Культура деловых отношений

глянцевой поверхности карточек. Цветные и  необычные карточки  пока  остаются

уделом художников,  типографов,  а  также  коммивояжеров,  работников  служб

сервиса и  рекламных агентов. Черная рамка  на визитной  карточке  допускается

в знак траура.

 

      В Украине и во многих других  двуязычных  странах  широко  применяются

двусторонние карточки — с текстом  на  другом  языке  на  оборотной  стороне.

Если придерживаться строгих протокольных норм, то это не совсем верно.  Ведь

оборотная сторона предназначена  для  того,  чтобы  на  ней  можно  было  бы

сделать какие-то записи. Если есть  возможность,  нужно  заказать  отдельные

карточки на русском и иностранном  языках.  Но  тем  не  менее  двусторонние

карточки вполне допустимы —  главное соблюсти правила написания  карточек  на

иностранном языке.

 

      Деловые визитные  карточки  —  это  неотъемлемый  атрибут  современного

делового общения. Первое представление, как  правило,  начинается  с  обмена

визитными карточками. Особое значение они имеют при общении с  иностранцами,

людьми, не говорящими на нашем родном языке. На  деловой  визитной  карточке

должны быть четко обозначены фамилия  и имя (отчество),  название  фирмы  или

организации и должность, полный почтовый адрес и другие сведения.  Также  на

ней  вполне  уместно  использование  логотипа  фирмы  или   организации.   У

государственных чиновников, депутатов на визитной карточке может  находиться

изображение государственного флага  или герба.

 

      Деловая визитка  может содержать указания на  звание  или  титул,  сферу

ответственности в рамках организации, номера  телефона  (телефонов),  факса,

телекса, электронной  почты.  Если  сменился  телефон,  то  можно  аккуратно

вписать  новый  номер,  зачеркнув  старый.  Зачеркивать  и  вписывать  новое

наименование должности считается  дурным тоном — следует позаботиться о  том,

чтобы как можно скорее заказать новые визитные карточки.

 

      Деловая визитная  карточка без адреса  также   не  соответствует  нормам

этикета  (исключение   составляют   дипломаты   и   высшие   государственные

должностные лица). Если меняется адрес, и еще неизвестны новые телефоны,  то

лучше  указать  официальный  адрес  организации,  телефон  секретариата  или

канцелярии.

 

      В случае, если  организация имеет несколько   филиалов,  то  на  деловых

визитных карточках ее представителей могут быть указаны несколько адресов.

 

      Деловые визитные  карточки  сотрудников  магазинов,  предприятий  сферы

услуг и т. п. по своему оформлению могут отходить от строгих норм этикета  —

по сути дела это не только информационная,  но  и  рекламная  продукция.  На

таких  карточках  на   обороте   может   быть   помещена   небольшая   схема

окрестностей, на такой карточке можно  встретить  фотографию  ее  владельца,

красочный символ, девиз фирмы.

 

      Разновидностью  деловой  и  личной  визитки   является  комбинированная

визитная карточка, где наряду со служебным адресом  (в  левом  нижнем  углу)

указывается и домашний адрес (в  правом нижнем углу). Такие карточки  уместны

для научных и творческих работников, которые часто работают  дома.  Женщины,

как  правило,  не  указывают  на  таких карточках свой   домашний   адрес,

ограничиваясь номером телефона.

 

      Визитные карточки  широко используются  для  выражения   добрых  чувств,

поздравлений, соболезнований и т.д.

 

      Вполне  уместно   вложить  в  конверт  визитную   карточку   вместе   с

поздравительной открыткой или  небольшим письмом. На карточке,  как  правило,

простым карандашом можно приписать  несколько слов  обычно  в  третьем  лице:

«Поздравляет с юбилеем» или  «Желает скорого выздоровления».

 

      Визитная карточка  с парой теплых слов, приложенная к букету  цветов  —

это  высокоценимый  жест  признательности  артисту,  художнику  или   просто

доброму знакомому в особый для  него день.

 

      Широко  применяются   стандартные  сокращения  французских   слов.   Как

правило, такие краткие надписи делаются простым карандашом  в левом нижнем

углу карточки.

 

      p.r.(Pour remercier)         выражение благодарности

      p.f.(Pour feter)             поздравление по случаю праздника

      p.f.c.(Pour faire connaissance)   выражение удовлетворения знакомством

      p.f.N.A.(Pour feter Nouvel An)    поздравление с Новым годом

      p.p.c.(Pour prendre congre)  прощание  при окончательном отъезде

      p.c.(Pour condoleance)       выражение соболезнования

      p.p.(Pour presenter)         по случаю представления

 

                               Деловое письмо

 

 

 

      Деловое письмо  принято писать на бланках  фирмы  или  организации,  где

уже имеются реквизиты учреждения или фирмы-отправителя. Внешний  вид  бланка

является своеобразной визитной карточкой фирмы,  поэтому  к  его  оформлению

следует  отнестись  со  всей  серьезностью.  Чем  официальнее   бланк,   тем

официальнее должен быть стиль письма.

 

                              Структура письма

 

      С правой стороны  и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя  указывается

дата отправления с указанием  месяца  буквами,  например:  10  мая  1999  г.

Принятые  у  нас  сокращения   10.05.99   в   международной   переписке   не

употребляются. В США принято  указывать сначала месяц, а затем  число  –  май

10, 1999.

 

      Само письмо необходимо  начинать с точного повторения  в  левом  верхнем

углу адреса, написанного на конверте.

 

      Еще ниже, без абзаца, сразу у поля опять  же  с  левой  стороны  пишут

вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов:

 

      · «Дорогой г–н  (или г–жа) + фамилия»;

      · «Дорогой доктор + фамилия»;

      · «Господа»;

      · «Уважаемые господа»;

      · «Уважаемый г–н  + фамилия».

 

      После вступительного  обращения ставится запятая, а  не  восклицательный

знак, как принято в нашей  практике.

 

      В официальных  письмах не принято обращаться  на ты. К людям, занимающим

достаточно высокие посты, в  таких письмах не следует обращаться на  ты  даже

в том случае, если в жизни вы с ними накоротке.  В  зависимости  от  степени

близости с корреспондентом  обращение может  начинаться  словами:  «Уважаемый

Джон»  (имя),  либо  «Уважаемый  Смит»  (фамилия).Посылая  письмо   в   ФРГ,

необходимо употребить обращение: «Дорогой г–н доктор (фамилия)».

 

      А в Австрию  и Швейцарию, например, достаточно  написать  «Дорогой  г–н

доктор».

 

      Следующей строкой  после обращения принято обозначать  тему письма.  Для

этого достаточно поставить Re: (английское in Reference to  —  относительно,

что касается), Русский эквивалент – «касательно» или «Kac.». Например;  «Re:

В ответ на ваш телекс oт 05 мая 1999 г.».

 

      Если письмо касается  только  одной  проблемы,  то  тему  письма  можно

обозначить  и  до  обращения,  сразу  после  адреса.  Если  же  переписка  с

партнером ведется сразу по нескольким контрактам, то в таком случае было  бы

удобнее сразу после однократного обращения обозначить  темы  письма  и  этим

разбить письмо на соответствующее  число блоков. Например:

 

      Дорогой г–н Смит,

      Re: О ваших предложениях  по проекту «Омега»;

      Неоплаченные счета  №№ 28765, 54б78;

      О поставках картофеля  в октябре 1998 г.

 

      Однако более современным  считается способ,  при  котором   заголовок  к

тексту  письма  просто  подчеркивается  или  пишется   заглавными   буквами.

Например:

 

      Дорогой г–н Смит,

      О Ваших предложениях  по проекту «Омега».

      Дорогой г–н Смит,

      О ваших предложениях  по проекту «омега»,

 

      Далее следует  текст письма. В настоящее время  все большую популярность

приобретает так  называемый  цельноблочный  стиль,  при  котором  абзацы  не

начинаются с отступлением на 5  знаков,  а  даются  вровень  с  левым  полем

страницы так  же,  как  и  внутренний  адрес,  заголовок  к  тексту  письма,

вступительное обращение и заключительная  формула  вежливости.  Чтобы  четко

отделить один абзац от другого, каждый новый абзац печатается не через 2,  а

через 3-4 интервала.

 

      Заканчивается письмо  обычно комплиментом. Если письмо  официальное, как

правило,  употребляется  комплимент  «Весьма  искренне  Ваш»  («Very   truly

yours»).  В  других  случаях   употребляется   комплимент   «Искренне   Ваш»

(«Sincerely yours»). Можно в конце письма  ограничиться добрыми  пожеланиями:

«Наилучшие пожелания г-ну...»,  «С  наилучшими  пожеланиями»,  «Примите  мои

наилучшие пожелания» («My best regards») и  т. д.

 

      Этим     комплиментам      должны      соответствовать,      следующие

обращения:Уважаемый г–н (Dear  Sir.)  –  С  уважением,  (Your  faithfully.);

Уважаемый г–и Браун, (Dear Mr. Brown,) –  Искренне Ваш,  (Sincerely  yours,);

Многоуважаемый г–н Браун, (Му Dear Mr.  Brown,)  –  С  искренним  уважением,

(Very truly yours).

 

      При формулировке  вступительного обращения  и   комплимента  учитывается

принцип взаимности. Особенно это  касается  ответов  на  письма.  В  ответном

письме используются те же выражения,  что  и  в  присланном.  Заключительная

форма письма зависит от  степени  близости  корреспондентов,  их  отношений,

стиля общения и пр.

 

      Под комплиментом  ставится  подпись  с  указанием   под  ней  фамилии  и

должности. В большинстве стран  подпись на письме ставится с  правой  стороны

листа, как раз под заключительной формулой вежливости.  Если  заключительный

комплимент расположен с левой стороны  (это  практикуется  в  Германии),  то

подпись  ставится  с  левой  стороны  также  под   заключительной   формулой

вежливости. Фамилия подписывающего письмо  печатается  на  машинке  под  его

рукописной подписью. Расстояние между комплиментом и фамилией,  напечатанной

на машинке – 2-2,5 см.

 

      Чтобы не ставить  партнера в трудное положение   с  определением  вашего

пола, желательно написать своё имя  полностью.

 

      Если после написания  письма срочно надо сообщить  о  событиях,  которые

произошли позже, то в этом случае в письме ставится P. S.  (постскриптум)  и

дописывается необходимая информация. В конце  постскриптума  снова  ставится

подпись.  Желательно,  по  возможности   припиской   в   конце   письма   не

злоупотреблять.

 

      Если к письму  прилагаются какие-либо материалы  или документы,  то  они

обычно перечисляются в левой  нижней части письма на отдельной  строке  после

слова «Приложение (Enclosurе)». Например:

 

      Приложение: 1. Контракт (5 л.)

 

                    2. Страховой полис (6 л. ).

 

      Указание на рассылку  копий (Carbon сору  или  СС)  занимает  отдельную

строку под приложением и  появляется в письме, когда возникает  необходимость

направить его по нескольким адресам. Например:

 

      Копия: Г–ну С.  Шатайло «Нацбанк».

 

                        Правила телефонного разговора

 

 

 

      Есть несколько  общепринятых правил телефонных  разговоров:

 

 

. если разговор прервался, то  перезвонить должен тот, по  чьей  инициативе

   состоялся разговор;

. следует говорить максимально кратко и по существу;

. нельзя говорить слишком громко  в трубку, избегая в то же  время и слишком

   тихой речи;

. если вы ошиблись номером,  нельзя спрашивать «Какой это  номер?», «Куда  я

   попал?»  или  «Это  кто  говорит?»  —  лучше   переспросить  «Это   номер

   такой–то?»;

. если вы звоните кому–то  и на ваш звонок не отвечают, не кладите  трубку,

   пока  не  услышите  4-6  длинных  гудков  —  вашему  собеседнику   может

   потребоваться некоторое  время для того, чтобы подойти  к телефону;

. как минимум несколько раз  подумайте перед тем, как звонить   в  неурочное

   время — слишком рано  утром или поздно вечером. Как  правило,  не  следует

   звонить до 8 утра и после  11 вечера;

. нельзя звонить по  ставшему  вам  известным  номеру  домашнего  телефона

   вашего партнера, если только  он сам не дал этот номер  вам и  не  сказал,

   что ему можно позвонить   домой.  Следует  избегать  деловых   звонков  по

   домашним номерам в выходные  и праздничные дни.

 

                                 Переговоры

 

 

 

      Условно процесс  подготовки к переговорам подразделяется  на два  этапа:

организационная подготовка и содержательная подготовка. Эти два этапа  тесно

взаимосвязаны,  так  как  характер  предстоящих  переговоров   обусловливает

организационные моменты. Например, в зависимости от  содержания  переговоров

определяется необходимость привлечения  экспертов. Однако  и  организационные

вопросы оказывают влияние на содержательную  сторону:  плохо  подготовленные

переговоры ведут к осложнениям  в их ходе и даже срыву.

 

      Организационная  подготовка предполагает:

 

. определение места и времени  встречи;

. формирование делегации и назначение  ее главы;