Деловые совещания и их характеристики

сторон о порядке выполнения совместных работ  во втором квартале текущего

года,   а  также  подписание  соответствующих  документов.  По  окончании

совещания  организуется  бизнес-ланч, в ходе которого участники совещания

могут продолжить  обмен  мнениями  по проблематике выносимых на совещание

вопросов.                                                               

    В  связи   с  изложенным  просим  Вас сообщить  до  10 января с.г.  о возможности участия в работе совещания.                                 

   Ответственный организатор  совещания - помощник генерального директора ПО "Точмаш" Миртин Иван Эвальдович.                        

    Телефон/факс: 632-20-21,632-20-22.                            

    E-mail: mirtin@tochmash.mj.ru.                                      

                                                                        

    Программа совещания  на 1 листе прилагается.                        

                                                                     

    С уважением,                                                        

    от имени генерального  директора ПО "Точмаш"        

    Елена Резцова, шеф-секретарь                                      

Стандартный ответ на приглашение.

    Генеральному  директору                                              

    производственного  объединения "Точмаш"                 

    Н.Е. Федорову                                                       

    Уважаемый Николай Егорович!                                        

    Благодарю   Вас   за   приглашение.   Подтверждаю   свое   участие в

запланированном на 20 января 2012 г. установочном совещании.            

                                                                        

    С уважением,                                              

    генеральный конструктор  ЗАО "Электроника" 

    М.А. Дальний                                                      

Определившись с участниками  совещания, следует уже перейти  непосредственно к его подготовке. В первую очередь нужно решить, что конкретно будет на нём  обсуждать, а именно составить повестку дня.

3.2. Повестка дня.

Если разослать будущим  участникам совещания повестку дня  заранее(или по крайней мере огласить её), то это позволит сотрудникам гораздо лучше подготовиться, а значит и само совещание пройдёт успешнее, так как отдача сотрудников будет выше. Они будут заинтересованы в том, чтобы те наработки, которые они подготовили, были озвучены и приняты во внимание. Разосланные заранее повестки дня позволяют и ведущему совещания требовать максимальной отдачи от сотрудников. Есть также вероятность того, что помимо выдвигаемых задач потребуется предоставить участниками дополнительные сведения, отчёты, факты, которые необходимы для полноценного рассмотрения поставленного вопроса. Открытость подобной информации станет также основой для принятия наиболее продуктивного решения. Если коллектив сразу располагает равной информацией, то быстрее достигается необходимый результат, а значит можно раньше приступить к осуществлению необходимых мер. Одна только импровизация абсолютно недопустима, так как с самого начала это совещание ничего хорошего принести не может.

Но не стоит бросаться  из крайности в крайность. Перегруженная  повестка ничем не лучше вообще её отсутствия. При составлении перечня обсуждаемых вопросов стоит вспомнить о принципе «лучше меньше, да лучше». Если есть возможность решить часть вопросов без созыва для этого многих людей, лучше обойтись без совещания. Также не стоит забывать, что само совещание не должно длиться больше, чем полтора-два часа.

Вопросы, выдвигаемые для  обсуждения, лучше расставлять в  таком порядке, чтобы разговор начинался  с легко решаемых проблем. Они  станут чем-то вроде разминки перед обсуждением более серьёзных вопросов, а сами участники при этом почувствуют уверенность в своих силах и более открыто будут идти на преодоление последующих препятствий на пути к оптимальному решению. Серьёзные и проблематичные вопросы лучше выставлять для обсуждения во второй трети дискуссии, когда люди наиболее активны как умственно, так и физически. Ближе к концу совещания стоит уже перейти к вопросам, которые не требуют приложения стольких усилий, возможно, что это будут чисто формальные вопросы.

Стандартный план повестки дня таков:

1. Протокол предыдущего собрания.
2. Отсутствующие на данном совещании.(если это известно заранее и также известны причины)
3. Вопрос №1.
4. Вопрос №2.
5. Вопрос №3 и т.д.
6. Прочие вопросы(возможно решение каких-то хозяйственных или других текущих проблем, которые уступают по степени важности другим требующим решения задачам)
7. Дата и время проведения следующего собрания(если таковая уже известна).

Не забудьте в начале совещания  спросить у сотрудников, нет ли у  них вопросов касаемо уже известной  повестки дня. Так будет проще  определить, все ли верно поняли суть поставленных задач.

3.3. Основные правила проведения  деловых совещаний.

Помимо того, что при  организации совещания стоит  обратить внимание на ряд обязательных вопросов по его подготовке, есть и правила, которым нужно следовать участникам во время проведения дискуссии. Эти правила более всего зависят от того, какова Ваша роль на данном мероприятии.

3.3.1. Если Вы – председатель.

Имея уже структурированный  материал для своего выступления  и представляя полный план обсуждений, который представлен для ознакомления всем будущим участникам, ведущий(чаще всего руководитель фирмы) должен решить, какого стиля будет придерживаться и в каком соответственно будет проведёно всё мероприятие. Выделяются основные стили поведения управляющего на совещании:

1. диктаторский - руководитель является одновременно и ведущим собрания и по сути только он и может использовать право голоса при принятии решений. Такой стиль приемлем, если необходимо озвучить какой-то приказ, осветить новое направление деятельности организации.

2. автократический - руководитель поочередно спрашивает каждого из сотрудников, давая тем самым высказаться всем. Однако, как это не странно, при периодическом использовании этого стиля работы происходит формирование устойчивого негативного отношения к управляющему.

3. псевдодискуссионный – в начале совещания руководитель или кто-либо из подчинённых по его указу выступает с докладом, далее проходят прения сторон, в которых участников, представляющих различные точки зрения, выбирает сам руководитель, все оставшиеся же не имеют никакой возможности выразить своё мнение по данному вопросу.

4. дискуссионный – в процессе реализации этого стиля происходит свободный обмен мнениями и вырабатывается общее решение, которое будет хотя бы отчасти удовлетворять всех участников дискуссии.

Но нужно учитывать, что не стоит постоянно придерживаться какого-то одного стиля поведения на совещании. Это крайне отрицательно влияет на отношения сотрудников между собой, так же снижается статус управляющего в глазах работников, ухудшается эффективность работы.

"Объявите, что совещание  начнется в 14.00, и оно начнется  в 14.10. Назначьте заседание на 10.13, и служащие поймут вас буквально", - сказал однажды британский писатель, публицист, историк С.Н. Паркинсон⁵. Всегда начинайте совещание и приступайте к обсуждению в чётко указанное время. Если все будут ждать прихода опоздавших, то число последних будет лишь увеличиваться от случая к случаю. Ведь они все будут уверены. Что в любом случае без них не начнут. Ни о какой дисциплине тут говорить не приходится. Да и пунктуальных сотрудников это будет крайне раздражать, что может ухудшить существующий климат в коллективе.

Руководителю стоит заранее обеспечить решение всех организационных вопросов – должно быть выбрано и подготовлено место для проведения заседания, проверена исправность оборудование, которое планируется использовать для организации работы сотрудников, заранее приглашены все предполагаемые участники и т.п. Кстати, японцы, чтобы улучшить процесс проведения совещания, местом для встречи всё чаще выбирают холл. Обязательное условие – все присутствующие работники стоят на протяжении всего совещания, что приводит к четкому соблюдению регламента и крайне быстрому решению поставленных задач.

Всегда даётся вступительное  слово организатору. В нём стоит как можно более конкретно указать обсуждаемые темы и желаемые итоги собрания. Чтобы привлечь большее внимание сотрудников и как-то подтолкнуть их к более продуктивной работе, руководитель может сказать о практическом значении совещания, доказать, что существует тесная взаимосвязь между темой собрания и интересами каждого участника обсуждения. Необходимо заранее обсудить и согласовать с сотрудниками правила и формат проведения дискуссии, регламент для выступающих, решите, кто будет вести протокол в течение всего совещания. Не лишним будет написать главный вопрос и очередность остальных проблем так, чтобы они были постоянно видны всем участникам. Начало совещание задаст тон всему последующему действию, поэтому не стоит преуменьшать значение того, как будут рассажены участники, как Вы будете их приветствовать, тщательно подумайте вводные слова. Но ни в коем случае не забывайте, что ваша вступительная речь не может превышать 10 минут.

При непосредственном обсуждении Вам не стоит принимать  чью-либо позицию. Постарайтесь сохранять нейтральную позицию. Будьте объективны. Сохраняйте атмосферу сотрудничества, даже если в данный момент выступает докладчик и говорит то, что идёт вразрез с Вашим мнением. Воздержитесь от оценок и критики. Каждый имеет право на собственное видение ситуации.

Вам, как руководителю, высказываться  стоит в последнюю очередь, поскольку  должность и присущий Вам статус придают больший вес Вашим  словам и, исходя из субординации, многие сотрудники могут не осмелиться высказаться  против, тем самым, возможно, лишив  проблему лучшего решения. Будьте сами готовы учиться у своих подчинённых: как бы хорошо Вы не готовились к совещанию, Вы можете услышать какие-то новые сведения. Которые могут в корни изменить Ваши представления. При данном стиле работы с сотрудниками Ваш авторитет в их глазах возрастёт, так как они увидят в Вас демократичного лидера, который прислушивается к мнению своих сотрудников, что для последних крайне важно.

Чтобы свести на нет попытки  ухода от предложенной Вами темы, старайтесь всегда чётко контролировать ход  дискуссии. Возвращайте собеседников к поставленным проблемам, если они  отходят от обсуждения конкретных вопросов. Но не забывайте и о том, что всё это Вы должны производить в дружелюбном тоне. Не обращайтесь к кому-то конкретно, завязывая тем самым разговор. Говорите сразу ос всей аудиторией – это будет способствовать созданию ненапряженной деловой атмосферы.

Для того, чтобы не потеряться в объявленной дискуссии среди множества обсуждаемых вопросов, руководителю стоит после обсуждения каждой проблемы выявить коллективное решение, подвести промежуточные итоги и огласить их. Только после этого можно продолжать обсуждение и переходить к следующему вопросу, стоящему на повестке дня. Такое поведение позволит свести к минимуму отхождения от темы и контролировать процесс принятия решения.

По окончанию совещания  стоит выдать некое резюме, в котором  будет указано, чего смогли добиться при обсуждении, а что ещё остаётся нерешённым: "Мы решили задачи A, Б, В, но нам еще нужно будет обдумать вопросы Г и Д". Подведение итогов покажет работникам, что они не зря потратили своё время, что есть конкретный результат  их совместной работы, поднимет общий моральный настрой, тем самым обеспечив лучшую отдачи при исполнении уже решённых задач. Но не затягивайте свою финальную речь. Помните, что лучше закончить совещание раньше намеченного времени, чем задержать сотрудников.

3.3.2. Если Вы – участник.

Существует своеобразная полушутливая классификация видов слушателей на совещании: 
1. «Ораторы» или «болтуны», как видно из названия категории, занимаются именно тем, что тратят драгоценное время участников совещания на пустые разговоры. Лучше не допустить того, чтобы такие люди присутствовали на совещании, однако если всё-таки этого нельзя избежать, то стараться не давать им слова, а если они и здесь прорвутся, то серьёзно следить за их речью, чтобы не допустить никаких попыток ухода от темы дискуссии.«Это имеет какое-то отношение к решаемой задаче? - Не стоит отвлекаться, пожалуйста! - Покороче, если это возможно! - Спасибо, что высказались, достаточно!». В противном случае продуктивная дискуссия с легкостью превратится в муторную планёрку.  
2. «Разрушители» никак не могут не раскритиковать все идеи, проекты, мнения. Ни способны загубить любое предложение. Особенно если коллективу предстоит мозговой штурм, лучше проследить, чтобы они никак не попали на него. Хотя и таких «вредителей» можно использовать для достижения успеха: их отрицательная оценка всего вполне может пригодиться для того, чтобы проверить какой-либо проект «на вшивость». Как бы то ни было, лучше избегать их активного участия в совещаниях, доверяя им лишь озвучивание докладов по конкретной теме. 
3. «Адвокаты дьявола». От них не идёт агрессия, поэтому было бы лучше, если бы они присутствовали на совещании. Да, для них всё спорно, но это и сможет сыграть на руку всему коллективу. Они всегда будут стараться добраться до истины, любой вопрос будут рассматривать с абсолютно разных точек зрения и, что самое важное, приводить аргументы в пользу каждой. Однако не всё так гладко – они не задумываются о том, что своей такой неуверенностью в правильности других решений могут задеть остальных участников, а кроме того, потратить и без того ограниченное время на прения. Лучше всего, если таких «адвокатов» будет примерно в 3 раза меньше сотрудников, которые будут активно предлагать свои идеи на совещании.  
4. «Любители расслабиться». Это тот самый образ людей, которые сидят на совещании, отклонившись на спинку кресла. Им не важно, какие вопросы будут обсуждаться, к чему в итоге они придут. Бесполезность их при проведении очевидна. Более того, это будет неблагоприятно действовать и на остальных участников собрания. Лучше всего вызывать их на совещание только тогда, когда не требуется уже какого-то участие, а нужно просто донести до таких работников уже готовые решения, касающиеся дел, стоящих в их компетенции. 
5. «Мученики» запросто возьмут на себя ответственность за любые неправильные действия. С одной стороны это хорошо, так как при этом можно разрядить атмосферу. Но с другой стороны сотрудники ощущают своеобразную безнаказанность, так как отвечать за всё придётся всё равно кому-то другому. А такой стиль поведения не может быть конструктивным. Так что после очередной «явки с повинной» стоит продолжить выяснять. Кто же всё-таки виноват. Можно сделать это в шутливой форме, дабы не нагнетать обстановку. «Ну что ж, нашу штатную мать Терезу все выслушали. Есть ещё желающие высказаться по данному вопросу?» 
6. «Говорящие начистоту» всегда открыто высказывают свои мысли, они не станут хитрить или как-то приукрашать действительность. Однако они нуждаются в некоторой защите, потому что остальные сотрудники чаще всего очень негативно воспринимают подобную критику «в лоб».никогда не скрывают того, что думают, не хитрят. 
7. «Заводилы» - наилучшие участники встречи. Они всегда выступают и участвуют в дискуссиях, высказываясь при этом в позитивном ключе. Чаще всего именно от них можно услышать: «А действительно, ведь так будет лучше! Отличная идея!». Лучше всего дать последнее слово именно такому человеку, дабы закончить на приятной ноте всё собрание.