Контрольная работа по "Деловому общению"

4. Физические барьеры представляют собой коммуникативные 
помехи, возникающие в материальной среде коммуникаций. Физические барьеры - это неожиданный отвлекающий шум, который временно заглушает голос, передающий сообщение, расстояния между людьми, стены или помехи, возникающие во время приема радиопередачи и т.п.

К коммуникативным средствам  относятся, как уже говорилось, образы, например, рисунки, используемые как для пояснения словесных сообщений, так и самостоятельно.

Еще несколько слов о  действии как коммуникативном средстве. Часто человек забывает, что предпринимаемые им действия выступают как средства коммуникаций в той степени, в которой их содержание может быть интерпретировано (истолковано) другими (рукопожатие и улыбка, обидные слова и увеличение зарплаты).

Отказ от действия - тоже важный способ коммуникаций. Менеджер, равнодушно воспринимая отлично  выполненное работником задание, отправляет ему таким образом недвусмысленное  сообщение. Вывод - поскольку мы посылаем сообщения, как совершая, так и не совершая действия, практически все наше рабочее время протекает в непрерывных коммуникациях независимо от наших намерений.

Менеджеры, которые утверждают одно, а делают совсем другое, вскоре обнаруживают, что их работники «прислушиваются» главным образом к их делам, а не к заявлениям.

Разрыв между словом и делом приводит к возникновению  дефицита доверия.

Для установления доверительных  отношений нередко требуются  годы, а для того, чтобы разрушить  их, достаточно нескольких минут.

Важной частью невербального  общения является язык тела, с помощью которого люди передают смысл послания посредством жестов и положения тел при межличностных коммуникациях.

Нисходящие организационные  коммуникации представляют собой поток информации от высших уровней руководства к нижним. Это, например, инструктаж, оценка деятельности подчиненных, новости, психологическая поддержка и т.п.

Надо ли говорить о  том, что руководство должно позаботиться о том, чтобы понять, как воспринимают информацию их подчиненные.

Если двусторонний информационный поток ослабевает в силу ограниченности восходящих коммуникаций, руководство компании начинает испытывать нехватку данных, необходимых для принятия взвешенных решений, утрачивает представление о потребностях сотрудников, а значит, утрачивает возможность обеспечить эффективное выполнение своих функций и социальную поддержку. В этой ситуации необходимо получать информацию от подчиненных, т.е. наладить восходящую коммуникацию.

Ситуация будет выглядеть  упрощенной, если мы не скажем еще о  коммуникации, которая происходит между сотрудниками, которые занимают равные ступени на служебной лестнице (горизонтальные коммуникации). Люди испытывают постоянную потребность посоветоваться, получить свежие новости из источников, которым они доверяют. Поэтому люди часто обмениваются сообщениями с теми, кто им симпатичен, независимо от того, какую должность этот человек занимает. В такую коммуникацию могут вступать люди, совершенно не связанные общими задачами. Опыт консультирования организаций показывает, что горизонтальные связи активизируются, по меньшей мере, в двух случаях:

• когда зарождается командный стиль работы в организации;
• когда разваливается иерархия и возникают «тромбы» в нисходящей и восходящей коммуникации.

Эффективность управленческой деятельности пропорциональна эффективности коммуникационных процессов в организации.⁴

3. Коммуникации между людьми и командные коммуникации

3.1 Коммуникации между людьми и их виды

Выделяют следующее  виды коммуникаций:

- формальные (определяются  организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов). Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления корректировать и отфильтровывать сообщения;

- неформальные коммуникации (напрямик, канал распространения, слухов);

- вертикальные (межуровневые) коммуникации - сверху вниз и снизу  вверх;

- горизонтальные коммуникации - обмен информацией между различными отделами для согласования действий;

- межличностные коммуникации - устное общение людей в любом из перечисленных видов коммуникаций. 

Горизонтальные потоки сообщений  в организации, имеют место чаще, чем вертикальные. Одна из причин состоит  в том, что люди более расположены  говорить свободно и открыто с  равными себе, чем со старшими.

Горизонтальный обмен информацией  в этом случае менее подвержен искажениям, поскольку у работников равного уровня взгляды совпадают чаще. Более того, содержание горизонтальных сообщений носит в основном координационный характер, тогда как у вертикальных, идущих  сверху вниз, — приказной. Сообщения, движущиеся снизу вверх, содержат главным образом информацию обратной связи о производственной деятельности.

Организационные структуры, как правило, препятствуют горизонтальным потокам  информация между индивидами различных подразделений. Предполагается, что сообщения движутся по ступеням иерархии до общего начальника, а затем направляются вниз. Естественно, это замедляет скорость горизонтальных сообщений. А. Файоль  защищал идею специально предусмотренных механизмов поперечной коммуникации в организации, заметив, что имеется много видов деятельности, успех которых зависит от их быстрого исполнения, и что необходимо найти способы сочетания должного почтения к иерархическим каналам в удовлетворением потребности в быстрых действиях. Такой особый горизонтальный канал формальной коммуникации называют «мостиком Файоля».

Кроме этого Файоль и другие теоретики  менеджмента в организациях выделяют два различных типа моделей коммуникационных сетей, по которым  идут основные потоки информации.

3.2 Командные коммуникации

Командные коммуникации способствуют лучшему решению относительно простых задач, но препятствуют эффективности решения сложных проблем и уменьшают удовлетворенность членов группы выполняемой деятельностью.

При этом выделяют 4 коммуникативные  роли:

«сторож» — контролирует течение  информации к другому человеку в  одной и той же коммуникационной сети (эту роль играют секретари, диспетчеры);

«лидер мнений» — способен оказывать  влияние на установки и поведение некоторых других людей (влияние неформальным образом);

«связной» - связывающее звено между  группировками в  коммуникационной сети; «пограничник» - человек в коммуникационной 
сети, имеющий высокую степень связи с организационным окружением.

 

Коммуникативная сеть - соединение определенным образом участвующих в информационном процессе индивидов с помощью информационных потоков. Коммуникативная сеть включает комбинационные отношения между индивидами, потоки посланий между двумя или более индивидами. В организации существуют горизонтальные, вертикальные и диагональные связи. Вертикальные связи строятся по линии руководства от начальника к подчиненным. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням индивидами или структурными подразделениями. Диагональные связи - это связи между др. начальниками и с др. подчиненными. Сеть этих связей создает реальную структуру организации. Задача формальной организационной структуры - придать коммуникационным потокам правильное направление, соответствующее решению поставленных перед организацией задач. Существуют устоявшиеся образцы коммуникативных сетей: "вертушка", "кружок", "колесо", "цепочка". В сетях типа "кружок" члены группы могут вступать в контакты только с теми, кто расположен рядом с ними. В сетях типа "колесо" представлена формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные контактируют друг с другом через своего начальника.

 

 

Причинами плохой коммуникации могут быть:

а) стереотипы - упрощенные мнения относительно отдельных лиц или ситуации, в результате чего нет объективного анализа и понимания людей, ситуаций, проблем;

б) «предвзятые представления» - склонность отвергать все, что противоречит собственным взглядам, что ново, необычно («Мы верим тому, чему хотим верить). Мы редко осознаем, что толкование событий другим человеком столь же законно, как и наше собственное;

в) плохие отношения между людьми, поскольку если 
отношение человека враждебное, то его трудно убедить в справедливости вашего взгляда;

г) отсутствие внимания и интереса собеседника, - а интерес возникает, когда человек осознает значение информации для себя: с помощью этой информации можно получить желаемое или предупредить нежелательное развитие событий;

д) пренебрежение фактами, т.е. привычка делать выводы-заключения при отсутствий достаточного числа фактов;

е) ошибки в построении высказываний: неправильный выбор слов, сложность сообщения, слабая убедительность, нелогичность и. т.п.;

ж) неверный выбор стратегии и тактики общения. Стратегии общения: 1) открытое - закрытое общение; 2) монологическое - диалогическое; 3)ролевое (исходя из социальной роли) - личностное (общение «по душам»).

Открытое общение - желание  и умение выразить полно свою точку зрения и готовность учесть позиции других. Закрытое общение - нежелание либо неумение понятно выразить точку зрения, свое отношение, имеющуюся информацию. Использование закрытых коммуникаций оправдано в случаях: 1) если есть значительная разница в степени предметной компетентности и бессмысленно тратить время и силы на поднятие компетентности, «низкой стороны»; 2) в конфликтных ситуациях открытие своих чувств, планов противнику нецелесообразно. Открытие коммуникация - эффективны, если есть сопоставимость, но не тождественность предметных позиций (обмен мнениями, замыслами). «Одностороннее выспрашивание» - полузакрытая коммуникация, в которой человек пытается выяснить позиции другого человека ив то же время не раскрывает своей позиции. «Истерическое предъявление проблемы» - человек открыто выражает свои чувства, проблемы, обстоятельства, не интересуясь тем, желает ли другой человек «войти в чужие обстоятельства», слушать «излияния».⁵

4. Специфика обмена информацией в коммуникативном процессе.

Когда говорят о коммуникации в узком смысле слова, то, прежде всего, имеют в виду тот факт, что в ходе совместной деятельности люди обмениваются между собой различными представлениями, идеями, интересами, настроениями, чувствами, установками и пр. Все это можно рассматривать как информацию, и тогда сам процесс коммуникации может быть понят как процесс обмена информацией. Отсюда можно сделать следующий заманчивый шаг и интерпретировать все процесс человеческой коммуникации в терминах теории информации, что и делается в ряде систем социально-психологического знания. Однако такой подход нельзя рассматривать как методологически корректный, ибо в нем опускаются некоторые важнейшие характеристики именно человеческой коммуникации, которая не сводится только к процессу передачи информации. Не говоря уже о том, что при таком подходе фиксируется в основном лишь одно направление потока информации, а именно от коммуникатора к реципиенту (введение понятия «обратная связь» не изменяет сути дела), здесь возникает и еще одно существенное упущение. При всяком рассмотрении человеческой коммуникации с точки зрения теории информации фиксируется лишь формальная сторона дела: как информация передается, в то время как в условиях человеческого общения информация не только передается, но и формируется, уточняется, развивается. Поэтому, не исключая возможности применения некоторых положений теории информации при описании коммуникативной стороны общения, необходимо четко расставить все акценты и выявить специфику в самом процессе обмена информацией, когда он имеет место в случае коммуникации между двумя людьми.

Во-первых, общение нельзя рассматривать лишь как отправление  информации какой-то передающей системой или как прием ее другой системой потому, что в отличие от простого «движения информации» между двумя устройствами здесь мы имеем дело с отношением двух индивидов, каждый из которых является активным субъектом: взаимное информирование их предполагает налаживание совместной деятельности. Это значит, что каждый участник коммуникативного процесса предполагает активность также и в своем партнере, он не может рассматривать его как некий объект. Другой участник предстает тоже как субъект, и отсюда следует, что, направляя ему информацию, на него необходимо ориентироваться, т.е. анализировать его мотивы, цели, установки (кроме, разумеется, анализа своих собственных целей, мотивов, установок), «обращаться» к нему, по выражению В.Н.Мясищева. Схематично коммуникация может быть изображена как интерсубъектный процесс  
(S S). Но в этом случае нужно предполагать, что в ответ на посланную информацию будет получена новая информация, исходящая от другого партнера.

Поэтому в коммуникативном  процессе и происходит не простое  движение информации, но как минимум  активный обмен ею. Главная «прибавка» в специфически человеческом обмене информацией заключается в том, что здесь особую роль играет для каждого участника общения значимость информации, потому, что люди не просто «обмениваются» значениями, но как отмечает А.Н.Леонтьев⁶, стремятся при этом выработать общий смысл. Это возможно лишь при условии, что информация не просто принята, но, но и понята, осмыслена. Суть коммуникативного процесса – не просто взаимное информирование, но совместное постижение предмета. Поэтому в каждом коммуникативном процессе реально даны в единстве деятельность, общение и познание.

Во-вторых, характер обмена информацией между людьми, а не кибернетически устройствами, определяется те, что посредством системы знаков партнеры могут повлиять друг на друга. Иными словами, обмен такой информацией  обязательно предполагает воздействие на поведение партнера, т.е. знак изменяет состояние участников коммуникативного процесса, в этом смысле «знак в общении подобен орудию в труде». Коммуникативное влияние, которое здесь возникает, есть не что иное как психологическое воздействие одного коммуниканта на другого с целью изменения его поведения. Эффективность коммуникации измеряется именно тем, насколько удалось это воздействие. Это означает, что при обмене информацией происходит изменение самого типа отношений, который сложился между участниками коммуникации. Ничего похожего не происходит в «чисто» информационных процессах.