Совершенствования внутренних и внешних коммуникаций в ООО «Volga marketing family»

 

Как видно из таблицы, темпы прироста всех вышеперечисленных показателей также замедляются. Так, валовой доход в 2013 г.  увеличился на 12, 6 %, прибыль от продаж выросла на 18,9 %, на что, по нашему мнению, значительно повлияло увеличение темпов прироста коммерческих расходов. Та же тенденция наблюдается и с показателями прибыли до налогообложения и чистой прибылью.

Что касается эффективности использования основных средств, то темп роста их среднегодовой стоимости увеличивается (в 2013 г. – 21,04 %), однако, темп роста фондоотдачи также стремительно снижается (в 2013 г. – на 4,9 %). Можно сделать вывод о том, что организация нерационально использует основные средства, но, возможно, они будут эффективно использоваться в долгосрочном периоде.

Более медленными темпами снижается рентабельность предприятия: в 2013 г на 1,8 %. Таким образом, из всего вышесказанного можно сделать вывод о том, что у ООО «Volga marketing family» происходит замедление темпов роста основных финансово-экономических показателей и снижение эффективности использования ресурсов.

Определено, что за анализируемый период у ООО «Volga marketing family» растут показатели прибыли, валовой доход, прибыль от продаж, прибыль до налогообложения и, соответственно, чистая прибыль, но темпы прироста всех вышеперечисленных показателей замедляются.

Так, валовой доход в 2013 г.  увеличился на 12, 6 %, прибыль от продаж - на 18,9 %.

 Более медленными темпами снижается рентабельность предприятия: в 2013 г на 1,8 %. Таким образом, из всего вышесказанного можно сделать вывод о том, что у ООО «Volga marketing family» происходит замедление темпов роста основных финансово-экономических показателей и снижение эффективности использования ресурсов.

Все функции, права и обязанности работников закреплены в должностных инструкциях.

Численность работников фирмы составляет 18 человек. Каждый сотрудник фирмы отличается высоким профессионализмом и компетентностью в профессиональной сфере деятельности, высоким уровнем квалификации. Как руководители отделов, так и рядовые сотрудники, имеют высшее образование.

Структура персонала предприятия ООО ООО «Volga marketing family» рассматривается по ряду параметров  (таблица  2).   

В организации работают мужчины и женщины, но в 2013 г. женщины составляли 61,1 % списочного состава, а в 2013 г. – 55,6 %. 

 

 

   Таблица 2

Характеристика персонала ООО «Volga marketing family»

 

Категории	2012	2012. %	2013	2013, %	2013 от 2012 в %
Пол
Мужчины	7	38,9	8	44,4	5.5
Женщины	11	61,1	10	55,6	- 5,5
Образование
Общее	2	11,2	1	5,6	- 5,6
Среднее специальное	8	44,4	9	50.0	5,6
Высшее	8	44.4	8	44,4	-
Возраст
От 20 до 30	12	66,6	11	55,6	- 11,0
От 31 до 40	4	22,2	5	33,2	11,0
Старше 40 лет	2	11,2	2	11,2	-
Стаж
Менее 1 года	0	-	1	11,1	11,1
От 1 до 3 лет	9	50,0	7	33,4	-16,6
От 3 до 6  лет	9	50,0	10	55,5	5,5

 

В 2013 г. количество специалистов с высшим и специальным средним образованием составляет 94,4 100%. Количество специалистов со средним образованием уменьшилось на 5,6 %.

В организации работают сотрудники всех возрастных групп, в том числе самой большая группа сотрудников  возрастом от 20 до 30 лет – уменьшилась от 66,6%  в 2012 г. до 55,6 % в 2013 г.

сделать вывод о том, что за последний год на предприятии уволился 1 сотрудник и был вновь принят лиц 1 сотрудник.

 Более 50% сотрудников имеют стаж  работы в организации от 3 до 6 лет, то есть работают со дня  основания ООО «Смарт групп».

Дополнительная информация о текучести кадров представлена в таблице 3.

 

 

 

Таблица 3

 Анализ текучести кадров  в   ООО «Volga marketing family»

Показатель	2012 г	2013 г
Списочная численность на начало года, чел.	18	18
Списочная численность на конец года, чел.	18	18
Среднесписочная численность за период	18	18
Число принятых на работу, чел.	-	1
Число уволенных за период, чел.	-	1
из них по собственному желанию, чел.	-	1
Коэффициент текучести кадров, %	0%	11,2  %

 

Из таблицы видно, что на предприятии в 2013 г. коэффициент текучести кадров составил 11,2%.

В структуре управления ООО «Volga marketing family» отсутствует должность менеджера по управлению персоналом. Вопросами оформления на работу и увольнения сотрудников занимается помощник генерального директора, не имеющий специального менеджерского образования.

Работа с персоналом и регулирование деятельности работников ведется на основании следующих внутрифирменных кадровых документов:

1. «Правила внутреннего трудового  распорядка», которые регулируют  деятельность всей организации  в целом, определяют: время работы, продолжительность рабочей недели, длительность отпусков, время перерывов и выходные дни; порядок приема и увольнения работников; систему поощрений и наказаний; основные права и обязанности работников.

2.   Должностные инструкции специалистов – определяют основные права и обязанности сотрудников, а также ответственность, которую они несут в соответствии с занимаемой должностью, и условия работы.

3. Личные карточки сотрудников, которые содержат всю информации  о сотрудниках: образование; опыт работы; наличие курсов дополнительной подготовки, сертификатов; дату и сроки отпуска; социальные льготы, награды, поощрения.

Данные документы облегчают работу персонала и помогают руководителю организации в управлении кадрами.

В документах по системе управления персоналом не проработан ряд функций управления персоналом:

- нет планов адаптации новых сотрудников;

- ротация персонала осуществляется стихийно, в соответствии с освобождением рабочих мест;

- на предприятии не составляются планы индивидуального развития и карьерного роста сотрудников;

- оценка специалистов проводится  выборочно по рекомендациям руководителя, плановая оценка всего персонала не проводится;

- аттестация проводится только  для руководителей подразделений, плана аттестации и ее регламента на предприятии нет;

- неэкономическая мотивация носит  бессистемный характер и не  связана с организационной культурой.

 

2.2.  Исследование коммуникационного  процесса в управлении организацией ООО «Volga marketing family»

 

Исследование коммуникационного процесса в управлении ООО «Volga marketing family» проводится по направлениям анализа вертикальной коммуникации, горизонтальной коммуникации, оценки основных видов коммуникации, выявления проблем и недостатков в области коммуникационного процесса.

 Вертикальная коммуникация  реализуется в ООО «Volga marketing family» как двухуровневая структура управления. Руководство текущей деятельностью осуществляет генеральный директор. В структуре управления ООО «Volga marketing family» ярко прослеживаются вертикальные коммуникационные потоки, которые идут от генерального директора к руководителям подразделений, от руководителей подразделений – их подчиненным.

Коммуникации проходят сверху вниз, т.е. аппарат управления издает поручения или иную форму  сообщения  и спускает её ниже на отделения.

Управление ООО «Volga marketing family» осуществляется на  базе  линейно-функциональной  организационной структуры. 

          Линейно-функциональная структура управления – структура органов управления, состоящая из линейных подразделений, осуществляющих в организации основную работу, и обслуживающих функциональных подразделений.

Организационную структуру можно также рассматривать как форму разделения и кооперации управленческой деятельности, а, следовательно - прав и ответственности за их выполнение. Решение о выборе организационной структуры принимается руководством высшего звена.

В подчинении у генерального директора помощник, главный бухгалтер, директор проектов, начальник коммерческого отдела.

Генеральный директор контролирует выполнение заказов сотрудниками фирмы, подписывает документы, проверяет правильность выполненных отчетов, заключает договоры с другими фирмами, создаёт правила, нормы, ищет и реализует новые возможности.

Главный бухгалтер производит выплату заработной платы; производит начисления; составляет отчет по финансовой деятельности; обрабатывает информацию и своевременно предупреждает о негативных явлениях в финансовой деятельности; мобилизует внутрипроизводственные резервы и эффективно их использует.

Директор проектов – несет ответственность за выполнение проекта от разработки его идеи и макета, до изготовления наружной рекламы и ее установки. Директор проектов следит за соблюдением сроков выполнения заказа и качеством рекламного продукта. В его подчинении начальник творческого отдела и начальник производственного отдела.

Начальник творческого отдела -  руководит группой специалистов отдела и несет ответственность за разработку творческой идеи, согласовывает ее с заказчиком. Отделом разрабатывается макет рекламного продукта, форма воплощения идеи.

Начальник производственного отдела руководит группой специалистов, которые создают по разработанной идее конечный рекламный продукт и занимаются его установкой.

Начальник коммерческого отдела – в его функции входит поиск заказчика, заключение с ним договора и проведение контроля за соблюдением условий договора. В коммерческом отделе идет согласование стоимости работ по договору, использование методов стимулирования заказчика, порядок оплаты договора.

Помощник генерального директора выполняет работу по документообороту рекламного агентства, ведет учет кадров, оформляет документы по приему и увольнению сотрудников.

Управление ООО «Volga marketing family» осуществляется на  базе  линейно-функциональной  организационной структуры.

Линейно-функциональная структура управления является наиболее эффективной для такой небольшой организации.

Благодаря этому, организация приобретает возможность совершенствования управленческой системы, повышения ее производительности и эффективности. Это дает положительный эффект, который позволяет высшему руководству концентрировать внимание на решении стратегических проблем развития организации, обеспечивать ее эффективное взаимодействие с внешней средой. К тому же, созданная по такой модели компания приобретает гибкость и способность оперативно реагировать на изменяющиеся условия, реструктурировать линейные подразделения по мере расширения организации. Важно отметить и то, что выделение функциональных работников повышает значимость выполняемых ими операций.

Принятие данной оргструктуры обусловлено тем, что в линейных структурах удачно реализуется единоначалие, простота связей и определенность зависимостей. Этот тип структуры невозможен в крупных масштабах управления, потому что он ведет к резкому увеличению количества ступеней, в то же время он наиболее подходит для среднего и малого бизнеса.

Горизонтальные коммуникационные потоки   имеются между равными по рангу членами организации -  руководителями подразделений коммерческого, финансового и производственного блоков. Они реализуются на производственных совещаниях, при обсуждении вопросов привлечения новых клиентов в организацию, проведении акций по мотивации и стимулированию потребителей, проведении специальных событий. Горизонтальные коммуникации бывают как официальные, так и неофициальные, в рамках мероприятий корпоративной культуры (празднования и поздравления).

Коммуникации в данном случае происходят и в аппарате управления и  на уровнях находящихся ниже, под  аппаратом  управления. Обычно  межличностные отношения  на  более  низких   уровнях   проводятся   в   независимости   от генерального директора., например. обсуждение вопросов объема проводимых проектных работ, технологий их проведения.

Использование основных видов коммуникаций зависит от формы коммуникационного процесса.

В ООО «Volga marketing family» отработана и хорошо функционирует система электронного документооборота, внедряется система управления и оценки по ключевым показателям эффективности, проведена большая работа по делегированию полномочий на разных уровнях ответственности.

Для налаживания коммуникаций внутри компании используются информационные буклеты, стенды, плакаты, доклады, ящики обратной связи, выступления руководителей в СМИ, планерки и совещания, встречи с клиентами, Интернет.

Особое внимание в своей работе центр внутренних коммуникаций отводит получению обратной связи, используя для этого почтовые ящики обратной связи, встречи, дискуссии, обсуждение проблем на совещаниях и собраниях всего трудового коллектива. С целью изучения сложившейся обстановки, выявления существующих проблем, мониторинга отношения сотрудников к компании проводятся социологические исследования (используются разные методы – от анкетирования до личных интервью).

Безусловно, в компании сделано еще не все для того, чтобы в полной мере решить проблему информированности сотрудников. Новые идеи и предложения рассматриваются и активно обсуждаются, наиболее перспективные из них будут реализованы в компании.

Еще одним видом коммуникации в ООО «Volga marketing family» является «Кольцевая Почта» (у каждого сотрудника в организации есть свой почтовый ящик). По этим ящикам рассылают корреспонденцию, а также различные документы, приватную почту и т. д.