Должность адресата
Фамилия И.О. адресата
Адрес адресата
Заголовок письма
Обращение !
Текст письма
Приложение: название
на 1 л. в 1 экз.
Начальник Центра Голосеева
Е.П.Голосеева
Исп.: И.О.Фамилия
Тел.: номер
телефона
Приложение Д
Классификация писем
По тематическому признаку:
Коммерческие – используются при
подготовке к заключению коммерческой
сделки, а также при выполнении условий
договоров. К ним относятся следующие
деловые письма:
- оферта (письмо-предложение) – заявление
лица о желании заключить сделку с указанием
конкретных условий сделки;
- письмо-запрос - обращение одной стороны
к другой о желании заключить сделку, как
правило, без указания условий сделки
либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении
сделки;
- рекламация (письмо-претензия) - претензии
к стороне сделки, которая нарушила принятые
на себя по договору обязательства, и требование
возмещение убытков.
Некоммерческие (собственно деловые
письма) – используются при решении различных
организационных, правовых вопросов, экономических
взаимоотношений. К ним относятся:
- благодарственное письмо – содержит
выражение благодарности по какому-то
поводу;
- гарантийное письмо – содержит в себе
подтверждение определенных обязательств;
- информационное письмо (письмо-извещение,
письмо-сообщение, письмо-уведомление)
- предполагает информирование о каких-то
событиях либо фактах, которые составляют
интерес либо могут заинтересовать адресата;
- письмо-напоминание - содержит напоминание
о выполнении договоренностей, обязательств
и меры, которые будут приняты в случае
их невыполнения;
- письмо-подтверждение – содержит подтверждение
получения какого-товара, согласия с чем-либо,
какого-то факта и т.п.;
- письмо-поздравление – содержит поздравление
по какому-то поводу;
- письмо-приглашение – содержит приглашение
на какое-то мероприятие;
- письмо-просьба – содержит просьбу совершить
либо прекратить какое-то действие, побудить
к действию и т.п.;
- письмо-соболезнование – содержит сочувствие
по какому-то поводу;
- сопроводительное письмо – составляется
для сообщения адресату о направлении
каких-то сопроводительных документов,
материальных ценностей и т.п.
По функциональному признаку:
- письма-ответы – ответы на инициативные
письма.
- инициативные письма – составляются
по инициативе адресанта с определенной
целью.
- письма, требующие ответа (письмо-запрос,
письмо-предложение, письмо-рекламация,
письмо-просьба, письмо-обращение).
- письма, не требующие ответа (письмо-напоминание,
письмо-предупреждение, письмо-извещение,
сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).
По признаку получателя:
- циркулярные письма – письма, адресованные
нескольким получателям одновременно.
- обычные письма – адресованные одному
конкретному получателю.
Продолжение приложения Д
По композиционному признаку:
- одноаспектные – рассматривают один
вопрос.
- многоаспектные – затрагивают несколько
вопросов одновременно.
По структуре:
- регламентированные – составляются
по определенному установленному образцу.
- нерегламентированные – содержат авторский
текст и составляются в свободной форме,
не имеют установленного образца.
По форме отправления
- конвертные – отправленные с помощью
почты в конверте.
- электронные – отправленные в электронном
виде на e-mail.
- факсовые – отправленные по факсу.
Приложение Е
Примеры языковых формул
Мотивировка написания письма:
- В порядке оказания технической
помощи...
- В соответствии с протоколом...
- В подтверждение нашей договоренности...
- В связи со сложной экономической
ситуацией... и т. д.
«Стандартное» начало письма-извещения:
- Доводим до Вашего сведения,
что наш завод прекратил производство комбайнов «Нива» прежней конструкции...
- Извещаем Вас, что мы сократили
на месяц срок поставки запрошенных Вами изделий...
- В ответ на Ваш запрос, ставим
Вас в известность... В соответствии с протоколом
о взаимных поставках... и т. д.
Выражение просьбы, требования, пожелания:
- Убедительно просим Вас...
- Обращаемся к Вам с просьбой...
- В ответ на Ваше письмо просим Вас...
- Настоятельно требуем выполнения
принятых Вами обязательств...
- Категорически настаиваем
на выполнении...
- Выражаем уверенность в том,
что...
- Выражаем удовлетворение
по поводу Вашего письма и рассчитываем на...
Речевые обороты, используемые в сопроводительных
письмах:
- При этом направляем (посылаем,
высылаем, препровождаем) Вам...
- Согласно прилагаемому списку
высылаем отдельным пакетом...
- Одновременно с этим письмом высылаются...
- С удовольствием направляем
в ваш адрес... и т. д.
Выражения-клише, используемые в письмах-рекламациях, письмах-претензиях:
- К нашему сожалению, мы вынуждены
сообщить, что качество поставляемого Вами товара не удовлетворяет требованиям...
- Мы официально заявляем Вам
рекламационный акт на...
Заключительные фразы:
- Просим Вас не задерживать
ответ...
- Просим извинить нас за задержку
с ответом...
- Рассчитываем, что наши замечания
будут учтены...
- По получении письма просим
сообщить телексом подтверждение...
- Будем признательны за срочное
выполнение нашего заказа.
- Заверяем Вас, что мы незамедлительно
свяжемся с соответствующими организациями по поводу...
- Ожидаем Вашего согласия (одобрения,
подтверждения)...
- Заверяем Вас, что мы предпримем
срочные меры для исправления сложившегося
положения.
1
См. 3.1.2 – Речевая избыточность
2
3.3.3 – Местоимения
3
См. 3.2.1 – Простые предложения
4
См. 3.2.1 – Простые предложения
5
См. 3.3.4 – Глаголы
6
См. 3.2.1 – Простые предложения
7
См. 3.2.5 – Употребление причастных и деепричастных
оборотов
8
См. 3.2.2 – Сложные предложения
9
См. 3.1.3 – Речевая недостаточность
10
См. 3.1.1 – Устаревшая лексика
11
См. 3.2.3 – Неверное употребление предлогов
12
См. 3.1.2 – Речевая избыточность
13
См. 3.1.2 – Речевая избыточность
14
См. 3.1.2 – Речевая избыточность
15
См. 3.1.2 – Речевая избыточность
16
См. 3.2.1 – Простые предложения
17
См. 3.3.1 – Отглагольные существительные
18
См. 3.2.1 – Простые предложения
19
См. 3.2.1 – Простые предложения
20
См. 3.1.5 – Ограниченная сочетаемость слов
21
См. 3.3.4 – Глаголы
22
См. 3.2.6 – Употребление слов в однотипных
падежных формах
23
См. 3.3.4 – Глаголы
24
См. 3.1.5 – Ограниченная сочетаемость слов
25
См.3.1.5 – Ограниченная сочетаемость слов
26
См. 3.2.4 – Однородные члены предложения
27
См. 3.2.5 – Употребление причастных и деепричастных
оборотов
28
См. 3.1.5 – Ограниченная сочетаемость слов
29
См. 3.3.3 – Местоимения