Международная выставочно-ярмарочная деятельность

2. Участие предприятий  в выставке.

Выставки и ярмарки  имеют большое значение как место  встреч представителей деловых кругов различных стран для поддержания  ими непосредственных связей и установления новых личных контактов. Поскольку  на выставках и ярмарках экспонируются прежде всего лучшие образцы товаров, соответствующие требованиям современных мировых стандартов, их посещение инженерно-техническими и научными работниками, конструкторами, изучение экспонируемых новинок способствует дальнейшему развитию технического прогресса и появлению новых товаров в мировой торговле. В этом смысле выставки и ярмарки, являясь центром обмена экономической и научно-технической информации, имеют огромное информационное значение. Уникальность участия в международной выставке как элемента маркетинговой политики предприятия состоит в том, что оно позволяет вести свою игру на чужой территории. Оно привозит свою экспозицию, но не разыскивает клиента по местам его «дислокации» - его потенциальные потребители сами приходят на выставку. Успех выставки для ее участника не имеет ничего общего с количеством посетителей выставки: этот показатель характеризует скорее успех организаторов.

2.1. Цели, перспективы  и результаты деятельности

Прежде всего, перед участием в ярмарке или выставке, предприятие  выделяет основные цели. Как правило, круг таких целей включает:

• демонстрацию своей продукции, представление новых товаров;
• продвижение своей торговой марки, улучшение имиджа фирмы;
• изучение рынков сбыта, формирование дилерской сети;
• рекламу своего предприятия;
• непосредственный сбыт продукции;
• изучение продукции и стратегии конкурентов.

Также необходимо собрать  сведения о выставках, по тематике близких  к деятельности вашего предприятия. Участвуя в работе ярмарки или  выставки, каждый представитель хочет использовать конкретные мероприятия для достижения своей главной цели – обеспечения эффективной предпринимательской деятельности в долгосрочной перспективе. Достижение сформулированных целей может быть обеспечено, если будут достигнуты цели более низкого уровня.

С точки зрения совершенствования  распределения товаров основными  целями участия в ярмарках и выставках  обычно являются:

• поиск новых торговых партнеров;
• оценка эффективности сложившейся системы распределения;
• создание и совершенствование деятельности торговых сетей

Для обеспечения эффективной  политики продвижения товаров в  качестве целей участия в выставках  могут быть:

• создание высокого имиджа товара или услуги;
• активация отдельных элементов политики продвижения;
• создание фирменного имиджа.

Все цели должны быть подчинены  целям продвижения продукции, которые  в свою очередь следует согласовать  с долгосрочными, среднесрочными и  краткосрочными целями деятельности фирмы.

После завершения работы выставки подводятся итоги участия в данном мероприятии. Коммерческие успехи можно  проанализировать, подсчитав количество заключенных на продажу или поставку договоров, а если такие цели на данной выставке не ставились, то по количеству посетителей, и их категориям. По окончании  каждой выставки составляется записка, коротко отражающая все проблемы, возникшие при подготовке, каким образом они были решены и какие уроки следует извлечь в будущем. Работники предприятия ознакамливаются с первыми результатами участия в ярмарке или выставке. В частности, проинформированы о:

• количестве лиц, посетивших выставку, и изменениях, произошедших по сравнению с прошедшими годами;
• приемлемости месторасположения стенда;
• обоснованности архитектурных решений по стенду;
• правильности выбора экспонатов;
• обоснованности затрат средств на подготовку и участие в выставке;
• проведенных маркетинговых исследованиях;
• контактах с посетителями выставки;
• работе со СМИ;
• сообщениях в СМИ об участии предприятия в работе выставки;
• полученных заказах.

Эта информация показывает, насколько успешным или неудачным было участие предприятия в выставке. Однако чтобы иметь более полное представление об эффективности участия в работе данного мероприятия, проводится сравнительный анализ целей участия  в выставке и достигнутых результатов.

2.2 Особенности  участия предприятия в международных  конгрессах

Международная конгрессная деятельность – это в первую очередь способ организации международных коммуникаций в различных сферах деятельность: бизнесе, экономике, политике, культуре, науке и др. для отдельных предприятий международные конгрессные мероприятия предоставляют широчайший спектр возможностей по установлению ценных деловых контактов, получению важной информации, позиционированию и продвижению на необходимом уровне для нужной целевой аудитории. Главным фактором, обеспечивающим эффективность участия предприятия в международном конгрессном мероприятии, является правильный выбор его формы. В зависимости от целей, уровня и характера решаемых проблем выделяют достаточно большое количество форм конгрессных мероприятий.

1) Конференция – встреча  участников, направленная на обсуждение, выявление дополнительной информации, решение проблем, а также консультирование. Конференция имеет меньшие масштабы  и сфокусирована на более узких  аспектах; благодаря этому она  способствует эффективному обмену  информацией между участниками.

2) Конвенция – крупная  встреча представителей власти, социальных и экономических структур  в целях обмена информацией  по конкретным ситуациям, а  также принятия решений и выработки позиции участников в отношении этих ситуаций.

3) Конгресс – регулярные  встречи на репрезентативной  основе большого количества людей, представляющих отдельные профессиональные, культурные, религиозные и другие группы. Конгресс собирается для обсуждения конкретных вопросов.

4) Симпозиум – встреча  ряда экспертов в какой-либо  сфере, на которой представляются  доклады специалистов по конкретным  вопросам, которые затем обсуждаются  в целях вынесения рекомендаций  их решению.

5) Семинар – встреча  специалистов, обладающих разным  уровнем навыков, но имеющих  общие профессиональные интересы, в образовательных или тренинговых целях.

6) Воркшоп – рабочая встреча, нацеленная на поиск решения или практического результата по заявленным вопросам.

7) Форум – встреча или  часть встречи, предназначенная  для открытых дискуссий между  участниками, имеющими высокий  уровень признания, по вопросам, представляющим общий интерес.

8) Круглый стол – встреча  экспертов, проводимая на принципах  равновесия участников, направленная  на обзор и обсуждение специализированных  профессиональных вопросов.

9) Телеконференция – общий  термин для встреч трех или более участников, находящихся в двух и более географических точках, посредством телекоммуникационных систем.

10) Панельная дискуссия  – дискуссия двух и более  участников по определенной проблеме  под управлением модератора.

Организаторами международных  конгрессных мероприятий могут быть различные лица и структуры. В целом нужно выделить инициаторов и операторов мероприятий. Инициатор – лицо или организация, предложившие провести конгрессное мероприятие для решения конкретного круга вопросов. Как правило, ими становятся органы власти разного уровня, научные и исследовательские учреждения, социальные группы, крупные отраслевые СМИ. Оператором является компания, которая профессионально занимается подготовкой и проведением конгрессных мероприятий и которая ведет организацию конкретного мероприятия по заказу инициатора.

Предприятие может выполнять разные роли при участии в конгрессной деятельности и в зависимости от этого решать разные задачи по выходу на внешний рынок. Основные роли и решаемые задачи представлены на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1. Основные роли предприятия  при участии в конгрессной деятельности

Для предприятия наиболее эффективны следующие варианты участия  в международном конгрессном мероприятии: в качестве слушателей, докладчика или спонсора. Основные этапы при организации участия предприятия в международном конгрессном мероприятии следующие:

• определение целей и задач участия;
• анализ и выбор мероприятия для участия;
• выбор роли предприятия;
• определение состава представителей предприятия, которые будут участвовать в мероприятии;
• подача заявки организаторам, проведение переговоров по участию, заключение договора на участие, оплата участия;
• подготовка информационных, презентационных, рекламных и других материалов для участия;
• решение организационных вопросов участия;
• участие;
• обработка результатов участия.

Вторым фактором, влияющим на достижение целей и задач участия предприятия в международных конгрессных мероприятиях, является место проведения, в том числе сама площадка. Наиболее эффективны города, которые являются признанными центрами отрасли, либо международным центром деловых коммуникаций. Основными площадками для проведения конгрессных мероприятий являются конференц-центр (конгресс-центр) или конференц-отель (конгресс-отель). Конгресс-центр – специализированное заведение, основной целью которого является предоставление услуг и инфраструктуры для проведения крупных конгрессных мероприятий. Конгресс-отель – крупная или средняя гостиница классностью 4 или 5 звезд, обладающая необходимыми для проведения конгрессных мероприятий площадями и оборудованием

3. Участие России  в выставочно-ярмарочной деятельности

3.1 Крупнейшие Российские организаторы и площадки для проведения ВЯД

Всероссийский Выставочный  Центр (ВВЦ) – международный выставочный  комплекс, крупнейший в РФ. Расположен в районе Останкино г. Москвы. Его площадь составляет 237,5 га. ВВЦ был основан в 1939 г. решением II Всесоюзного Съезда колхозников-ударников. Был создан Главный выставочный комитет. Готовящаяся выставка получила название «Всесоюзная Хозяйственная Выставка» (ВСХВ). Популярность выставки среди работников сельского хозяйства была очень велика. За право участвовать в ней боролись миллионы колхозников и рабочих совхозов, тысячи агрономов, зоотехников, механизаторов. Выставочный комитет получил около 250 тыс. заявок. Отбор участников производился комитетом по показателям производительности труда претендентов за 1937-1938 гг. Экспозиция строилась по отраслевому и территориальному принципу. На площади свыше 140 га было построено более 250 зданий и сооружений, осуществлены декоративные и опытные посадки. В год на ВВЦ проводится около 150 выставок. Годовая посещаемость комплекса составляет 15 млн. из них около 30% - специалисты-посетители выставок. Выручка ВВЦ за 2008 год, по собственным данным, составила более 2 млрд. руб.

В Центральном выставочном  комплексе «Экспоцентр» на Красной  Пресне проводится более 100 международных  выставок, которые посещают свыше двух миллионов специалистов, проходит более 600 конгрессов, симпозиумов, конференций. Общая выставочная площадь ЦВК «Экспоцентр» - 150 тыс. кв. м, в том числе закрытая – 90 тыс. кв. м. Решение о возведении современного выставочного комплекса на берегу Москвы-реки рядом с парком «Красная Пресня» было принято в середине 1970-х годов. Выставочный павильон №1появился в 1977 г. , в 1980-х годах были возведены павильоны №2 и №3, а также павильон «Форум» - уникальное сооружение в виде стеклянной пирамиды. В 2002 построен двухуровневый павильон №7 с залами-трансформерами и конференц-залом вместимостью более 300 человек. В 2008 г. введен в строй павильон №8 общей площадью 20 тыс. кВ. м., залы которого удовлетворяют высочайшим требованиям по акустике и позволяет проводить концерты симфонической музыки. В настоящее время ЦВК «Экспоцентр» располагает девятью выставочными павильонами с самым современным инженерно-техническим оснащением, а также удобными многофункциональными залами для проведения конгрессов, пресс-конференций, симпозиумов и семинаров. Компания является организатором крупных отраслевых выставок в России, СНГ и Восточной Европе, а также национальных экспозиций нашей страны на выставках EXPO. Полувековой опыт работы, достигнутые за это время результаты позволяют говорить о лидирующей позиции этой организации в проведении крупнейших  международных выставок. Строятся новые павильоны, совершенствуются действующие выставочные площади, вводятся услуги, делающие участие в выставках более комфортным. С 1975-го года «Экспоцентр» - член Всемирной ассоциации выставочной индустрии (UFI), главной выставочной организации мира. 21 международных смотров «Экспоцентра» одобрены и зарегистрированы этой ассоциацией: «Химия», «Консумэкспо», «Здравоохранение», «Продэкспо», «Мебель», «Лесдревмаш», «Металлообработка», «Агропродмаш», «Связь-Экспокомм», «Электро», «Инлегмаш», «Мир стекла», «Нефтегаз», «Мир детства», «Обувь. Мир кожи», «Реклама», «Склад. Транспорт. Логистика», «Фотоника. Мир лазеров и оптики», «Интрелакокраска», «Игрушки и игры», «CJF – детская мода». С 1978 года «Экспоцентр» является членом Ассоциации оргнизаторов национальных и коллективных экспозиций на международных торговых ярмарках и выставках (InterEXPO). С 2006 года «Экспоцентр» - член Международной ассоциации конгрессов и конференций ICCA. В 2005 году «Экспоцентр» был принят в международную ассоциацию конгрессных центров (AIPC).  «Экспоцентр» - учредитель и член Российского Союза выставок и ярмарок (РСВЯ) с 1991 года. 28 выставок «Экспоцентра» сертифицированы и имеют Знак РСВЯ. Все выставочные мероприятия, организуемые «Экспоцентром», пользуются поддержкой российских федеральных министерств и ведомств, Московского Правительства. Программа проведения смотров составляется при непосредственном участии ТПП РФ, Московской торгово-промышленной палаты, промышленных ассоциаций и ряда отраслевых объединений. «Экспоцентр» является членом Гильдии выставочно-ярмарочных организаций Московской торгово-промышленной палаты – секции организаторов выставок при гильдии.