Ревизия и аудит

На многих участках деятельности проверяющие используют разные по своему содержанию контрольные проверки. Они  применяются для изучения полноты  оприходования грузов, прибывших транспортом, достоверности совершаемых операций по отпуску материальных ценностей со складов, качества инвентаризаций, проводимых в процессе аудита, соблюдения правил отпуска материалов и готовой продукции.

Важное место отводится  контрольным проверкам в распознании  завуалированных хищений. Иногда расхитители  прибегают к созданию неучтенных излишков ценностей на разных этапах их движения. Источниками таких излишков могут быть фиктивные акты на недостачу  материальных ценностей, фиктивные  приемные акты, обсчет получателей  при отпуске им ценностей непосредственно  со складов, выпуска готовой продукции  за счет изменения компонентов набора сырья для ее изготовления и т. п.

Обычно подобные хищения, если они практикуются, носят не разовый, а систематический характер. Поэтому внимательное изучение записей  в аналитическом учете и первичных  документах дает возможность напасть  «на след», где создаются неучтенные излишки. При этом для распознания  завуалированных хищений требуется комплекс методических приемов документального контроля.

Ревизия. Поскольку построение системы внутреннего контроля - процесс трудоемкий и длительный, на определенном этапе (пока не выстроена эффективная система контроля) возникает объективная необходимость наличия в компании отдельного подразделения - контрольно-ревизионного управления (далее КРУ). В данном случае КРУ будет фокусироваться на выявлении ошибок и злоупотреблений, выполняя роль корпоративного полицейского «в чистом виде». Однако, ревизия оценивает последствия уже материализовавшихся рисков, в то время как внутренний аудит оценивает возможность и предлагает пути снижения рисков и/или негативных эффектов их воздействия. Наличие в организации КРУ ни в коей мере не означает ненадобности внутреннего аудита - все определяется тем, на каком этапе своего развития находится компания и в каком направлении с точки зрения внутренней корпоративной культуры она будет двигаться.

Проверка считается законченной, когда выявленные нарушение устранены, а финансово-хозяйственная деятельность проверяемого подразделения обеспечивает полный хозяйственный расчет и рациональное использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

Выявленные в ходе проверки недостатки, не требующие существенных изменений в деятельности подразделения  и входящие в компетенцию руководителя подразделения, необходимо устранить  по ходу проверки. Об их устранении в  процессе проверки делаются соответствующие  записи в отчете.

Если при проверке выявлены серьезные нарушения законодательства, недостачи, хищения денежных средств  или материальных ценностей, нарушения  налогового законодательства, требующие  внесения изменений в бухгалтерскую  отчетность предприятия и возмещения потерь (т. е. имеется основание для  отстранения от работы виновных должностных  лиц и взыскания с них причиненного ущерба), материалы проверок передаются в юридический отдел предприятия. Последний дает правовую оценку записям в материалах проверки и готовит исковые документы для передачи в суд с целью возмещения материального ущерба.

Юридическому отделу должны быть переданы:

- акт проверки в подлиннике  с приложенными к нему заверенными  копиями документов, подтверждающих  причиненный ущерб;

- объяснения должностных  лиц, на которых возлагается  ответственность за причиненный  ущерб;

- дополнительные данные, подтверждающие правильность записей  в материалах проверки и величину  причиненного ущерба;

- расчет ущерба за подписью  руководителя предприятия и главного  бухгалтера;

- трудовой договор (контракт) с должностными лицами, допустившими  ущерб, и приказ о принятии  их на работу.

После выявления размера  причиненного ущерба в материалах проверки, инвентаризации или иным способом, меры по его возмещению должны приниматься  немедленно.

Профилактической мерой, эффективно способной предотвратить  злоупотребления материально ответственных  и должностных лиц, является своевременное  уведомление их о юридической  ответственности.

Законодательно установлены  три правовые формы охраны собственности  от посягательств - гражданская, административная и уголовная.

Повышению эффективности  проверок способствует обсуждение их итогов с учредителями, руководителями и ответственными работниками предприятия. При необходимости вопросы сохранности  собственности обсуждаются с  персоналом подразделения, вносятся их предложения по организационно-техническим  мероприятиям и утверждаются планы  по устранению выявленных недостатков  и меры по повышению эффективности  работы данного подразделения.

 

 

3. ПРОВЕРКА ПРАВИЛЬНОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПРИМЕНЕНИЕ ТИПОВЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ, ВЕДЕНИЕ АНАЛИТИЧЕСКОГО И СИНТЕТИЧЕСКОГО УЧЕТА

 

Порядок организации бухгалтерского учета бюджетными организациями и централизованными бухгалтериями, обслуживающими бюджетные организации осуществляется согласно Инструкции о «Порядке организации бухгалтерского учета бюджетными организациями и централизованными бухгалтериями, обслуживающими бюджетные организации» [6] (далее - Инструкция), устанавливает единый порядок организации бухгалтерского учета в бюджетных организациях и централизованных бухгалтериях, обслуживающих бюджетные организации.

Бюджетные организации - организации, созданные государственными органами, а также органами местного управления и самоуправления для осуществления управленческих, социально-культурных, научно-технических или иных функций некоммерческого характера, содержание которых полностью финансируется за счет средств республиканского и (или) местного бюджетов, государственного целевого бюджетного фонда, средств государственного внебюджетного фонда или по решению Правительства Республики Беларусь иным способом на основе утвержденной сметы расходов.

Централизованные бухгалтерии - самостоятельные структурные подразделения, созданные при государственных органах, бюджетных организациях, отделах (управлениях) органов местного управления и самоуправления по отраслевому (ведомственному) признаку, осуществляющие ведение бухгалтерского учета исполнения смет расходов по бюджету, смет доходов и расходов по внебюджетным средствам, целевым средствам, иным источникам соответствующих бюджетных организаций.

Смета расходов по бюджету - основной плановый документ (финансовый план), отражающий объем, целевое направление и поквартальное распределение ассигнований, выделяемых из бюджета соответствующего уровня (государственного целевого бюджетного фонда, средств государственного внебюджетного фонда) на содержание организации и осуществление централизованных мероприятий на предстоящий год.

Порядок организации бухгалтерского учета  предусматривает:

- мемориально-ордерную форму ведения бухгалтерского учета;

- формы регистров бухгалтерского учета;

- формы мемориальных ордеров - накопительных ведомостей;

- порядок оформления регистров бухгалтерского учета, порядок внесения исправлений и хранения регистров учета и документов, основные требования по порядку проведения инвентаризации имущества, обязательств и составлению отчетности.

Бухгалтерский учет исполнения смет расходов по бюджетным  средствам, смет доходов и расходов внебюджетных средств, по средствам  целевого назначения и иным источникам ведется в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета бюджетных организаций (Приложение 2), утвержденным постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 22 апреля 2010 г. N 50 [7]. Отражение операций на счетах бухгалтерского учета в бюджетных организациях ведется в белорусских рублях.

Ведение регистров бухгалтерского учета, составление  бухгалтерской и налоговой отчетности осуществляются на русском языке.

Руководители  организаций несут ответственность  за организацию бухгалтерского учета, соблюдение действующего законодательства при выполнении финансово-хозяйственных  операций и хранение бухгалтерской  документации в организациях.

Организации расходуют бюджетные средства, средства, полученные в соответствии со сметой доходов и расходов по внебюджетным средствам, средства целевого назначения и средства, полученные из иных источников в соответствии с действующим законодательством, в меру выполнения мероприятий, предусмотренных сметами доходов и расходов, соблюдая финансовую дисциплину и целевое направление средств, обеспечивая экономию материальных ценностей и денежных средств.

Главный бухгалтер подчиняется непосредственно  руководителю организации, несет ответственность  за организацию и ведение бухгалтерского учета в организации, формирование учетной политики, а также за составление  и своевременное представление  полной и достоверной бухгалтерской  и налоговой отчетности. Прием  и сдача дел при назначении на должность и освобождении от должности  главного бухгалтера оформляются актом.

Главный бухгалтер разрабатывает должностные  инструкции для каждого работника  бухгалтерии. Инструкции утверждаются руководителем организации. Распределение  должностных обязанностей в бухгалтериях производится по функциональному признаку, то есть за каждой группой работников или отдельным работником в зависимости  от объема выполняемых работ закрепляется определенный участок. В бухгалтериях могут создаваться следующие  группы: финансовая, материальная, расчетов с персоналом по оплате труда и  другие.

Все структурные  подразделения, входящие в состав организации, а также организации, обслуживаемые  централизованными бухгалтериями, своевременно представляют в бухгалтерию  необходимые для бухгалтерского учета и контроля документы (копии  выписок из приказов и распоряжений, относящихся непосредственно к  исполнению сметы расходов, а также  договоры, акты выполненных работ, счета, накладные, авансовые отчеты, документы  на списание имущества с баланса  и другие).

Бухгалтерский учет в организации обеспечивает систематический контроль за исполнением сметы расходов, состоянием расчетов с юридическими и физическими лицами, сохранностью имущества. При исполнении сметы расходов по бюджету, сметы доходов и расходов по внебюджетным средствам, целевым и иным средствам ведется бухгалтерский учет кассовых и фактических расходов.

Кассовыми расходами считаются операции по выдаче денежных средств с текущего счета бюджетной организации или с единого казначейского счета Министерства финансов Республики Беларусь (ЕКС) наличным и безналичным путем.

Фактическими  расходами считаются действительные затраты организации, подтвержденные соответствующими документами.

Представление первичных учетных документов в  бухгалтерию устанавливается графиком документооборота, составленным главным  бухгалтером и утвержденным руководителем  организации. В централизованной бухгалтерии указанный график утверждается руководителем организации, при которой создана эта бухгалтерия. Материально ответственным и другим должностным лицам выписки из графика документооборота вручаются под роспись. График документооборота прилагается к учетной политике организации.

Документы, служащие основанием для записей  в регистрах бухгалтерского учета, должны представляться в бухгалтерию  в сроки, установленные графиком документооборота.

С лицами, ответственными за хранение денежных средств и материальных ценностей (имущества), в установленном порядке  заключаются письменные договоры о  полной индивидуальной материальной ответственности.

Получение имущества осуществляется лицом, полномочия которого подтверждаются доверенностью, выданной организацией по установленной  форме.

Материально ответственные лица представляют первичные  учетные документы по приходу  и расходу материальных ценностей  с реестром сдачи документов формы 442 (по приходным и расходным документам) (Приложение 3). После проведенной в присутствии материально ответственного лица проверки правильности оформления представленных первичных учетных документов реестр с подписью работника бухгалтерии возвращается обратно материально ответственному лицу.

Бухгалтерский учет хозяйственных операций ведется  в регистрах синтетического и  аналитического учета (на карточках, в  накопительных ведомостях, книгах, в том числе с применением  пакетов прикладных программ ведения  бухгалтерского учета и т.п.). Порядок  записей в регистрах бухгалтерского учета может устанавливаться  отдельными нормативными правовыми  актами Министерства финансов Республики Беларусь.

По окончании  каждого месяца в регистрах бухгалтерского учета подсчитываются итоги оборотов и выводятся остатки по субсчетам.

Регистры  бухгалтерского учета по синтетическим  и аналитическим счетам открываются  записями сумм остатков на начало года в соответствии с заключительным балансом и регистрами бухгалтерского учета за истекший год.

Для контроля за правильностью бухгалтерских записей по счетам синтетического и аналитического учета составляются оборотные ведомости. Оборотные ведомости составляются ежемесячно, кроме основных средств, нематериальных активов, отдельных предметов в составе оборотных средств и амортизации, по которым оборотные ведомости составляются ежеквартально. Итоги оборотов и остатки по каждому субсчету оборотных ведомостей сверяются с итогами оборотов и остатками этих субсчетов. При необходимости записи в оборотных ведомостях могут производиться в течение нескольких лет.