Особенности организации управления на предприятии

Помимо указанных принципов  при совершенствовании структуры  управления необходимо учитывать влияние  внутренних и внешних факторов.

Для повышения эффективности  функционирования организационной  структуры управления ЗАО «Новокубанское» предлагается провести следующие мероприятия:

1. Создать маркетинговую  службу на заводе.

2. Создать информационно-аналитический  отдел. 

3. Ввести социологическую  службу.

4. Сократить штат аппарата  управления и общую численность  административного персонала.

5. Создать на заводе  адаптационную систему, которая  способствовала бы повышению  эффективности работы аппарата  управления при постоянно меняющихся  внутренних и внешних условиях  функционирования предприятия. 

Рассмотрим более подробно предлагаемые мероприятия по совершенствованию системы управления ЗАО «Новокубанское».

В наибольшей мере эффективность  аппарата управления зависит от работы линейных и функциональных служб  предприятия. При анализе работы различных служб и отделов  структуры управления было установлено, что такие функциональные звенья, как диспетчерская служба и отдел сбыта и снабжения не выполняют в должной мере обязанности, возложенные на них. Часто по их вине завод имеет трудности с реализацией продукции, а также простои оборудования из-за нескоординированных действий диспетчерской службы завода. Анализируя деятельность диспетчерской службы предприятия, выявлен ряд существенных недостатков:

• руководителем данной службы является человек, не имеющий должной квалификации и опыта работы в данной области;
• отсутствует хранение информации;
• анализ информации производится вручную, что замедляет скорость и точность ее обработки;
• информация, выдаваемая службой, часто бывает уже устаревшей;
• нет взаимодействия с различными отделами, службами и производственными подразделениями завода.

Для устранения данных недостатков  предлагается вместо диспетчерской  службы создать информационно-аналитический  отдел. Он будет являться самостоятельным  структурным подразделением и находится  в подчинении у генерального директора завода.

Обязанности данного отдела будут заключаться в следующем:

• получать информацию от всех производственно-хозяйственных подразделений о ходе выполнения и фактическом состоянии работ, также выдавать информацию в любое время суток;
• осуществлять оперативный контроль за ходом производства, обеспечивая максимальное использование производственных мощностей, сдачи готовой продукции, ритмичности и своевременной отгрузки готовой продукции, координировать действия по приему и реализации сырья;
• контролировать обеспеченность основного производства сырьем,
• необходимыми материалами, погрузочно-разгрузочными средствами;
• составлять отчетные рапорты и другую информацию о ходе производства, участвовать в работе по анализу и оценке деятельности подразделений комбината, выявлению внутрипроизводственных резервов.

Основные преимущества информационно-аналитического отдела по сравнению с диспетчерской  службой будут заключаться в  следующем:

• высокой скорости и точности обработки информации;
• быстрым поиском необходимой информации;
• свободный доступ к информации прямо из отделов, служб;
• сокращением потери рабочего времени;
• сокращением рабочих мест, что сократит затраты на оплату труда.

Введение информационно-аналитического отдела на заводе приведет к сокращению значительного числа работников аппарата управления.

В каждом отделе, службе аппарата управления предприятием существует ряд  функций, выполняемых работниками  вручную, это приводит к тому, что  данные работы выполняются медленно, зачастую неквалифицированно, с большим  числом грубых ошибок.

Документация, проходящая через все эти отделы, очень  часто вовремя не попадает к нужному  адресату. Из-за чего наблюдаются большие  потери рабочего времени ряда служащих предприятия. С введением информационно-аналитического отдела отпадает необходимость в выполнении ряда функций. Все эти функции будут выполняться в отделе, что приведет к неизбежному сокращению целого ряда работников аппарата управления. Предлагаю провести следующие сокращения:

1. В производственно-техническом отделе сократить одного инженера-конструктора.
2. В отделе главного энергетика сократить начальника КИПиА.
3. В цехе виноматериала: мастера оператора и инженера-механика.
4. В расчетном отделе необходимо сократить младшего бухгалтера и бухгалтера-калькулятора, т. к. их функции заменит компьютер.
5. Отдел снабжения: начальника отдела и четырех экспедиторов.
6. Диспетчерская служба ликвидируются полностью, при этом сокращаются 4 человека.
7. В отделе кадров: табельщика.
8. В экономическом отделе отпадает необходимость в инженере по организации и нормированию труда.

Итак, общее количество сокращенных составит 17 человек. Данные сокращения не повлекут за собой снижение эффективности управления заводом, наоборот, они будут способствовать:

• уменьшению бюрократических барьеров;
• снижению затрат на аппарат управления;
• повышению скорости прохождения информации;
• сокращению потерь рабочего времени, ввиду большой загруженности работников.

Эффективное функционирование любого предприятия, в частности  его организационная структура, зависит от состояния и развития трудовых ресурсов. Эффективность деятельности работников зависит от состояния социально-психологического климата в коллективе. Учитывая важность социального развития коллектива в современных условиях, предлагается на заводе ввести службу психолога, в функции которого будут входить все вопросы, связанные с подбором кадров, разрешением возникающих конфликтов совместно с руководителями подразделений; принятие участия в формировании бригад и трудовых коллективов, консультирование руководителей предприятия по социально-психологическим проблемам управления производством.

Совершенствование организационной  структуры управления персоналом предприятия  лишь по отдельным ее элементам не приведет к достижению желаемого  результата, т.е. способность структуры  адаптироваться к различного рода изменениям и способствовать повышению эффективности производства. Для того, чтобы структура управления персоналом предприятия могла свободно адаптироваться к постоянно изменяющимся внешним и внутренним условиям функционирования организации,  необходимо ее комплексное совершенствование.

Для этого предполагается внедрить адаптационную систему  повышения эффективности управления предприятием.

Суть адаптационной  системы заключается в повышении  эффективности функционирования предприятия,  через приспособления структуры управления к новым рыночным условиям.  Данная система будет охватывать все уровни предприятия:  производственные единицы,  отделы, участки, рабочие места.

Основной целью системы  является выработка способностей  адаптации организационной  структуры управления к постоянно меняющимся условиям функционирования предприятия.  Эту цель можно достичь за счет следующих основных задач:

- децентрализация управления;

- повышение личной ответственности  служащих предприятия;

- организация комитетов коллегиальной выработки решений, объединяющих отделы, службы предприятия в соответствии с их функциональной принадлежностью.

По моему мнению на заводе можно выделить следующие комитеты:

• комитет по управлению трудовыми ресурсами;
• комитет по управлению научно-техническим развитием производства;
• комитет по управлению качеством продукции;
• комитет по управлению оборотными средствами, материальными и финансовыми ресурсами;
• комитет по управлению основными фондами и капитальными вложениями;
• комитет по управлению социальным развитием коллектива.

Главная задача указанных  комитетов - межфункциональная координация, т.е. системное рассмотрение вопросов, связанных с соответствующей функцией и привлечение тех руководителей, от которых в наиольшей степени зависит принятие и выполнение тех или иных решений.

Комитеты должны работать на добровольной основе. Состав комитета определяется стоящими перед ними задачами, но не менее 5 человек. Работают постоянно, но собираются для обсуждения проблем  один раз в неделю. Каждый комитет будет иметь координатора. Эффективность деятельности данных комитетов будет оцениваться по эффекту, полученному в результате реализации предлагаемых ими мероприятий. Для образования и контроля за функционированием данных комитетов необходимо назначить ответственного в лице главного инженера предприятия.

Одним из важных факторов функционирования адаптационной системы  является ее информационное обеспечение. В процессе функционирования адаптационной  системы необходимо обеспечить единство источников информации и образования практически кратчайших, по возможности прямых каналов движения информационных потоков.  Это позволит в наибольшей мере скоординировать взаимодействие  между  адаптационной системой, аппаратом управления и производственным процессом в целом,  а это, в свою очередь, приведет к повышению эффективности производства.

4.2. Возможности  внедрения маркетинговой службы  на предприятии

 

Совершенствованием организационной  структуры управления ЗАО «Новокубанское»  будет введение маркетинговой службы вместо отдела сбыта.

В обязанности руководителя отдела сбыта входит:

• контроль за своевременной и качественной подготовкой сырьевого цеха и бесперебойной приемкой сырья, качественной подработке и сохранности поступающего сырья;
• решает вопросы материально-технического снабжения, реализации продукции;
• решает вопросы бесперебойной работы транспорта, в т.ч. эффективного использования железнодорожных вагонов, недопущению сверхнормативного их простоя;
• обеспечивает безопасные условия труда работников в подчиненных ему подразделениях;
• руководит работой склада.

Как видно из должностной  инструкции начальника по сбыту, большая  часть его обязанностей не связана  с его деятельностью, что влечет за собой трудности в реализации продукции предприятия. Вследствие высокой его загруженности, а также низкого профессионально-квалифицированного уровня, отсутствие стажа работы привели к тому, что завод перестал следить за состоянием своих потребителей. С 2000г. отдел сбыта не проводил никаких исследований рынков сбыта своей продукции. По этой причине завод имел большие трудности со сбытом, что отразилось на показателях работы. В связи с этим на ЗАО «Новокубанское», естественно, назрела обстановка для образования службы маркетинга.

Задачами маркетинговой  службы на заводе будут:

• изучение потребителя и его поведения на рынке; – анализ рыночных возможностей;
• изучение товара;
• анализ форм и каналов сбыта;
• исследование и выбор мероприятий по продвижению товара;
• изучение конкурентов.

В конечном счете, вся маркетинговая  служба будет направлена на расширение своей деятельности. Руководителем должен быть человек, имеющий соответствующее образование и стаж работы не менее 3-х лет в этой области. Экспертным методом было установлено, что с введением маркетинговой службы рыночная доля ЗАО «Новокубанское»  вырастет на 16% и составит 32%, следовательно возрастет и норма прибыли.

Рассмотрим зависимость  нормы  прибыли  от доли рынка  ЗАО «Новокубанское» на следующем  графике (рис. 3.1).

Норма  

прибыли, %   40

                    30

                    20

                    10

 

       10    20    30     Рыночная  доля, %

А - фактическое положение,  В - положение после введения маркетинговой  службы.

 

Рисунок 4.1. Зависимость  нормы прибыли от доли рынка

 ЗАО «Новокубанское» 

 

Из рисунка видно,  что норма прибыли при увеличении доли  рынка на 16 % составит 28 %.

В условиях острой конкуренции  увеличение доли рынка заводу  будет  даваться с большим трудом.  Для  обеспечения этой задачи мы предлагаем использовать дифференциальный подход к рынку с  учетом  конкретных его потребителей.

Серьезным препятствием для  эффективной деятельности ЗАО «Новокубанское»  является отсутствие в организационной  структуре маркетинговой службы. Поэтому некоторые функции маркетинга выполняет отдел сбыта и отдел снабжения.

Основными функциями отдела снабжения  на ЗАО «Новокубанское» являются:

1. В планировании - прогнозировании и определении потребностей предприятия в материальных ресурсах; изучение рынка отдельных товаров и определение источников покрытия этой потребности; установление хозяйственных связей с поставщиками.
2. В оперативно-заготовительной работе – контроль и согласование сроков отгрузки продукции поставщиками в адрес предприятия; получение и организация завода поступающей продукции с железнодорожной станции.
3. В обеспечении цехов материалами – планирование потребностей и установления лимита на отпуск материалов цехам; организация доставки их в цеха и на рабочие места; контроль расходов в производстве.
4. В организации складского хозяйства – входной контроль за качеством поступающих материалов, их приемка и надлежащее хранение, подготовка материалов к производственному потреблению, отпуск их цехам.