Деловые совещания и их характеристики

Министерство  образования и науки Российской Федерации

 

Федеральное бюджетное  государственное учреждение

высшего профессионального  образования

«Российский экономический  университет им. Г. В. Плеханова»

 

Кафедра Философии

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

по дисциплине Деловые  Коммуникации:

«Деловые совещания и  их характеристика»

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила:

студентка

факультета  маркетинга

группы 1107

Ковалёва Марина

Проверил:

Лычманов Д.Б.

 

 

 

 

Москва, 2011г.

 

1. Поговорили и разошлись, или Зачем нужно совещание на предприятии_____________2

2. Типы деловых совещаний. Их цели и методы___________________________________3

3. Проведение делового совещания._____________________________________________5

3.1. Приглашение на совещание________________________________________________6

3.2. Повестка дня.____________________________________________________________9

3.3. Основные правила проведения деловых совещаний____________________________10

3.3.1. Если Вы – председатель._________________________________________________10

3.3.2. Если Вы – участник_____________________________________________________13

4. Подведение итогов.________________________________________________________16

5. Как получить максимальный результат, используя приобретённые навыки._________17

Список использованной литературы____________________________________________19 

1. Поговорили и разошлись, или Зачем нужно совещание на предприятии.

Сегодня у многих работников и руководителей сложилось достаточно скептическое отношение к совещаниям. А причины этого полно описаны  Джули-Энн Амос¹, которая говорит о том, что сами выступления на этих совещаниях неубедительны и посредственны. Более того, многие даже не представляют, какими должны быть эффективные выступления. Пытаясь решить проблемы все вместе, коллектив лишь теряет энтузиазм и время, что недопустимо в бизнесе. Стоит приложить достаточно усилий для исправления сложившейся ситуацией. Проведение совещания ещё не гарантирует решения всех существующих в организации проблем. Это всего лишь инструмент, который при рациональном использовании его может решить вполне определённые задачи: информационный обмен, создание общего для всей организации информационного поля, объективная оценка нынешней ситуации и восприятие её сотрудниками, проработка и принятие решений, распределение обязанностей по исполнению этих решений, координирование коллективных действий.

Бессмысленно проводить  совещание, если поставленную проблему можно решить и без него. Берегите время и силы! Если есть возможность  обсудить поставленный вопрос в личной беседе, посредством телефонного  разговора, электронной почты или  ещё каким способом, но не при  совместном разговоре, то стоит воспользоваться  этими видами связи.

Также стоит отказаться от проведения делового совещания, если нет  возможности полноценно к нему подготовиться. Импровизированные выступления  на подобного рода мероприятиях удаются  лишь тогда, когда они перед этим тщательно спланированы.Не стоит и выдвигать для обсуждения уже решённые вопросы – ничто так не разочарует сотрудника, как понимание бессмысленности собственных приложенных усилий и затраченного времени.

Главное преимущество совещания  – возможность использовать совокупный ресурс группы для нахождения наиболее приемлемого решения насущных вопросов, которые в одиночку руководителем  не могут быть объективно рассмотрены  и урегулированы. При правильно  поставленной ведущим совещания работе возникает так называемый синергетический эффект². Как гласит всем известная пословица, одна голова хорошо, а две - намного лучше. Кроме того, на совещании может взглянуть наиболее широко на возникшую ситуацию, так как каждый из участников предлагает своё видение проблемы, а значит есть и возможность проанализировать наиболее полно причины и, главное, увеличить количество возможных сценариев дальнейших действий и выбрать из них наиболее подходящий.

Также с психологической  точки зрения деловые совещания  крайне полезны. Они способствуют повышению  лояльности работников к фирме, её руководителю и всему рабочему коллективу. Если сотрудники осознают значимость своего мнения, понимают, что к ним прислушиваются, что они могут высказать лично свою точку зрения, если они могут повлиять на окончательное решение по данному вопросу, имеют связь с руководством организации для обсуждения вариантов действий, то они охотно приступают к исполнению принятых решений и работают с больше отдачей, а значит, увеличивается и их производительность. При данном исходе выигрывают все стороны. Даже если руководитель уже принял решение по данному вопросу и цель совещания заключается в доведении до сотрудников информации о дальнейших необходимых действиях, работники могут услышать обоснованность решения, задать вопросы и получить прямые ответы, уточнить детали,  высказаться по поводу данного плана. В любом случае это положительно скажется на последующей деятельности по исполнению указаний начальства.

2. Типы деловых совещаний. Их  цели и методы.

Деловое совещание – крайне важный фактор, который влияет на организацию  деятельности всего рабочего коллектива. Всем очевидна потребность в проведении совещаний, однако всё не так просто. Проведение совещания есть искусство, и мастерство руководителя как ведущего играет здесь ведущую роль. Эффективность организации совещания на прямую зависит от понимания управляющим цели и основных принципов проведения рабочего заседания, степени его владения метолами и техникой управления групповой дискуссией. Прежде всего стоит установить конкретную цель проводимого мероприятия и вместе с тем выявить его тип. Специалисты выделяют четыре основных типа:

• информационное  совещание.  Цель данного типа совещания - создать общую информационную базу   в   рабочем коллективе,   обобщить и систематизировать  сведения  отделов  и  направлений работы,  изучить разные  точки  зрения  на  ситуации  и проблемы в работе;
• учебное  совещание  (конференция,  презентация,  семинар).  Совещания этого типа дают его участникам  новые  знания, информацию об изменениях и нововведениях на предприятии, повышают квалификацию работников;
• разъяснительное  совещание. Задача управляющих здесь – демонстрировать участникам совещания свои решения, убедить сотрудников  в  правильности  выбранного плана действий и выбранной дальнейшей или уже проводимой политики,  убедить в необходимости принятия именно этих предлагаемых ими мер;
• проблемное  совещание.  Такое совещание направлено на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение текущих хозяйственных проблем, рассмотрение вопросов, связанных с перспективами развития. Его  цель - выработать и принять  наиболее рациональный и приемлемый для организации вариант решения существующей проблемы.

Деловые совещания могут проводиться в различных формах: личная встреча, селекторное совещание³, электронная конференция и т.д. Но от выбранной формы проведения цель и задачи совещания не меняются.

От цели совместных переговоров напрямую зависят методы работы коллектива. Самыми часто используемыми из методов являются обмен мнениями, доклад, обсуждение и мозговой штурм. Если Вы выбираете доклад, то обязательно нужно учесть, что он не должен превышать лимит в пять - семь минут (по прошествии этого времени слушателям уже будет крайне трудно удерживать внимание и адекватно воспринимать получаемую информацию). Форма обмена мнениями даёт возможность увидеть полную картину при помощи того, что каждый участник высказывает своё мнение и позицию по поставленному вопросу, любой сотрудник, присутствующий на данном совещании, может взять слово, высказать свою точку зрения и быть услышанным другими работниками. Мозговой штурм подталкивает к поиску решений, выходящих за рамки стереотипного мышления. Здесь задача участников - выдвигать любые предложения независимо от кажущейся сложность или даже нереальности их исполнения. Зачастую при обсуждении самых безумных идей рождаются поистине гениальные решения. Отсутствие оценок и критики в данной форме работы позволяет предлагать варианты, из многообразия которых затем можно выбрать самый лучший, или реконструировать на их основе решения, оптимальным образом удовлетворяющие поставленной задаче. Мозговой штурм приемлем при поиске ответов на самые трудные и творческие вопросы: откуда взять деньги на предстоящий проект, какой будет сюжет для рекламного ролика и т.д. И последний метод, метод обсуждения позволяет всем желающим высказать свое мнение, опасения, принять решение или выразить возражения, внести свои предложения в процесс выполнения задачи.

Обязательно нужно следить, чтобы цель и выбранный метод работы коллектива на совещании не шли в противоречие друг другу. Если вам необходимо узнать мнение ваших сотрудников и коллег, принять коллективное решение, то нецелесообразно выступать с продолжительным монологом, а по его завершению задать вопросы участникам: "Есть кто-то, кто хочет еще высказаться?". Уже давно Ваши слушатели "отсутствуют" и лишь ожидают с нетерпением окончания этого тягостного для всех собрания.

Кроме всего прочего цель встречи нужно сформулировать не в виде абстрактной фразы "встретиться, обсудить и решить", а в виде конкретно обозначенного итога, к которому должна прийти группа в процессе дискуссии. Тему и желаемый исход собрания нужно определить чётко, конкретно и однозначно, иначе есть риск просто потратить время и силы участников.

3. Проведение делового совещания.

Если плохо подготовить  или  провести рабочее совещание, так ещё и созывать их по каждому  стоящему и не очень поводу, то никому лучше от этого не станет. Такие  совещания приносят больше вреда, чем  пользы. Они «сжирают» драгоценное время, отвлекая сотрудников от основной работы.

Определившись с целью  совещания, нужно отталкиваться  от неё при определении участников, которых Вы будете приглашать на это  совещание. Принимать участие в  обсуждении должны лишь те, кто ответственны за направления работы, которые будут  затрагиваться при исполнении решений, кто может предложить рациональные решения, так как это находится  в их компетенции. Для организации продуктивной работы большой группы сотрудников требуется гораздо более четкая структура проведения совещания, больше усилий по поддержанию рабочей обстановки необходимо и от ведущего. Самое оптимальное количество участников, которым следует присутствовать при разрешении трудной задачи, составляет от 9 до 12 человек.

После этого необходимо оповестить сотрудников, которых планируют  пригласить на данное совещание, о предстоящем  собрании. Существуют определённые требования и к подобного рода приглашениям.

3.1. Приглашение на совещание.

Наиболее полно описаны  правила написания приглашения  и ответа на него М.В.Васильевым в его книге «Деловое письмо».⁴ Там же представлены и примеры подобных писем и ответов.

Основная функция пригласительных  писем состоит в первую очередь  в донесении информации до адресата о намечающемся мероприятии и, кроме того, в сообщении о желании отправителя послания увидеть получателя среди пришедших участников собрания.

Если руководитель отправляет кому-либо личное письменное приглашение, то он этим жестом показывает получателю своё уважение к нему. Это также  оказало влияние на саму форму  подобных писем, на их структуру, обращения, употребляемые в речи, стилистику и т.п.

Письменные приглашения  имеют очень сложную структуру, хотя они и должны быть небольшого объёма. Особенность этой самой структуры  – деление текста на два-три(иногда и более) абзаца, каждый из которых в свою очередь должен состоять из одного или двух коротких предложений.

Начальный абзац чаще всего включает вводную информацию об адресате. Следующий заключает в себе конкретную и достаточную информацию о предстоящем событии, на которое и приглашают посредством этого письма. Третий (а в некоторых случаях и четвертый) обычно содержит необходимое вежливое обращение, просьбу оповестить о решении присутствовать или нет на совещании. Также в этой части указывают ссылку на источник необходимых дополнительных сведений о мероприятии.

На протяжении всего письма нужно придерживаться положительного, доброжелательного тона, но при этом не тратиться на излишние эмоции. Всё  должно быть сказано как можно  более коротко, но ёмко. Разрешается  использование некоторые всем известных  сокращений – RSVP, например. Если рассылка приглашений осуществляется третьим лицом, разрешается ему ставить соответствующую пометку рядом с подписью непосредственного руководителя, заверившего данное письмо. Допустимо подписывать письма, указывая при этом свои полные фамилию и отчество, что придаёт этому приглашению более  личный оттенок.

Стандартный вариант приглашения  на деловое совещание.

    Генеральному  конструктору                                   

    ЗАО "Электроника"                                                  

    М.А. Дальнему                                          

                                                                    

    ПРИГЛАШЕНИЕ                                      

    Уважаемый Марк Анисимович!                                          

    В соответствии  с планом совместных работ по созданию опытного образца

изделия  "Регина"  20 января 2012 г.  в 10 часов состоится установочное

совещание с участием представителей заказчика и разработчика изделия.   

    Место   проведения   совещания   -   актовый   зал  главного  корпуса

промышленного   объединения   "Точмаш"  (г. Малоярославец,  ул. Пилюгина,

д. 10). Предполагаемая продолжительность  совещания - 2 часа 30 минут.   

    Программой  совещания   предусмотрен  обмен  мнениями  представителей