Деловые совещания и их характеристики

Однако если брать в общем конструктивное поведение любого участника на совещании, то существует ряд правил, которых желательно придерживаться, чтобы совещание прошло эффективно, и Вы вынесли из него для себя что-то полезное. Эти правила чётко и ёмко описывает Джули-Энн Амос.⁶

1. Вам необходимо владеть основами искусства общения. Это подразумевает такие нюансы поведения, как соучастие, признание, поддержка, открытость. Если Вы будете закрыты для новых идей Ваших коллег во время проведения совещания, то оно окажется непродуктивным как для Вас, так и для всей работы.

2. Не забывайте о языке  жестов при своём выступлении.  Если в Ваших посадке, взгляде, тоне чувствуется уверенность в себе, то это будет восприниматься другими как: «Не стоит меня перебивать».

3. Не теряйте самообладания. Старайтесь не отвлекаться от основных рабочих проблем, не уделяйте внимания поведению других участников.

4. Если вдруг поднимаются вопросы, которые не были объявлены в повестке дня, не теряйтесь. Вы всегда сможете чуть позже вернуться к обсуждению вопросов, к которым Вы подготовились и которые Вас интересуют.

5. Если Вы видите, что руководитель не справляется с проведением мероприятия, возьмите частично его функции. Не делайте это явно, иначе Вы рискуете уронить авторитет управляющего в глазах других сотрудников, за что он сам Вам спасибо не скажет, да и сотрудники будут несколько озадачены дальнейшей работой в коллективе под его руководством. Вы можете лишь помочь ему, повлияв, к примеру, на ход дискуссии.

6. Бывают ситуации, когда Вам срочно нужно покинуть совещание. Сделайте это незаметно для остальных. Не стоит привлекать к себе внимания, нарушая при этом дисциплину и отвлекая всех.

 

4. Подведение итогов.

Несмотря на то, что руководитель уже подвёл устно итоги прошедшего совещания, необходимо как можно  скорее обеспечить всем участникам наличие  письменной итоговой резолюции, которая  должна обязательно содержать сведения о:

• вопросах, которые в ходе совещания были решены и имеется конкретное согласованное решение;
• конкретных договоренностях, которые были достигнуты на этом совещании;
• работниках, которые непосредственно отвечают за исполнение данных соглашений в действительности;
• чётких датах начала и необходимых сроках окончания выполнения принятых решений;
• вопросах, которые будут выноситься на обсуждение при следующей сфере и которые не нашли своего решения при данном рассмотрении;
• дате  следующей встречи  (если таковая уже известна), месте её проведения;

Не забывайте, что итоговую резолюцию нужно составить так, чтобы она была понятна и тем, кто не присутствовал на собрании. Вы вполне можете указать в ней имена работников, которые присутствовали при данном обсуждении, и здесь же выразить отдельную благодарность группе лиц или конкретно одному участнику, за отличную работу или за конструктивное предложение. Поощрения такого рода будут подталкивать всех сотрудников на дальнейшее активное участие в коллективном обсуждении, поиск оптимальных решений.

Но мало того, что Ваш  коллектив обсудил вопрос и принял план последующих действий. Важно, чтобы  за этой дискуссией последовало и  урегулирование сложившейся ситуации в соответствии с теми решениями, которые были приняты всеми участниками. Нужно обеспечить работников необходимыми ресурсами для проведения мероприятий, проследить чёткое выполнение обязанностей каждым из задействованных в реализации задуманного плана. При выполнении всех перечисленных условий совещания у начальника перестанут быть в тягость сотрудникам, поскольку они будут знать, что по окончании они получат строгий план действий и все возможности для его осуществления, что будет мотивировать их к более плодотворной работе.

Не пренебрегайте этой частью собрания. Стоит обязательно  напомнить коллективу, чего они добились и показать при этом, возможно, необходимость следующего совещания.

5. Как получить максимальный результат,  используя приобретённые навыки.

Чуть ночь превратится  в рассвет, вижу каждый день я: 
кто в глав, кто в ком, кто в полит, кто в просвет, расходится народ в учрежденья. 
Обдают дождем дела бумажные, чуть войдешь в здание:

отобрав с полсотни —самые важные! —служащие расходятся на заседания. 
Заявишься: «Не могут ли аудиенцию дать? Хожу со времени о́на». — 
«Товарищ Иван Ваныч ушли заседать —объединение Тео и Гукона». 
Исколесишь сто лестниц. Свет не мил. Опять: «Через час велели придти вам. 
Заседают: покупка склянки чернил Губкооперативом». 
Через час: ни секретаря, ни секретарши нет —го́ло!

Все до 22-х лет на заседании комсомола. 
Снова взбираюсь, глядя на́ ночь, на верхний этаж семиэтажного дома. 
«Пришел товарищ Иван Ваныч?» — «На заседании А-бе-ве-ге-де-е-же-зе-кома». 
Взъяренный, на заседание врываюсь лавиной, дикие проклятья доро́гой изрыгая. 
И вижу: сидят людей половины. О дьявольщина! Где же половина другая? 
«Зарезали! Убили!» Мечусь, оря́. От страшной картины свихнулся разум. 
И слышу спокойнейший голосок секретаря: «Они на двух заседаниях сразу.

 В день заседаний на двадцать надо поспеть нам. 
Поневоле приходится раздвояться. До пояса здесь, а остальное там». 
С волнения не уснешь. Утро раннее. Мечтой встречаю рассвет ранний: 
«О, хотя бы еще одно заседание относительно искоренения всех заседаний!»

В. Маяковский, "Прозаседавшиеся"⁷

Получив теоретические знания по проведению совещаний, мало просто запомнить их. Так мало будет и осознать их. Нужно постепенно внедрять их в работу, чтобы сделать её более плодотворной. Уже не раз говорилось о бесполезности плохо организованных совещаний, о проблемах, возникающих после его проведения. Естественно, что никому не хочется сталкиваться с этим.

Подойдите к делу творчески. Это будет оценено руководителем, если  Вы являетесь одним из участников совещания, и придаст интереса дискуссии. Ну и разумеется это оценят Ваши работники, если Вы – управляющий и заботитесь о том, чтобы совещание прошло интересно для всех. Да и самому гораздо приятнее готовиться, находя необычные решения, нежели приходить с сухим отчётом и видеть такие же безучастные лица.

Кроме того, сегодня существует масса технических средств, которые помогут при организации собрания. Это принесёт свежесть и новизну в процесс совещания. Для того новые технологии и придуманы, чтобы облегчить и разнообразить нашу жизнь. Так, например, Вы вполне можете организовать заседание с использованием технологии конференц-связи. Это позволит не исключать из обсуждения сотрудников, которые находятся далеко от места проведения и не могут присутствовать на совещании. Разумеется, это нужно использовать, если у таких сотрудников есть какая-то важная информация или они могут предложить рациональное решение.

Всё чаще используют проекторы  для визуального представления  информации при отчётах. Это помогает лучше отобразить, к примеру, статистику на графиках и диаграммах. Так же на слайдах помещается самая основная информация без лишних слов. Такие  слайды потом вполне можно включить в отчёт о собрании.

Однако не стоит перебарщивать  с использованием подобных средств. Всё-таки самым важным остаётся общение  и обсуждение проблем. И помните, что 10% сведений усваиваться за счёт услышанной речи, 20% информации достигает слушателей за счёт выбранной манеры проведения и передачи информации, 70% - с помощью невербальных средств общения.

Таким образом, совещание  при грамотном его использовании  может стать отличным инструментом для достижения желаемого результата. А кто знает, может всё пройдёт  настолько успешно, что Ваш коллектив  превзодёт даже самые смелые ожидания!

 

Список использованной литературы.

1. Джули-Энн Амос. Проведение рабочих совещаний. - М.,HIPPO - 2005. - С. 350.
2. Марк Х. МакКормак. Секреты бизнеса для всех. Чему до сих пор не учат в бизнес-школах. - М.,«Вече» - 1997. - С. 445.
3. Паркинсон С.Н. Пунктуальство.// Законы Паркинсона. – Мн., Попурри, 1997. – С. 218.
4. Заречный В.Г. Техника проведения совещаний// Журнал «Руководитель строительной организации». – М., «Аюдар Пресс». - 2011. - № 6. – С. 67.
5. Васильев М.В. Деловое письмо. – М., «Налоговый вестник» - 2011.- С. 164.
6. Браун О.С. Коммуникации: джентльменский набор руководителя// Журнал "Руководитель бюджетной организации". – М., «Аюдар Пресс». – 2010. - № 1. – С. 64.

¹ Джули Энн Амос. Проведение рабочих совещаний. - М.,HIPPO, 2005. – С.16

² Синергетический эффект означает, что результаты работы объединённого коллектива превосходят суммарную эффективность каждого сотрудника.

³ Селекторное совещание проводится в форме телефонной конференции. Обычно оно происходит с использованием селектора, то есть устройства, которое позволяет разделить аудиторию совещания на тех, кто имеет двухстороннюю связь (то есть могут слушать и говорить — как правило, это ведущий селекторного совещания) и тех, кто имеет одностороннюю связь (кто может только слушать).

⁴ Васильев М.В. Деловое письмо. – М., «Налоговый вестник» - 2011.- С.С.106-114

⁵ Паркинсон С.Н. Пунктуальство.// Законы Паркинсона. – Мн., Попурри, 1997. – С. 118.

⁶ Джули Энн Амос. Проведение рабочих совещаний. - М.,HIPPO, 2005. – С.С.99-121.

⁷  Маяковский В.В. Прозаседавшиеся// Маяковский В. В. Полное собрание сочинений в 13 т.т. – т.4. – М., Художественная литература. – 1961. – С.7.