Виды деятельности коллегиальных органов

Введение

Документирование - это запись информации о процессах, фактах и событиях на материальном носителе и обеспечение ее опознавательными элементами-идентификаторами, называемыми реквизитами.

Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без  которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления и т.п. Так, коллегиальная  деятельность учредителей предприятия  фиксируется в протоколах.

Коллегиальность (от лат. Collegium - совместный) – принцип управления, при котором руководство осуществляется группой лиц, обладающих равными обязанностями и правами в решении вопросов, отнесенных к компетенции данного органа. При совещательной форме коллегиальности предполагается коллективное обсуждение вопросов и коллективная выработка рекомендации по тому или иному вопросу, решение же принимается единолично руководителем коллегии.

Именно зафиксированная  на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или  иного факта при решении хозяйственных  споров с партнерами по бизнесу в  арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками  предприятия в суде.

Я считаю, что данная тема актуальна для изучения.

Успех любого начинания в  какой-либо сфере деятельности зависит  от многих факторов. В их числе – умение юридически правильно, надлежащим образом представить информацию в письменном виде, то есть правильно составить и оформить документ. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любой организацией при работе с документами.

Сфера деятельности человека, связанная с разработкой и  оформлением документов и технологией  работы с ними, называется делопроизводством (документоведением, документационным обеспечением управления).

Практически ни одна технологическая  функция управления, связанная с  использованием информации, подготовкой  и принятием решения, не обходится  без ее документирования. В ежедневной практической деятельности руководителям  организаций, их структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой  и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную  деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей  в архив или оформлением для  уничтожения.

1. Виды и деятельность коллегиальных органов

При использовании различных  типов организационных структур важное значение приобретают коллегиальные формы работы. Это комитеты, целевые рабочие группы, комиссии, советы, коллегии. Разумеется, эти формы не представляют собой какого-либо обособленного типа структуры. Они могут быть постоянными или временными, иметь неодинаковый статус, уровень предоставляемых полномочий и выполнять разные задачи в организации. Коллегиальные органы нередко наделяются полномочиями принимать определенные решения, осуществлять руководство (или передавать полномочия по осуществлению руководства). Известна практика образования таких органов для выполнения совещательных функций, т. е. представления руководителю любого уровня обоснованного мнения по тому или иному вопросу. Рассмотрим подробнее вопросы организации их деятельности и уровня полномочий.

1. Коллегиальный орган информационного характера. На совещаниях этого органа осуществляются контакты между руководителями подразделений. Их общий руководитель информирует участников совещания о сложившейся ситуации, о принятых и намечаемых решениях. В результате могут быть уточнены методы реализации решений. Органы информационного характера бывают необходимы прежде всего на высших уровнях управления. Использование их на низших уровнях служит для улучшения взаимопонимания, в частности между специалистами (или работниками функциональных подразделений) и линейными руководителями. Деятельность такого органа призвана привести к усилению связей и улучшению личных взаимоотношений.

2. Коллегиальный совещательный орган. Такой орган (комитет, экспертный совет и т. п.) может иметь задачу изучить какую-либо проблему и представить заключение о ней. Он не заменяет, а дополняет деятельность имеющихся в организации специалистов-экспертов. Следует при этом различать органы, занимающиеся исследованиями, и органы, которые пользуются проведенными исследованиями для составления своего заключения. Совещательный орган может осуществлять деятельность при помощи специалистов или экспертов, когда оказывается возможным объединить их знания по определенной сложной проблеме. Встречаются случаи, когда руководитель организации собирает некоторое число специалистов, работающих в совещательных и штабных службах, для коллегиальной работы. При этом рассматриваемый вопрос отличается сложностью и требует знаний различных специалистов, а орган может выполнять некоторую координирующую роль.

3. Коллегиальный орган, уполномоченный принимать решения. Такого рода орган может быть использован при отсутствии линейного руководителя для выполнения данной функции, а также для оказания помощи линейному руководителю в принятии особо важных решений. Например, существуют комитеты по принятию решений по вопросам общей политики организации. Такой орган возглавляется высшим руководителем организации, а входящие в него руководители важнейших подразделений и эксперты играют весьма активную роль.

4. Коллегиальный орган, осуществляющий контроль. Такое организационное звено выполняет по отношению к руководителям главным образом роль органа, дающего разрешение на принятие решений, соответствующих определенным требованиям. Он же осуществляет контроль за выполнением этих решений. Деятельность коллегиальных органов может охватывать различные направления деятельности организации: 1) решения, относящиеся к общей стратегии и политике; 2) акты управления и административные действия; 3) непосредственную исполнительскую деятельность, реализующую принимаемые решения.

Преимущества  такой организационной формы  связаны, прежде всего, с совместной работой группы людей. Особое взаимопонимание  между людьми достигается в группах, члены которых характеризуются, как правило, одинаковым поведением и даже специфическими навыками (линейные и функциональные руководители, специалисты в области технологии, экономики, коммерческой деятельности и т. п.). При этом обеспечивается координация работы различных служб или работников аппарата управления. Существенно и то, что происходит столкновение различных точек зрения лиц, занимающихся обычно разными видами деятельности, а главное — имеющих неодинаковые подготовку и опыт. Во многих случаях это способствует возникновению новых идей. Кроме того, коллегиальные органы способствуют стабильности организации, поскольку дают возможность определенному числу руководителей находиться в курсе проблем смежных служб, а также создают условия для подготовки молодых руководящих кадров.

2. Техника подготовки совещания

В процессе управления часто  приходится сталкиваться с такими задачами, решение которых невозможно без  привлечения многих специалистов, обмена мнениями и информацией по возникающим  проблемам. Обсуждение таких вопросов проводится на конференциях, пленумах, собраниях, заседаниях коллегиальных  органов, совещаниях и т.д. Они могут  проводиться периодически или иметь  разовый характер. Проведение собраний, заседаний может быть заложено в  организационно-уставной форме учреждения, организации, фирмы (например, акционерного общества и т.п.). В данной работе организационно-техническое обеспечение  коллегиальной деятельности рассматривается  обобщенно как проведение совещаний.

Слово «совещание» определяется толковым словарем как действие по глаголу совещаться, т.е. сговариваться, советоваться, совместно обсуждать с кем-либо что-нибудь. Таким образом, под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам.

Так как в принятии решений  задействовано много работников, такой вид управленческой деятельности является наиболее дорогостоящим. Стоимость  совещаний складывается из заработка  всех его участников, заработка готовящих  и обслуживающих его работников, командировочных расходов, затрат на аренду помещения, аппаратуру и других накладных расходов. Как указывает  L.J. Seiwert, «вряд ли найдется другой вид такой деятельности, при котором растрачивалось столько времени стольких людей одновременно, как при проведении совещаний».

Поэтому совещание должно быть подготовлено особенно тщательно, с детальной проработкой все  организационно-технических мероприятий как по организации, так и его проведению. Причины пустой траты времени и средств чаще всего заключаются «просто-напросто в том, что многие совещания бывают неудовлетворительно подготовлены и организованы, неумело проведены и неудовлетворительно подытожены» (L.J. Seiwert).

В зависимости от состава  участников совещание может быть международным, всероссийским, областным, городским, внутриучрежденческим. Количество участников также может быть различно. Сложность и объем вопросов определяют временными рамками совещания: многодневное, однодневное, несколько часов и  в пределах 1-1,5 часа.

В соответствии с видом  совещания, количеством участников и временными рамками проводятся различные подготовительные организационно-технические  мероприятия. В учреждениях с  постоянно действующими коллегиальными органами должен быть типовой регламент  проведения заседаний, где определены периодичность заседаний и все  процедуры подготовки и проведения с указанием должностных лиц, отвечающих за каждую процедуру. Например, в «Типовом регламенте внутренней организации  федеральных органов исполнительной власти», утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации 26.07.2005 №452, организация работы коллегиальных  органов выделена в специальный  раздел. Такие коллегиальные органы имеют секретаря основной обязанностью которого является подготовка, обслуживание заседаний и ведение документации этого коллегиального органа. Для организации крупных совещаний создается рабочая группа из сотрудников различных подразделений. В небольших организациях  коммерческих фирмах, акционерных обществах работу по обслуживанию совещаний выполняет секретарь.

Начинается работа по подготовке совещания с принятия решения  о необходимости его проведения, выносимых на него вопросах и предполагаемых участников, времени и месте проведения. Постоянно действующие коллегиальные органы имеют годовые, квартальные и месячные планы работы, постоянный день и время заседаний.

Назначить совещание лучше  на начало или конец рабочего дня, чтобы не разбивать рабочий день, ритм работы, не заставлять людей переключаться  с одного вида деятельности  на другой. Кроме того, нужно сразу обдумать место проведения совещания. Оперативные  совещания с небольшим количеством  участников часто проводятся в кабинете руководства. Заседания постоянно  действующих коллегиальных органов  обычно проходят в специально предназначенных  для этого одних и тех же залах заседаний. Но в том случае, когда имеются приглашенные и  общее количество участников требует  большего помещения, необходимо к его  выбору отнестись ответственно. Помещение  надо выбирать до составления приглашений, чтобы в нем точно указать  место проведения заседания. Выбирая  помещение, учитывают, прежде всего, количество участников. Обязательно должно быть предусмотрено достаточное количество запасных мест: для маленького совещания  дополнительно 2-3 стула, для больших  совещаний не менее 15-20 мест. Кроме  того учитывают возможность применения технических средств и оборудования.

На основании указаний руководителя и по согласованию с  ним разрабатывается повестка дня. Повестка дня – это первый документ, который составляется при подготовке совещания.

В таких коллегиальных  органах, как коллегии, различные  советы и т.д., имеющих годовые, квартальные  и месячные планы работы, при формировании повестки дня заседания выносятся  на обсуждение как плановые вопросы, так и оперативные по указанию руководителя.

При составлении повестки дня рекомендуется первыми ставить  вопросы, по которым больше приглашенных. После их рассмотрения приглашенные могут уйти. Остальные вопросы располагаются по степени сложности: от более сложных и трудоемких к более простым.

В повестке дня указываются  вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии, инициалы и должность лиц, докладывающих  каждый вопрос. Вопросы нумеруются и начинаются с предлога «О», «Об» или формируются в именительном падеже.

Список участников – это  второй документ, который подготавливается. Если это заседание постоянного  коллегиального органа – совета, правления, комиссии, то список уже имеется  и к нему лишь должны быть добавлены  приглашенные лица.

Приглашать на любые виды совещаний следует только тех, без  кого нельзя обойтись. Это работники, которых непосредственно касаются рассматриваемые вопросы, и исполнители решений или сотрудники, располагающие специальными знаниями или имеющие опыт в решении аналогичных проблем.

Четкой организации работы способствует составление списка по определенной форме, в которой заранее  можно предусмотреть все сведения, необходимые впоследствии для контроля за ходом подготовки и проведения совещания.

При необходимости список может дополняться другими вопросами. Такой список, размноженный в нужном количестве экземпляров, можно будет  использовать одновременно при регистрации, для работы хозяйственный служб, он может быть положен на стол президиума совещания, что позволит ведущим  ориентироваться при непосредственной организации работы совещательного органа.

Имея повестку дня, список участников, зная время и место  проведения совещания, приступают к  оповещению участников. Оповещение участников совещания должно быть проведено  заблаговременно, чтобы они могли  спланировать свой рабочий день, перенести  при необходимости дела, подготовиться  к совещанию. В процессе оповещения одновременно уточняется и список участников совещания.

Оповещение может быть проведено двумя способами: письменно, с посылкой приглашения (извещения), или устно (по телефону). Если все  участники совещания- работники одной организации, достаточно их оповестить по телефону, переговорив лично или передав приглашение через сотрудников подразделения. Распространенным способом приглашения на совещание являются телефонограммы (Приложение 1). Они используются обычно для приглашения сотрудников подведомственных организаций.