Деловая переписка в Управлении Пенсионного фонда РФ в Кировском районе города Астрахань

Наиболее частый способ рубрикации - построение сверхфразовых единств и выделение их с помощью абзацев. Более сложной и требующей серьезной проработки является рубрикация с помощью нумерации, сложной нумерации, введения подзаголовков, разбиения на отдельные параграфы и главы, разнесение на различные носители (листы бумаги, разные папки, различные тома, например). Для этих действий уже сложились определенные правила.

Кроме того, используются такие приемы, как особая пунктуация, имеющая скорее логический, чем грамматический характер; иерархия и неоднородность средств рубрикации; использование вспомогательных средств рубрикации.

Правда, для рубрикации количество однородных фрагментов, подлежащих рубрикации, должно быть два и более. Очень важным и эффективным инструментом редактирования является словарь. Различные словари, содержащие энциклопедические и лингвистические данные, являются постоянными помощниками редактора с любым стажем и опытом работы.

Синхронность процессов создания и редактирования делового документа предъявляют высокие требования к документоведу. Мастерство и ответственность автора деловой бумаги формируются знаниями и постепенно приобретаемым практическим опытом.

 И только труд, основанный  на знании, способен дать обществу  Мастера-документоведа, исследователя  того функционального стиля, который  станет одним из важнейших  объектов лингвистического изучения  в XXI веке.

 Как видно из содержания  всех разделов нашего пособия, нерешенных вопросов в области исследования языка деловых документов значительно больше, чем решенных.

 Это обстоятельство  не должно пугать, оно должно  стимулировать молодых исследователей  к экспериментам и поискам. Даже  в рамках курсовых и дипломных работ возможны исследования, раскрывающие тайны официально-делового стиля.

 

2 ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА В Пенсионном Фонде Кировского района города Астрахань

2.1 Особенности делового языка документов

Язык российского делового документа сложился в сфере управления в последние 100-150 лет. Его определяют как официально-деловой. В результате длительного развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые обеспечивают наиболее эффективным образом фиксацию управленческой информации.

Основными чертами официально-делового стиля считаются:

• нейтральный тон изложения;
• лаконичность и краткость текста;
• точность, ясность выражения мысли.

Нейтральный тон изложения является нормой официального делового языка, поскольку управленческая информация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (личностный) момент в текстах документов до минимума. Из языка служебного письма исключаются, например, слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской: междометия, слова с суффиксами преувеличения и т. д.

Лаконичность изложения текста письма достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

Особые требования при изложении текста предъявляются в отношении точности, ясности выражения мысли. Содержание документа должно быть передано максимально точно. Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в письме, и автором текста, и его адресатом. Требование точности изложения достигается употреблением специальной терминологии, использованием устойчивых языковых формул, сочетаемостью слов в предложении, использованием уточнений, дополнений, вводных слов, причастных и деепричастных оборотов и т. д.

Терминология, которая используется в управленческой документации вообще, – это, прежде всего, отраслевая терминология, отражающая содержание той области деятельности, которой касается документ, а также специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.

Специфика делового стиля, кроме сказанного, характерна еще рядом особенностей.

В письме, например, не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Следует писать: не сего года, а этого года (текущего года); не означенный, а названный и т.д. Использование новых слов (неологизмов) и заимствованных слов должно быть оправданным. Если слова и выражения типа «пресс-секретарь», «электронная почта» приняли устойчивое признание в языке, то слова «санирование» вместо «оздоровление», «пролонгировать» вместо «продлить» еще не получили права на широкое употребление.

Особенностью делового языка является употребление слов с «универсальным» значением, таких как, например, «слабо», «недостаточно». Вот типичный случай их применения: «До настоящего времени подготовка к зимнему сезону ведется слабо (т.е. недостаточно хорошо)». Употребление подобных слов позволяет дать общую оценку ситуации с целью последующей выработки конкретных мероприятий по исправлению сложившегося положения.

Еще одна специфическая особенность делового языка – ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в ограниченной возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами. Например:

• доход – давать, извлекать, получать, приносить, распределять;
• руководство – брать на себя, возлагать, осуществлять, отстранять от, подменять, укреплять и т. д.

Особенностью делового стиля является также широкое употребление в текстах устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов (формул). Наличие их в деловом языке – следствие четкой регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов.

Владение деловым стилем  –  это во многом знание и умение употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов. Приведем несколько примеров «стандартных конструкций»:

• «В подтверждение нашей договоренности...», «Напоминаем Вам, что ... Ваша задолженность по оплате составляет...»,
• «Просим извинить нас за задержку с ответом...»,
• «Гарантируем возврат кредита в сумме ...в срок до ...».

Языковые формулы, отражая устойчивые элементы делового стиля, обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие [9].

2.2 Понятие и функции делового  письма

Деловое письмо – обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов. Основным признаком, по которому деловые письма из всех видов управленческой документации выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связи, электронной почты.

Деловое письмо, как никакой другой документ, выполняет ряд важных функций. Прежде всего, это – информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей. Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координации их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма. Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации – автора документа. Классификация же деловых писем представлена в Приложении Д.

Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения в сфере управления. Обращение содержит в себе последовательную смену информационных процессов – передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение.

Что касается языка, то тексты писем составляют на русском или национальных языках в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.

Письма оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках с последующим нанесением на них необходимых информационных элементов – реквизитов. Требования к оформлению писем складываются из требований, оговоренных нормативными документами (стандартами, инструкциями); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления за последние 100-150 лет, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста [9].

2.3 Деловая переписка в Управлении Пенсионного фонда РФ в Кировском районе города Астрахань

Управление Пенсионного фонда РФ в Кировском районе обслуживает центральный район в г. Астрахани.

С сентября 2001 года Отделением ПФР по Астраханской области функционирует как Единая пенсионная служба с полноправными функциями назначения перерасчета и выплаты пенсий. Для своевременного и качественного назначения и перерасчета пенсий проводится большая работа по сбору индивидуальных сведений персонифицированного учета.

Управление Пенсионного фонда РФ в Кировском районе занимается большим количеством разнообразных выплат. Это не только трудовые и государственные пенсии, но и такие виды выплат, как ежемесячная денежная выплата (ЕДВ), дополнительное ежемесячное материальное обеспечение, реализация социальных программ на территории области, направленных на поддержку малообеспеченных слоев населения. Решение этих задач осуществляется благодаря тесному взаимодействию с органами социальной защиты населения. Управление Пенсионного фонда РФ в Кировском районе тесно взаимодействует с Отделением ПФР, районными управлениями, организациями почтовой связи, кредитными учреждениями, органами ЗАГС, службами занятости населения, службами судебных приставов. Основные направления работы Управления отражены в Приложении А.

Самыми распространенными в деятельности Управления Пенсионного фонда РФ в Кировском районе являются письма, касающиеся правильности начисления пенсии. Так, в ноябре 2010 г. на имя Начальника Управления пришло письмо-требование от пенсионерки Полетаевой П.Д. о выплате ей пенсии за три месяца.

Начальнику Управления Пенсионного Фонда в Кировском районе города Астрахань Соколовой И.И.   Полетаева П.Д., проживающей по адресу: 414056, г.Астрахань, ул. Куликова, д.73, кв.93 тел. 36-37-19   Уважаемая Ирина Ивановна!   Я, Полетаева Полина Дмитриевна, не получаю положенную мне пенсию с июня месяца1. Обратился к диспетчерам Центра, но получил грубый отказ в рассмотрении моей ситуации. Требую выплаты мне пенсии в полном объеме июнь-август 2010 г, а также, наказания виновных.   11 сентября 2010 г.                                   Полетаева                            П.Д. Полетаева ЦВП Вх.№ 104/г «12» сентября 2010 г.

 

При проведении проверки по факту неполучения пенсионеркой пенсии, нарушений со стороны Управления Пенсионного фонда РФ в Кировском районе выявлено не было. В связи с этим было направлено письмо-запрос на имя директора УФПС Астраханской области.

 

ПЕНСИОННЫЙ ФОНД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ УПРАВЛЕНИЕ ПЕНСИОННОГО ФОНДА В КИРОВСКОМ РАЙОНЕ ГОРОДА АСТРАХАНЬ Советской Милиции ул., 1, АСТРАХАНЬ, 414000 телефон 44-50-65, факс 44-52-19 ОГРН 1023698526438 ИНН/КПП 3456789234/301601001   14 сентября 2010г. № 94-01/4	Директору УФПС Астраханской области Авдееву С.А.
О проверке доставки пенсии   Уважаемый Сергей Анатольевич!   Пенсионерка Полетаева Полина Дмитриевна, которая живет2 по адресу 414056, г.Астрахань, ул. Куликова, д.73, кв.93, жалуется, что ей уже третий месяц не доставляют пенсию. С нашей стороны была проведена проверка, в ходе которой выяснилось, что средства на счет пенсионерки Полетаевой П.Д. были перечислены вовремя. Просим вас провести проверку данной ситуации и сообщить нам о ее результате.   С уважением, начальник Управления                         Соколова                                 И.И. Соколова     Исп.: О.О. Круглова 27-43-16

 

 

После получения ответа, в котором была указана причина неполучения пенсии Полетаевой, а также обещание исправить ситуацию, Управлением было направлено письмо-извинение на имя пенсионерки.

ПЕНСИОННЫЙ ФОНД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ УПРАВЛЕНИЕ ПЕНСИОННОГО ФОНДА В КИРОВСКОМ РАЙОНЕ ГОРОДА АСТРАХАНЬ Советской Милиции ул., 1, АСТРАХАНЬ, 414000 телефон 44-50-65, факс 44-52-19 ОГРН 1023698526438 ИНН/КПП 3456789234/301601001   21 сентября 2010 г. № 112-01/4 На № 104/г от 12 сентября 2010 г.	Полетаевой П.Д. ул. Куликова, д.73, кв.93 г. Астрахань, 414056
О принесении извинений Уважаемая Полина Дмитриевна!   Управление Пенсионного Фонда по Кировскому району города Астрахань просит Вас принять искренние извинения за задержку выплаты пенсии за июнь-август 2010 г.3 По факту получения Вашего письма была проведена проверка, в ходе которой выяснилось, что пенсия не была доставлена Вам по причине халатного отношения к выполнению обязанностей почтальона по Вашему участку. В настоящее время директором УФПС Астраханской области вынесен строгий выговор виновному, доставка пенсии будет произведена в ближайшее время. Надеемся, что в дальнейшем это не повторится. Еще раз приносим свои извинения.     С уважением, начальник Управления                         Соколова                                 И.И. Соколова       Исп.: О.О.Круглова 27-43-16