Отчёт по практике в «Педагогический центр «Каникулы»

Регистрация. На формальном языке регистрация  документов определяется как «фиксация  факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров  и записи установленных сведений о них».

Регистрация имеет три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам. Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения или отправки. Процесс регистрации представляет собой снятие с документа определенной информации (реквизитов) для создания базы данных о документах организации.

Из  документа выписываются, как правило, следующие сведения: дата получения, входящий номер (индекс), дата документа, индекс (исходящий номер) документа, автор (т.е. чей это документ), заголовок (о чем этот документ), резолюция  руководителя, срок исполнения, исполнитель (кто с ним работает), процесс  исполнения (фиксируются все перемещения  документа внутри компании и как  исполнен), номер дела (куда документ помещен после исполнения).

Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и электронная.

Хорошо  организованная система регистрации  документов позволяет в любой  момент найти ответы на вопросы:

У кого, на какой стадии работы находится  любой документ;

В каких документах можно найти  информацию по конкретному вопросу.

В этом заключается информационно -справочная работа, осуществляемая, как правило, секретарем.

Контроль  за исполнением документов. Контроль исполнения полученного задания является одной из функций управления. Контроль по существу исполнения поручения осуществляет руководитель или специально уполномоченные лица, а контроль за сроками исполнения документов ведет секретарь.

Контроль  за сроками исполнения помогает вести  картотека с 32-мя подвижными разделителями, 31 из которых -- это числа месяца, а 32-й разделитель предназначен для документов, срок исполнения которых истекает в следующем месяце. Такая картотека позволяет вести не только текущий, но и предупредительный контроль, давая возможность секретарю напоминать сотрудникам о заданиях, срок исполнения которых истекает через 3 дня. Срок исполнения документов определяется руководителем или внутренними инструкциями. Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ.

Процедура отправки документов. Обработка и  отправка исходящих документов, так  же, как прием и обработка входящих, проводятся, как правило, секретарем.

Получив документ к отправке, прежде всего проверяют правильность его оформления: наличие подписи, наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют), наличие заголовка, правильность адресования, наличие адреса, наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при  отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

При отправке документа по почте он вкладывается в конверт. Документы, отправляемые в один адрес, вкладываются в один конверт. Оформление документов, предназначенных к почтовой отправке, проводится в соответствии с требованиями Почтовых правил.

Технологии автоматизированной системы обработки документации в организации. Правила хранения и поиска документов.

Систематизировать - значит распределить элементы объекта (документной информации) по признакам родства, сходства, т. е. классифицировать и типизировать их. На практике простейшей классификацией документов является группировка их в определенные предметные комплексы, так называемые «дела».

В специальной литературе в качестве терминологических приняты следующие  признаки группировок документной  информации: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический и экспертный.

Номинальный признак - это группировка в одно дело документов одного вида. Примером такого рода может служить организационно-распорядительная документация (приказы, протоколы, акты и т. д.).Предметно-вопросный признак - это совокупность документной информации, ее объединение по типизированному виду. Например: папки, файлы с документами о строительстве промышленного объекта.

Авторский признак является приоритетным при  подборе документов одного автора, единого творческого коллектива (статьи, диссертации, патенты, тезисы докладов и сообщений и т. п.).

Корреспондентский признак превалирует при формировании переписки с конкретным юридическим  или физическим лицом (к примеру, с областным комитетом по управлению имуществом).

Географический  признак целесообразен при группировке  документов нескольких корреспондентов  на территории данного региона (например, переписка с предприятиями-потребителями  продукции Волгоградской области).

Хронологический признак уместен при формировании документов по конкретным временным  параметрам (к примеру, балансовые отчеты предприятия за 2008-2009 годы).

Экспертный  признак учитывает сроки хранения документов (постоянного хранения - свыше 10 лет и временного хранения - до 10 лет).

При классификации документов, однако, используют несколько признаков  в различных сочетаниях (с обязательным учетом экспертного). Таков, например, заголовок (рубрика) дела (файла): «Организационно-распорядительная документация предприятия за 2009 год», сочетающий в себе номинальный, корреспондентский и хронологический признаки.

В практике информационно-документационного  обеспечения специальным классификационным  справочником, закрепляющим заголовки  дел и определяющим порядок формирования документов в дела, является номенклатура дел, определяемая как «систематизированный перечень наименований дел, заводимых  в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке» (ГОСТ 16487-83).

Основное  требование к номенклатуре - максимальный охват документов, получаемых и создаваемых  в процессе деятельности организации. Номенклатура создает реальную возможность  размещения любого документа и комфортного  пользования им.

Теория  делопроизводства насчитывает три  вида номенклатур: конкретная, примерная  и типовая. Крупные организации  дополняют их номенклатурами структурных  подразделений и номенклатурой  всего предприятия как объекта  информационно-документационного обеспечения.

Широкое практическое распространение типовых  и примерных номенклатур связано  со стремлением к унификации самих  способов комплектования различных  баз данных (БД). При этом существенно  то, что типовая номенклатура дел  устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и  является нормативным документом.

Типовые и примерные номенклатуры дел  позволяют установить единую схему  формирования, унификации заголовков однородных документов, установления единых сроков хранения источников документной  информации.

Подобные  номенклатуры разрабатываются специализированными  подразделениями (службами) и архивами общероссийских ведомств с утверждением руководством архивных органов. Каждая организация в соответствии с  практической целесообразностью должна иметь свою конкретную номенклатуру дел, составляемую на основе типовой  или примерной.

Заголовки дел, естественно, должны отвечать специфике  самой организации. Сроки же хранения дел переносятся в конкретную номенклатуру из типовой без изменений. Заголовок дела должен адекватно отражать его содержание и отвечать традиционным требованиям, предъявляемым к документной информации: краткости, точности, адресности, т. к. именно по заголовку в большинстве случаев ведется справочно-информационный поиск. Структура заголовка, как правило, отражает следующие аспекты:

ѕ род оформляемого дела (переписка, досье, подборка документов);

ѕ конкретный вид документов (приказы, протоколы, планово-отчетная документация);

ѕ автор, тема, корреспондент;\

ѕ календарный период селекции (отбора) документов. Нормативно-методическая и инструктивная документация по оформлению номенклатуры рекомендует вначале размещать дела с организационно-распорядительной документацией директивных и вышестоящих органов, затем - дела с организационной документацией (уставы, положения, инструкции), далее - дела с организационно-распорядительной документацией самой организации (приказы, указания, распоряжения, решения коллегиальных органов - правления совета директоров и т. д.) и, наконец, дела, содержащие планово-отчетную документацию и переписку.

Номенклатура  дел структурного подразделения  после редактирования и согласования с архивом предприятия, организации  апробируется экспертной комиссией и визируется руководителем подразделения - хранителя документации.

На  основе специализированных номенклатур  структурных подразделений служба ДОУ организации составляет единую (сводную) номенклатуру дел, разделами (рубриками) которой могут быть названия (условные обозначения) структурных  подразделений, расположенные в  соответствии с организационно-функциональной структурой и штатным расписанием  организации субъекта управления. При  этом первым разделом помещается служба ДОУ, а последними

ѕ общественные организации.

Индексация  дел представляет собой условное обозначение каждого сформированного  дела. Однородным делам присваиваются  одинаковые индексы.

Под одним и тем же индексом из года в год в номенклатуру вносятся переходящие дела. Индекс обозначается комбинацией арабских цифр.

К примеру, индекс «03--09» обозначает, что  дело принадлежит структурному подразделению  «03» и занимает девятый раздел в номенклатуре.

В соответствии с «Основными правилами  работы государственных архивов...», номенклатура дел унифицируется  по следующим графам:

ѕ графа 1 - индекс дела,

ѕ графа 2 - название заголовков дел,

ѕ графа 3 - количество томов,

ѕ графа 4 - срок хранения документов,

ѕ графа 5 - примечание (об уничтожении дел, передаче в архив).

В случаях, когда организация в  силу своего статуса и подчиненности  не сдает документы на государственное  хранение, ее номенклатура должна согласовываться  с экспертной комиссией вышестоящей  организации (ведомственной, региональной).

Как правило, номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года. При неизменности функций и  целей организации номенклатура остается постоянной, но подлежит редактированию, пересоставлению и согласованию не реже одного раза в пятилетие. Ежегодно в номенклатуре делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел.

Дела  считаются заведенными (открытыми  для формирования) с момента включения  в них первого исполненного документа.

Хранение  документов обеспечивается различными способами, но чаще всего традиционно: в запирающихся шкафах и сейфах, в вертикальном положении. На корешке  дела проставляется индекс по номенклатуре, а на внутренней дверце шкафа - номенклатура дел.

Последовательность  расположения дел на полках (стеллажах) должна точно соответствовать номенклатуре дел. Поиск необходимого документа  осуществляется вначале по номеру нужного  дела (по номенклатуре), а затем по номеру соответствующей папки с  документами.

Для дел с особо ценными и важными  документами (протоколами, приказами, личными делами, трудовыми книжками и т. д.) составляется и систематически ведется внутренняя опись, помещаемая, как правило, в начале дела. Опись  содержит индекс документа, его датировку, краткое содержание и номер листа.

Дела  постоянного срока хранения группируются отдельно от документов временных сроков хранения. Подлинники отделяются от копий, годовые планы и отчеты -- от месячных и квартальных, утвержденные документы -- от проектов, приказы, распоряжения, указания вышестоящих органов, связанные с прямой деятельностью организации, -- от такого же типа организационно-распорядительных документов, присланных для сведения.

Приложения  группируются вместе с документами, к которым они относятся. Приказы  по основной деятельности формируются  в дела и хранятся отдельно от приказов по личному составу.

Если  в начале календарного года потребовался конкретный документ (уже включенный в дело), он может быть извлечен только лицом, ответственным за формирование и хранение дел, а на его место  помещается лист с указанием адресата, даты и срока выдачи документа. При  выдаче же целого дела составляется карта-заменитель, содержащая реквизиты индекса, даты и срока выдачи с распиской  получателя комплекта дела.

Следует иметь в виду, что дела, содержащие учетно-бухгалтерские документы, могут  быть выданы только по распоряжению главного бухгалтера. Выдача же дел за пределы данной организации может состояться только с разрешения ее руководителя.

При оформлении дел на хранение из них  удаляются металлические и пластмассовые  скрепки и держатели.

Формирование  дел с документами временных  сроков хранения может вестись упрощенно: разрешается оставлять документы в скоросшивателях, не нумеровать листы и не делать заверительных надписей, не составлять описи.

 

1день 09.12.13

Работа  на факсе. По Мероприятиию”Рождественская Ёлка”, “Казачий круг”.

2 день 10.12.13

Работа с архивами предприятия. Поход в гостиницу “Динамо”.

3 день 11.12.13

Отправка писем по факсу по мероприятию П.Ц. “Каникулы”:’’Рождественская ёлка”,”Казачий круг”

Доставка  документов в “Дом культуры”.Работа с каталогами,          журналами ,предприятия

4 день 12.12.13

Исследование выставок, презентаций предприятия.

5 день 13.12.13

Отправка реклам по городу, предприятия.

6 день 14.12.13

Исследование программ по предприятию “Казачок”,”Рождественская ёлка”/

7 день 16.12.13

Работа с гостиницами, отелями, пансионаты, базы отдыха  города  Геленджик.

8 день 17.12.13

Работа с гостиницами по каталогу.Работа с сайтами.