Отчёт по практике в магазине «Твой дом»

Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя.

Коммерческие - используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров. К ним относятся следующие деловые письма:

- оферта (письмо-предложение) - заявление лица о желании  заключить сделку с указанием  конкретных условий сделки;

- письмо-запрос - обращение  одной стороны к другой о  желании заключить сделку, как  правило, без указания условий  сделки либо уточнить какой-то  вопрос при осуществлении сделки;

- рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на  себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

Главная особенность заключается в том, что коммерческие письма составляются от имени юридического лица для заключения или сопровождения коммерческой сделки. На ИП Лузин в основном используется оферта.

Оферта (предложение), договорное и претензионное письмо, а также ответы на них. Коммерческие письма отличают лаконичность стиля и конкретность фактов. Оферта - письмо, содержащее предложение заключить договор. По содержанию этот тип писем очень близок к рекламным письмам. Отличие лишь в том, что в оферте обязательно указываются конкретные условия заключения договора.

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Номенклатура дел, порядок ее ведения.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов на ИП Лузин ведется номенклатуру дел. Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку-дело. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел. Список дел оформляется следующим образом:

• индекс дела (номера на папке) может состоять из присвоенного подразделению номера и внутреннего номера;
• наименование дела (заголовок);
• количество дел в папке (заполняется при формировании папки);
• срок хранения;
• примечание (может указываться, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов).

 

  Номенклатура   дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.  
    При составлении  номенклатуры   дел  руководствуются уставом или положением об организации, положениями о  ее структурных подразделениях, штатным расписанием,  номенклатурой   дел  организации за прошлый год, описями  дел  постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными  номенклатурами   дел .  
В  номенклатуре   дел  предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.  
Единая форма бланка для номенклатуры дел установлена архивной службой Российской Федерации,  а также в основных правилах работы ведомственных архивов и является обязательной для всех учреждений, организаций и предприятий независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности.

При оформлении используется титульный лист, если это министерство, ведомство, или общий бланк организации.

Утвержденная номенклатура дел организации действует в течение 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит досрочному пересоставлению и переутверждению. При отсутствии таких изменений после незначительной корректировки и перепечатки номенклатуру на следующий год вводят в действие автоматически. Первый экземпляр номенклатуры дел, утвержденный руководителем организации, полностью заполненный по итогам прошедшего года и подписанный руководителем службы ДОУ, является документом постоянного срока хранения организации.

Итоговые сведения о количестве дел, картотек, файлов и других единиц хранения сообщаются в архив своей организации и в государственный (муниципальный) архив, если он принимает документы данной организации на хранение.

На предприятии номенклатура дел имеет вид: (пример)

01-02 Приказы директора  предприятия по основной деятельности.

01-03 Приказы директора  предприятия по кадрам (о приеме, перемещении, увольнении, премировании  кадров, длительных и зарубежных  командировках).

01-04 Приказы директора  предприятия по личному составу (отпуска, взыскания, командировки).

01-05 Должностные инструкции  работников     

Основой для определения структуры номенклатуры   дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры   дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.). 

2.3. Виды организационно-распорядительных документов

Важной задачей делопроизводства является упрощение работы с документами, ускорение их составления и оформления. Этому в значительной степени и способствует создание стандартов унифицированной системы ОРД. Основные требования к оформлению документов базируются, прежде всего, на требованиях государственных стандартов, предъявляемых к унификации системы документации. Стандартами устанавливаются наиболее общие правила составления документов, оформление машинописным способом отдельных реквизитов.

На ИП Лузин основными формами документов по финансово-хозяйственной деятельности являются следующие:

• Договора с поставщиками, с заказчиками, договоры материальной ответственности и др. [Приложение 10]
• Различные счета, счета-фактуры. [Приложение 8]
• Акты приема-сдачи выполненных работ.
• Банковская документация.

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создается множество различных видов документов.

На данном предприятии основными видами ОРД являются: штатное расписание, должностные инструкции, учредительные документы, приказы и распоряжения, докладные и служебные записки.

В магазине «Твой дом» действует учетная политика при вменённой системе налогообложения. ИП Лузин уплачивает ЕНВД, поэтому освобождаются от уплаты НДС в части видов деятельности, попадающих под вмененный налоговый режим, за исключением налога на добавленную стоимость, подлежащего уплате при ввозе товаров на территорию Российской Федерации. Документ по данной отчетности отражен в [Приложении 2,3].

За организацию и методологию финансового учета ИП Лузин отвечает руководитель, то есть Лузин В. Н. Он назначает или освобождает от должности главного бухгалтера, который непосредственно ему и подчиняется. Руководитель контролирует выполнение требований главного бухгалтера по представлению всеми службами документов, сведений, оформленных надлежащим образом.

Документы, принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают по номенклатурам дел.

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива.

 

2.4. Организация труда в делопроизводственной службе

Служба ДОУ на ИП Лузин подчиненно непосредственно директору предприятия, который разрабатывает распорядительные документы. Прием и первичную обработку документов проводит бухгалтер.

На ИП действует централизованная форма организации работы с документами, предполагающая сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в бухгалтерии. В этом подразделении выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем ИП с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).

Директор назначает ответственного за делопроизводство предприятия.

Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, утвержденным руководителем предприятия, в состав которого включены следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи.

3. Функции.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения с другими  структурными подразделениями.

Положение о службе ДОУ разработал и подписал бузгалтер, утвердил директор.

 

 

3. Изучение товарооборота предприятия.

3.1. Характеристика поставщиков.

ИП Лузин специализируется на розничной продаже непродовольственных товаров.

Ассортимент товаров в магазине ежедневно пополняется за счет закупки товаров у предприятий производителей. Товар поступает в магазин с оптовых складов ближайших городов. Доставка осуществляется через транспортную компанию или доставляется водителем-грузчиком.

Большую часть товара магазина доставляют из г. Омска оптовой компании «ООО ИД-Сервис», «Домотехника». Так же компания «САНГ, бытовая химия» поставляет товар из г. Тюмень. Большинство товаров бытовой химии заказывается в г. Екатеринбург на оптовой базе «Шарташская».

 «Твой дом» предоставляет  покупателям ассортимент разных  производителей, как русских, так  и импортных. ИП Лузин работает с теми поставщиками, которые надежно зарекомендовали себя на рынке. В магазине имеется продукция разной ценовой категории, как Итальянских, Французских, Немецких производителей так и Российских, Белорусских, Китайских товаров.

Коммерческая деятельность торгового предприятия охватывает вопросы изучения спроса населения и рынка сбыта товаров, выявление и изучение источников поступления и поставщиков товаров, организации рациональных хозяйственных связей, включая разработку и представление им заявок и заказов на товары, заключение договоров на поставку товаров, организация учета и контроля за выполнением поставщиками договорных обязательств.

 

3.2. Товарооборот предприятия

Товарооборот – это важнейший показатель, характеризующий хозяйственную деятельность предприятия торговли. Он является оценочным показателем предприятия торговли, измерителем эффективности его деятельности.

Объем продажи товаров характеризует конкурентные позиции предприятия на рынке, его долю в общем объеме продаж, объем деятельности, степень устойчивости положения на рынке, способность продавать товары, пользующиеся спросом потребителей и обеспечивающие получение намеченных и стабильных результатов. Оценка конкурентоспособности торгового предприятия на конкретном рынке или его сегменте основывается на тщательном анализе товарооборота и позволяет определить его возможности на рынке. Результаты исследования берутся за основу при разработке стратегии предприятия, его товарной политики, при принятии решений о включении в ассортимент или снятии различных товаров с продажи, в процессе выработки оптимальных пропорций товарооборота.

Показатели товарооборота дают возможность выявить фактическую потребность в товарах, определить уровень покупательной способности населения, сформировать требования покупателей к товарам, установить факторы предпочтения при выборе товаров потребителями, а также увидеть перспективу изменения потребностей, выражаемую не только темпами изменения товарооборота, но и характером жизненного цикла товара.