Аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками

В ходе инвентаризации устанавливаются  сроки возникновения задолженности, реальность ее погашения, тождественность  расчетов с различными организациями, правильность и обоснованность числящейся на балансе суммы задолженности по недостачам и хищениям, правильность и обоснованность числящихся по балансу сумм дебиторской и кредиторской задолженности, а также предъявлены ли иски на взыскание в принудительном порядке дебиторской задолженности .

Учитывая, что сами предприятия  инвентаризацию расчетов, как правило, проводят некачественно или не проводят вовсе, эту работу должен организовать аудитор. Для этого можно использовать следующий этап проверки - получение  подтверждения от третьих лиц.

Аудитор может запросить  данные об остатках на счетах или данные о конкретных счетах-фактурах, если суммы в них значительны. Результаты инвентаризации расчетов должны быть оформлены актом. В акте следует перечислить наименование проинвентаризованных счетов и указать суммы выявленной несогласованной дебиторской и кредиторской задолженности, безнадежных долгов, кредиторской задолженности, по которой истекли сроки исковой давности.

По суммам дебиторской  задолженности, по которым истекли  сроки исковой давности, в справках указываются лица, виновные в пропуске этих сроков. Анализ имеющихся в аудируемой организвции материалов инвентаризаций расчетов или проведение инвентаризации самим аудитором дает возможность сосредоточить внимание на проверке тех расчетов, по которым установлены расхождения.

Расчеты с поставщиками и подрядчиками осуществляются, как  правило, безналичным путем с  применением форм: расчетов платежными поручениями в порядке плановых платежей;  в порядке зачета взаимных требований; с использованием векселей.

Формы расчетов между  плательщиком и получателем средств  определяются договором или соглашением. Аудитор должен обратить особое внимание на наличие всех оправдательных документов, а в отдельных случаях запросить  в банках копии недостающих документов.

Результаты предварительной  оценки действующих договоров системы  расчетов с поставщиками и подрядчиками, результаты инвентаризации и анализ опроса служащих используются в определении  набора аудиторских процедур по проверке.

 Разработка программы проведения аудита включает те же этапы, что и разработка общего плана аудита. Программа аудита является развитием общего плана аудита и представляет собой детальный перечень аудиторских процедур, необходимых для практической реализации плана аудита. Она служит подробной инструкцией аудиторам и одновременно - средством контроля сроков проведения работы для руководителя аудиторской организации и аудиторской группы.

Аудитору следует документально  оформить программу аудита, присвоить номер (код) каждой проводимой аудиторской процедуре, чтобы в процессе работы была возможность делать ссылки на них в рабочих документах.

2.3. Основные виды нарушений в учете расчетов с                   поставщиками и подрядчиками  выявляемые в ходе аудита

Возможны следующие ошибки и нарушения, свойственные первичному учету расчетов с поставщиками и подрядчиками:

• арифметические ошибки при фиксировании оперативного факта (при измерении количества, веса, размеров и т. п.);
• несвоевременная регистрация оперативного факта на носителе информации;
• регистрация хозяйственных операций в документах неунифицированной формы (в случае если для данной операции унифицированный документ предусмотрен);
• отсутствие необходимых реквизитов, придающих документу юридическую силу;
• нарушения, допущенные при оформлении первичного документа (заполнение документов средствами, не допускающими их долговременное хранение, нарушения при внесении исправлений в первичный документ);
• отсутствие графиков документооборота;
• ошибки при регистрации документа (количественные либо качественные расхождения при переносе данных из документа в учетные регистры);
• несвоевременная регистрация документа в учетном регистре (либо отсутствие данных в учетном регистре по отдельным первичным документам);
• нарушения сроков хранения документации в архиве;
• уничтожение первичных документов без акта о выделении документов к уничтожению;
• нарушения при оформлении дел с первичной учетной документацией (касается кассовых и банковских документов).

Ошибки, обнаруженные в  процессе аудита могут оказать существенное влияние достоверность финансовых результатов и бухгалтерской отчетности .

Аудитор анализирует обнаруженные ошибки и нарушения. Существенность ошибок оценивается качественно и количественно. Для количественной оценки аудитор сравнивает обнаруженные ошибки с уровнем существенности, установленном на стадии планирования. При качественной оценки аудитор руководствуется собственным практическими знаниями и опытом.

На заключительном этапе  проверки осуществляется количественная оценка влияния выявленных нарушений  на показатели бухгалтерской отчетности, которая оформляется в соответствующем  рабочем документе.

Результаты аудиторской проверки обобщаются в аудиторском заключении. Также аудитор может дать свои рекомендации по устранению выявленных в ходе проверки нарушений .

Глава3.Процедуры  проверки операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками

Таблица 1

 

Программа аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками

 

№	Наименование аудиторской  процедуры	Перечень проверяемых  документов
1	Наличие подтверждающих документов на приобретение ТМЦ, работ, услуг.	Договоры, письма, счета-фактуры, приходные документы
2	Проверка своевременности предъявляемых претензий по качеству и количеству товаров, работ, услуг	Акты о расхождении  в количестве и качестве полученных ТМЦ
3	Проверка правильности определения поставщиками суммы  НДС	Счета-фактуры, инструкции о порядке исчисления и уплате в бюджет НДС
4	Соответствие занесения  данных из счетов поставщиков в учетные  регистры	Регистры бухгалтерского учета, счета- фактуры
5	Проверка реальности дебиторской и кредиторской задолженности	Регистры бухгалтерского учета, ответы на запросы поставщикам
6	Проверка реальности списания дебиторской задолженности за счет с сомнительных долгов	Аналитические данные к  сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
7	Проверка полноты оприходования  материальных ценностей материально-ответственными лицами	Счета, приходные акты, накладные
8	Проверка правильности составления корреспонденции счетов	Регистры бухг-го учета, счета, платежные поручения

 

Некоторые рекомендации по выполнению аудиторских процедур по   таблице 1:

Процедура 1. «Наличие подтверждающих документов на приобретение ТМЦ, работ, услуг».

В качестве источников информации используются: договоры комиссии на поставку товарно-материальных ценностей; договоры на оказание услуг; счета и счета-фактуры  поставщиков; акты выполненных работ; приходные документы.

Используемые методы сбора аудиторских доказательств:  проверка документов, подготовленных на предприятии; проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц; получение письменного подтверждения от третьих лиц; устный опрос.

Важным моментом является проверка расчетов по неотфактурованным поставкам. Если аудитор выявил отсутствие счетов-фактур на полученные товарно-материальные ценности, необходимо установить посредством устного опроса: были ли  затребованы счета-фактуры от поставщиков или нет. Если запросы были, аудитор должен просмотреть ответы на них. При отсутствии запросов аудитор может сам провести сверку с таким поставщиком.

Процедура 2. «Проверка  своевременности предъявляемых  претензий по качеству и количеству ТМЦ и по качеству выполненных работ и оказанных услуг».

 При оприходовании  ТМЦ, выполненных работ и оказанных  услуг могут быть выявлены  расхождения по качеству и  количеству с характеристиками  и количеством, указанными в документах поставщика. В таких случаях составляют акт о выявленной недостаче. На сумму недостачи продукции предприятие-получатель предъявляет отправителю (поставщику) претензию.

Источники информации: сопроводительные документы или сличительные ведомости фактического наличия продукции с данными, указанными в документах поставщика; акт о выявленной недостаче продукции; другие документы, свидетельствующие о причинах возникновения недостачи (анализ на влажность продукции, имеющей соответствующие допуски на влажность, коммерческие акты и проч.).

Методы сбора аудиторских  доказательств: метод получения письменных подтверждений;  проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц; проверка документов, подготовленных на предприятии клиента;  наблюдение за выполнением хозяйственных операций.

Аудитор последовательно  просматривает акты о выявленной недостаче. При проведении детальной проверки аудитор принимает решение об участии в приемке каких-либо ТМЦ, а также дает указания о выборочном сопоставлении данных приходных документов поставщика и данных приемных актов склада, сверяя их со сроками предъявления претензий. Кроме этого, аудитор выясняет, нет ли случаев предъявления претензий с истечением срока исковой давности. На основании копий документов, приложенных к исковым заявлениям, аудитор определяет, доказательными ли являются предъявляемые поставщикам претензии.

Процедура 3. «Проверка  правильности определения поставщиком налога на добавленную стоимость (далее по тексту НДС)».

Источники информации: счета-фактуры; инструкция о порядке исчисления и уплаты в бюджет НДС.

Методы сбора аудиторских доказательств: проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;  проверка арифметических расчетов.

Выборке необходимо подвергнуть  максимальное число счетов по разным поставщикам и подрядчикам, сделать  пересчет сумм НДС. Если количество отклонений велико, то аудитор может расширить процесс проверки. На практике возникают случаи, когда в счетах поставщиков НДС не выделен (например, услуги поставщика не подлежат обложению этим налогом), а на предприятии клиента самостоятельно выделяют НДС. Исчисленные таким образом суммы ставятся к возмещению из бюджета при ежемесячном (или ежеквартальном) декларировании налога.

Процедура 4. «Соответствие  занесения данных поставщиков в  учетные регистры».

Источники информации:  счета-фактуры поставщиков; регистры бухгалтерского учета.

Метод сбора аудиторских  доказательств включает: проверку документов, предъявляемых клиентом, с использованием приема прослеживания.  Аудитор прослеживает данные первичных документов и их отражение на счетах бухгалтерского учета.

Для отражения на счетах бухгалтерского учета операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками на предприятии могут использоваться следующие регистры при использовании автоматизированной системы учета:

- подробная оборотная  ведомость по сч.60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

- аналитическая карточка  по сч.60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

Техника исполнения заключается  в следующем.

Аудитор отбирает определенное количество счетов и прослеживает их отражение в применяемом на предприятии учетном регистре (журнале-ордере № 6).

Процедура 5. «Проверка  реальности дебиторской и кредиторской задолженности».

Источники информации:  регистры бухгалтерского учета;  ответы на запросы;  акты сверок.

Методы сбора аудиторских  доказательств:  проверка документов, подготовленных аудируемым лицом; проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;  получение письменных подтверждений от третьих лиц.

Аудитор, просматривает регистры бухгалтерского учета, выписывает наименование поставщиков, дату возникновения задолженности и сальдо задолженности на определенный момент, затем сверяет все эти данные с ответами   на   запросы. 

Процедура 6. «Проверка  полноты оприходования материальных ценностей материально-ответственными лицами».

 Источники информации:  счета поставщиков услуг; приходные документы;  приемные акты.

Методы сбора аудиторских  доказательств: проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц; проверка документов, подготовленных на предприятии клиента.

Процедура 8. Проверка правильности составления корреспонденции счетов».

Источники информации: регистры бухгалтерского учета; счета поставщиков; банковские и кассовые документы.

Методы сбора аудиторских  доказательств:  проверка документов, подготовленных аудируемым лицом.

 

Заключение:

Расчеты с поставщиками и подрядчиками присутствуют в хозяйственной  деятельности практически всех предприятий  независимо от форм собственности.