Виды деятельности коллегиальных органов

В постоянно действующих  коллегиальных органах: советах, коллегиях, комиссиях и т.д. повестка дня  с указанием места и времени  заседания обычно рассылается.

Если для участия в  совещании приглашаются работники  других организаций, составляется письмо-приглашение (Приложение 2). В нем помимо указания, кто проводит совещание, вопросов для  обсуждения, времени (даты и часа) и  места проведения могут указываться  дополнительные условия участия: предоставление гостиницы, стоимость, необходимость  подтверждения участия и т.д. Если не предполагается посылка повторного приглашения после получения  подтверждения об участии, в первом письме-приглашении дается адрес  места проведения совещания с  подробным описанием как проехать и пройти. Если рассылается повторное  приглашение лицам, подтвердившим  свое участие, то эти сведения будут  сказаны в повторном приглашении.

Сегодня для оперативной  рассылки приглашений чаще всего  используются современные формы  связи – факс или электронная  почта. Преимущество рассылки с помощью  компьютера состоит в том, что, имея текст приглашения и список на рассылку, компьютер осуществляет автоматическую рассылку приглашений, добавляя в каждое приглашение конкретный адрес и обращение к адресату.

В случае отправки письменного  приглашения любой формой связи  желательно по телефону проверить, дошло  ли приглашение до адресата. Отправив приглашение, в списке участников совещания  делают отметку о посылке письма, телефонограммы, оповещение по телефону и полученных ответах (принятие приглашения, отказ, причины отказа и т.п.).

Для успешного проведения совещания, плодотворной работы его  участников и оперативного обсуждения вопросов большое значение имеет  своевременная подготовка, размножение  и рассылка участникам документов, намеченных для коллегиального обсуждения. К таким документам, прежде всего, относятся доклады (сообщения) или  тезисы выступлений основного докладчика и содокладчиков.

Сегодня большие доклады (сообщения) практически не зачитываются. Участники совещания имеют их текст (или тезисы), и поэтому докладчик  в ограниченные временными рамки подчеркивает лишь самые основные положения своего выступления. Кроме того, заранее готовятся и размножаются информационно-справочные документы, позволяющие глубже вникнуть в рассматриваемый вопрос – отчеты, таблицы, графики, справки, экономические расчеты, планы, обзоры и т.д.

Секретарю-помощнику или  секретарю-референту, службе делопроизводства руководитель может поручить сбор и  предварительным анализ необходимой  информации для выступления, которое  он предполагает сделать. Обычно не требуется  подготовки текста выступления, надо лишь подобрать полную, точную, предельно  достоверную информацию. Это может  быть подборка необходимых документов: законодательно-нормативных, распорядительных, отчетов, актов ревизий, справок, писем  и т.д. Лучше сделать подборку в виде ксерокопий, т.к. на них можно  фломастером, ярким карандашом и  другими средствами выделить наиболее важные места, цифры, фамилии и другую информацию, необходимую для доклада. Можно составить и информационно-обзорный реферат по интересующей руководителя теме. Однако такая работа может  быть выполнена только сотрудником  или секретарем-референтом высокого класса с высшим образованием.

Важнейшее место в подготовке совещания занимает составление  проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Именно для принятия этих решений  и утверждения итоговых документов и собирается совещание. Наличие  проектов позволяет глубже вникнуть в документы, внести правки, оперативно их обсудить. Необходимо востребовать проекты решений от сотрудников, готовящих вопрос, и организовать их оформление.

Все предполагаемые к совещанию  документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов и размножены и разосланы за 24 часа до совещания. Эта процедура также может  быть выполнена с использованием электронной почты и факса.

Готовя совещание, следует  выяснить финансовые затраты, необходимые  для его проведения: аренда помещения  и демонстрационных средств, покупка  канцелярских принадлежностей, цветов, воды, организация кофе-паузы и т.д. Размножение информационных материалов для участников совещания также может быть существенной статьей расхода.

На подготовительном этапе  определяется общий объем работ  во время обслуживания совещания  и в случае необходимости вносится предложение о создании рабочей  группы по подготовке совещания. Необходимо тщательно продумать состав группы, кто из сотрудников какую работу должен выполнить, в какое время  каждый из них будет задействован в обслуживании совещания: встреча, регистрация, организация кофе-паузы, покупка канцелярский принадлежностей, воды и цветов, техническое обслуживание совещания и т.д. При организации  крупных совещаний с большим  количеством участников, вопрос организации  совещания следует закрепить  приказом руководства.

В случае участия совещания  иногородних лиц не менее важной является процедура размещения участников. Имея список участников совещания, ответственный  за его организацию знает, кто  приедет из других городов. По каждому  такому участнику совещания обязательно  выясняется, будет ли он нуждаться  в размещении в гостинице.

Готовя совещание и  приглашая иногородних участников, прорабатывается вопрос о гостиницах или общежитиях, где она смогут остановиться. По указанию ответственного за организацию совещания, бронируются  места в гостиницах и общежитии. Обычно этим занимаются административно-хозяйственные  службы. Готовящий совещание сообщает, сколько и каких мест необходимо забронировать, и держит вопрос размещения под контролем. У него собираются сведения, где какой участник совещания  будет размещен.

В подготовительный этап входит и забота о транспортном обеспечении  участников. Необходимо учесть, будет  ли нужна машина, автобус для встреч, проводов, доставки участников от места  проживания к месту проведения совещания. В случае необходимости составляется точный график, когда и куда подается машина, в какое время транспорт  будет в распоряжении ответственного за транспортное обслуживание.

Для больших совещаний, особенно с участием иногородних лиц, может  быть продумана культурная программа: посещение театра, выставок, музеев, экскурсии по городу, памятным местам и т.п. Программа расписывается  по дням совещания, а количество участников каждого предлагаемого мероприятия  будет уточняться в день регистрации. Обычно за культурную программу отвечает специально выделенный сотрудник. Можно  культурную программу предложить путем  приглашения в день регистрации  выездных театральных кассиров и  развешиванием музейно-выставочных  плакатов-реклам, что также надо спланировать заранее.

Заканчивается подготовительный этап подготовкой помещения для  проведения совещания и его техническим  оснащением. Необходимость демонстрационных средств выясняется заранее, они  приводятся в рабочее состояние. В больших помещениях проверяется  исправность радиосети.  За установку  технических средств и их эксплуатацию отвечают специально выделенные работники, имеющие необходимую квалификацию. Важно помнить, что в определенных случаях совещания стенографируются или организуется запись совещания  на магнитную ленту. В этих случаях  надо подготовить рабочее место  стенографистки или ведущего протокол и заранее проверить возможность  размещения и исправность звукозаписывающей  аппаратуры.

Таким образом, при подготовке совещания можно выделить вопросы:

1. Выработка повестки дня, определение круга участников и времени совещания.
2. Определение места совещания (выбор помещения).
3. Оповещение участников совещания:
1. Составление приглашения;
2. Передача приглашения.
4. Уточнение списка участников.
5. Подготовка материалов для рассмотрения на совещании:
1. Основного сообщения;
2. Справочно-информационных материалов;
3. Проекта решения.
6. Организация рабочей группы совещания и распределение обязанностей.
7. Определение финансовых расходов.
8. Проведение  организационных мероприятий:
1. Заказ гостиницы;
2. Заказ транспорта;
3. Организация кофе-паузы;
4. Организация культурно-массовых мероприятий;
5. Закупка канцелярских принадлежностей, воды, цветов и т.д.
9. Проверка готовности помещения (количество мест и техническая оснащенность).

Приступая к подготовке совещания, хорошо иметь такой перечень под  рукой, чтобы не упустить какую-либо деталь.

Сегодня широкое распространение  получили компьютерные технологии, которые  в сочетании с современными телекоммуникациями позволяют не собирать участников совещания  в одном месте, а проводить  обмен мнениями между сотрудниками, находящимися у своих компьютеров, в реальном режиме времени. Эта форма  совещания также требует предварительной  подготовки: выработки повестки дня, оповещения участников, предварительной рассылки рассматриваемых материалов.

В зависимости от возможностей линии связи такое совещание  может быть обменом только текстовой  и графической информацией, но может  быть добавлена ауди- и даже видеосвязь, когда участники слышат и видят друг друга. При такой форме совещания организаторы до начала совещания должны провести пробное подключение и проверить качество связи с каждым его участником. С лицами, не принимавшими ранее участия в аналогичных совещаниях, следует связаться заранее, чтобы уточнить наличие у них необходимого программного обеспечения и проверить качество связи.

Но и при традиционной форме совещания, когда участники  собираются в одном помещении, компьютер  используется для демонстрации по ходу выступления. В этом случае организатору совещания необходимо заранее уточнить у выступающих, в какой программе подготовлена демонстрация, и перед совещанием проверить представленные материалы.

3. Составление и оформление документов

1. План работы - намеченный на определенный срок порядок деятельности  группы сотрудников (членов комиссии по подготовке), с четким разграничением выполняемых задач и закреплением за каждой конкретной задачей ответственного исполнителя. В план работы включают вопросы, предложенные руководителем, структурными подразделениями, участниками собрания, совещания. Утвержденные планы работы являются основой для составления повестки дня.
2. Повестка дня – документ, информирующий участников собрания по основной теме.

Составляется с учетом всех задач, которые необходимо решить на совещании  или собрании. В период формирования повестки дня разрешено вносить  изменения в перечень обсуждаемых  вопросов, либо разрешено изменить формулировку вопросов о повестке дня.

В начале повестки дня располагаются  наиболее важные и сложные вопросы, далее менее важные. По каждому  пункту повестки дня определяется докладчик.

Подписывается секретарем, утверждается председателем комиссии по подготовке.

Повестка дня вместе с сопровождающими  документами пересылается участником совещания или собрания не менее  чем за неделю до дня собрания или  совещания с помощью извещения. Оформляется на стандартном листе  бумаги. (Приложение 3).

3. Извещение – документ, уведомляющий членов коллегиального органа о месте, дате, времени заседания.

Она выполняет функцию сопроводительного  письма к повестке дня и другим документам.

Подписывается руководителем и  рассылается по списку присутствующих и приглашенных.

На собрании или заседании список выполняет роль явочного листа при регистрации участников и приглашенных. Оформляется на бланке письма. (Приложение 4).

4. Доклад – сообщение по основанным вопросам повестки дня.

     Он должен отвечать следующим  критериям:

1. полнота освещения рассматриваемой проблемы, которая посвящена этому докладу.
2. наличие четко сформулированных и обоснованных предложений.
3. доступность изложения.
4. сравнительно небольшой объем.

     Подписывается составителем.

5. Проект выступления. Готовятся участниками собрания по каждому вопросу повестки дня и отражают конкретные управленческие ситуации, освещают какую-либо сторону доклада, либо выражают мнение по поводу фактов и предложений доклада. Подписываются составителем. (Приложение 6).
6. Проект решения. Готовится по каждому вопросу повестки дня инициативной группой, образованной в составе комиссии по подготовке собрания или совещания. Инициативная группа изучает вопросы о повестке дня и по каждому вопросу готовит проект решения.

Проект  решения – конспект справки, составленный докладчиком, либо руководителем проверяемого участка  деятельности или работы.

В справке должны быть зафиксированы  сведения о проведенной работе, достижениях, недостатках и должны быть даны конкретные предложения по исправлению недостатков.

Справка может быть иллюстрирована диаграммами, таблицами, схемами.

Подписывается составителем. Сведения в справке проверяются всеми  членами инициативной группы и после  проверки визируются. 

На основании справки составляют конспект, который является проектом решения, и он подписывается членами  инициативной группы, визируется составителем справки.