от того, заняты они или  свободны. Уборка номеров бывает ежедневная; после выезда проживающего; генеральная. Каждый день горничная выполняет текущую и промежуточную уборку номеров.

8. Инженерно-техническая  служба

Гостиница до предела  насыщена сложным инженерным оборудованием (скоростные лифты, системы кондиционирования, отопления, водоснабжения и канализации, электрическое (большой мощности) и газовое оборудование кухни, кабельное телевидение, компьютеры и т.д.). Гостиница оборудована аварийным освещением и энергоснабжением. Горячее водоснабжение осуществляется предприятием тепловых сетей и котельных по договору. На время аварии, профилактических работ водоснабжение осуществляется от резервной системы.

Служба создает условия  для функционирования систем кондиционирования, теплоснабжения, санитарно-технического оборудования, электротехнических устройств, служб ремонта и строительства, систем телевиденья и связи.

Служба главного инженера также осуществляет контроль над расходованием воды, электроэнергии, газа. Все работы, выполняемые этой службой, регистрируются в специальном журнале.

Важная задача инженерной службы - обеспечение пожарной безопасности.

9. Служба безопасности

Выполняет функцию поддержания  порядка и безопасности в гостинице. Служба безопасности создается для защиты гостей, их имущества и имущества отеля от возможного вреда со стороны разного рода криминальных элементов. Причем в понятие имущество отеля включается и такой элемент, как его репутация.

10. Служба питания

Гостиница «Лира» с удовольствием возьмет на себя все хлопоты по организации и проведению банкетов, свадеб, корпоративных праздников, вечеринок, фуршетов и других мероприятий.

Для таких праздничных  мероприятий как нельзя, кстати, подходит наш панорамный ресторан, в котором уютно могут разместиться до 80 человек.

В ресторане предоставляется  возможность выбора любого из вариантов предоставляемого питания (завтрак, бизнес-ланч и меню а ля карт). Ресторан работает круглосуточно.

Руководитель службы питания составляет меню. Обеспечивает доставку необходимых продуктов  по участкам обслуживающий персонал. Каждый отдел в службе имеет своего руководителя. Обслуживание гостей осуществляется согласно меню, барное обслуживание заключается в основном в обеспечении клиентов спиртными напитками. Кухня является производственным центром. Заказы на производство конкретной продукции поступают от официантов ресторана (на основе составленного и предлагаемого клиентам меню из банкетного зала). Повар готовит блюдо, а руководитель контролирует качество и цену конкретного продукта. ²

Гостиница «Лира» предлагает решить все проблемы с размещением  гостей, пребывающих в Санкт-Петербурге.

 

1.3 Финансово-экономическая  характеристика гостиницы «Лира»      

Дляобеспечения эффективной деятельности в современных условиях руководству необходимо уметь реально оценивать финансово-экономическое состояние своего предприятия, а также состояние деловой активности партнеров и конкурентов. Для этого необходимо:

• овладеть методикой оценки финансово-экономического состояния предприятия;
• использовать формальные и неформальные методы сбора, обработки, интерпретации финансовой информации;
• привлекать специалистов-аналитиков, способных реализовать данную методику на практике.

 

     Финансово-экономическое  состояние – важнейший критерий деловой активности и надежности предприятия, определяющий его конкурентоспособность и потенциал в эффективной реализации экономических интересов всех участников хозяйственной деятельности. Оно характеризуется размещением и использованием средств (активов) и источников их формирования (собственного капитала и обязательств, т.е. пассивов). Основная цель анализа – выявление наиболее сложных проблем управления предприятием в целом и его финансовыми ресурсами в частности.     

Главными  задачами анализа финансово-экономического состояния предприятия являются правильные оценки начального финансового положения и динамики его дальнейшего развития.     

В связи с тем, что гостиница  занимает небольшую площадь и имеет небольшой штат 40 человек, то баланс не ведется и действует упрощенная система налогообложения.       

 Упрощённая система налогообложения  – это специальный налоговый режим, направленный на снижение налоговой нагрузки на субъекты малого бизнеса и среднего бизнеса, а также облегчения и упрощения ведения налогового учёта и бухгалтерского учёта.     

Для отчетности заполняют и подают декларацию. А для написания отчета по преддипломной  практике и дипломной работы используется внутренняя информация, которую ведет для себя бухгалтер гостиницы. 

Вначале анализа финансового состояния  предприятия проведем оценку имущества  гостиницы. Для этого будем использовать внутренние данные гостиницы, приведенные в Таблице 1.(Приложение 3 )

Рассматривая  имущество гостиницы – можно  сделать вывод, что стоимость его увеличивается, пусть незначительно – на 1-2 млн.руб. но ежегодно по сравнению с предыдущим годом.      

Для рассмотрения активов предприятия  необходимо отметить, что они состоят  из иммобилизованных активов (то есть «мертвых» активов, которые не приносят доход) и оборотных активов. В структуре активов на 2009 год оборотные занимали 83,6% , иммобилизованные 16,4%. В свою очередь оборотные активы состоят из запасов (30,8%), дебиторской задолженности (6%) и денежных средств (46,5%). К концу 2011 года структура немного изменилась - иммобилизованные активы составили 17,3%, оборотные 82,7%.     

Рассматривая  стоимость активов – наблюдается  ее увеличение. В 2009 году иммобилизованные активы составляли почти 13,9 млн. руб., затем за два года произошло увеличение на 7,5 % и их стоимость составила к концу 2011 года приблизительно 14,9 млн. руб. Рост оборотных активов произошел за счет сокращения дебиторской задолженности и запасов, и сопутствующего роста денежных средств. Стоимость оборотных активов в 2009 году составляла 70,9 млн. руб., за два года произошел незначительный рост на 0,8 % и к концу 2011 года они составили 71,5 млн.     

Пассивы гостиницы состоят из 3 значимых элементов: собственный капитал, заемный капитал и отложенные налоговые обязательства. Значимая часть пассива – собственный капитал, составляющий 83,5%, заемный капитал составляет 16,3% и отложенные обязательства 0,2%.     

Говоря  о пассивах в денежном выражении, то собственный капитал в 2009 году составлял 70,8 млн. руб. За два года собственный капитал увеличился на 1,9%(к 2010году на 0,3%, и к 2011 году еще на 1,6%) и в 2011 году составил 72,2 млн.руб. Заемный капитал так же изменялся на протяжении трех лет. В 2009 году он составлял 13,8 млн. руб., в 2010 году 14,5 млн. руб., и к концу 2011 года 14,1 млн. руб. Структура пассива к концу анализируемого периода не изменилась.      

Исходя  из проведенного анализа имущества  гостиницы «Лира» можно сделать вывод, что наблюдается положительная тенденция развития предприятия. Стоимость дебиторской задолженности уменьшается, количество запасов сокращается и эти денежные средства направляются на развитие гостиницы.