Виды деятельности коллегиальных органов

Проект решения состоит из вводной  части, в которой раскрывается существующие положения дел по данным вопросам и постановляющей части, оформленной в виде пунктов распорядительной части. В каждом пункте должна быть указана суть вопроса.

Принятый проект решения на собрании включается в протокол в виде постановляющего  либо распорядительного документа.

При проведении заседание составляется протокол, который оформляется не менее чем через 5 дней после заседания.

Протокол подписывается председателем  и секретарем. Подписанный протокол вместе с сопровождающими документами  по подготовке к заседанию (план работы, повестка дня, извещение, доклады и  выступления по каждому вопросу  повестке дня, проекты решений, протоколы  счетной и редакционной комиссии при необходимости особое мнение несогласных с принятым решением) подшивается в дело. Дела совещаний  формируются отдельно от дел собраний. (Приложение 7).

4. Протокол

Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Более обобщенное определение  протокола дается в толковых словарях русского языка, трактующих его как  «документ с записью всего  происходящего на заседании, собрании».

4.1 В зависимости от вида совещания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Краткий протокол – фиксирует обсуждавшиеся на совещании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Допускается опускать фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда совещание стенографируется, а доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю, или в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер. (Приложение 5).

Полный протокол – в документе фиксируются не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников совещания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину совещания. (Приложение 6).

Стенографический протокол – составляется на основе стенографического отчета о совещания (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

4.2 Требования к  составлению и оформлению протоколов.

Протокол, как правило, ведется  во время совещания. В тех случаях, когда совещание стенографируется или производится запись на магнитную  ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых  вопросов зависит качество протокольной записи выступлений. Протокол оформляется  на общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата совещания, номер, место совещания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется  именно дата совещания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случае если совещание продолжается несколько дней, указываются дата начала совещания и через тире дата окончания. Номер протокола является порядковым номером совещания коллегиального органа в течение года (в учебном заведении - учебного года). В реквизите «место совещания» указывается город, где состоялось совещание.

Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном  падеже, например «совещания комиссии», «собрания трудового коллектива». После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала совещания) приступают к составлению текста. Текст протокола подразделяется на две части: вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход совещания. Словом «председатель» начинают протокол; печатается через два интервала, после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь».

При проведении оперативных  совещаний эта часть протокола  опускается. Далее перечисляются  присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе  совещания постоянно действующего органа присутствующие постоянные члены  указываются в алфавитном порядке. После этого записываются фамилии  приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе. Например: Присутствовали: 43 чел. (список прилагается).

На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует  определенного кворума, в разделе  «Присутствовали» указывается, сколько  человек должно присутствовать и  сколько пришло на совещание.

Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются  вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и  начинается с предлога «о» («об»).

В ряде случаев, например при  протоколировании совещаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня  может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка дня заседания прилагается».

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим  пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти  слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них  ставится двоеточие, и таким образом  они зрительно разбивают текст.

Слово «слушали» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими  порядковый номер вопроса.

Фамилия и инициалы докладчика и выступающих в прениях указываются  в новой строке с абзаца. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступления.

Завершающая часть раздела  по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу  решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими  цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать  составные части: кому, что сделать  и какому сроку.

При выборах должностных  лиц в протоколе указываются  результаты голосования по каждой кандидатуре  отдельно.

В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и  оформляется. Если к протоколу будет  приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается». Полностью  подготовленный протокол подписывается  председателем и секретарем.

Решения коллегиальных органов  доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов - постановлений  и решений. В учреждениях, действующих  на основе единоначалия, делаются выписки  из протоколов.

5. Распорядительные документы, издаваемые в условиях коллегиального принятия решений

К распорядительным документам, издаваемым в условиях коллегиального принятия решения, относятся постановления и решения.

Эти распорядительные документы  издаются на основе решений, принимаемых  совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют  федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов  федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных  органов особое место занимают совещательные  по своему статусу органы, например коллегии министерств, дирекции при  руководителях и др. Решения совещательных  органов носят не обязательный, а  рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет  право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений включает следующие стадии:

1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.
2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.
3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.
4. Принятие решения по рассмотренным материалам.
5. Оформление протокола заседания.
6. Издание распорядительного документа.
7. Доведение решения до исполнителей.

Первая стадия предусматривает сбор информации по вопросу и ее анализ и завершается оформлением аналитической справки. Эту работу проводят в соответствии с планом работы коллегиального органа специалист или группа специалистов соответствующего структурного подразделения. Необходимая информация может запрашиваться из других подразделений, подведомственных и иных организаций. Справка должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию и конкретные предложения по решению проблемы. Она должна быть согласована со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами и подписана руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение. Наряду со справкой готовится проект решения коллегиального органа. Справка по вопросу и проект решения оформляются на стандартных листах бумаги. Проект решения содержит обоснование решения и распорядительную часть – поручения. 

На второй стадии подготовленные материалы – справка и проект решения – передаются секретарю коллегиального органа – как правило, за 10-15 дней до заседания. Это время необходимо для размножения представленных материалов и их рассылки членам коллегиального органа для предварительного изучения. Члены коллегиального органа до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы иметь представление о вопросе, который будет рассматриваться на заседании. 

На третьей и четвертой  стадиях председатель коллегиального органа знакомится с представленными материалами, проводятся организационные мероприятия по подготовке заседания (членам коллегиального органа рассылаются приглашение, повестка дня, материалы к заседанию), на заседании обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения и предложения по его изменению и дополнению. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосуют члены коллегиального органа. В итоге обсуждения большинством голосов или квалифицированным большинством (2/3 голосов) принимается решение. 

Пятая стадия отражает специфику деятельности коллегиальных органов: это фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые рукописные записи хода заседания, стенографическая запись или звукозапись на магнитофонную ленту. В высших органах власти и управления звукозапись сопровождается стенографической записью. После заседания на основе записей оформляется протокол заседания. Если протокол составляется на основе рукописных записей, желательно согласовать с выступавшими запись их выступлений. В этом случае выступивший визирует протокол на левом поле напротив записи выступления. После согласования протокол подписывают председатель коллегиального органа и ответственный секретарь. 

Шестая стадия – издание распорядительного документа по решению коллегиального органа. Решения коллегиальных органов оформляются постановлениями или решениями. Постановления издаются высшими органами государственной власти и управления (например, Правительством Российской Федерации), представительными и коллегиальными исполнительными органами власти субъектов Российской Федерации (например, Московской городской Думой, Правительством Москвы и т.п.). Коллегиальные органы учреждений, организаций, предприятий (например, общее собрание учредителей (участников), акционеров, совет директоров открытого акционерного общества) издают решения. Решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе. В практике управления такие решения называют протокольными, доведение их до исполнителя осуществляется выписками из протокола заседания. ⁶

Седьмая стадия – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

5.1 Решение

Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. 

Решениями называются также  совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия. 

 Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА", "РЕШИЛО", "РЕШИЛИ"), которое печатается прописными буквами с новой строки от поля. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: "Совет директоров РЕШИЛ: ...".

В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа ("РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛО"). В совместных решениях двух и более организаций  текст излагается от первого лица множественного числа ("РЕШИЛИ").