Совершенствования внутренних и внешних коммуникаций в ООО «Volga marketing family»

 

 

 

 

 

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ по дисциплине «ТЕОРИЯ УПРАВЛЕНИЯ»

 

 

на тему 

«Коммуникации в организациях»

 

 

Содержание

 

 

 

Введение......................................................................................................................3

Глава 1. Теоретические основы коммуникаций в организации.............................5

1.1. Понятие коммуникаций и их роль в менеджменте..........................................5

1.2. Содержание коммуникационного процесса и его этапы.................................9

Глава 2. Анализ коммуникаций в организации ООО «Volga marketing family»........................................................................................................................16

2.1.Общая характеристика ООО «Volga marketing family».........................................................................................................................16

2.2. Исследование коммуникационного процесса в управлении

организацией ООО «Volga marketing family»……………………………………................................................................23

Глава 3. Направления совершенствования внутренних и внешних

коммуникаций в ООО «Volga marketing family»....................................................29

3.1.Рекомендации по коммуникации внутри организации ООО «Volga marketing family».........................................................................................................................29

3.2. Роль внешних коммуникаций в ООО «Volga marketing family»...................32

Заключение................................................................................................................33

Список литературы...................................................................................................36

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Актуальность данной курсовой работы заключается в том, что для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система коммуникаций, точно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию.

Перед управляющим органом обычно ставятся задачи получения информации, ее переработки, а также генерирования и передачи новой производной информации в виде управляющих воздействий. Такие воздействия осуществляются в оперативном и стратегическом аспектах и основываются на ранее полученных данных, от достоверности и полноты которых во многом зависит успешное решение многих задач управления.

Вследствие этого обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности. Руководитель осуществляет свои функции для того, чтобы сформулировать цели организации и достичь их, и от качества обмена информацией зависит качество и полнота реализации этих целей. Это означает, что для успеха индивидов в организации необходимы эффективные коммуникации. Эффективно работающие руководители обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как средства коммуникаций влияют на обмен информацией.

Качество передаваемой информации зависит от правильности выбора коммуникационных каналов, а значит и эффективность работы на любом уровне в организации. Так как мы являемся будущими руководителями, эта тема является актуальной и для нас.

Можно сделать вывод, что эффективная деятельность современного предприятия возможна только при наличии единой корпоративной (комплексной) системы, объединяющей управление финансами, снабжением, персоналом, сбытом и процесс управления производством. Такие системы стали рассматриваться как средство достижения основных целей бизнеса - улучшения качества выпускаемых товаров и услуг, увеличения объема производства, занятия устойчивых позиций на рынке и победы в конкурентной борьбе.

Объект исследования – ООО «Volga marketing family»

Предмет исследования – система коммуникаций.

Цель - анализ коммуникационного процесса в ООО «Volga marketing family» и разработка рекомендаций по его совершенствованию.

Для реализации поставленной цели требуется решение следующих задач:

• изучить теоретические основы коммуникации и коммуникационного процесса;
• дать организационно-экономическую характеристику ООО «Volga marketing family»;
• провести исследование коммуникационного процесса в управлении организацией ООО «Volga marketing family»
• разработать направления совершенствования внутренних и внешних коммуникаций в ООО «Volga marketing family»

 

Глава 1. Теоретические основы коммуникаций в организации

1.1. Понятие коммуникаций  и их роль в менеджменте

 

Коммуникация - передача сообщения, сознательное, простроенное, адресное и целесообразное влияние на взгляды и ценности собеседника, построенное преимущественно на рациональной основе.

К коммуникациям относят деловую переписку, переговоры, межличностную, межгрупповую, публичную, массовую и политическую коммуникацию. В межличностной коммуникации всегда отличают вербальную и невербальную коммуникацию, подчеркивая важность последней.

Понятия "коммуникация" и "общение" в жизни часто употребляют как синонимы, но это не вполне справедливо, между ними есть существенная разница. Бытовое - чаще общение, профессиональное - чаще коммуникация. В отличие от общения, коммуникация предполагает наличие цели как минимум у одного из участников.

 Цели коммуникаций в организации:

- обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления;

- совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией;

- создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий;

- регулирование и рационализация информационных потоков.

Главную роль в коммуникационном процессе играет информация.

Информация - предмет труда в процессе управления; она является средством коммуникации между людьми.

Информация, используемая для  коммуникационного управления, подразделяется   на следующие виды:

• базовую, формируемую независимо от данной управленческой задачи;

- текущую, регулярную или разовую, специально собираемую для данной управленческой задачи.

Текущая информация, в свою очередь, подразделяется на следующие виды:

- документированную, фиксируемую  в документах (счетах, учетных, бухгалтерских  и других документах);

- недокументированную (телефонные разговоры, совещания, межличностные контакты, сплетни и т. д.)

По аспектам коммуникационного управления   информация классифицируется    на    экономическую, организационную, социальную, техническую. Развитие информационных потребностей организаций существенно видоизменило   требования   к   информационному   обеспечению коммуникационных процессов.

Коммуникации подразделяются на следующие виды:

- межличностные или организационные коммуникации на основе устного общения;

- коммуникации на основе письменного обмена информацией.

Межличностные коммуникации в свою очередь делятся на формальные или официальные.

Данные коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями определенной организации и осуществляются по формальным каналам.

Неформальные коммуникации, которые не следуют общим правилам определенной организации осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации.

Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций: предстоящие сокращения производственных рабочих, новые меры по наказаниям за опоздание, изменение в структуре организации, грядущие перемещения и повышения, подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту, кто кому назначает свидание после работы и т. д.

В формальных организационных коммуникациях выделяют два вида:

- вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;

- горизонтальные, между различными подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различных подразделений.

Вертикальные коммуникации в свою очередь подразделяются на типы:

-  восходящие, когда информация передается снизу-вверх (с низших уровней на высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для менеджеров для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность;

- нисходящие, осуществляемые сверху  вниз. Этот тип коммуникаций непосредственно  связан с руководством и контролем за работниками.

Межличностные коммуникации делят также на типы:

- вербальные (словесные);

- невербальные, осуществляют      обмен      информацией без применения слов (жесты, интонация голоса, мимика и т.д.).

Межличностные коммуникации - это коммуникации, протекающие между людьми.

Организационные коммуникации - это коммуникации, протекающие внутри организации между ее сотрудниками.

Межличностные коммуникации могут быть как между сотрудниками одной фирмы, так и между сотрудниками различных фирм, например, фирм-партнеров.

Организационные коммуникации затрагивают только одну конкретную фирму и включают в себя часть межличностных коммуникаций, которые возникают между сотрудниками данной фирмы.

В тоже время межличностные коммуникации включают в себя организационные коммуникации.

Коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает её содержание адекватно тому смыслу, который в нее вкладывает отправитель, т. е. менеджер. В противном случае имеет место безуспешная коммуникация.

Коммуникационные барьеры (преграды) - факторы, уменьшающие возможности успешной коммуникации.

 Данные зарубежных исследований показывают, что результативность горизонтальных связей достигает 90 %, вертикальных - 20-25 %, (т. е. такое количество исходящей от дирекции информации доходит до рабочих и правильно понимается ими).

Недостаточную    эффективность   вертикальных   как   восходящих, так   и нисходящих    коммуникаций   подтверждают   данные   о   том, что ближайший   начальник   рабочих (бригадир), покидая   кабинет   первого руководителя    предприятия, выносит    только   30%    информации, а управляющий    цехом   -   около   40%.   Коммуникации    снизу    вверх   ещё более неэффективны, так   как   до   начальства   доходит   не   более 10% информации. Это свидетельствует о существующих неиспользованных резервах    в  организации    коммуникаций, возможностях их   качественного   улучшения.

Успех    коммуникационных    процессов    органически    связан    с    нормами     этического    поведения, как   со   стороны    получателя, так    и со    стороны    отправителя     информации.

 

1.2. Содержание коммуникационного  процесса и его этапы

 

Коммуникационный процесс - это процесс обмена информацией между двумя или более людьми. Его цель - обеспечить передачу и понимание информации, являющейся предметом обмена. Если взаимное понимание не достигается, то коммуникация не состоялась, из этого можно сделать вывод, что обе стороны играют в ней активную роль.

Часто случается так, что передаваемое сообщение оказывается неправильно понятым и, следовательно, обмен информацией — неэффективным. Джон Майнер, выдающийся исследователь в области управления, указывает, что, как правило, лишь 50% попыток обмена информацией приводит к обоюдному согласию общающихся. Чаще всего причина столь низкой эффективности состоит в забвении того факта, что коммуникация – это обмен.

Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам обмен информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует выделить следующие стадии процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

В ходе обмена обе стороны играют важную роль. Обмен информацией происходит только в том случае, когда одна сторона «предлагает» информацию, а другая воспринимает ее. Чтобы было именно так, следует уделять пристальное внимание коммуникационному процессу.

Коммуникационный процесс - это взаимодействие совокупности элементов.

Существует четыре базовых элемента коммуникационного процесса:

1. Отправитель - лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и передающее ее.
2. Сообщение - непосредственно информация.
3. Канал - средство передачи информации (устная передача, совещания, телефонные переговоры, письменная передача, отчеты, служебные записки, электронная почта, компьютерные сети).
4. Получатель (адресат) - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует её.

Например, генеральный директор торговой фирмы решил обсудить с менеджерами магазинов вопрос о состоянии и улучшении качества торгового обслуживания населения на совещании. В данном случае:

- генеральный директор - отправитель, у которого зародилась идея;

 информация о состоянии и  улучшении качества торговли  – сообщения;

- совещание - это канал информации;

- получатели - менеджеры магазинов, которые интерпретируют сообщение  и при помощи этого же совещания  дают обратную связь генеральному  директору.

При организации коммуникационных сетей на предприятии необходимо учитывать специфику различных типов и каналов коммуникаций на каждом из этапов коммуникационного процесса.

Формирование коммуникационных процессов, а также выбор средств и каналов коммуникаций осуществляются на предприятии после проектирования его организационной структуры в соответствии с выбранной сферой   деятельности, принятой производственной программой и структурой менеджмента. Коммуникационные решения, содержащие регламент коммуникационных процедур, должны устанавливаться для каждого иерархического уровня менеджмента и доводиться до конкретного должностного лица.