Организация складских операций на предприятии

Организация складских операций представляет собой логический процесс. Логистический процесс на складе отличается сложностью и сопряжен с большими затратами труда и средств. Он требует полной согласованности функций снабжения запасами, переработке груза и выполнения заказов. Условно его можно разделить на три основных этапа:

1. операции, связанные с приемкой материалов на склад ;
2. операции, связанные с переработкой груза и размещением его на хранение;
3. операции, направленные на отпуск материалов потребителем

Общая классификация складских операций, поступающих на склад показана на рисунке 2

2.2 Приемка материальных  ценностей на склад

Приемка материалов бывает количественная и качественная. В приемке участвуют работники складов и специалисты, имеющие дело с принимаемыми ценностями. Например, в приемке оборудования принимают участие работники ОГМ, в приемке основных материалов для производства продукции- работники ОТК.

Материалы и изделия поступают на склады предприятия или базы как от местных, так и от иногородних поставщиков. Поступающие на склад вагоны или автомашины должны быть немедленно разгружены, так как за задержку транспорта сверх установленных сроков с грузополучателя взыскивается щтраф. Выгруженные материалы доставляются на приемочную площадку, где они сортируются, распаковываются, принимаются по количеству и качеству и укладываются на места хранения. При выгрузке материалов и изделий и укладке их на места необходимо соблюдать осторожность, особенно с надписями «осторожно», «не бросать», «хрупкое» и т.п.

Материалы на складах обычно принимает заведующий складом (кладовщик) совместно с представителями отдела технического контроля или технического отдела. Материалы особо ответственного назначения и наиболее ценные принимаются специальной комиссией. Состав таких комиссий утверждается начальником базы.

Приемка материалов оформляется заполнением соответствующего акта. Сроки приемки материалов принимаются в зависимости от территориального расположения поставщика и вида упаковки.

Началом приемки считают день поступления материалов на склад. Своевременная приемка материалов обеспечивает правильное ведение учета и отчетности, своевременное предъявление претензии поставщику, если поступившие материалы ненадлежащего качества или по количеству не соответствуют сопроводительным документам. Чем скорее поступивший материал будет принят на учет, тем меньше возможностей для его порчи и хищений.

Количественная приемка материальных ценностей на складах заключается в проверке соответствия количества поступившего материала данным, указанным в счете поставщика или железнодорожной накладной, спецификации, описи, упаковочных ярлыках, а также условиям договора.

Отсутствие указанных документов или некоторых из них не приостанавливает приемки и составления акта о фактическом наличии. В этих случаях в акте делается отметка об отсутствии документов.

Если при приемке материалов на складе получателя будет обнаружено несоответствие веса нетто или количества товарных единиц с данными, указанными в сопроводительных документах, получатель приостанавливает вскрытие остальных мест и вызывает представителей поставщика. В случае неявки их в установленные сроки заведующий складом проводит дальнейшую проверку в присутствие представителя незаинтересованной организации и составляет акт, который подписывается всеми присутствующими.

Методы количественной приемки для различных материалов зависят от их физических свойств. Количество одних материалов устанавливается взвешиванием, других - измерением объема, третьих - измерением линейных размеров.

Качественная приемка заключается в проверке  качества поступивших материалов и соответствия их стандартам, техническим условиям и образцам. Качество поступивших материалов устанавливается путем внешнего осмотра, проверки размеров.

Внешнему осмотру может подвергаться весь принимаемый материал или только часть его в виде образцов или проб. Внешним осмотром устанавливаются правильность формы и размеров штучных материалов, цвет или оттенок материала, наличие и размеры пороков и повреждений, видимых невооруженным глазом или могущих быть обнаруженными с помощью простейших приборов и инструментов.

Для внешнего осмотра, измерения материала, для простейших механических испытаний используются различные инструменты, приборы и оборудование.

Основным руководством при определении качества материалов являются ГОСТы и технические условия на материалы. По ГОСТу определяется соответствие материала установленным для него требованиям.

Важнейшим документом при приемке материалов на складе является сертификат или паспорт, выдаваемый поставщиком. Сертификат и паспорт представляет собой документ, удостоверяющий качество материала, установленное поставщиком. Сертификаты обычно выдаются на сырье и материалы, а паспорта – на изделия и оборудование. Материалы, от приемки которых склад отказался, хранят и учитывают отдельно, как принятые на ответственное хранение.

Поступающие на склады материальные ценности сопровождаются соответствующими документами (накладными, счетами-фактурами, спецификациями). Эти документы регистрируются в журнале учета поступающих грузов. На складах проверяют, соответствие количества и качества поступающих материальных ценностей сопровождающими их документам. Материалы, поступившие без накладных или актов ОТК о приемке, хранятся отдельно до их оформления.

В товарно-транспортной накладной, сопровождающей поступающие материальные ценности указываются вид транспорта, заказчик. Грузоотправитель, грузополучатель, пункт погрузки, разгрузки. Кроме того, в документе имеется таблица, где содержаться следующие данные: наименование товара, страна ввоза, цена за единицу, стоимость, вид тары, масса брутто. Страна, отправившая товар ставит штамп и подписывает документ. Далее поступившие материалы отгружают в сырьевую секцию склада. Выгрузка материалов на склад осуществляется с помощью погрузчиков. Поступив на склад, материалы подлежат обработке и размещению на складе. Прием материалов на склад осуществляет заведующий складом. Параллельно с приемом он занимается заполнением документации.

Поступление материалов на склад оформление приходным ордером, который подписывается заведующим складом и экспедитором, доставившим груз. При отсутствии, каких либо расхождений между документами и доставленными ценностями приходный ордер можно не выписывать, а оформлять приход проставлением штампа на сопроводительных документах поставщика (грузоотправителя), в оттиске которого содержаться основные приходного ордера. Здесь же материально ответственное лицо учиняет подпись об оприходовании груза. В приходном ордере указывается склад , на который поступают материалы, поставщик, корреспонденция счета, наименование, сорт, размер и марка материальных ценностей. Указывается код ,количество, цена, сумма и порядковый номер записи по складской карточке. Составляется два экземпляра. Один экземпляр идет в бухгалтерию, а копия остается на складе. Если выявлено отклонение по количеству, ценам, качеству от договора, составляется приемный акт. Учет материалов на складе ведется с помощью карточки складского учета. В ней указываются: склад, стеллаж, ячейка, марка, сорт, размер, цена, норма запаса, наименование материала.  Указывается номер документа от кого получено или кому отпущено, приход, расход, остаток. Этот документ остается на складе.

Существуют общие нормативные документы, регламентирующие деятельность по приемке товаров, кроме того, могут быть заключены специальные договора, которые устанавливают сроки поставок, сроки приема товаров, а также количественно-качественные характеристики товарных групп.

Нормативно регламентируются следующие сроки приемки товаров:

• для товаров без упаковки, либо с поврежденной упаковкой или открытой – приемку необходимо осуществить в момент поступления товаров от поставщика, либо вскрытия пломбы на грузовых единицах, либо выгрузки неопломбированных грузов;
• для товаров в нормальной упаковке – приемку осуществляют по весовым характеристикам и количеству грузовых единиц в сроки оговоренные в договоре или не позднее 10 дней с момента получения товаров. При соблюдении данных сроков приемка осуществляется своевременно;
• для транспортировки необходимо установить правила соблюдения перевозки и обеспечить оптимальные условия для обеспечения сохранности товаров при транспортировке.

Процесс поступления продукции на склад включает в себя следующие функции работников склада:

1. физическую обработку входящих потоков продукции;
2. идентификацию продукции;
3. уточнение количества и качества продукции;
4. подготовку отчетов;
5. перемещение продукции на место ее использования или хранения.

Операции осуществляемые на этапе поступления и приемки продукции:

1. проведение подготовительных мероприятий по приемке продукции;
2. проверка целостности контейнеров, транспортной упаковки;
3. разгрузка транспортных средств;
4. оценка сохранности поверхности транспортной упаковки;
5. учет всех расхождений и повреждений до подписания документов перевозчика;
6. проверка каждой позиции продукции по упаковочному листу и счету;
7. перемещение продукции в зону приемки;
8. распаковка;
9. проверка количества и качества продукции;
10. контроль документального и физического соответствия партии поставки заказу покупателя;
11. установление фактического количества, качества и комплектности продукции;
12. документальное оформление прибывшей продукции;

При приемке продукции от перевозчика получатель обязан проверить:

1. наличие на транспортных средствах или на контейнерах пломб отправителя или организации
2. целостность пломб;
3. состояние транспортных средств;
4. наличие маркировки груза;
5. исправность тары;
6. соответствие наименование продукции и маркировки транспортной таре данным, указанным в товарно-транспортных документах.

2.3 Складирование  и хранение товара

Процесс складирования и хранения включает следующие операции:

1. размещение товаров;
2. внутрискладская транспортировка;
3. закладка груза на хранение;
4. обеспечение соответствующих условий хранения

Процесс складирования заключается в размещении и укладке груза на хранение. Основной принцип рационального складирования – эффективное использование объема зоны хранения. Предпосылкой этого является оптимальный выбор системы складирования и, в первую очередь, складского оборудования. Оборудование под хранение должно отвечать специфическим особенностям груза и обеспечивать максимальное использование высоты и площади склада. При этом пространство под рабочие проходы должно быть минимальным, но с учетом нормальных условий работы подъемно-транспортных машин и механизмов. Для упорядоченного хранения груза и экономичного его размещения используют систему адресного хранения по принципу твердого  (фиксированного) или свободного (груз размещается на любом свободном месте) выбора места складирования.

Процесс хранения товаров начинается с размещения их на складе. Метод размещения выбирают в зависимости от задач, назначения грузов, выбранного способа хранения, необходимости максимального использования объема склада при рациональном расположении секций, предохранения товаров от повреждений, доступности любой ячейки склада для механизмов на крупных складах, быстрого нахождения необходимых товаров.

Различают следующие методы размещения и хранения товаров:

• сортовой – товары различных видов и сортов размещаются отдельно друг от друга;
• партионный - каждая партия товара, поступившая на склад, хранится отдельно, при этом в состав партии товаров могут входить товары различных видов и наименований;
• партионно-сортовой – каждая партия поступивших на склад товаров хранится обособленно, при этом внутри партии товары разбираются по видам и сортам и также размещаются отдельно;
• по наименованиям – товары каждого наименования хранятся отдельно.