Шпаргалка по "Риторике"

3)Найти коллективное решение  проблемы, продуцировать, собрать  идеи. Это тип собрания - проблемное, или «мозговая атака».

4)Отобрать и принять  конструктивные решения. Это задача  собрания - принимающего решения.

5)Дать участникам необходимые  знания, повысить их квалификацию. Этот тип называется конференция,  или учебное собрание.

 Если руководитель  заинтересован в постоянных контактах  с коллективом, он организует  регулярные совещания. По частоте  проведения собрания могут быть  также разовыми и периодическими.

В.44. подготовка совещания. Обязанности руководителя совещания.

Руководитель, как правило, должен проверять все этапы подготовки совещания, в осуществлении которых  он сам лично не участвует.

1. Подготовка повестки  дня («Что и как обсуждать?»).

Если определена потребность  в проведении совещания, то следует  точно разграничить:

-содержание обсуждаемых  проблем и главную тему соответствующего  совещания, которая должна характеризовать  его сущность

-каким условиям должен  отвечать конечный результат  совещания. Это определяет цели  совещания. Например, надо себе  уяснить, что не каждое совещание  может дать готовые решения

-кто и какую подготовительную работу должен вести. Порою целесообразно создать рабочую группу, которая готовит повестку дня, проводит предварительные краткие совещания в подразделениях, совещания двух лиц и т.д.

Основные ошибки, допускаемые  при формировании повестки дня:

-отсутствует главная тема совещания, а если тем несколько, то не удается обеспечить их точное разграничение и соответствующее аналитическое обсуждение

-участникам предварительно не разъяснена суть обсуждаемой проблемы

-в повестку дня включены вопросы разного объема и разного содержания, в результате чего совещание превращается в обсуждение, а зачастую в перебранку между отдельными его участниками или группами. Вследствие этого увеличивается число участников, поставленных в позицию пассивных слушателей

-не удается придерживаться повестки дня, отступают от нее и рассматривают стихийно возникшие побочные темы или какую-либо вечную проблему (вопросы снабжения и т. п.)

2. Определение  участников («Кто?»).

Основное требование заключается  в том, что на совещании должны присутствовать люди, которые могут  внести вклад в достижение целей  совещания. Наряду с этим следует  учесть, что если обсуждаемые на совещании вопросы неоднородны (т.е. не затрагивают одновременно всех присутствующих), надо разработать программу совещания (перечень основных вопросов с указанием  участников). Программу нужно составить  так, чтобы на совещании присутствовали лица, которые непосредственно связаны  с обсуждаемой проблемой. После  завершения обсуждения очередного вопроса  лица, не занятые в обсуждении следующих  вопросов, отпускаются. Но нежелательно отпускать человека временно, а потом  снова приглашать. Выполнение этого  требования дисциплинирует руководителя и участников совещания и заставляет придерживаться лимита времени.

Всех (или основных) участников необходимо информировать о совещании  письменно с указанием главной  темы, цели, основной информации, времени, места, продолжительности совещания  и фамилии руководителя.

Основные ошибки, допускаемые  при определении круга участников совещания:

-человека приглашают на совещание, исходя из занимаемой им должности, а не в зависимости от связи его должностных обязанностей с данной проблемой

-большой удельный вес пассивных слушателей в связи с приглашением людей, не имеющих отношения к обсуждаемому вопросу

3. Определение  продолжительности совещания («Сколько  времени?»).

Следует учесть, что продолжительность  совещания зависит не только от количества вопросов в повестке дня, но и от их содержания. Вначале совещание  протекает более обстоятельно. Вопросам, стоящим в конце повестки дня, уделяется меньше времени. Поэтому  в повестку дня целесообразно  включать 1–2 проблемных вопроса или 3–5 вопросов меньшей значимости.

Надо иметь в виду, что  сообщение руководителя о времени  окончания совещания сокращает  его продолжительность до 10%. Причины  этого явления чисто психологические  – участники совещания быстрее  собираются с мыслями, не тянут с  выступлениями, т.е. информация об окончании  совещания играет определенную активизирующую и дисциплинирующую роль.

Если на проведение совещания  запланировано больше одного часа, то через каждые 40–50 минут надо делать перерыв и по возможности менять формы работы (индивидуальная работа, групповая работа, дискуссия, отдельные  выступления и т.д.).

Совещания часто затягиваются потому, что возникшим проблемам  не находятся решения. В таком  случае руководитель должен добиваться, чтобы участники зафиксировали  для себя промежуточный результат (что прояснилось, о чем договорились и т.д.), установить соответствующие  индивидуальные задания и срок, когда  вопрос будет обсужден вторично. Одновременно надо уточнить ход следующего обсуждения с учетом работы, проделанной в  промежутке между совещаниями.

Основные ошибки, допускаемые  при определении продолжительности  совещания:

-не регламентируется продолжительность совещания

-не соблюдается установленная продолжительность совещания

-совещания планируются слишком продолжительными

-не делаются перерывы

-не ограничивается время на доклады и выступления

-неумение кратко и ясно излагать свои мысли

4. Определение  места проведения совещания («Где?»).

Место проведения во многом зависит от вида совещания. Оперативное  совещание рекомендуется, как правило, проводить там, где находится  основное место работы его участников. Для проведения производственных совещаний  и собраний подходит большое помещение  или актовый зал.

Самые высокие требования предъявляются к месту проведения проблемного совещания, при этом наиболее распространенными являются два варианта:

-проблемное совещание проводится 1–2 раза в месяц с продолжительностью 2–3 часа в конце рабочего дня в специально предусмотренном для этого помещении

-проблемное совещание проводится раз в квартал или полугодие как выездное, продолжительностью 2–2,5 дня, причем местом его проведения, как правило, является база отдыха предприятия (в зарубежных странах, как правило, гостиница)

Основные ошибки, допускаемые  при определении места проведения совещания:

-слишком много совещаний проводится в кабинете начальника

-в ходе совещания ведутся телефонные разговоры и даже принимаются посетители

-помещение для совещания не оборудовано соответствующим образом

5. Определение  времени проведения совещания  («Когда?»).

Время проведения совещания  должно быть традиционным. Отклонения от этого допускаются лишь в исключительных случаях.

Наиболее подходящее время  для начала оперативного совещания  – первый час после начала рабочего дня, производственное совещание и  собрание лучше всего провести до обеденного перерыва, а проблемное совещание – перед окончанием рабочего дня.

Основные ошибки, допускаемые  при установлении и использовании  времени совещания:

-проведение оперативного совещания сразу после начала рабочего дня

-проведение совещания после окончания рабочего дня

-несоблюдение времени, установленного для начала совещания

В.45. переговоры: типология, правила ведения, тактические приемы.

Правила поведения  на переговорах

Приходить на переговоры следует  в точно назначенное время. Другая сторона может отказаться от проведения переговоров, если вы опоздали. В любом  случае это негативно может сказаться  на вашем имидже, а также самом  ходе переговоров.

Если переговоры проходят в офисе одного из участников, его  сотрудники (референт или помощник) встречает гостей у входа.

При первой встрече, если участники  не знакомы, необходимо представиться.

Первым представляется глава  принимающей делегации, затем - глава  приехавшей. После этого главы  делегаций представляют своих сотрудников.

Здесь также первой должна быть представлена принимающая делегация. Порядок представлений делегаций - "по убывающей", т. е. сначала представляют тех, кто занимает более высокое положение. Участники могут обменяться визитными карточками. При большом количественном составе делегаций такой обмен затруднен, поэтому необязателен. В этом случае до начала переговоров каждому участнику вручается список делегаций, по возможности с указанием полных имен и должностей.

Делегации рассаживаются  так, чтобы члены каждой делегации, занимающие примерно равное положение, были напротив друг друга Первым садится за стол переговоров глава принимающей стороны. В ходе переговоров ему принадлежит инициатива. Он начинает беседу, следит, чтобы не было пауз в ходе переговоров, которые могут быть восприняты как сигнал к их окончанию.

На переговорах не принято  перебивать выступление партнеров. После выступления можно задать уточняющие вопросы. Если все-таки есть необходимость уточнить какую-либо деталь в ходе выступления, необходимо извиниться, а свое высказывание сделать  максимально кратким и конкретным.

В ходе переговоров широко практикуется передача главой делегации  слова для выступления другим членам своей делегации, экспертам  и советникам.

Во время переговоров  могут быть поданы чай или кофе. Другой вариант - объявить перерыв для  кофе. Он обычно используется и при  достаточно длительных переговорах, а  также если нужно обменяться <неофициальными> мнениями, "разрядить атмосферу", просто немного отдохнуть.

В ходе переговоров делегации  могут образовывать экспертные рабочие  группы для переработки отдельных  проблем. Эти группы из состава входящих в делегации специалистов, как  правило, удаляются в отдельную  комнату, согласовывают возможное  решение или пункт в итоговом документе и доводят результаты работы до глав делегаций. Принимающая  сторона, как правило, следит за тем, чтобы на столе переговоров были карандаши или ручки, блокноты или  просто чистая бумага.

Если делегации большие  по составу и помещение велико, то необходимо позаботиться о звукоусилении.

Как правило, с иностранцами заранее согласовывается вопрос о рабочем языке переговоров. Если предусматривается синхронный перевод, то следует подумать о рабочем  месте для переводчика - специальной  кабине. При последовательном переводе переводчик каждой стороны сидит  слева от главы всей делегации  или же сразу за ним и чуть левее.

Тактические приемы "торга"

Стратегия "торга" осуществляется посредством различных тактических  приемов и их модификаций. Прежде всего это "оказание давления на партнера", которое реализуется, в частности, путем "применения угроз" и "блефа".

Прием "завышение первоначальных требований" предполагает, что вы, начиная переговоры, запрашиваете значительно  больше того, что реально надеетесь  получить.

Прием "выдвижение требований в последнюю минуту" заключается  в том, что одна из сторон в конце  переговоров, когда практически  становится очевидным успешное их завершение, выдвигает новые требования. При  этом участник исходит из того, что  партнер, будучи крайне заинтересованным в подписании предварительно достигнутых  договоренностей, пойдет на уступки.

Часто используется "выдвижение требований по возрастающей". Например, видя, что партнер соглашается с вносимыми вами предложениями, вы выдвигаете новые.

Прием "двойного толкования" предполагает, что в ходе переговоров  в итоговый документ вами "закладывается" формулировка, содержащая двойной смысл, что позволит вам в будущем  трактовать соглашение в своих интересах, не нарушая при этом его формально, т. е. следуя его "букве".

Тактические приемы "совместного с партнером анализа  проблемы"

При ориентации на стратегию "совместного с партнером анализа  проблемы" может быть использован  прием "постепенного повышения сложности" обсуждаемых вопросов. Он подразумевает, что переговоры начинаются с легких вопросов, а затем их участники  переходят к сложным. При этом достижение договоренностей по конфликтным вопросам оказывает положительное психологическое воздействие на участников, демонстрируя принципиальную возможность достижения взаимоприемлемых решений.

Прием "разделение проблемы на отдельные составляющие" обычно используется в сложных переговорах, при наличии конфликтных отношений  сторон. В этом случае на первых двух этапах ведения переговоров выявляются эти составляющие, а затем, при  невозможности достижения договоренности по тем или иным компонентам, решается вопрос о вынесении их "за скобки", т. е. об отказе от рассмотрения их в  ходе данных переговоров. При использовании  данного приема реализуется лишь частичное соглашение.

Возможно одновременное  использование обоих приемов. Например, после "разделения проблемы на отдельные  составляющие" и вынесения части  из них "за скобки" применяется "постепенное  повышение сложности обсуждаемых  вопросов": сначала согласовываются  вопросы, по которым позиции сторон совпадают или близки, а затем  участники переговоров переходят  к более сложным проблемам.

Тактические приемы двойственного характера

Некоторые приемы, будучи сходными по своему проявлению, тем не менее могут применяться либо при "торге", либо при "совместном с партнером анализе проблемы".

Одним из таких двойственных приемов является "пакетирование" или "увязка", при котором несколько предложений увязываются и предлагаются к рассмотрению в виде "пакета". "Пакет" в рамках торга предполагает увязывание привлекательных для другой стороны предложений с мало приемлемыми для нее (по сути - "продажу в нагрузку"). Сторона, предлагающая "пакет", исходит из того, что партнер, будучи крайне заинтересованным в нескольких предложениях из этого "пакета", примет и остальные.