Основные средства

2.2 Документальное оформление и учет поступления, перемещения и выбытия основных средств

Согласно Инструкции о порядке бухгалтерского учёта основных средств, утверждённой постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 20 декабря 2001 г. №127  (в ред. от 10.01.2011 N 3), а так-же Инструкции по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.12.2001 № 118  «факт совершения  хозяйственной операции оформляется первичными учётными  документами,  на основании которых ведётся бухгалтерский учёт основных средств. Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и (или) машинных носителях информации ».

С 1 января 2012 г. вступило в силу постановление Минэкономики РБ от 30.09.2011 № 161 «Об установлении нормативных сроков службы основных средств и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства экономики Республики Беларусь» и утратило силу постановление Минэкономики РБ от 21.11.2001 № 186 «Об утверждении Временного республиканского классификатора основных средств и нормативных сроков их службы».

Хозяйственные операции  оформляются теми первичными документами,  которые соответствуют каналам поступления и выбытия основных средств.

Приобретая объекты основных средств у поставщиков представителю ОАО «Воложинская райагропромтехника» выдаётся доверенность формы № М-2а,  которая подтверждает право лица, предъявившего документ, на получение материальных ценностей,  отпускаемых поставщиком по наряду,  договору,  заказу, соглашению и т.д. [12, с. 83].

Доверенность выдается в 1 экземпляре. Она имеет ограниченный срок действия, содержит паспортные данные того лица,  которому выдаётся,  и предъявляется вместе с паспортом.

Купленные технические и другие виды основных средств приходуют и записывают в регистры и на счета бухгалтерского учёта на основании документов,  сопровождающих поступающие ценности.

К таким документам можно отнести товарные накладные на отпуск и оприходование товарно-материальных ценностей формы ТН-2  и товарно-транспортные накладные формы ТТН-1.

ТТН-1 предназначена для учёта движения ценностей и расчётов за их перевозки автомобильным транспортом. Накладная составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую ездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов.   ТТН-1 выписывается как минимум в 4-х экземплярах: первый, заверенный подписью и оттиском печати грузоотправителя,  передаётся грузополучателю и служит основанием для оприходования объектов основах средств; второй -   остаётся у грузоотправителя и предназначен для списания основных средств; третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и оттисками печатей грузоотправителя и грузополучателя,  передаются организации-владельцу автотранспорта. Третий экземпляр будет основанием для расчётов между организацией-владельцем и организацией-заказчиком автотранспорта. Четвертый - прилагается к  путевому листу и служит основанием для учёта транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

Таким образом,  при покупке объектов основных средств доверенному лицу ОАО «Воложинская райагропромтехника» передаётся первый экземпляр либо ТН, либо ТТН-1 (Приложение А).

К первоначальной стоимости основных средств можно относить сумму фактических затрат по их доставке: транспортные услуги, погрузочно-разгрузочные работы и т.д.

Оприходование построенных подрядным и хозяйственным способами объектов производится на основании актов, составленных комиссией по их приёмке. В своей деятельности приемочная комиссия руководствуется Положением о порядке приемки объектов в эксплуатацию, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 29.11.1991 № 452 (с изменениями и дополнениями). Датой ввода объекта в эксплуатацию  считается дата подписания акта приемочной комиссией.

Акт приёмки-передачи основных средств (форма № ОС-1) оформляется при приёмке объектов основных средств,  не требующих монтажа, в одном экземпляре на каждый отдельный объект (Приложение Б). Акт данной формы применяется в ОАО «Воложинская райагропромтехника» также для зачисления в состав основных средств отдельных объектов,  оформления передачи основных средств со склада в эксплуатацию.

После оформления, акт с приложенной технической документацией,  относящейся к данному объекту, передаётся в бухгалтерию базы, где  на объект заводится карточка (Приложение В) [12, с. 57].  При этом по введенному объекту основных средств составляется Протокол работы комиссии по амортизационной политике, в котором указывается объект основных средств, его инвентарный номер, срок полезного использования и способ начисления амортизации.

Приобретаемые технические виды основных средств принимаются ОАО «Воложинская райагропромтехника» на основании сопровождающих документов (товарно-транспортных накладных формы ТТН-1, товарных накладных формы ТН-2 и т.д.). При получении от поставщиков сложных машин (в т.ч. транспортных средств) наряду с указанными документами требуется паспорт, отражающий основные характеристики объекта.

Для оформления операций по поступлению (вводу в эксплуатацию), приему отремонтированных (реконструированных) транспортных средств применяются следующие типовые унифицированные формы документов:

– акт о приеме-передаче объекта основных средств (форма ОС-1);

– акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (форма ОС-1а);

–акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма ОС-3).

Акт о приеме-передаче объекта основных средств (форма ОС-1), акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (форма ОС-1а) применяются для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в ОАО «Воложинская райагропромтехника» для:

– включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, – в момент приобретения; для объектов, требующих монтажа, – после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию), поступивших:

-по договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой  аренды (лизинга) (если объект основных  средств находится на балансе  лизингополучателя) и другим предусмотренным законодательством способом;

- путем приобретения за  плату, изготовления для собственных  нужд и ввода в эксплуатацию  законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных  помещений);

– выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и прочем) другой организации.

Реквизит "Государственная регистрация прав на недвижимость" заполняется в случаях, когда недвижимое имущество подлежит государственной регистрации.

Транспортные средства являются в соответствии с законодательством объектами, подлежащими обязательной государственной регистрации, по которым закончены капитальные вложения, оформлены первичные документы о приеме-передаче и которые фактически эксплуатируются.

Согласно п. 6 Правил государственной регистрации и государственного учета транспортных средств, снятия с учета и внесения изменений в документы, связанные с регистрацией транспортных средств, утвержденных постановлением Совета Министров РБ от 31.12.2002 № 1849 (с изменениями и дополнениями, внесенными в т.ч. постановлением Совета Министров РБ от 24.03.2011 № 394), собственники транспортных средств обязаны представлять в РЭП для регистрации транспортные средства в течение 10 дней с момента их приобретения или таможенного оформления, или временного ввоза, или признания права собственности, или внесения изменений в регистрационные документы. Регистрация транспортных средств производится в течение 10 дней со дня подачи заявления с приложением всех необходимых документов. Регистрации подлежат все транспортные средства с рабочим объемом двигателя 50 см3 и более и максимальной конструктивной скоростью более 50 км/ч, а также прицепы к ним, кроме боковых прицепов к мотоциклам.

До государственной регистрации права собственности транспортные средства принимаются к бухгалтерскому учету в качестве основных средств с отражением на отдельном субсчете к счету 01 "Основные средства", например "Основные средства, права собственности на которые подлежат регистрации".

После удостоверения произведенной государственной регистрацией права собственности на недвижимое имущество в установленном законодательством порядке указанные объекты основных средств отражаются по дебету счета 01 "Основные средства" с кредита счета 01 "Основные средства", субсчет "Основные средства, права собственности на которые подлежат регистрации", и учитываются в составе собственных основных средств (Приложение Г).

В форме ОС-1 разд. 1, имеющий информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации, заполняется на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика).

В случаях приобретения объектов через сеть розничной торговли, изготовления для собственных нужд разд. 1 не заполняется.

В показателях граф "Сумма начисленной амортизации" указывается сумма начисленной амортизации с начала эксплуатации.

Раздел 2 заполняется ОАО «Воложинская райагропромтехника» только в одном (своем) экземпляре.

При оформлении акта о приеме-передаче объекта основных средств (форма ОС-1) в гр. 7 разд. 1 проставляется стоимость приобретения (договорная стоимость), а в гр. 1 разд. 2 – первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету, которая отличается от суммы, указанной в гр. 7, на сумму расходов по приобретению основного средства (транспортные расходы по доставке, таможенные платежи, налог на приобретение транспортных средств и т.д.).

В акте об объекте основных средств, находящемся в собственности двух или нескольких организаций, данные записываются соразмерно доле организации в праве общей собственности.

При этом на первой странице в раздел "Справочно" заносятся сведения об участниках долевой собственности (с указанием их доли в праве общей собственности), а также в случае, если стоимость приобретения объекта основных средств была выражена в иностранной валюте (условных денежных единицах), – сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу Нацбанка РБ на дату совершения операции.

Акт оформляется приемочной комиссией во главе с председателем, назначаемой приказом директора ОАО «Воложинская райагропромтехника». Документ приобретает юридическую силу после подписания его членами комиссии, лицами, принявшими его в эксплуатацию, и утверждения директором  ОАО «Воложинская райагропромтехника» (подпись руководителя заверяется печатью). На акте главным бухгалтером делается отметка об открытии карточки с указанием даты.

Актом формы ОС-1 оформляют прием-передачу только объекта основных средств. Если приобретается имущество по договору купли-продажи, то акт о приеме-передаче объекта основных средств продавцом не подписывается, т.к. в бухгалтерском учете продавца приобретаемое имущество учитывается как товар. Поскольку акт о приеме-передаче продавцом не подписывается, то строка "Организация-сдатчик" не заполняется и будет отсутствовать гриф утверждения организации-сдатчика. При получении основных средств в качестве взноса в уставный фонд или при безвозмездном получении акты утверждаются руководителями обеих сторон и составляются в количестве не менее 2 экземпляров. В строке "Основание для составления акта" делается ссылка на документы, на основании которых осуществляется передача (приказ о безвозмездной передаче, протокол собрания учредителей и т.д.).

На передачу основных средств из одного подразделения ОАО «Воложинская райагропромтехника» в другое составляется требование накладная. При этом расходы по их перемещению не увеличивают стоимости основных средств, относятся на себестоимость продукции (работ, услуг) того подразделения,  которое получило эти объекты. 

Таблица 2.1 – Журнал проводок