Сувениры и подарки в деловой сфере

В западных странах `институт` дарения  не закреплен в установившихся формах, но имеет широкое распространение. Повод для дарения может быть любым. Однако во многих компаниях по разным причинам негативно относятся  к тем или иным подаркам, особенно от клиентов или фирм, связанных  с данной компанией. Некоторые компании административными мерами запрещают  дарение.

Так, разумеется, дело обстоит далеко не везде. В деловой обстановке часто  обмениваются подарками. «Спектр» предметов весьма широк: ручки, карандаши, фрукты, шоколад, билеты на спортивные состязания, книги, приданое для новорожденного, услуги, как-то: консультации, обучение, предоставление информации. Подарком может быть и взнос в какой-нибудь благотворительный фонд.

Чтобы подносимые подарки не `тянули` на взятку, используется простой и  надежный способ - делать сравнительно недорогие подарки. По западным меркам, подарок должен стоить от 10 до 25 долларов (не более 50). Исключение составляют подарки, которые делают высшие должностные  лица. В Соединенных Штатах правительственным  служащим на расходы на деловые подарки  выделяется максимум $ 25. Президенту страны запрещено принимать любые подарки  стоимостью свыше 100 $.

Такие принципы по существу превращают подарок в символ или знак доброго  отношения людей друг к другу  и не позволяют их использовать для  подкупа или шантажа должностных  лиц.

В США существует определенный «тариф», регламентирующий стоимость деловых  подарков. Разумеется, это не жесткие  правила.

· Подарки младших служащих или  менеджеров среднего звена своим  клиентам должны стоить 10 - 25 долларов.

· Подарки от менеджеров среднего и высшего уровня - 25 - 50 долларов.

· Подарки от старших служащих наиболее высокопоставленным клиентам 50 - 100 долларов.

· Подарки стоимостью свыше 100 долларов делаются только в наиболее важных случаях.

Повод для вручения подарка. Вторая сторона процесса дарения - наличие  соответствующего повода для вручения подарка. Чтобы сделать подарок, надо иметь законное и очевидное  для всех основание, и, кроме того, находиться с человеком, которому дарите (или который дарит вам) в хороших  отношениях. Не следует посылать подарков тому, с кем вы ведете переговоры о сделке, поскольку это может  быть воспринято как попытка повлиять на исход дела.

Цель делового подарка - демонстрация своих добрых намерений стимулировать  рекламу и сбыт продукции или  услуг. Отмечая подарком какой-либо случай или событие, вы тем самым  показываете свою заинтересованность в другом человеке. Это, безусловно, запомнится.

Кроме упомянутых поводов для преподнесения  подарков (т.е. демонстрации доброй воли и рекламы), может быть масса конкретных предлогов и поводов для дарения  подарков вашим коллегам, клиентам, покупателям и т.д.

Подарки можно делать при поздравлении с:

· рождением ребенка;

· вступлением в брак;

· получением награды либо премии;

· повышением оклада и должности;

· публикацией в газете или журнале;

· выступлением по телевидению;

· новым местом работы, открытием  нового магазина;

· получением ученой степени;

· крупным достижением в любой  сфере (продажей 1000-го автомобиля, выпуском миллионной книги, продажей первой картины  и т.п.).

Подарки по случаю:

· ухода на пенсию;

· особых дней рождения: совершеннолетие, 30-, 40-, 50-, 75-летие;

· годовщины свадьбы: каждые пять лет  до 30-летия брака, затем 40-, 50-, 60-летие;

· круглых дат в трудовой деятельности;

· приобретения нового дома.

Подарки в знак благодарности:

· за сверхурочную работу, выполненную  в неудобное для человека время (в том числе начальника - подчиненным);

· за выполнение срочной работы по вашему заданию;

· за бескорыстную добровольную помощь;

· за приглашение на деловой завтрак, обед, ужин или иное мероприятие.

Подарки в знак извинения:

· за недоразумения;

· за нанесенную человеку обиду;

· в случае, если вы не пришли на какое-либо важное мероприятие, куда вас пригласили.

Теперь перейдем к конкретным рекомендациям  по `механизму` дарения подарков.

Общие положения:

· Если вы дарите цветы, имейте в виду, что на дом посылают свежесрезанные цветы, а на работу - аранжированные.

· Подарки не должны носить личного  характера. Записные книжки, хорошая  ручка и т.п. - отличный деловой  подарок.

· Спиртное не считается хорошим  подарком, хотя допустимо, если вы точно  знаете вкус человека.

· Подарки должны быть красиво упакованы. Сам ритуал дарения не менее важен, чем подарок.

· Вы можете использовать в качестве сопроводительной открытки свою визитную карточку. Напишите на ней дружеские  слова и вложите в конверт.

· Если есть возможность, вручайте подарки  лично.

· Лучший подарок для работников фирмы или организации - премия. Как  дарить клиентам

· Подарки необходимо выбирать тщательно, показывая свой вкус.

· Общие подарки должны свидетельствовать  о престиже фирмы.

· Подарок должен быть тем или  иным образом связан с продукцией фирмы или организации, ее услугами или областью деятельности.

· На подарке или сопроводительной открытке, написанной от руки, должны стоять реквизиты фирмы, но так, чтобы это  не бросалось в глаза. Как дарить подчиненным

· Когда ваши сотрудники успешно  потрудились над каким-либо проектом, благодарность можно выразить в  форме совместного ленча или  шоколадных конфет. Докладывая начальству о проделанной работе, хорошо отзовитесь о работе своих людей. Это будет  лучший подарок.

· На Рождество или Новый год  отметьте тех своих коллег, которые  работают с вами длительное время. Подарки  должны сопровождаться персональными  записками.

· Если ваш сотрудник женится, ему  можно послать поздравление.

· Не посылайте подарок, если вы не приглашены на свадьбу. Пошлите открытку с выражением симпатии.

· С днем рождения поздравляйте на словах. Подарки и тому подобное - прерогатива светского этикета  и не обязательны в бизнесе (если, конечно, у вас не крохотная фирма  с «семейной» атмосферой).

· Особо отличившихся сотрудников  можно отметить в письменной форме. Подарки своему начальнику

· Никто из подчиненных не обязан делать подарки начальству. Поэтому  главная заповедь - `Не дарите подарков!`.

· Если коллектив вашей организации  желает `в складчину` купить подарок  своему руководителю, это необходимо обсудить.

· Секретарь может сделать подарок  своему патрону, но он должен быть скромным и носить деловой характер.

Принимая подарок:

· Всегда благодарите.

· Всегда принимайте с выражением удовольствия, даже если такая вещь у вас уже есть или она вам  вовсе не нужна.

· Получив подарок от поставщика или клиента, поделитесь им со своими коллегами или подчиненными (если возможно).

· Возможно, подарок по тем или  иным причинам не устраивает вас - он либо очень дорогой, либо совсем неподходящий (ракетка для тенниса, в который  вы никогда не играете). В таком  случае допустимо вернуть подарок.

· Если вы не можете принять подарок, сразу верните его с короткой запиской примерно такого содержания: `Считаю невозможным для себя принять  ваш подарок и потому возвращаю  его вам`. Сохраните копию этой записки. С дарителем этот вопрос больше не обсуждайте.

 

4. Принципы развития "культуры  подарка"

Подарки могут представлять собой  комплексную проблему, из-за разнообразных  особенностей взаимоотношений, но они  предоставляют неплохую возможность  включить личностную компоненту в сферу  делового общения. Тем не менее, исследование культуры подарка в немецких компаниях  показало, что использование подарков в качестве инструмента персонального  общения с деловыми партнерами производится очень непрофессионально и бессистемно. Зачастую, не определены даже конкретные цели, преследуемые преподнесением подарка. Во многих компаниях культуры подарка  нет и в помине.

Для развития культуры подарка рекомендуется  систематизировать поведение при  преподнесении подарка и обеспечить его тщательным планированием. Различные  шаги в сторону профессионализации поведения компаний при преподнесении  подарка показаны на Рисунке 3.

Рисунок 3. Элементы культуры подарка  и пути профессионализации поведения  компаний относительно преподнесения  подарков.

Систематически можно рассматривать  следующие сферы:

Анализ деловых отношений.

Регулярный и систематический  анализ деловых отношений с акцентом на следующем вопросе: принимая во внимание особенности взаимоотношений компании (например, деловых трансакций, формирование общественного мнения), какие компании, люди должны быть учтены при преподнесении  подарков в следующем финансовом году.

Выбор получателей подарка.

Отбор получателей может производиться  в соответствии с классами различной  степени важности. Эти группы получателей  регистрируются и рассматриваются  как целевые группы для получения  подарков.

Цели для групп- получателей подарков.

Компания дарителей должна рассмотреть  цели, которых она хочет достигнуть в отношениях с каждой из групп-получателей. Должно быть зафиксировано, что должен выражать подарок и что должно быть изменено его посредством в  отношениях с получателем. Здесь цели могут быть очень разнообразными, как, например, выполнение соглашения, выражение благодарности, признательности и почтения, и т.д.

Определение повода для подарка.

Для различных групп получателей  определяются (порой различные) поводы для подарка. Помимо классических институализированных поводов (например, Рождество, Новый  год), в расчет следует принимать  и личные поводы, особенно в отношениях с важными деловыми партнерами.

Определение типа подарка и его  атрибутов.

Тип подарка и его характеристики могут быть выведены из принципов  принесения подарков. Здесь тип подарка  определяется в зависимости от выбранной  группы получателей, например, личный подарок, стандартный подарок со ссылкой или без ссылки на компанию дарителя и другие.

Выбор определенного подарка.

В процессе рассмотрения и определения  целей, целевых групп, повода, типа и  характеристики подарка, осуществляется также и выбор, формирование конкретного  подарка. Большие компании могут  работать с внутренним "каталогом  подарков", из которого можно выбрать  наиболее подходящий вариант.

Определение процедуры преподнесения  подарка и формы его презентации.

В соответствии с целями, целевой  группой, поводом и самим подарком, должны быть оформлены и процесс  его передачи и непосредственного  преподнесения. Необходимо решить, будет  ли он подарен лично или посредством  какого-либо посланника, будет ли он сопровождаться какими-то устными или  письменными замечаниями для  пояснения цели или смысла подарка  и т.д.

Учет и анализ реакции получателя.

У каждой компании- дарителя есть определенные цели. Эти цели должны быть достигнуты. Следовательно, необходимо тщательно исследовать и рассмотреть реакцию каждого получателя после преподнесения ему подарка. Это единственный путь, позволяющий проверить, было ли послание успешно донесено.

Мониторинг.

В заключение, в конце года должно быть оценена результативность и  успешность деятельности компании в  сфере дарения подарков. Следует  оценить, стоили ли результаты вложенных  денег и времени, какие подарки  были особенно успешны, а какие наоборот не удались. Извлеченные из этого  опыта выводы необходимо учесть в  следующем году.

"Процесс планирования поведения  компании относительно преподнесения  подарков" определяется двумя  главнейшими условиями: бюджетом, выделенным на подарки, и принципами  преподнесения подарков. Бюджет  подарков фиксируется ежегодно. Он высчитывается исходя из  количества и степени важности  получателей. В соответствии со  степенью важности подарков для  компании бюджет подарка может  составлять от 2 до 4% рекламного бюджета  компании. Принципы преподнесения  подарков имеют важнейшую значимость  для поддержания и развития  в компании культуры подарка.  Они отражают правила и возможное  поведение работников в качестве  дарителей и получателей. Эти  правила преподнесения подарков  включат в себя, например, следующие  пункты: