Виды служебных писем, общепринятые фразы в письмах

 Благодарственные письма  пишутся  для того, чтобы выразить благодарность  в связи с предпринятыми адресатом  усилиями, благодаря которым автор письма получил ощутимую пользу, преимущество, выгоду.

 Рекомендательные письма –  это форма ходатайства автора  перед адресатом в пользу третьего лица, не участвующего в переписке. Краткая форма ходатайства используется, если речь в письме идет о хорошо знакомом адресату человеке. Развернутая форма ходатайства используется, если автор хочет отрекомендовать адресату человека, с которым тот недостаточно знаком или совсем не знаком.

 Мини-письма или письма-шаблоны,  письма-маятники используются, когда автор послания стремиться сэкономить время на их оформлении. Важная особенность таких писем является наличие в структуре таких писем пустого блока для оформления блиц-ответа адресата. В мини-письмах обычно излагается суть дела и соответственно текст таких писем свободен от соблюдения некоторых формальных правил  написания деловых писем. Обмен такими письмами считается приемлемым, когда у автора и адресата тесные деловые или личные отношения.

 Письма-открытки – это малая эпистолярная форма пригодная для ведения переписки напрямую не затрагивающей аспекты служебно-деловых взаимоотношений. Письма-открытки обязательно должны оформляться на почтовой карточке, снабженной знаками почтовой оплаты. В таких письмах не излагается конфиденциальная информация, так как открытки оправляются по почте без конверта.

 Письма негативного содержания  – это письма-отказы, письменные  уведомления об увольнении, письма содержащие отказ в предоставлении субсидий или неодобрения или порицания чьих-либо действий.

Письма для выражения согласия или отказа от какого-либо предложения  – это самостоятельный вид  частного письма. Такие письма пишутся в тех случаях, когда об ответе просит адресат или это следует из содержания послания. Например, получив  приглашение принять участие в каком-либо мероприятии от партнера, следует ответить во избежание возможных осложнение в дальнейших контактах с ним.

 Письма для обращения в  различные инстанции по мотивам  личного характера содержат конкретную  просьбу или требование автора  в связи с действиями или  бездействием адресата.⁵ К таким инстанциям относятся: судебные органы, структуры коммунального хозяйства, транспортные организации, органы управления и т.д.

 Письма-резюме – это самореклама профессиональных качеств автора. Письмо-резюме формулируется и оформляется таким образом, чтобы адресат с первых строк оценил выгоду, содержащегося в послании предложения. В конце такого письма необходимо указывать контактную информацию.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

       

 

   Структура  и композиция делового письма.

 Основной текст письма  делится на информационную и  служебную части. Информационная часть -  это текст письма, представляющий собой центральный элемент структуры послания, то ради чего оно и пишется.    Служебная часть включает в себя вспомогательные элементы: приветствие, обращение к адресату, лид-абзац, заключительную формулу вежливости, подпись отправителя, постскриптум. Три первые элемента предшествуют информационной части письма, последующие три – подытоживают ее. В конце обращения ставиться восклицательный знак, который указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому в письме вопросу автором придается особое значение.

В сугубо официальных письмах  приветствие обычно отсутствует, но всегда имеется в письмах личного  характера, например письма-поздравления. Приветствие крайне важно, так как  оно свидетельствует о том, что  автор уже в первых строках выражает адресату свое уважение. Это производит благоприятное впечатление и сокращает психологическую дистанцию между участниками деловой переписки. В качестве приветствия наиболее часто используют следующие формулировки:

1) Здравствуйте! Фамилия, имя, отчество адресата.

2)  Здравствуйте! Безличное  обращение к адресату, например, «Господин управляющий!»

3) Здравствуйте! Безличное  обращение к группе людей, например, «Господа акционеры!»

 После приветствия обычно следует обращения.  Если приветствие отсутствует, то обращение открывает содержание письма.

 Обращение к адресату располагается на одном уровне с приветствием, а в том случае, если последнее отсутствует – на его месте, то есть на два, три интервала ниже реквизита «Заголовок к тексту».⁶

 В определенных случаях  обращения могут быть преобразованы  в еще более сложную и развернутую  форму. В этом случае обращение  к адресату сливается со следующим  элементом структуры, например:

1)Уважаемый господин мэр, обращаюсь к Вам за содействием в...;

2) Уважаемая Ольга Николаевна, настоящим сообщаю Вам ответ на...;

 Лид-абзац обычно включает в себя не более одного предложения. Функция лид-абзаца в том, чтобы пояснить мотивы и темы послания. В ряде случаев функцию лид-абзаца выполняет реквизит «Заголовок к тексту». Присутствие в письме и реквизита, и лид-абзаца, и обращения не является противоречием.

Лид-абзац используется также для выражения благодарности при ведении частной переписки. Вот несколько примеров таких формулировок:

1) Спасибо за интерес,  проявленный Вами к нашему  объявлению о….;

2) Благодарим за предоставленную  информацию..;

3) Мы чрезвычайно признательны  вашей организации за содействие 

В основном лид-абзац следует за обращением к адресату и располагается на один интервал ниже последнего. Приведем примеры несколько типичных форм лид-абзаца:

1) Обращаюсь к Вам в  связи с ... (далее следует коротко указать причину письменного обращения);

2) Настоящим письмом сообщаем Вам о ... (далее следует коротко указать, о чем конкретно намерен сообщить автор адресату);

3) Уведомляю (докладываю, извещаю и т.п.) о ... (далее следует коротко указать, о чем именно намерен уведомить автор адресата);

4) Просим Вашего содействия (согласия, указания и т.п.) в (на, о) ... (далее следует коротко указать, какое именно содействие требуется автору от адресата);

 Обычно формулировку лид-абзаца определяет характер письма (Письмо-сообщение, письмо-уведомление, письмо-просьба, письмо-подтверждение и т.д.).

 В тексте письма  обычно рассматривается один  вопрос, но для освещения различных  его аспектов возникает необходимость  в разделении текста на 3 части:  вводную, основную и заключительную.

 Вводная часть текста  конкретизирует суть вопроса,  послужившего поводом для письма. Данная часть текста может состоять из одного абзаца, включающего два предложения. В первом предложении четко формулируется суть вопроса. Во втором предложении, как правило, содержится смысловая и стилистическая подводка к основной части текста.⁷

 В основной части  текста содержится описание различных  аспектов вопроса. Основная часть  может состоять от одного до  трех и более абзацев, в каждом  из которых может быть от  одного до трех предложений. Предложения внутри абзацев должны быть объединены одной и той же мыслью. Абзацы должны иметь смысловую и стилистическую взаимосвязь.

 Заключительная часть  текста обычно содержит 2-4 предложения:  первое предложение – это вывод, следующий из основной части письма, второе предложение – это требование, просьба или указание, заключительное предложение указывает на характер ожидания автора послания.

 Заключительная формула  вежливости выполняет функцию  устного прощания, но может и   отсутствовать в официальных  письмах. Наиболее часто использующиеся  формулировки в качестве заключительной  формулы вежливости:

1) С уважением,..;

2) С почтением…;

3) С благодарностью и  уважением…;

  Заключительный элемент структуры письма – это подпись, она придает официальному письму юридическую силу и удостоверяет личность автора послания.

 Постскриптум – это  краткая приписка к тексту  письма, помещенная после подписи.  Постскриптум необходим в случае если: адресату требуется сообщить информацию, по каким, либо причинам не вошедшую в основной текст письма; основной текст письма отчасти утратил актуальность в  связи с изменениями, произошедшими в период с момента подписания до момента отправки; еще раз привлечь внимание адресата к определенной информации, вошедшей в основной текст письма.

 Для эффективности  делового письма большое значение  имеет композиция – его построение, обусловленное назначением письма. Для обеспечения взаимосвязи  различных аспектов письма используются  следующие стандартные выражения: 

 Во-первых…;

 Прежде всего…;

 Во-вторых…;

 Переходя к следующему вопросу…;

 Учитывая все вышесказанное…;

 В заключение…

 Абзацем выделяется  новая мысль, тема или новый  поворот темы. Эффективность письма  снижают слишком объемные абзацы, так как это затрудняет чтение  его содержания.

 

 

 

 

 

 

 

                     Общепринятые фразы в письмах.

Деловые письма следует писать служебно-деловым (официально-деловым) стилем, который используется в сфере официальных отношений как письменно, так и устно. Особенностями официально-делового стиля являются:

1) подчеркнутая официальность  и деловитость, выраженная в своеобразных формах повседневного (в том числе письменного) общения между должностными лицами  служебной субординации  и соблюдении стандартных правил оформления деловых писем;

2) наличие конкретных отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) деловых писем, адресность;

3) наличие речевых стандартов – клише, обязательность формы, стандартное расположение материала;

4) тематическая ограниченность  писем, в которых, как правило, не освещается более одного, двух вопросов;

5) лексическое и композиционное  единообразие содержания письма;

6) нейтральный тон изложения  письма;

7) точность и внятность  изложения, исключающие разночтение  или двоякое толкование содержания  письма;

8) лаконичность изложения  содержания, краткость и ясность формулировок;

9) практически полное  отсутствие эмоционально-экспрессивных  речевых средств.

 Общий тон делового письма должен нести на себе отпечаток доброжелательности, несмотря на подчеркнутую официальность и деловитость. Деловое письмо не должно быть бесполезным, многословным, незавершенным по смыслу, неряшливым, грубым, неверно адресованным, покровительственным по тону. Деловое письмо должно быть посвящено достижению конкретной цели, быть тщательно продуманным и изящно оформленным, не должно содержать ошибок, быть дружественным по тону и тактичным.

 Стандартные формулировки, использующиеся в деловых письмах, зависят от их вида и характера. Например, особенностью письма-просьбы является выделенное обращение с просьбой. Это возможно сделать тремя способами:

1) Первое предложение начинается словом «прошу» или «просим», а далее идет изложение просьбы

2 Слова «просим», «прошу» располагаются внутри текста и выделяются прописными буквами или полужирным текстом.

3) Используя фразу: «Обращаемся (обращаюсь) к Вам с просьбой».

 Тот же принцип используется в письме-сообщении, только вместо слов «прошу» используется «сообщаю» («сообщаем»), «считаем своим долгом сообщить». Также в письмах-сообщениях можно использовать следующие формулировки: «представляю…(проект, перечень, материалы, сведения и т.п.)»; «направляю…(копию, решение, протокол, резолюцию, указания о…)»; «высылаю…( прайс, каталог, прейскурант, документацию, описание и т. п.)».

 Основные формулировки  для писем-запросов представляют  собой следующее:

... представляю запрос...

... направляю запрос...

В письмах-заявлениях ключевой по смыслу формулировки: «заявляем» или  «уполномочен заявить». Заявляют обычно о:

 ... о намерении руководства...

... о планах предприятия...

 В письмах-подтверждениях употребляются следующие формулировки: «подтверждаем (получение, прибытие, отправку, участие…)».

 Особенности оформления заказов вытекают из содержания конкретных требований, предъявляемых к подобным документам в соответствующих организациях. Заказ оформляется в простой письменной форме или на бланке. В письмах-заказах обычно используются следующие фразы:

 Мы хотим заказать...

Я имею намерение заказать...

Особенности оформления писем-предложений в значительной степени предопределяются характером оферты. В настоящее время различают свободную оферту (оферту без обязательства) и твердую оферту, содержащую в себе точные указания об обязательствах, которые готов принять на себя поставщик в случае заключения договоренности.⁸